Facturation électronique
Pour un bon déroulement du paramétrage, il est essentiel de bien préparer les informations du chapitre 2 notamment, et d'éviter toute erreur de saisie ou de choix.
La signature du mandat par le signataire (représentant légal) doit se faire dans les jours qui suivent l’envoi. Cette étape est indispensable à l’activation du paramétrage
SCHEMA DE PRINCIPE
Retrouvez toutes les informations concernant la RFE dans les pages dédiées Se préparer à la Réforme de la Facturation Électronique avec notre ERP
TUTORIEL VIDEO
Cette vidéo est en cours d’actualisation pour l’adaptation aux modifications récentes de l’assistant de paramétrage
1 Configuration initiale avant de lancer le paramétrage de la facturation électronique
Afin de lancer le paramétrage de la facturation électronique, il y a plusieurs éléments à vérifier
Outre cette configuration initiale, votre ERP doit être dans le bon service pack qui supporte la RFE. A noter que le paramétrage indiqué ici dans myDivalto n’est pas concerné par le service pack ERP. Vous pouvez donc effectuer ce paramétrage initial et installer le service pack ultérieurement.
Par contre les manipulation à faire dans l’ERP doivent se faire dans les versions et pack qui supportent la RFE
1.1 L’application ‘Facturation électronique’ est disponible (sur l’abonné)
Sur l’abonné de type ENTREPRISE uniquement l’application doit être disponible dans la liste des applications. Si elle ne l’est pas, contactez votre intégrateur ou Divalto
Un délai administratif s’applique avant l’apparition de l’application dans myDivalto par rapport à votre commande myBusiness
1.2 Vous devez avoir souscrit l’abonnement (sur l’abonné)
Sur l’abonné de type ENTREPRISE uniquement, le produit SAAS ERP ‘Facture électroniques [230] doit être disponible pour votre abonnement. S’il ne l’est pas, contactez votre intégrateur ou Divalto
1.3 Vérifier l’indicateur des codes projets de Production (sur l’abonné)
Dans le paramétrage général de l’application ERP, un indicateur permet d’indiquer les codes projet ‘De Production’.
Il faut activer cet indicateur sur le code projet qui contient les données réelles / de production, et uniquement sur celui-ci
Si l’onglet Projets ERP est vide, contactez votre partenaire ou Divalto. Il faudra demander une création de codes projets
1.4 Donner les droits à l’utilisateur qui va paramétrer (sur l’utilisateur)
Un projet correspond à votre emplacement dans la plateforme cloud. Le code projet identifie cet emplacement. Il y en a un par environnement.
L’utilisateur doit avoir accès à myDivalto. Pour cela vérifiez qu’il a le badge bleu sur sa fiche utilisateur, sinon il faut renseigner la méthode d’authentification
1.4.1 Droits au code projet
L’utilisateur qui va paramétrer la facturation électronique doit avoir accès au code projet de l’ERP
Pour cela, dans les applications de l’utilisateur, il faut activer les tirettes sur les codes projets (tous, ou a minima le code projet de Production)
1.3.2 Droits à l’application
L’utilisateur qui va paramétrer la facturation électronique doit avoir accès à l’application ‘Facturation électronique’
2 Préparer les informations indispensables au paramétrage
Le paramétrage de la facturation électronique implique plusieurs données, à la fois techniques, administratives et de choix des personnes physiques impliquées
L’assistance de paramétrage de la facturation électronique va demander plusieurs types de données, qu’il faut soigneusement préparer et saisir.
Le législateur français impose des contraintes, comme par exemple la vérification d’identité du signataire du mandat
2.1 Données d’identification de l’entreprise et du représentant
Vous aurez besoin
des informations autour du SIREN (telles que présentées sur un KBis) :
le numéro de Siren
la forme légale (EI, EURL, SARL, SASU, SA, SAS, SNC, SCS, SCA ; laisser vide si non présent dans cette liste)
la dénomination
le numéro de TVA intra-communautaire
le type de personne (personnes physique, personne morale privée, personne morale publique)
des informations autour du SIRET
le numéro de Siret (Siret principal lors de la première saisie, les autres viendront plus tard)
la dénomination
des informations du représentant légal du SIREN :
civilité
nom
prénom
fonction
email
numéro de téléphone mobile (au format international par exemple +33765432100)
ATTENTION - HABILITATION
Le représentant légal doit être habilité à signer un mandat pour son entreprise
Le représentant légal devra fournir une pièce d’identité lors du processus de signature électronique (scan ou capture depuis un smartphone)
Le représentant légal devra fournir un numéro de téléphone mobile pour y recevoir un code personnel de contrôle pour la signature électronique du mandat
CAS DES PRENOMS COMPOSES lors du contrôle de signature
Le prénom déclaré dans la demande de signature doit correspondre exactement à l'un des prénoms extraits du document d'identité (ou à une combinaison valide de ceux-ci).
Prénom composé écrit avec un trait d'union sur le document : le trait d'union est optionnel pour un prénom unique — Maëlys-Gaëlle ou Maëlys Gaëlle sont tous deux acceptés.
Prénom composé écrit sans trait d'union sur le document (ex. « Jean François ») : le parsing du document interprète les deux mots comme deux prénoms distincts. Dans ce cas, ne renseignez que le premier mot (Jean).
Exception (séparateur explicite) : certains passeports séparent les prénoms par une virgule. Ex. un passeport français version P3 affichant « Jean François, Baptiste » : il faut alors renseigner Jean François en entier, car c'est la chaîne située avant la virgule (le séparateur attendu). C'est le cas notamment pour les passeports FRA (P3), ESP (P3, P5), ITA, DNK (P9, P12, P13), ARG (P7, P8), CHL (P4), COL (P10), MEX (P6), PER (P6), VEN (P6).
Plusieurs prénoms : si vous en combinez plusieurs, le trait d'union est obligatoire pour le prénom composé (Maëlys-Gaëlle Marie valide, Maëlys Gaëlle Marie invalide).
Recommandation : n'utilisez qu'un seul prénom dans les données du Signer pour éviter les combinaisons incorrectes.
Les majuscules/minuscules et les caractères latins normalisés (é → e) sont acceptés. Les titres honorifiques (« Dr. », « Baron ») ne doivent pas être renseignés.
2.2 Extrait KBis
Un extrait KBis de moins de trois mois sera à déposer dans l’assistant (requis à partir de l'été 2026 uniquement).
2.3 Données de la RFE
Vous aurez à indiquer au niveau du SIREN
la date de début de réception : il est proposé par défaut “aujourd'hui”
la date de début d'émission : il est proposé par défaut “aujourd'hui”
Ces informations concernent uniquement le MANDAT et n’ont aucun impact technique ou dans l’annuaire.
Elles permettent de valider que Docoon est la PA choisie pour cette entreprise à partir de maintenant. Si vous repoussez cette date vous serez bloqué d’autant dans le paramétrage. Ce n’est pas ainsi que l’on reporte la date de réception
puis vous aurez à indiquer au niveau du SIRET
la date de début de validité : il est proposé par défaut “aujourd'hui” ; elle sert principalement lors de l’envoi de facture depuis l’ERP
la date de fin de validité : il est proposé par défaut “vide” ; elle sert principalement lors de l’envoi de facture depuis l’ERP
Ces dates serviront ultérieurement, lorsqu’un Siret change par exemple de PA et entre dans Docoon à une date future
ou que vous souhaitez retarder l’envoi de factures de l’ERP vers la PA
2.4 Données Docoon
Vous aurez à indiquer le type de dépôt Docoon
Production : les flux de l’ERP vers Docoon sont opérationnels. C’est la valeur par défaut recommandée
Qualification : les flux de l’ERP vers Docoon sont juste faits pour vérifier une réponse de Docoon, mais aucun flux réel n’est fait. Sert de mise au point si besoin pour des données de recette. Il n’est pas recommandé de prendre cette valeur au paramétrage initial
et choisir le nom du compte. Ce nom sera toujours préfixé par le code projet, puis suivi d’une zone libre. Il est recommandé de mettre le nom usuel de l’entreprise, tenant compte du fait qu’il n’y aura qu’un seul compte pour l’ensemble du code projet (=environnement ERP, pouvant contenir plusieurs dossiers)
Ce paramétrage concerne l'émission de facture uniquement
2.5 Ouverture future dans l’annuaire (RECEPTION)
A l’issue du processus, des lignes d’annuaire (Peppol et PPF) seront ajoutées, avec une date d’ouverture à demain par défaut.
Si vous souhaitez reporter la date d’ouverture pour retarder la mise en oeuvre de la PA, vous pouvez indiquer une date future
Cette date d’ouverture future de l’annuaire est le meilleur moyen de ne pas recevoir de factures avant une date établie, tout en ayant un paramétrage opérationnel ; il concerne la réception de facture uniquement.
Il sera possible de la modifier, mais uniquement en report vers le futur
2.6 Données du premier administrateur Docoon
myDivalto sert d’interface de gestion pour les éléments structurants communs (Siren, Siret, mandat, etc…) mais l’usage du portail Docoon vient en complément à la fois pour de l’administration et pour le suivi/supervision des flux de facturation futurs (factures entrantes, sortantes, gestion d'équipe achat/vente,…).
Les données du premier administrateur Docoon seront demandées.
civilité
nom
prénom
mail professionnel
Le premier utilisateur Administrateur sera en mesure de créer d’autres comptes utilisateurs du portail Docoon
2.7 Données du compte ERP pour les factures entrantes
Il est préconisé de créer un compte ERP de type “Compte de service” dédié à cette fonction
Pour le flux des données entrantes (via le Datahub et son service web), il est nécessaire d’indiquer un compte ERP ayant les droits suffisants pour déposer une facture dans le Datahub (son utilisation ne consomme pas de licence, il sert uniquement d’authentification dans l’ERP)
login (compte ERP ayant droit en Commerce&Logistique)
mot de passe
domaine (si hybride uniquement)
Si vous ne disposez pas de ces informations techniques à ce stade, ou si vous ne souhaitez pas les renseigner
laissez les champs vides et cliquez sur “'Ignorer et vérifier le mandat”
ou mettez “A SAISIR” dans le nom, et une lettre dans le mot de passe et sa confirmation.
Il faudra modifier ce paramétrage ultérieurement pour que le flux entrant de factures fonctionne
2.8 Synthèse des données pour les choix émission/réception, maintenant/plus tard, automatique/manuel
Le paramétrage par défaut de l’assistant propose le cas de l'émission et la réception opérationnelles au plus vite en mode automatique
Si vous voulez utiliser la PA Docoon uniquement pour Emettre
il faut décocher ‘Réception’ et vider la date au niveau de la “Date de début de réception”
vous pouvez ignorer l'étape ‘Compte ERP’
la date d’ouverture d’annuaire n’aura pas d’incidence, car l’annuaire ne sert qu’en réception
Si vous voulez utiliser la PA Docoon uniquement pour Recevoir
il faut décocher ‘Emission’ et vider la date au niveau de la “Date de début de émission”
Si vous voulez émettre plus tard
la date de début de validité (juste après le type de dépôt) et/ou le type de dépôt à ‘Qualification’ peuvent être utilisées pour reporter l'émission ou la faire en mode Qualification du flux factur-x
Si vous voulez recevoir plus tard
la date d’ouverture d’annuaire permet à la PA de ne recevoir qu'à la date indiquée
Si vous voulez traiter manuellement les factures entrantes (sans utilisation du Datahub)
il est recommandé de configurer tout le flux entrant, y compris le compte ERP, afin de les avoir côté ERP
si vous n’utilisez pas du tout le datahub, les factures seront déposées à la racine du datahub pour y être traitées manuellement
si vous utilisez le datahub, mais pas pour les factures fournisseur, il est conseillé de configurer une étape en manuel pour mettre les factures sur une voie de garage (un paramétrage ERP sera proposé prochainement dans ce sens)
2.9 Signature électronique
Pour illustrer la signature électronique, voici une vidéo de notre fournisseur de signature
https://www.youtube.com/watch?v=oMAhUOgFz6k
3 Assistant de paramétrage de facturation électronique (RFE)
Le paramétrage de facturation électronique est initié par le bouton ‘Nouvelle facturation électronique’ en haut de l'écran, qui entre dans un écran d’assistance au paramétrage
3.1 SIREN
Identification de l’entreprise et du code projet de l’environnement ERP à paramétrer
Rappel : la forme légale (EI, EURL, SARL, SASU, SA, SAS, SNC, SCS, SCA ; laisser vide si non présent dans cette liste)
Représentant légal, avec mail personnel et numéro de téléphone pour l’authentification avancée de la signature
Rappel : le représentant légal doit être habilité à signer un mandat pour son entreprise, et devra fournir une pièce d’identité lors du processus de signature électronique (scan ou capture depuis un smartphone)
Dates de début (aujourd’hui par défaut afin de permettre dès maintenant une émission/réception au niveau du mandat)
Rappel : Ces dates sont exploitées pour le mandat uniquement. Elles permettent de valider que Docoon est la PA choisie pour cette entreprise. Cela n’implique pas techniquement l’envoi ou la réception de factures, mais permet juste à Docoon d'être utilisé
Numéro de téléphone au format international sans le (0), par exemple +33678901234
On peut PASSER AU SIRET, qui a pour effet d’enregistrer la saisie de la première étape
3.2 SIRET
Identification de l'établissement principal, et des dates de validités (date de fin vide = sans date connue)
Rappel :
Ces dates serviront ultérieurement, lorsqu’un Siret change par exemple de PA et entre dans Docoon à une date future. Donc début = maintenant, fin = vide
ou que vous souhaitez retarder l’envoi de factures de l’ERP vers la PA
Mettre le type de dépôt à ‘Production’
3.3 Provisionning Docoon
Nom du compte Docoon et premier administrateur du portail Docoon, ainsi que possibilité de report de la date d’ouveture
Rappel : le nom du compte apparaît dans Docoon. Il est recommandé de mettre le nom usuel de l’entreprise, ou du groupe (car il n’y a qu’un seul compte pour tous les dossiers de l’ERP
Rappel : c’est le premier administrateur qui sera en mesure de créer les utilisateurs complémentaire
3.4 Paramètres compte ERP (optionnel)
Il est préconisé de créer un compte ERP de type “Compte de service” dédié à cette fonction
Les paramètres du compte ERP correspondent au login (erp), mot de passe associé, et domaine (si besoin en OnPrem).
Ce compte ERP doit avoir des droits suffisants pour permettre l’utilisation du service web Datahub. L’utilisation ne consommera pas de license
Rappel : Si vous ne disposez pas de ces informations techniques à ce stade, mettez “A RE-SAISIR” dans le nom, et une lettre dans le mot de passe et sa confirmation.
Il faudra modifier ce paramétrage ultérieurement pour que le flux entrant de factures fonctionne
3.5 Contrôle et validation
Dernière étape : relecture du mandat et validation finale
Une fois validé, il faut procéder à la signature du mandat pour terminer le paramétrage.
Sans signature du mandat les envoi/réception de factures ne seront pas opérationnels dans Docoon.
La signature doit se faire rapidement, au maximum 3 semaines. Une fois signé, voir le chapitre ci-dessous qui nécessite une action manuelle
3.6 Signature électronique
Pour illustrer la signature électronique, voici une vidéo de notre fournisseur de signature
https://www.youtube.com/watch?v=oMAhUOgFz6k
3.7 Ajout de SIREN/SIRET
L’assistant permet de créer les éléments principaux. L'ajout de SIREN, SIRET, mandat se fait dans un second temps dans l’administration du code projet
Administration de la facturation électronique
4 Vérification de signature
L'écran principal de paramétrage propose un bouton “Vérifier les signatures”
La récupération des mandats signés est manuelle via ce bouton
En cliquant sur ce bouton, les mandats en attente de signature sont interrogés afin de vérifier leur statut.
Si le mandat est bien signé, il
est récupéré avec les preuves de signature
est envoyé à Docoon pour valider le statut provisionning (et donc permettre l’utilisation du compte Docoon)
déclenche l'ajout de ligne d’annuaire
Pour avoir un paramétrage RFE utilisable (compte Docoon + ligne annuaire)
le provisionning doit s'être déroulé jusqu’au bout
le mandat doit donc avoir été signé dans les 3 semaines suivant l'émission (en cliquant sur le bouton ‘Vérifier les signatures’)
la ligne d’annuaire n’est disponible que le Lendemain du dépôt de mandat (fait avec le bouton ‘Vérifie les signatures’)
5 Résultat
5.1 Accès au portail Docoon
L’administrateur désigné recevra un mail d’activation de son compte au portail Docoon https://app.docoon.com/
Il faut valider sous 24h le mail de création du compte Docoon obtenu par l’administrateur
Ce portail permet notamment de voir le résultat du provisionning Docoon, dans le menu ‘Administration’, avec l’entité légale, la structure et la clé d’API, ainsi que le statut ‘Mandaté’ si le mandat a bien été signé.
5.2 Paramétrage interne à la plateforme cloud
myDivalto a renseigné les paramètres pour permettre à l’ERP de faire le lien vers Docoon pour le sens sortant émission de factures ou ereporting) et le sens entrant (factures entrantes ou cycle de vie).
5.3 Annuaire
Cette ligne est valable pour le SIREN, à partir du lendemain de la validation du mandat signé dans Docoon (sans date de fin initiale)
Recherche Peppol : https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-search
Recherche annuaire PPF temporaire : https://facturation.chorus-pro.gouv.fr/annuaire
6 Et maintenant côté ERP
6.1 Clé d’API pour HubApi
Pour permettre un dialogue sécurisé entre l’ERP et Docoon, le composant HubApi est utilisé. Il sert donc de relais entre l’ERP et Docoon
Ce dialogue nécessite une clé d’API, obtenue dans myDivalto, et à mettre dans le paramétrage ERP
Suivez la page Clés d'API pour voir comment générer la clé HubApi, et ci-dessous la cible ERP (type HubApi)
Une clé d’API est valable pour un code projet. Un site dispose en général de 2 codes projets (xxx-PROD et xxx-TEST). Il faudra donc attribuer à l’ERP de production la clé générée pour le code projet xxx-PROD, et à l’ERP de recette la clé générée pour le code projet xxx-TEST
6.1.1 Pour la version 10.13
Administration > Paramètres > Paramètres généraux puis Onglet ‘Paramètres externes’ et champ ‘Clé d’accès' du bloc Hub API
6.1.2 Pour les versions 10.7 à 10.12
Administration > Paramètres > Produits externes
Il faut d’abord entrer sur la fiche dossier achat-vente sur le dossier commun (999), et passer en modification.
Puis avec le menu ou bouton ‘Externe’, accéder au zoom des produits externes, et indiquer la clé de produit externe : HUBAPI_ACCESS_KEY
6.2 Configuration ERP
Il reste à configurer l’ERP (paramétrage général et par client)
Plus d’informations : Réforme de la Facturation Electronique entre entreprises (France)
6.3 Divalto ERP Gateway
Pour les offres Hybrides uniquement, il est nécessaire de paramétrer Divalto ERP Gateway pour bénéficier du flux entrant de factures (vers le Datahub)
Cela doit inclure le paramétrage du lien entre les noms des environnements et le code projet associé
Configuration du lien entre un environnement OnPremise et un code projet Cloud pour un ERP Hybride
7 Administration (ajout de SIREN, SIRET ou environnement de recette, erreurs de saisie)
Le provisionning initial (avec l’assistant) se fait une fois par code projet, sur le SIREN et le SIRET “principal”.
Rappel : 1 code projet est un emplacement dans la plateforme Saas Divalto. Il contient des paramètres et données. Un code projet correspond à une base ERP ; cette base peut contenir plusieur dossiers/etablissements, et donc contenir plusieurs SIREN et SIRET
Pour ajouter un SIREN, un SIRET pour le même code projet, ainsi que pour l’administration courante et le paramétrage d’un code projet de test/recette suivez la page dédié
- 1 1 Configuration initiale avant de lancer le paramétrage de la facturation électronique
- 2 2 Préparer les informations indispensables au paramétrage
- 2.1 2.1 Données d’identification de l’entreprise et du représentant
- 2.2 2.2 Extrait KBis
- 2.3 2.3 Données de la RFE
- 2.4 2.4 Données Docoon
- 2.5 2.5 Ouverture future dans l’annuaire (RECEPTION)
- 2.6 2.6 Données du premier administrateur Docoon
- 2.7 2.7 Données du compte ERP pour les factures entrantes
- 2.8 2.8 Synthèse des données pour les choix émission/réception, maintenant/plus tard, automatique/manuel
- 2.9 2.9 Signature électronique
- 3 3 Assistant de paramétrage de facturation électronique (RFE)
- 4 4 Vérification de signature
- 5 5 Résultat
- 6 6 Et maintenant côté ERP
- 7 7 Administration (ajout de SIREN, SIRET ou environnement de recette, erreurs de saisie)