Notre partenaire Docoon (ex DPII Télécom) permet via sa plateforme EDC de traiter la dématérialisation des factures clients (sortantes).
La contractualisation avec le partenaire se fait directement avec lui et il faudra choisir le/les modes de gestion parmi ceux proposés en standard. Il existe notamment un mode 'routage papier' qui permet de sous-traiter l'impression et la mise sous pli postal.
Les documents déposés bénéficient d'une traçabilité sur leur lecture, permettant à l'émetteur de vérifier si la facture a été reçue.

• Divalto Infinity envoie un document au format PDF via une liaison internet vers la plateforme EDC-DPII (par API web) ;

• La plateforme répond en acquittant la dépose du fichier ;

• La signature électronique est apposée au document, et le PDF est signé ;

• Selon le mode de gestion choisi pour le client destinataire :

  • Le document est envoyé à Chorus Pro ;

  • Le document est imprimé et mis sous pli.

• Selon le mode de gestion, la version PDF signée peut être récupérée dans l'ERP.

Concernant la signature numérique : les documents déposés sont signés avec un certificat électronique DPII RGS**. Il est possible d'acheter sa propre signature numérique pour que le nom de l'entreprise émettrice et son certificat apparaisse dans les documents signés.
Tous les documents envoyés à EDC-DPII sont automatiquement archivés pour une durée de 10 ans. Tous les documents envoyés à EDC-DPII sont automatiquement archivés pour une durée de 10 ans.

Modes de gestion dans EDC-DPII

Il existe 5 modes de gestion

• SIMPLE : pour une simple signature numérique sans autre traitement coté EDC-DPII.

Le fichier PDF est récupéré dans l'ERP une fois signé, et peut être exploité dans l'ERP pour par exemple une application mobile ou un extranet client.

• MAIL : pour une signature avec envoi de mail aux destinataires par EDC-DPII.

La plateforme EDC-DPII traite l'envoi du mail. Un paramétrage sur la plateforme permet de choisir le texte/format du mail envoyé. Les mails sont envoyés au choix, par le serveur SMTP de DPII, ou par le serveur SMTP du client s'il le souhaite. Les mails destinataires sont envoyés depuis l'ERP :+ V7.5d et vX.2a : ce sont les contacts actifs du tiers destinataire de la facture qui ont la fonction 'Destinataires de commande' cochée (dans la fiche contact du client)+ VX.3 : ce sont les contacts actifs du tiers destinataires de la facture qui ont la fonction 'Destinataires de facture' (fonction 'Destinataires de facture' indiquée au dossier doit figurer sur la fiche du contact client).

• CHORUS : pour les organismes publics qui utilisent le portail CHORUS PRO.

L'ERP envoi un flux de données XML à la plateforme EDC-DPII. Un paramétrage sur la plateforme permet de faire le lien entre le SIRET du destinataire et son identifiant Chorus Pro, et permet donc le transfert de la facture vers Chorus Pro (l'identifiant Chorus Pro est donc paramétré chez DPII).

• ESPACECLIENT : pour déposer les factures dans un espace dédié au client.

La plateforme EDC-DPII permet de créer des espaces client (=Service) et de créer des accès clients. Le code du Service est paramétré dans l'ERP et permet de déposer le fichier dans un espace réservé au client. La création des espaces clients dans DPII est manuelle. Un mail d'information est tout de même envoyé au client pour l'informer de la mise à disposition.

• PAPIER : pour demander l'impression, la mise sous pli postal et affranchissement.

La plateforme EDC-DPII permet de sous-traiter le routage papier. L'adresse du destinataire est déterminée dans le PDF déposé, et le mode par défaut dans la plateforme est en recto-verso couleur.

Paramétrage ERP général pour Docoon

Paramétrage du service web

Depuis le zoom général du module 'Administration' utiliser le zoom 'Paramétrage service web'.

Attention, le Dossier courant de l'utilisateur est utilisé pour l'insertion dans ce zoom. Il est conseillé d'être sur le dossier commun 999 pour faire une insertion globale à l'ERP plutôt qu'un paramétrage par dossier. Si un paramétrage par dossier est nécessaire, où que l'un des dossiers ne traite pas la dématérialisation, il est recommandé de faire le paramétrage dossier par dossier.

• Code imposé : EDC_DPII.

• Login, mot de passe et compte destinataire : ces informations sont fournies par DPII lors de l'ouverture du compte émetteur.

• Mode d'attente : choisir 'Ne pas attendre'. C'est le seul mode possible pour le moment.

Note : s'il n'y a aucune entrée dans ce zoom, la signature se fait par dépose sur quai d'envoi pour signature (fonctionnement déjà existant).

Open

Depuis la version Divalto X.4, il est possible d'utiliser un assistant de paramétrage. Cet assistant a besoin de se connecter au compte DESTINATAIRE afin de créer des login utilisateurs DPII ou des espace client.

Pour utiliser cet assistant, il est donc nécessaire de saisir une seconde ligne de paramétrage de service web.

• Code imposé : EDC_DPII_D

• Uniquement le LOGIN et le MOT DE PASSE du compte admin DPII DESTINATAIRE (les autres informations seront reprises de la ligne existante codifiée 'EDC_DPII')
  
  

  Open

  

Fiche dossier

Depuis la fiche dossier, il faut créer un chemin Divalto qui indique la construction du nom du fichier envoyé : paramètre 'Codification du fichier PDF'.
Exemple dans la visite guidée :

Le nom proposé est : Facture_[ENT.TIERS]-[CLI.NOM]_[ENT.PrefPino]-[ENT.Pino].pdf
C'est le nom tel qu'il apparaître dans le portail DPII et que le recevra le client.
Le nom de la facture signée en pièce jointe de la pièce a une règle de nommage différente.

Paramétrage ERP par client pour Docoon

Il faut indiquer, pour chaque client concerné :

• Si l'on effectue un envoie vers la plate-forme EDC-DPII pour la signature de PDF ⇒ indiquer 'PDF signé' comme support d'impression des documents de type facture sur la fiche client

Le mode de gestion : saisir une ligne dans la gestion des produits externes (bouton 'Externe' depuis la fiche client). Attention la fiche n'est modifiable que si la fiche client est en cours de modification.

L'identification produit externe est une valeur imposée : DPII

Identifiant externe, valeur selon le mode de gestion choisi (SIMPLE ou MAIL ou PAPIER ou ESPACECLIENT ou CHORUS).
Si le mode est Espace client, il faut indiquer le 'Code Service EDC' correspondant au client

Identification produit externe, valeur imposée : DPII_SERVICE.
Identifiant externe, valeur provenant de EDC-DPII, par exemple ici CLIENT_FINAL. Note importante vX.3 : le 'Code Service EDC' peut également être mis sur les codes adresses du client. Il est alors possible, pour un même client, de séparer les espaces client selon l'adresse de facturation à condition qu'elle soit codifiée (sinon c'est l'espace client indiqué sur le client qui sera pris).

Note à partir de Divalto 10.3 : le 'Code Service EDC' (=nom de l'espace client) peut également être mise sur les codes adresses du client. Il est alors possible, pour un même client, de séparer les espaces client selon l'adresse de facturation à condition qu'elle soit codifiée (sinon c'est l'espace client indiqué sur le client qui sera pris)

Note à partir de Divalto 10.4 : un assistant permet d'automatiser la création/modification du paramétrage client. Dans les versions antérieures il n'y a pas d'automatisme de création des espaces clients, ils sont crées manuellement dans le portail DPII en tant que 'service'.

Paramétrage ERP vers Docoon pour la gestion d’un contact unique multi-client

Il est possible de paramétrer un contact unique pour plusieurs clients dans Divalto. Il aura alors un seul espace utilisateur dans DPII et pourra gérer l’intégralité des pièces qui lui sont rattaché.

Au niveau des contacts, il est nécessaire de créer manuellement les liens vers les espaces via le bouton “Externe” du menu.

Il faut faire pointer sur le même identifiant externe (espace utilisateur DPII) sur les fiches contacts des clients concernés.

Envoi de pièce vers Docoon à partir du module Commerce & logistique

L'impression de pièce effectue l'envoi vers EDC-DPII, dès qu'il s'agit de l'exemplaire 'final'. Seul le mode 'brouillon' permet d'imprimer une facture sans effectuer l'envoi et donc rester en papier ou aperçu numérique.

Lorsque le support 'PDF signé' est indiqué pour les factures client, la saisie de pièce va automatiquement proposer de faire une impression en mode 'brouillon'.

Note à partir de Divalto 10.4 :un paramétrage dossier permet d'indiquer si les factures dématérialisées sont imprimées par défaut en brouillon.

Lors de l'impression pour envoi en PDF, si aucun message concernant la signature PDF n'apparait, c'est que la dépose du fichier à signer est faite et que la facture PDF est jointe à la pièce. Attention cependant, il peut y a voir un laps de temps avant la mise à disposition dans le portail DPII ou le transfert vers un espace client ou chorus.
Les pièces jointes de la facture permettent de connaître l'état de signature : le nom du fichier PDF correspondant à la facture porte un préfixe 'sign' ou 'insign' qui indique si la version signée est récupérée ou non.

Un symbole apparaît lorsque la facture est signée numériquement

Impression de facture et Facturation différée des BLs : une nouvelle option est ajoutée à l'écran de sélection. Elle permet d'indiquer si l'on souhaite conserver un mode 'brouillon' pour les facture PDF signée, ou faire leur envoi réel.

Intégration comptable

une nouvelle option est ajoutée à l'écran de sélection. Elle permet de forcer la ré-impression et donc l'envoi en réel des factures en PDF signé. Si une facture PDF signée n'a pas fait l'objet d'une dépose pour signature, elle est refusée de l'intégration comptable.

Contrôle de l’envoi vers DPII avant intégration comptable (V10.8)

Lors de l’impression , si le paramétrage DPII est mal fait, le fichier retourné commence par nosign => pas de signature. Ce flag empêche l’intégration de la facture si celle-ci n’est pas envoyé à DPII.

Attention, tout facture émise et signés dans DPII a valeur légale, et devient non modifiable et non annulable (sauf pas un avoir équivalent). Une bonne maîtrise du mode brouillon est nécessaire pour ne pas envoyer par erreur une facture. Une fois déposée, la facture est signée et devient non altérable ; avoir dans l'ERP la version signée est un gage de non altérabilité, mais la valeur légale est acquise à la signature.

Récupération du PDF signé

L'envoi pour signature de la facture a pour effet de mettre en pièce jointe de la pièce la version 'non signée' (='insign@XXXXX' dans le nom, XXXXX étant le numéro de dépose DPII) du document. La signature est effectuée en post-traitement dans DPII et donne un document signé (=certificat numérique apposé sur le document PDF) qui est ensuite traité selon le mode de destination (envoi par mail, archivage, impression, dépose Chorus).

Cette facture signée peut ou non être récupérée dans l'ERP. Un menu est dédié à cette action pièce par pièce, et l'intégration comptable ou l'impression de facture fait une récupération en masse. La pièce jointe de la pièce passe ainsi de 'insign@XXXXX' à 'sign'.

Intégration en comptabilité

L'usage recommandé est de positionner les clients dans le support 'PDF signé' et de laisser le mode brouillon jusqu'à son intégration comptable. Sans module Comptabilité, enlever le mode brouillon lors de l'impression de facture.

Traitement des pièces jointes dans l'envoi de pièce vers Docoon à partir du module Commerce & logistique

Les pièces jointes de la pièce peuvent être utilisées, selon le mode de dématérialisation, pour un envoi simultané. Des colonnes de la liste des fichiers joints permettent de traiter ces options, en utilisant le LIBELLE de la pièce jointe. Ce champ reçoit alors une valeur codifiée, et n'est donc pas utilisable en saisie pour les pièces jointes utilisées à l'envoi dématérialisé.

PDF signé non Chorus:
Dans ce cas, la colonne 'Joindre numériquement' de la liste de pièces jointes permet, pour des fichiers de type PDF uniquement, d'indiquer qu'il faut joindre le fichier PDF à la facture.La colonne 'Type de joint Chorus' doit être vide.

Le mécanisme est alors le suivant : lors de la création de la facture en PDF, les fichiers PDF à joindre sont fusionnées à la suite de la facture pour ne faire qu'un seul et unique fichier PDF. DPII ne reçoit qu'un seul fichier PDF à signer, comportant donc la facture et tous les documents annexes à la suite.

Chorus:

Dans ce cas, la colonne 'Joindre numériquement' de la liste de pièces jointes doit être utilisé ET la colonne 'Type de joint Chorus' doit indiquer le type attendu par Chorus.

Le mécanisme est alors le suivant : Les pièces jointes sont déposées une par une juste avant la dépose de la facture, et DPII fait le lien pour les déposer dans Chorus en indiquant le type de document joint.

Règles d'utilisation Docoon

Des règles d'utilisation du produit DPII sont imposés par l'usage via Divalto :

• Toutes les factures déposées sont signées. Par défaut avec la signature DPII mais il est possible d'en acquérir une (contacter DPII).

• Concernant Chorus seules les 'factures classiques' sont traitées (car Chorus permet la dépose d'autres documents que des factures).

• Les valeurs des balises transmises à EDC-DPII ont été établies en commun. Par exemple les 'typeDoc' sont prévus en standard, mais restent modifiables en surcharge. Les documents sont donc : Facture, FactureChorus, FactureEspaceClient, FactureEMail, FacturePapier.

• Pour les modes Facture et FactureChorus, le destinataire EDC est soi-même.

• Les colonnes supplémentaires (champs GED) sont au nombre de 15, dont 13 sont utilisées en standard (et 2 disponibles en surcharge) : Numéro de facture, Etablissement, Date de la facture, Date d'échéance, Devise, Mode de règlement, Code client, Nom client, Code ADV, Référence pièce, Référence pièce tiers, Total HT après remise, Total TVA après remise.

• Le service EDC 'svc' est imposé pour FactureChorus (=Chorus), FacturePapier (=Papier) et FactureEspaceClient (=le nom paramétré dans la fiche client).

• La création des espaces clients et des comptes clients pour le mode FactureEspaceClient est manuelle.

• Un flux xml pour le cas Chorus est envoyé à DPII. Ce flux traite les cas standard de champs attendus par Chorus Pro, mais peut nécessiter une adaptation.

• Distinction par émetteur 'svcSender' : En standard, l'émission des documents se fait SANS indiquer de 'service émetteur' DPII.
  Il est possible par surcharge de compléter le message envoyé à DPII pour en indiquer un.
  Ce 'service émetteur' peut avoir plusieurs usages, par exemple de séparer les établissements ou les dossiers ou les types de factures.
  
  

CHORUS

DPII dispose de son connecteur vers le portail CHORUS.
Ce sont donc les informations sous forme XML qui sont envoyées avec la facture (règles de nommages fixées par DPII) qui sont transformées par DPII vers CHORUS.
Les données Chorus sont modifiables dans le GTTMPCEXML.dhsp, fonction 'DPII_Xml_Piece_Pivot_Chorus'

Avant Divalto X.3 : la surcharge est nécessaire pour par exemple renseigner les données concernant le code service, le numéro d'engagement, le cadre ou le motif de remise.

A partir de Divalto X.4 :

• Des tables sont intégrées à l'ERP pour la définitions des structures et services Chorus

• Des champs sont disponibles dans l'entête de pièce pour indiquer le code service et le numéro d'engagement. Ces champs peuvent, via l'assistant de paramétrage d'impression, être ajoutés sur les pièces.

• Un import excel permet de charger les structures et services Chorus à partir du classeur fourni sur le portail gouvernemental

STRUCTURES ET SERVICES

Dans le module d'Administration se trouve un zoom pour les structures et un import dans le sous-menu Paramètres/Dématérialisation

Le zoom peut être utilisé pour saisir des structures

et lorsque la structure comporte un service, un menu permet d'accéder au zoom des services

La saisie manuelle est possible pour un volume limité, mais l'import permet de créer automatiquement les structures et services à partir d'une feuille Excel.

IMPORT EXCEL

La version excel est fournie sur le site gouvernemental:
https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/annuaire-cpro/
depuis le bouton 'télécharger XLS'.

L'import, lancé depuis l'IA ou depuis le menu Complément du zoom des structures, permet d'importer les données

Attention, le fichier fourni par le gouvernement comporte tous les organismes public de France. L'import de la totalité du fichier peut être long.

Les données sont alors consultables dans le zoom, et utilisables depuis les factures.
Rappel : c'est le SIRET qui fait le lient entre le client, le paramétrage des structures/servies, et ensuite dans DPII l'identifiant Chorus Pro.

PIÈCES EN GESTION COMMERCIALE

Lorsque le client est en dématérialisé Chorus (donc paramétrage 'PDFSigné' sur le mode d'impression + le mode DPII=CHORUS dans le produit externe) des champs supplémentaires apparaissent dans la saisie de pièce client.

Le paramétrage des zooms structures et services est alors utilisé pour contrôler la facture avant son émission : la présence ou non présence des champs Engagement et Service public (=service) est vérifiée.

Lors de la validation de la pièce, si les informations ne sont pas conformes, la facture sera bloquée

Si une facture est bloquée

• l'impression ne pourra se faire qu'en mode brouillon

• la facture ne sera pas intégrée en comptabilité

• la pièce ne sera pas prise en compte dans la facturation différée

Pour débloquer la pièce, il suffit de renseigner les informations demandées. Les données Chorus sont envoyées sous forme de flux XML dans l'appel de l'API WEB DPII lors de l'impression de la facture.

Ces données apparaissent ensuite sour forme de données GED dans le portail DPII.

et l'assistant de personnalisation des impressions permet de positionner les champs dans une impression de pièce:

Saisie de pièce pour client Chorus en adresse de facturation (V10.9)

Lorsque l’on enregistre une commande pour un client qui n’est pas un établissement public et que l’on saisit dans le champ Tiers adresse Facture  (onglet Adresses de l'entête de pièce) le code d'un client qui est un établissement public, ce sont les paramètres du client Tiers adresse Facture qui sont utilisés pour création d’une facture dématérialisée à destination de l'établissement public au travers du portail Chorus.

Illustration par l’exemple :

Un notaire passe une commande à une société X pour le compte d’une mairie. Cette dernière exige une facture dématérialisée par Chorus Pro. A défaut, la facture restera impayée. La commande est enregistrée sur le compte du client notaire (identifié client normal avec facture papier). On saisit dans le champ Tiers adresse Facture (onglet Adresses de l'entête de pièce) le code du client Mairie (identifié client Chorus avec PDF signé). Il serait faux d’utiliser le paramétrage du client notaire et de créer, de ce fait, une facture papier à l’attention de la mairie puisqu’elle exige une facture dématérialisée par Chorus Pro. Ainsi, en automatique, il sera créé une facture dématérialisée a destination de la mairie.