Le cut-off

Owned by Sylvie Ulmer
13/03/2020

Les traitements de « Cut-off » permettent de générer des écritures réalisées en fin de période.
Les écritures sont :

  • Les provisions de stocks et dépréciation de stock
  • Les régularisations Achat-vente

Les traitements génèrent des écritures en fin de période afin de produire une situation à une date précise :

  • Valeur du stock à la date donnée provisions de stock.
  • Eventuelle perte de valeur de ce stock dépréciations.
  • Pièces DAV qui n'ont pas encore été comptabilisées mais que l'on veut voir apparaître dans la situation (exemple : des factures fournisseurs pas encore reçues alors que le bon de commande est saisi) régularisations achat-vente.

Les programmes du Cut-off automatisent la génération des écritures. Une extourne (écriture d'annulation de l'écriture d'origine) est générée le lendemain de la date d'arrêté.

Cut-off : Régularisation Achats – Ventes

Le programme est un traitement qui permet la génération d'écritures de fin de période pour les régularisations des charges et produits concernant les pièces Achat-Vente.
Le traitement évalue des règles et génère une écriture pour chaque règle évaluée.
Les « types d'écritures » sont les suivants :

  • Factures à établir :

Prise en compte des lignes de BL client sans facture associée, ou des lignes de BL client avec une facture associée ayant une date de pièce après la date d'arrêté.
Attention : Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type client, de type « sortie » pouvant évoluées en facture sont concernées. Les codes opérations devront être spécifiés BL et FACTURE.

  • Avoir à établir :

Prise en compte des lignes de BL client de type avoir sans facture associée, ou des lignes de BL client de type avoir, avec une facture associée ayant une date de pièce après la date d'arrêté.
Attention : Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type client, de type « entrée » pouvant évoluées en facture sont concernées. Les codes opérations devront être spécifiés BL et FACTURE.

  • Factures non-parvenues :

Prise en compte des lignes de BR fournisseur sans facture associée, ou des lignes de BR fournisseur avec une facture associée ayant une date de pièce après la date d'arrêté.
Attention : Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type fournisseur, de type « entrée » pouvant évoluées en facture sont concernées. Les codes opérations devront être spécifiés BL et FACTURE.

  • Avoir à recevoir :

prise en compte des lignes de BR fournisseur de type avoir sans facture associée, ou des lignes de BR fournisseur de type avoir avec une facture associée ayant une date de pièce après la date d'arrêté.
Attention : Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type fournisseur, de type « sortie » pouvant évoluées en facture sont concernées. Les codes opérations devront être spécifiés BL et FACTURE.

  • Provision sur le transport :

Ligne de commande fournisseur sans BR ni facture, ou ligne de commande fournisseur avec une facture associée ayant une date de pièce après la date d'arrêté.
Attention : Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type fournisseur, de type « entrée » pouvant évoluées en facture sont concernées. Les codes opérations de Divalto Commerce et Logistique, devront être spécifiés Commande et FACTURE.

  • Remises de fin d'année :

Commande client sans BL ni facture associée.
La génération des écritures s'appuie sur les commandes de type avoirs clients ayant un code opération spécifique non transformés en facture en fin de mois.
Attention : Ces écritures seront basées uniquement sur les commandes. Les codes opérations devront être spécifiés Commande et FACTURE.

  • Accords de coopération :

Commande fournisseur sans BR ni facture associée.
Attention : La génération des écritures s'appuie sur les commandes fournisseurs ayant un code opération spécifique non transformés en facture en fin de mois.
Seules les pièces ayant un code opération pour les tiers de type fournisseur, de type « entrée » pouvant évoluées en facture sont concernées.
Les types "Provision sur le transport", "Remise de fin d'année" et "Accord de coopération" doivent être combinés avec des critères de filtrage sur des codes opérations particuliers pour donner un paramétrage cohérent.

Cut-off : Règles de génération des régularisations commerciales

La définition et le paramétrage des règles est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Règles de génération des régul. Commerciales
Bloc code opération
Le type de règle et le bloc code opération définissent les critères de filtrage à appliquer pour la lecture des lignes de pièces :

  • Type de la règle définit les pièces qui seront évaluées
  • Le bloc des codes opérations permet le filtrage des lignes de pièce selon des codes opérations.

Bloc comptabilisations
Le bloc comptabilisations permet de décrire l'écriture qui sera générée :

  • Compte HT
  • Compte tiers
  • Compte TVA
  • Journal
  • Génération automatique de l'extourne Oui ou Non

Si un compte est paramétré en « compte générique », il faudra préciser le numéro du compte. Et dans ce cas, l'option « cumul » permet de paramétrer si les sommes doivent être regroupées en une seule écriture (case cochée), ou éclatées par pièce (case décochée).
Bloc analytique
Le bloc analytique permet de paramétrer la génération des ventilations analytiques pour l'écriture. Un paramétrage « ventilation générique » nécessitera de renseigner les axes sur lesquels doit se faire la ventilation.

Cut-off : Traitement des régularisations commerciales

Ce traitement sélectionne les mouvements achat/vente à traiter pour générer des écritures comptables selon les règles préalablement définies. Basé sur le même principe que l'intégration comptable des factures clients, ce traitement intègre néanmoins plus de lignes.
Pour lancer le traitement, il est important de bien choisir les options de la partie intégration et de sélectionner les règles que vous souhaitez traiter dans la génération de votre écriture de régularisation. Vous pouvez toujours décocher les règles que vous ne souhaitez pas traiter.
On accède au traitement via l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Génération des régul. Commerciales
Simulation et Mise à jour réelle :
En mode simulation l'intégration comptable n'est pas réalisée. Il ne faut pas oublier de marquer l'option « Avec export », autrement la simulation ne pourra pas être visualisée.
Réserver le dossier commerce et logistique :
Il est recommandé de cocher cette option qui bloque l'accès au module Commerce & Logistique à tout utilisateur pendant le traitement.
Remarque : En mode batch toutes les règles sont automatiquement traitées. Ne pas lancer plusieurs traitements en simultané.

Cut-off : Surcharge du traitement des régularisations commerciales

L'ouverture Executer_Regle_Regul_ReaderSelect_Av est appelée avant la lecture des mouvements et l'on passe à la fonction le RecordSQL qui sert à la lecture.

Le nom des conditions sur le type de régul :
Switch FRegleRegul.Classif
Case C_Classif_FactureAEmettre
MouvementRegul.Where.Classif_FAE (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_FAE")
Case C_Classif_AvoirAEtablir
MouvementRegul.Where.Classif_AvoirEtab (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_AvoirEtab")
Case C_Classif_FactureNonParvenue
MouvementRegul.Where.Classif_FNP (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_FNP")
Case C_Classif_AvoirARecevoir
MouvementRegul.Where.Classif_AvoirRec (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_AvoirRec")
Case C_Classif_ProvisionTransport
MouvementRegul.Where.Classif_Prov (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_Prov")
Case C_Classif_RemiseFinAnnee
MouvementRegul.Where.Classif_RFA (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_RFA")
Case C_Classif_AccordCooperation
MouvementRegul.Where.Classif_AcCop (fxq.DatD)
MouvementRegul.Where.AddCondition ("Classif_AcCop")
Endswitch
Les clauses qui sont actuellement positionnées :

Cut-off : Provisions et dépréciations de stock

Toutes les factures achats et ventes du module commerce & Logistique doivent être comptabilisées avant de lancer le traitement pour la période de comptabilisation.
Pour les écritures de Stock brut période, les entrées forcées doivent avoir été épurées avec la procédure standard Divalto.
Toutes les écritures seront générées en monnaie de tenue de compte. Les pièces en devises seront converties selon le cours de devise contenu dans la pièce.

Cut-off : Règles de génération des provisions et dépréciations de stock

La définition et le paramétrage des règles est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures/ Règles de génération des provisions de stock
Les règles sont constituées par dossier.
Renseignez le champ « Compte stock article » afin d'indiquer quels sont les articles concernés (voir cette donnée dans l'onglet COMPTABILITE de la fiche article du module Commerce & Logistique).
Renseignez éventuellement le « Dépôt » et/ou la « Nature de stock ». Si les champs « Dépôt » et code « Nature du stock » sont vides, la règle créée concernera tous les dépôts et toutes les natures.
Créez le « Libellé » sous 40 caractères maximum (ce champ n'est pas obligatoire).
On indiquera ensuite quels sont les types d'écritures à générer en cochant ou non la case « Comptabilisation » dans les deux blocs qui suivent : « Stocks et encours » et « Dépréciation de stock ».
Dans chaque bloc indiquez le « code journal » de déversement des écritures, le numéro de « Compte » ainsi que le « Sens » des écritures.
Finalement, vous pouvez indiquer les Axes analytiques. De cette manière, en plus des écritures de provision, la ventilation analytique sera également générée.
La génération de l'écriture comptable et de son extourne associée ne sera effectuée que si la coche « comptabilisation » est active.
La méthode de valorisation du stock appliquée par la règle sera celle de l'article (onglet COMPTABILITE de la fiche article)
Les règles permettent de générer des écritures de provisions de stock ET/OU des écritures de dépréciation. Si les deux blocs sont renseignés, deux écritures seront générées.

Génération d'écriture de provision de stock

On accède au traitement de génération via l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Génération des provisions de stock
Dans l'écriture de provision, la valorisation du stock sera faite conformément au paramétrage effectué dans la fiche article, onglet COMPTABILITE. Ce paramétrage peut faire référence au paramétrage par défaut du dossier.
La génération de l'écriture comptable et de son extourne associée ne sera effectuée que si la coche « Comptabilisation » dans le paramétrage des règles est active.
Vous pouvez toujours décocher les règles que vous ne souhaitez pas traiter. En mode batch toutes les règles sont automatiquement traitées.
Traitement de dépréciations de stock
Le traitement valorise les stocks dont l'option "Appliquer une dépréciation" est active et contient une valeur dans le champ de taux (%) de dépréciation. La comptabilisation de la dépréciation sera : le coût de revient de l'article x le taux indiqué dans ce champ. Ce taux de dépréciation est affecté à l'article et apparaît sur la fiche article pour consultation.
Dans l'écriture c'est le taux du code opération qui est applicable et pas celui stocké dans la ligne.
Date :

  • La date d'arrêté pour la valorisation du stock.
  • La date des écritures de provisions et/ou dépréciations.
  • La date des écritures d'extourne de provisions et/ou de dépréciation.

Simulation et Mise à jour réelle :
En mode simulation l'intégration n'est pas réalisée. Il ne faut pas oublier de marquer l'option « Avec export », autrement la simulation ne pourra pas être visualisée.
Plusieurs onglets sont générés avec l'option « export tableur » pour la partie stocks et encours :

  • Premier onglet : détail de tous les articles avec la valeur du stock par article.
  • Deuxième onglet : affiche l'écriture de stock.
  • Troisième onglet : affiche l'écriture d'extourne.

Dans les deuxième et troisième onglets, vous pouvez visualiser aussi les axes analytiques. Car, toujours selon la règle paramétrée et exécutée, vous générez l'écriture nécessaire pour la mise à jour de la comptabilité analytique.
Les mêmes onglets s'affichent aussi pour les dépréciations, seule la désignation de l'onglet du fichier à intégrer change et affiche "Dépréciation Extourne".
Réserver le dossier commerce et logistique
Il est recommandé de cocher cette option avant de lancer le traitement, pour bloquer l'accès au module Commerce & Logistique à tout utilisateur pendant le traitement.
Attention : Ne pas lancer plusieurs traitements en simultané.