Données de base du module Qualité

Fiche processus

Libellé processus

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé .
Le libellé est une donnée obligatoire

Généralités : Fiche processus

Les processus permettent de modéliser l'organisation d'un système afin d'améliorer son pilotage . Ils doivent couvrir l'ensemble des activités de l'entreprise.

Open

Le déroulement d'une activité au sein d'un processus peut générer des incidents ou dysfonctionnements, Qualité'il faudra recenser et traiter en ouvrant des constats problèmes.
Un constat devrait donc être lié à un processus, et par conséquent le plan d'actions qui est associé.
L'analyse des causes peut amener à identifier un processus fautif différent.
Chaque défaut constaté peut donc être lié à un processus .
Le processus est un critère de tri dans :
Tableau de bord des défauts
La processus est un critère de sélection dans :
Dérogations en cours
Historique des problèmes
Historique des dérogations
Historique des défauts
Historique des causes
Planning actions

Pilote processus

Identifie le collaborateur qui sera responsable de l'animation du processus .
Cette donnée permet de gérer la notion de responsabilité indirecte présente dans le planning actions.

Identifiant processus

Les processus sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.

Open

05 Achat
10 Mécanique

Type processus

Sert à regrouper les processus par type .
Le type de processus est une donnée obligatoire
3 types sont imposés .


Management
Support
Réalisation

Mode fiche : Processus

Pour paramétrer complètement un processus, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé processus
Type processus
Pilote processus

Fichiers de base : QUALITÉ

Le menu vous propose la gestion
des fichiers de base : les processus
des tables de base : Familles évènements, Types défaut ...
A tout moment

appelle le zoom généralisé qui vous donne accès à la gestion des fichiers de base et des tables.
Contextuellement  appelle le zoom correspondant à la zone à saisir.
 Exemple :
 appelle le zoom clients lorsqu'un programme vous demande la saisie d'un client.

Tables de base Qualité

Familles problèmes

Impact problème

Permet d'identifier sur quel sous-système de l'entreprise le problème est susceptible d'avoir un impact .
Notamment, on peut par cette donnée , distinguer les constats qui seraient traités par le système Qualité de ceux traités par le système Sécurité-Environnement.
4 types d'impacts sont imposés mais ne sont pas exclusifs entre eux.

Produit : coché si le problème impacte les produits de l'entreprise ; le constat sera forcément lié à une référence article ou à une famille d'article.

Système : coché si le problème impacte l'organisation qualité de l'entreprise ; le constat sera plutôt lié à un processus.

Environnement / Sécurité : coché si le problème impacte l'environnement de l'entreprise ou la sécurité des personnes.

Logistique : coché si le problème impacte l'organisation logistique de l'entreprise;
 Actuellement, cette rubrique n'est pas exploitée par l'application Divalto Qualité mais peut d'ors et déjà servir de donnée de filtre dans les listes de constats.

Taux

Le taux est exprimé en devise principale du dossier Divalto .
Ce taux horaire est utilisé pour valoriser les heures passées par les membres du groupe de travail, lors des différentes étapes de traitement d'un constat de cette famille problème.
Il rentre dans le calcul des coûts de la grille de chiffrage du constat :
REPARATION - Coût des actions immédiates
ANALYSE CAUSES - Coût de la recherche des causes racines
MISE EN PLACE ACTIONS - Coût des actions correctives et préventives
AUTRES - Coût divers temps passés
 Ce taux est une valeur moyenne ou majorée , qui ne peut en aucun cas être une valeur précise, étant donné que les membres du groupe de travail ne sont peut-être pas homogènes du point de vue de la rémunération. Pour les actions immédiates , on pourra utiliser une valorisation par centre de charge pour être plus précis.

Délai

Vous pouvez préciser un délai habituel en jours pour le traitement des problèmes de cette famille.
Ainsi, une date de fin prévue par défaut est calculée à chaque constat problème créé dans cette famille :
Date fin prévue = Date ouverture constat + Délai
Le délai doit tenir compte de toutes les étapes du traitement du problème jusqu'au jugement de l'efficacité.

 Il sera possible de modifier la date calculée pour chaque constat. Le changement de famille problème du constat ne changera pas automatiquement la date déjà affectée. Il faudra une intervention volontaire de votre part.

Textes préenregistrés : QUALITÉ

Codes textes pré enregistrés qui permettent de définir les contenus par défaut pour les blocs textes des constats de cette famille.
Lors du premier accès au bloc texte dans un constat de cette famille, le contenu sera automatiquement pré rempli le texte pré enregistré défini ici .
Les quatre blocs texte concernés sont :
Bloc "description problème"
Bloc "première analyse"
Bloc "analyse des causes" (sur chaque cause identifiée)
Bloc "Conclusion"

Se forcer à toujours décrire le problème en se posant les mêmes questions.

Forfait

Le forfait est exprimé en devise principale du dossier Divalto .
Ce montant sera repris automatiquement lors de la création d'un constat dans cette famille problème.
Il sera affecté à la rubrique "Forfait déclenchement" de la grille de chiffrage du constat.
 Il sera possible de modifier ce montant pour chaque constat. Le changement de famille problème du constat ne changera pas automatiquement le montant déjà présent dans la grille de chiffrage. Il faudra une intervention volontaire de votre part.

Généralités : Familles problème

Cette table permet d'administrer toutes les familles de problèmes qualité.
Une famille problème sert à regrouper les constats qualité et à définir le type de sujet à traiter.
Chaque constat qualité doit être rattaché à une famille problème dès sa création.
La famille problème est un critère de tri dans :
Problèmes en cours
La famille problème est un critère de sélection dans :
Tableau de bord des défauts
Historique des problèmes
Historique des défauts
Historique des causes


Les constats les plus courants sont les non-conformités internes ou externes, les insatisfactions client, mais on peut y compter également les plans d'amélioration, les études AMDEC , etc. ….

Type problème

Sert à comptabiliser les constats de type non-conformité à part des autres .
Le type de problème est une donnée obligatoire
2 types sont imposés .


Non-Conformité
Recommandation

Identifiant famille problème

Les familles problème sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.

NCI Non-conformité interne
NCE Non-conformité externe
INS Insatisfaction externe

Type constat

Sert à distinguer les constats d'origine externe (problème détecté chez le client) des autres (problème détecté en interne ou chez un fournisseur) .
Le type de constat est une donnée obligatoire
2 types sont imposés .

Externe
Interne

Hiérarchie problème

Tableau qui permet de définir les libellés pour chaque classe de gravité d'un défaut constaté.
Pour hiérarchiser les problèmes selon leur importance et gérer les priorités , chaque défaut constaté pour ce type de problème sera classé dans l'une des trois classes de gravité. On définit ici les trois libellés qui leur correspondent .
Pour les constats de type Non-conformité

Pour les constats de type recommandation

 Cette donnée vous sera proposée sous forme d'un multichoix lors de la saisie des défauts constatés, afin de choisir le rang de gravité.

Responsable problème

Vous pouvez choisir un collaborateur qui sera habituellement en charge du traitement des problèmes de cette famille, et de la conduite du plan d'actions associé.
Ainsi, un responsable par défaut est affecté à chaque constat problème créé dans cette famille.

 Il sera possible de modifier ce responsable pour chaque constat. Le changement de famille problème du constat ne changera pas automatiquement le responsable déjà affecté. Il faudra une intervention volontaire de votre part.

Libellé famille problème

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé famille.
Le libellé est une donnée obligatoire .

Flash constat

Vous pouvez associer un numéro de flash à la famille problème.
Ainsi, un message est généré à chaque création d'un constat de ce type.
Voir également la gestion des flashs.

Mode fiche - Famille problème

Pour paramétrer complètement une famille problème, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé famille problème
Type problème
Type constat
Impact problème
Hiérarchie problème
Forfait
Taux
Flash constat
Responsable problème
Délai
Textes préenregistrés

Familles Evénements Qualité

 Type événement

Sert à comptabiliser les événements de type réclamation à part des autres .
Le type d'événement est une donnée obligatoire
2 types sont imposés .

Réclamation
Autres

Identifiant famille événement

Les familles événement sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.

RECLAM Réclamations

Pour les familles pré installées , il est préférable de conserver les codes existants qui sont déjà pris en compte dans les paramètres de menu des choix de type "Nouvel événement".

Evénement CRM

Vous pouvez associer un code événement de Divalto Relation-Tiers à la famille événement.
Ainsi, un événement CRM est généré sur la fiche tiers concernée à chaque création d'événements de ce type.

 Divalto Qualité conserve le lien entre l'événement qualité et l'événement CRM.

Généralités - Familles événement

Cette table permet d'administrer toutes les familles d'évènements qualité.
Une famille événement sert à regrouper les évènements qualité .
Chaque événement qualité doit être rattaché à une famille événement dès sa création.
Les familles d'évènement permettent de paramétrer le comportement de l'application selon le type d'évènement.
La famille événement est un critère de sélection dans :
Historique des évènements

L'événement le plus familier est la réclamation client mais on peut y compter également les audits (internes, clients, organismes …), les différentes réunions organisées par le service qualité, etc. ...
 Les familles d'événement qualité ne correspondent pas totalement aux familles d'événements de Divalto Relation Tiers. Toutefois, il peut y avoir une correspondance entre certaines familles.

Libellé famille événement

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé famille.
Le libellé est une donnée obligatoire

Flash événement

Vous pouvez associer un numéro de flash à la famille événement.
Ainsi, un message est généré à chaque création d'événements de ce type.
Voir également la gestion des flashs.

Mode fiche - Famille évènement

Pour paramétrer complètement une famille évènement, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :

• Libellé famille événement

• Type événement

• Flash événement

• Evénement CRM

• Texte description évènement

Types défauts

Généralités - Types défaut

Cette table permet d'administrer tous les types défaut.
Un type défaut sert à regrouper les défauts constatés et à analyser leur fréquence.
Chaque défaut constaté doit être rattachée à un type défaut dès sa création.
Le type défaut est un critère de tri dans :
Tableau de bord défauts
Historique des défauts


Puisque chaque caractéristique que l'on surveille dans une spécification produit est susceptible de présenter des anomalies, on pourrait déjà décider de déclarer un type défaut par type de caractéristique produit .
Anomalie diamètre, Anomalie rayon, Anomalie couleur ....
 Il faut prendre soin à ne pas faire la confusion entre les familles de causes et les types défauts. Le premier concept sert à regrouper des causes racines (identifiées après l'analyse approfondie); le second sert à regrouper des effets constatés (dès la détection ou après la première analyse).

Libellé type défaut

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé type défaut.
Le libellé est une donnée obligatoire

Identifiant type défaut

Les type défaut sont codifiés librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.

Type impact

Permet d'identifier sur quel sous-système de l'entreprise le défaut est susceptible d'avoir un impact .
Notamment, on peut par cette donnée , distinguer les défauts qui seraient traités par le système Qualité de ceux traités par le système Sécurité-Environnement (on parle alors de risques ou d'impacts plutôt que de types défaut).
4 types d'impacts sont imposés mais ne sont pas exclusifs entre eux.

• Produit : coché si le défaut impacte les produits de l'entreprise;

• Système : coché si le défaut impacte l'organisation qualité de l'entreprise;

• Environnement / Sécurité : coché si le défaut impacte l'environnement de l'entreprise ou la sécurité des personnes.

• Logistique : coché si le défaut impacte l'organisation logistique de l'entreprise;

 Actuellement, cette rubrique n'est pas exploitée par l'application Divalto Qualité mais peut d'ors et déjà servir de donnée de filtre dans les listes de défauts.

Mode fiche - Type défaut

Pour paramétrer complètement un type défaut, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé type défaut
Type impact

Familles causes

Symbole graphique cause

On peut associer un symbole graphique qui sera repris dans l'arbre des défauts – causes, afin de reconnaître plus facilement le type de cause.

 les images doivent être regroupées dans le répertoire objets windows partageables déclaré dans le dossier Divalto.

Type de cause

Sert à regrouper les familles causes par type cause .
Le type de cause est une donnée obligatoire
6 types sont paramétrables dans le dossier .

Généralités

Cette table permet d'administrer toutes les familles de cause qui servent à regrouper les causes défaut identifiées dans le traitement des problèmes qualité.
Chaque défaut constaté peut être rattaché à une ou plusieurs familles cause lors de l'étape "Analyse des causes".
La famille cause est un critère de tri dans :
Tableau de bord des défauts
Historique des causes


Les "5 M" peuvent être décomposés en familles ou non:
MATERIEL

Machine non capable, Outils usés
MATIERE

Lot matière défectueux, ...
MILIEU

Température trop élevée, Particules présentes dans l'air, ...
METHODE

Documentation pas à jour, Procédure inadaptée, ...
MAIN D'OEUVRE

Manque de formation, Manque de coopération, Absentéisme, ...
 Il faut prendre soin à ne pas faire la confusion entre les familles de causes et les types défauts. Le premier concept sert à regrouper des causes racines (identifiées après l'analyse approfondie); le second sert à regrouper des effets constatés (dès la détection ou après la première analyse).

Identifiant famille cause

Les familles causes sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.

Libellé famille cause

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé famille.
Le libellé est une donnée obligatoire

Mode fiche : Famille cause

Pour paramétrer complètement une famille cause, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé famille cause
Type de cause
Symbole graphique cause

Méthodes Résolution Problème

Chemin formulaire MRP

Vous définissez ici quelle est le code chemin pour accéder au modèle de formulaire pour l'analyse des causes avec la méthode de résolution de problème (MRP).

"MRP5P.Dot" livré en standard dans 'c:/divalto/fichiers/formulaires'

Généralités : Méthodes résolution de problème

Cette table permet d'administrer toutes les méthodes de résolution de problème en usage dans l'entreprise.
Une méthode de résolution de problème peut être choisie pour chaque constat afin de conduire l'étape d'analyse des causes selon une démarche préétablie.

La méthode des 5 POURQUOI qui consiste à rechercher les causes racines d'un problème, en se posant en cascade 5 questions pourquoi sur chaque thème (type de cause) et selon deux axes : Génération et Non-Détection du défaut.
 Actuellement, cette table n'est utilisée Qualité'à titre informatif. Il pourrait y avoir des assistants associés qui permettraient de vous guider dans la démarche de résolution de problème.

Identifiant MRP

Les méthodes de résolution de problème sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques .

5P Cinq Pourquoi

Libellé MRP

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé famille.
Le libellé est une donnée obligatoire .

Mode fiche : Méthodes résolution problèmes

Pour paramétrer complètement une méthode résolution problème, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé MRP
Chemin formulaire MRP

Types actions qualité

Centre de charge

Vous pouvez établir une correspondance entre un type d'action immédiate et un centre de charge Divalto .
Le taux horaire de celui-ci est utilisé pour valoriser les heures passées sur l'action immédiate.
Il rentre dans le calcul des coûts de la grille de chiffrage du constat :
REPARATION - Coût des actions immédiates On prendra le coût de revient standard en fabrication

Généralités : Types action qualité

Cette table permet d'administrer tous les types d'action qualité.
Un type action sert à regrouper les actions qualité et à définir leur objectif.
Chaque action qualité doit être rattachée à un type action dès sa création.
Le type action est un critère de tri dans :
Actions en cours
Le type action est un critère de sélection dans :
Historique des actions


Les actions les plus courantes sont les tris, retouches, retour fournisseur, actions correctives, actions d'amélioration et autres actions préventives ...

Type intervention

Sert à distinguer les actions selon leur objectif et finalité .
Le type intervention est une donnée obligatoire
3 types sont imposés .

Immédiate : répare les défauts constatés et lève les litiges
Corrective : agit sur la cause pour empêcher la réapparition du défaut
Préventive : améliore le système

Libellé type action

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé type action.
Le libellé est une donnée obligatoire .

Identifiant type action

Les types action qualité sont codifiés librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.

AI Actions immédiates
AC Actions correctives
AP Actions préventives

Type curatif

Sert à distinguer les actions immédiates selon leur type .
Le type curatif est une donnée obligatoire pour les actions immédiates uniquement .
4 types sont imposés .

Tri : inspection d'un lot selon un ou plusieurs critères pour écarter les unités non-conformes

Retouche : opérations visant à mettre en conformité un lot en litige

.
Retour fournisseur : restitution d'un lot en litige à un fournisseur pour des actions éventuelles de sa part (**)
Autres : toute autre action ne se classant pas dans l'un des types précédents.

ce type d'action génère une séquence de transformation d'une quantité litige, en une quantité conforme et une éventuelle quantité rebutée. Celà peut entrainer une interaction avec Divalto Production  OF de retouche, Gestion des rebuts.
(*) ce type d'action génère un flux physique et un flux financier qui peuvent donc entraîner une interaction avec *Divalto Achat-Vente  Processus retour fournisseur.

Mode fiche : Type action qualité

Pour paramétrer complètement un type action, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé type action
Type intervention
Type curatif
Centre de charge

Compétences

• Domaine compétence

• Prestation de service

• Généralités : Compétence

• Code compétence

• Libellé compétence

• Mode fiche : Compétence

Domaine compétence

Le domaine de compétence est un regroupement d'articles .

On peut proposer l'ensemble des codes ci-dessous pour couvrir l'ensemble des articles que l'on peut acheter et vendre, ou sur lequel on peut fournir un service :

• DO = Documents

• AR = Articles en négoce

• AF = Articles fabriqués

• AC = Articles composants

• MA = Matière

• ME = Ébauches

• MP = Profils matière

• FO = Fournitures

• FR = Fournitures pièces rechange

• RE = Ressources matériel

• RM = Ressources moyens de mesure

• RP = Ressources moyens de production

• OU = Outillage

• PE = Personnel

• SE = Service

 Le code domaine de compétence est utilisé pour codifier les compétences.

Prestation de service

Pour définir complètement une prestation de type service, il faut préciser son objet.
L'objet du service correspond au type article sur lequel porte le service.
Formation = Service sur Personnel
Etalonnage = Service sur Moyen de Mesure
Traduction = Service sur Document

Généralités : Compétence

Cette table permet d'administrer toutes les compétences fournisseur.
Une compétence sert à regrouper les articles d'une même catégorie achat, et à définir les prestations fournisseurs.
Chaque article doit être rattaché à une compétence pour pouvoir alimenter les indicateurs de la fiche qualité fournisseur. Classer les articles dans cette famille permet d'affecter les réceptions fournisseur aux bonnes familles de prestation.
Chaque fournisseur doit être rattaché à une ou plusieurs compétences pour pouvoir alimenter des indicateurs par famille prestation dans la fiche qualité fournisseur.
Pour une prestation de service, il existe un objet sous-jacent sur lequel porte le service .
La compétence est un critère de tri dans :
Fiche qualité fournisseur
La compétence est un critère de sélection dans :
Sélection / Classification fournisseurs


Les compétences peuvent correspondre aux codes de la comptabilité analytique côté achats,
Les matières comme Acier, Aluminium, Textile ….
Les services sous-traités comme Traitement thermique, Traitement de surface, Formation, transport..
Les familles de composants, de fournitures ...

 Contrairement à la version précédente (Stradivalto 5.6) les compétences n'ont plus besoin d'être synchronisées avec l'une des trois familles statistiques article pour la rattacher à l'article (la rubrique existant désormais en tant que telle sur la fiche article Divalto).

Code compétence

Les compétences sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques .
Toutefois , la structure suivante est imposée :

MAACIER Matière acier
MAALU Matière aluminium
SETT Service traitement thermique
SEPO Service port
FOVIS Fourniture visserie

Libellé compétence

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé famille.
Le libellé est une donnée obligatoire .

Mode fiche : Compétence

Pour paramétrer complètement une compétence, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé compétence

Familles coûts Qualité

Amortissement

La durée d'amortissement est exprimée en mois (1..999) .
L'amortissement est une donnée obligatoire
Elle sert à répartir le montant dans la durée.
Chaque ligne de coût saisie dans la famille sera éclatée en autant de ventilations que le nombre de mois paramétré dans cette rubrique.

Pour la famille XDE02 "Salaires service contrôle", on mettra 12 , ce qui permettra de saisir en une seule fois la masse salariale annuelle en la lissant sur tous les mois de l'année.

Libellé famille coût

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé famille.
Le libellé est une donnée obligatoire

Catégorie coût

Sert à regrouper les familles coûts par type coût .
La catégorie est une donnée obligatoire.
4 types sont imposés .

Confidentialité coût

Seuls les utilisateurs autorisés pourront accéder à cette famille de coût.

Généralités : Familles coûts

Cette table permet d'administrer toutes les familles de coûts qui servent à regrouper les lignes de coût collectées pour le calcul du COQ.
Chaque ligne de coût doit être rattachée à une famille de coût .
La famille coût est un critère de tri dans :
Tableau de bord COQ

XAI01 Non-conformités internes
XAE01 Réclamations clients
XDE01 Salaires service contrôle
XPR06 Actions préventives
 Des familles sont pré installées avec un système de codification imposé. Vous avez toutefois la possibilité d'en ajouter et de désactiver les familles non utilisées.

Compte comptable

Possibilité de synchronisation avec un numéro de compte comptabilité pour la collecte automatique
Si une famille de coûts correspond exactement à un compte achat en comptabilité, le fait d'indiquer le numéro de compte dans cette rubrique, permettra la collecte automatique des lignes d'écritures de Divalto Comptabilité , et leur transformation en lignes de coûts

Identifiant famille coût

Les familles coûts sont codifiées librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.
Toutefois , il est conseillé de respecter la structure suivante :

XAI01 Non-conformités internes
XAE01 Réclamations clients
XDE01 Salaires service contrôle
XPR06 Actions préventives
 Pour les familles pré installées , il est préférable de conserver les codes existants qui sont déjà pris en compte dans les programmes de collecte automatique.

Mode fiche : Famille coût qualité

Pour paramétrer complètement une famille coût, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Libellé famille coût
Catégorie coût
Amortissement
Compte comptable
Confidentialité coût

Tables QUALITÉ

Les tables de Divalto Qualité sont en général communes aux différentes sociétés, afin de faciliter l'administration des données, et de favoriser l'homogénéité des systèmes qualité pour un même groupe de sociétés.
Les fonctions communes aux tables sont décrites dans le chapitre "Fonctions communes" de l'aide Divalto Achat-Vente.
 Vous pouvez toutefois décider de gérer des tables non communes si besoin.

Fonctions communes tables de base

Indicateur entité active :
 Actif , si coché alors l'entité est active;
sinon elle sera masquée dans les zooms appelés à l'intérieur des applications.

 Lors de l'appel de la table à partir du menu fichier del Divalto, le masquage est inopérant, afin de pouvoir éventuellement réactiver une entité de la table.