Nous détaillons dans ce paragraphe la gestion de la facturation à l'avancement autrement appelée « facturation de situation de travaux » pour un devis validé.
Pour se faire, il existe deux manières de procéder :

• MENU : Commerce et logistique / Travaux et installations / Facturation Situation / Saisie situation devis travaux client

• Directement depuis le devis travaux via le menu « interrogation / situation ».

Dans ce cas :

• S'il n'existe aucune situation, la création d'une situation va être automatiquement proposée

• Si une ou des situations existent, la visualisation des entêtes de situation est alors proposée, on peut décider alors d'en créer une nouvelle.

Ergonomie générale

Nous retrouvons ainsi les principaux menus d'un devis travaux ainsi que des fonctionnalités propres à la gestion de situation :

• Dans la bande haute, les menus :

  • Fichier :

    • Imprimer

    • Présentation

    • Quitter

  • Edition : Les fonctionnalités classiques de navigation

  • Outils :

    • Le zoom généralisé

  • Interrogations :

    • Les différents textes, notes et fiches concernés par le devis travaux sur lequel nous sommes positionnés.

    • Facture : interrogation de la facture générée depuis la situation

    • Avoir : interrogation de l'avoir généré depuis cette situation

    • DGD : impression d'un décompte mensuel, général  et général définitif à la demande. On précise alors :

      • Affaire : L'affaire concernée

      • Décompte au : La date d'arrêtée souhaitée pour ce DGD

      • Titre : On précise le titre que l'on veut donner à cette impression (Titre à paramétrer dans la table dédiée)

      • Uniquement le cumul : pour le DGD principalement; ne présente qu'une colonne de cumul, pas d'avancement

  • Validation :

    • Valider en facture : Générer la facture finale depuis cette situation en vue de sa comptabilisation.

    • Annuler en avoir : Générer un avoir depuis cette situation pour l'annuler. Cette option s'active dès lors qu'une facture a été générée au préalable.

    • Restitution d'acompte (V10.6) : en règle (de déduction d')acompte, 'Saisie de la déduction', permet de générer un avoir de l'acompte restant après la situation finale.

  • Aide : Les fonctionnalités classiques d'aide

• Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

  • Créer / Modifier / Supprimer : 

  • Déployer / Réduire une sélection (Notion de « chapitrage » ou de « niveau »)

  • Note du client / Note de l'article / Note de l'ouvrage

  • Note de pièce / Fichiers joints / Note de ligne

  • Retenue : Ce bouton permet de consulter le montant des retenues de garantie calculés pour cette situation.

  • Acompte : Ce bouton permet de consulter les montants d'acompte calculés de la reprise d'acompte pour cette situation, et de gérer la 'saisie des déductions' en règle (de déduction d')acompte (V10.6) 

  • Actualisation/révision de prix : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des révisions de prix sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Cette actualisation/révision peut être à la hausse ou à la baisse. Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.

  • Retenue contractuelle : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des retenues contractuelles (comme des pénalités) sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.

  • Les différents textes : Entête / Pied / Ligne

  • Autres raccourcis standards : Recherche / Zoom / Abandon / Validation / Impressions / Aide

  • Rééchelonnement des garanties : Utilisable en principe sur la dernière situation, il permet de formaliser l'enregistrement d'un PV de réception et de provoquer le rééchelonnement des retenues de garantie selon le paramétrage prévu.

• Dans la bande haute « grise », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

  • Les différents chevrons

  • L'accès aux détails d'entête, de ligne, de pied.

Afin d'optimiser l'utilisation sur des situations proposant un nombre important de lignes, la fonctionnalité propose une entête et un pied réduits respectivement sur 2 et 1 lignes.

• En entête réduite (V10.6) : 

  • Numéro de situation

  • Référence : reprise de la référence du devis travaux

  • Tiers 

  • Affaire

  • Statut, Etat et date

• en pied de pièce réduit (V10.6) : 

  • Synthèse avancement : avancement cumulé et avancement relatif, exprimés en pourcentage

  • Synthèse Acompte : Montant décompté sur la situation et solde d'acompte

  • Montant HT / TTC et devise 

Entête de la facture de situation

Au niveau de l'entête de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, on reprend les éléments initialement prévus au niveau de l'entête du devis travaux.

Onglet GENERALITES

Seule la date de la facture de situation est modifiable.

Onglet FACTURATION/SITUATION

• Bloc Facturation/Situation

  • Code opération facturation groupée et son code avoir associé

  • Code opération détaillée et son code avoir associé

  • Code opération facturation finale et son code avoir

  • Code opération facturation acompte et son code avoir.

• Bloc Impression
  les paramétrages sont hérités du dossier / devis travaux et sont modifiables
  
  

  • Imprimer le récapitulatif des situations

  • Rang calculé à l'impression du récapitulatif

  • Ne pas imprimer les situations annulées sur le récapitulatif

  • Récapitulatif (V10.6) : au choix parmi 

    • Situation en cours exclue

    • Situation en cours inclue

• Bloc Suivi

  • N° de facture de situation : renseigné à la facturation; si renseigné permet l'ouverture de la pièce en consultation.

  • N° d'avoir de situation

Onglet ADRESSES

Reprise des adresses issues du devis travaux.

Lignes/Mouvements de la facture de situation

Au niveau des mouvements de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, il est possible, à n'importe quel niveau, de modifier le pourcentage de facturation de la ligne.

Pied de situation

• Montant HT produit Situation

• Montant HT situation

• Acompte Déduit par la situation

• Acompte restant à déduire

• Montant HT

• TTC pièce

• Avancement cumul : exprimé en pourcentage

• Avancement relatif : exprimé en pourcentage

Fonctionnement

A la création de la situation, le traitement initialise l'avancement précédent et les différents soldes.
La création d'une situation n'est autorisée que lorsque la situation précédente est validée en facture.

La saisie de l'avancement se fait, selon paramétrage : 

• en pourcentage cumulé ou relatif

• en quantité cumulée ou relative

il est possible de mixer l'option de saisie, en modifiant ponctuellement le mode à la ligne (le changement de méthode est contrôlé).

il est possible d'enregistrer 

• des actualisations/révisions de prix : les actualisations / révisions de prix sont présentées dans l'impression des situations et sont intégrées dans la facture générée.
  (un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une actualisation / révision de prix)

• des retenues contractuelles : les retenues sont présentées dans l'impression de la situation et dans le décompte; elles ne sont pas intégrées à la facturation.
  (un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une retenue contractuelle)

A la validation de la situation, le traitement calcule les montants des retenues de garantie selon paramétrage.

A la facturation de la situation, les retenues de garantie sont intégrées au montant facturé, mais sur une échéance décalée (paramétrage spécifique du mode de règlement)

Déduction d'acompte

Rappel : l'acompte est généré à partir du devis travaux, selon paramétrages.
L'acompte est éclaté : 

• par tva, dépôt, affaire, avenant, axes analytique (seule méthode proposée en V10.5)

• par tva, dépôt, (affaire) (V10.6)

Déduction automatique de l'acompte

En mode de déduction automatique, la déduction d'acompte est calculée en validation de situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant 

• la référence acompte

• le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.

Déduction d'acompte en méthode acompte 'Saisie de la déduction' (V10.6)

A la création de la situation, le traitement récupère les composantes d'acompte(s) .

ATTENTION : si un acompte est généré alors qu'une situation est déjà créée, le nouvel acompte ne sera pas disponible dans la situation; Si la situation n'est pas facturée, on pourra supprimer la situation et la recréer.

Tableau des acomptes : 

le tableau des acomptes présente les informations suivantes, pour chaque acompte , pour chacune de ses composantes : 

• le numéro d'acompte

• la règle acompte : proportionnel / au plus rapide / Saisie de la déduction

• le pourcentage d'acompte (appliqué sur le montant de la situation)

• les critères d'éclatement : Régime TVA (et %TVA) , Dépôt, Affaire, avenant, axes (selon paramétrage). 
  en éclatement par Régime TVA, Dépôt, si toutes les lignes sont liées à une même affaire, l'acompte va gérer l'affaire.

• le montant HT de l'acompte

• le montant d'acompte pour la situation : champs saisissable et contrôlé (ne peut être supérieur au montant restant, ne peut être supérieur au montant de la situation sur la même composante)

• le montant d'acompte déjà déduit

• le solde d'acompte

• le numéro de pièce de la facture d'acompte.

En validation de la saisie de la situation, si aucun montant d'acompte n'a encore été saisi et selon les paramétrages 'Message si méthode 'saisie de la déduction d'acompte' du dossier devis travaux / onglet FACTURATION/SITUATION 

• message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : activé

• Renseignement d'un Pourcentage d'avancement (cumulé) de situation seuil pour un message de type 'Alerte' , 'Info' en deçà 

le traitement va afficher un message d'information ou d'information ou d'alerte, indiquant : 

• le montant restant d'acompte à déduire

• le pourcentage total d'avancement

et invitant l'utilisateur à saisir une déduction d'acompte. Si oui, on reste en modification, si non, la situation est validée.
il sera possible de revenir en modification pour compléter l'acompte ensuite.

la saisie de la déduction d'acompte se fait dans le tableau des acomptes.

A l'ouverture du tableau en modification, le traitement propose par un message de confirmation, d'initialiser les montants d'acompte : 

• pour chaque composante, le minimum entre : 

  • le solde d'acompte 

  • le montant HT de l'acompte sur cette composante

Si vous confirmez, le traitement alimente l'acompte situation par ce montant.
Sinon, le montant d'acompte est accessible à la saisie; des contrôles sont appliqués en validation.

Comme dans les méthodes de déduction automatique d'acompte, la déduction d'acompte est présentée sur l'impression de la situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant 

• la référence acompte

• le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.

Validation / Restitution d'acompte : 

la saisie de la déduction d'acompte ne peut garantir que toutes les composantes d'acomptes seront soldées lorsque la dernière situation sera validée.
Dans ce cas, il sera possible de générer un avoir de restitution du solde d'acompte par le menu Validation / restitution d'acompte.

Impression de la situation

La facturation à la situation propose un masque d'impression reprenant la présentation sous forme d'arborescence.

La facturation peut être imprimée avant génération de la facture.
L'impression de la facture générée fusionne l'impression de la facture Gescom et la situation; le numéro de facture est ajouté à la situation.

Lignes de mouvements : 

Bloc Total 

• Total HT

• Avancement relatif en % (V10.6) 

• TOTAL TTC

Récapitulatif des situations

• Facture(s) d'acompte générées depuis le devis travaux

• Facture d'avoir d'acompte généré éventuellement depuis la dernière situation

• Situations passées avec information déduction d'acompte

• Situation en cours (V10.6) : selon paramétrage