Ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est supprimée.
Le programme utilise de nouvelles tables :
CAT : entête de l'écriture en attente
CATC8 : ligne de l'écriture en attente
CATCX : imputation analytique de l'écriture en attente
CATCP : ventilations pièces/échéances de l'écriture en attente
CATCTAX : ventilations tva de l'écriture en attente
Remarque :
Un contrôle est effectué empêchant de mettre en attente deux saisies identiques. (Par exemple deux utilisateurs saisissant la même facture fournisseur).
C'est dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs que ce programme a été écrit même s'il est complètement générique et peut servir à d'autres usages.
Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les écritures en attente sont alimentées par le DataSet qui suit ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.

La saisie des écritures en attente

Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente

La saisie des écritures en attente permet :

• Saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un DataSet provenant du Data Hub

• Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées

• Effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables

• D'appliquer ou débrayer un modèle de saisie

• De consulter la facture au format PDF

• Demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture

• De mettre l'écriture en litige

• De basculer le « DataSet » dans l'état « attente »

• D'intégrer l'écriture en comptabilité

Entête de l'écriture en attente

Si l'écriture provient du DataHub, champ N° DataHub renseigné, il n'est pas possible de modifier le compte Tiers, ni date d'échéance.
Le champ Modèle indique le code modèle à appliquer à l'écriture. Pour rappel le code modèle provient soit :

• Du journal comptable

• Du compte comptable

• Du mode de règlement

Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
Si un modèle est appliqué à l'écriture et que cette dernière provient du DataHub, on ne pourra pas modifier les comptes comptables.
 : Permet de débrayer le modèle et donc de modifier les comptes comptables
 : Permet d'appliquer un modèle après avoir modifié le modèle par exemple. Dans ce cas l'ensemble des lignes et ventilations analytiques saisies seront supprimées et régénérées. Un message d'alerte préviendra l'utilisateur.

L'entête pourra être complétement cachée en cliquant le bouton , ceci afin de libérer de la place sur l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.

Saisie des lignes de l'écriture en attente

La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :

• L'onglet des lignes d'écritures comptables

• L'onglet des lignes de ventilations analytiques

• L'onglet des ventilations par échéance.

Un clic droit sur une ligne permet d'accéder à l'interrogation comptable du tiers ou au compte comptable :

Contrairement au programme de saisie classique, l'écriture comptable, les ventilations analytiques ainsi que les ventilations par échéance n'ont pas obligation d'être équilibrées pour être enregistrées.
Les boutons et permettent d'exécuter une demande d'information complémentaire à un utilisateur. Ces deux boutons exécutent également un test de conformité sur l'ensemble de l'écriture et signalent si cette dernière est conforme aux tests de base.
Le bouton Info ventilations vérifie si l'écriture comptable est correcte et si les ventilations analytiques correspondantes sont conformes. Si des erreurs sont présentes au niveau de l'écriture purement comptable, il conviendra de corriger l'écriture comptable avant d'envoyer une demande d'information sur les ventilations analytiques.
Le bouton Info compte fera seulement des vérifications basiques.


Exemple de traitement
Info compte : si l'écriture comptable est conforme l'utilisateur en sera averti mais pourra tout de même saisir une demande de renseignement.

Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :

La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ Transférer la demande à : DEMO (dans notre exemple).
Puis cliquer sur le bouton Envoyer la demande. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.

Lorsque l'utilisateur DEMO double clique sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à l'écriture comptable.

Widget Processus de l'utilisateur DEMO

A partir de la demande, l'utilisateur pourra :

• Accéder à la modification de l'écriture, bouton Modifier écriture

• Transférer la demande à son responsable, bouton Transférer la demande

• Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, bouton Ecriture complète

Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.

Gestion des visas pour les écritures en attente

Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des boutons :
« Viser l'écriture » : permet de positionner le visa afin d'intégrer l'écriture en comptabilité. L'utilisateur doit posséder le droit CEv pour viser l'écriture.
« Demander le visa » : permet de faire une demande de visa à un utilisateur.

Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :

La demande de visa sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ Collaborateur : DEMO (dans notre exemple).
Puis cliquer sur le bouton Demander le Visa. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus.

Notre utilisateur DEMO pourra ensuite en cliquant sur la ligne correspondante donner une suite à la demande.



A partir de la demande, l'utilisateur pourra :

• Accorder le visa, bouton Accorder le visa

• Réaliser une demande à son manager, bouton Demander au manager

Il sera également possible de réinjecter l'écriture concernée dans le DataHub via le choix ci-dessous :

Cette opération permettra par exemple de relancer l'ensemble des étapes composant le processus et d'intégrer l'écriture en comptabilité.
Remarque :
Pour les écritures saisies directement (sans passage par le DataHub), la demande de visa n'est pas obligatoire. En effet le bouton Intégrer en comptabilité est actif par défaut.

Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente

Intégration comptable de l'écriture en attente visée

Une fois que notre écriture a été visée, on ne pourra l'intégrer en comptabilité via le bouton
Lors de l'intégration un test de cohérence est systématiquement réalisé sur la partie comptabilité et analytique. En cas d'incohérence l'utilisateur est alerté et l'intégration est rejetée.

Viser des écritures en attente en masse

Divalto met également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu.

Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons touche de raccourci F5 et touche de raccourci Shift F5 ou manuellement en cliquant la case Visa.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.

Remarque : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :

• Rechercher une écriture via le bouton

  Open

  

  , touche de raccourci Ctrl F

• Consulter, modifier l'écriture via le bouton

  Open

  

  , touche de raccourci F6

• Visualiser le fichier joint principal via le bouton

• Consulter la note du DataSet et de l'écriture par les boutons

• Consulter les pièces jointes via le bouton

• Modifier le regroupement au niveau présentation des écritures par le bouton

  qui indique le regroupement actuel. Cette option est également accessible par le menu Regroupement.

• D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.

Zooms des écritures en attente

Entête de l'écriture en attente

Pour supprimer une écriture en attente, il faut utiliser le zoom des entêtes des écritures en attente.

Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures/ Entête d'écriture en attente.
C'est à ce zoom que l'on accède également, lors de la saisie des écritures en attente via le bouton .
On pourra réaliser les opérations suivantes :

• Consulter la provenance de l'écriture à partir de l'onglet IDENTIFIANT

• Consulter les lignes d'écriture, en accédant au zoom Ecriture en attente

• Modifier l'écriture en retournant en saisie d'écriture en attente

• Supprimer complétement l'écriture en attente

Ecriture en attente

Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures/ Ecriture en attente.
Ce zoom permet de consulter le détail des lignes d'écritures en attente.