Paramétrage demande d'achat et appel d'offre

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Last updated: 07/10/2021 by Khouloud Achouri (Unlicensed)
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Demandes d'achat

  • Fichiers – Organisation – Dossiers – Sélection du dossier à paramétrer - Bouton Demande Achat – Onglet « Demandes d'achat »


Délai de traitement : le nombre de jours indiqué ici s'additionnera à la date de la demande d'achat pour donner une date butoir de traitement à l'acheteur. Cette information, facultative, permet de pré-renseigner le champ « Délai de réponse » de la demande d'achat.
Toutes les demandes non encore traitées à cette date seront mises en évidence par un feu rouge symbolisé à gauche de la ligne concernée. On entend par traitement la transformation de la demande d'achat en appel d'offre, en devis ou en commande(s).
Acceptation automatique en état actif : en cochant cette case d'option, l'état « provisoire » n'est pas géré et la demande d'achat est directement créée à l'état « actif ». La demande n'a dons pas besoin d'être validée dans un second temps. (Voir aussi « Les états possibles »).
Ajout manuel du fournisseur : si cette case d'option est cochée, le collaborateur qui fera une demande d'achat pourra proposer d'autres fournisseurs que celui ou ceux qui sont associés à la fiche article. Dans le cas contraire, seuls les fournisseurs habituels et référencés pour l'article seront pris en compte.
Regrouper les lignes lors de la transformation en appel d'offre : cette case d'option, cochée par défaut, évite de multiplier les documents portant sur une même référence. Ainsi, n demandes d'achats contenant une ligne avec le même article et le même fournisseur seront transformées en 1 seule ligne sur l'appel d'offre. Les liens seront conservés, vous permettant ainsi de remonter aux origines de la référence unique.
Exemple : si 10 personnes font une demande d'achat pour une même référence article, le fournisseur recevra une seule demande de prix pour 10 articles et non pas 10 lignes individuelles.
Transformation : il s'agit d'autoriser ou non la possible transformation de la demande d'achat en :

  • Devis

  • Commande

  • Appel d'offre

  1. Appels d'offre

  • Fichiers – Organisation – Dossiers – Sélection du dossier à paramétrer - Bouton Demandes d'achat – Onglet « Appels d'offre »


Le délai de traitement indiqué ici permet de pré-renseigner le champ « Délai de réponse » de l'appel d'offre. La date obtenue correspond à la date de l'appel d'offre additionnée du délai en jours.
Tout appel d'offre non traité à cette date sera précédé d'un feu rouge pour alerter l'acheteur de son retard.
Cette option est facultative.
Note : Veillez également à ce que la génération des appels d'offre depuis les demandes d'achat soit autorisée (Fichiers – Organisation – Dossiers – Sélection du dossier à paramétrer - Bouton Demandes d'achat – Onglet « Demandes d'achat » - Encart « Transformations »).
Confidentialités
Il convient de bien paramétrer les confidentialités des utilisateurs pour définir qui peut créer une demande d'achat ou un appel d'offre, qui peut valider ou refuser, etc.

Au niveau du dossier

  • Fichiers – Organisation – Dossiers – Sélection du dossier à paramétrer - Bouton Demande d'achat - Onglet « Confidentialités »

Au niveau des utilisateurs

  • Module Administration – Utilisateurs - Utilisateurs communs – Sélection d'un utilisateur – Bouton Confidentialités

  1. Catégories

  • Fichiers – Tables – Tables de paramétrage générales – Catégorie de demandes d'achat

Les demandes d'achat peuvent être filtrées par catégorie, par exemple « Achat interne », « Achat externe », « Achat récurrent », « Sensible », etc.