Tout matériel est obligatoirement rattaché à une classification permettant de regrouper les divers équipements par :

• Genre

Soit un ensemble de matériels appartenant à un même domaine.

• Type

Soit un ensemble de matériels appartenant à un même genre qui permet de répondre à un même type d'usage
Toute fiche matériel est donc structurée en genres et types.

Les Matériels dans contrats et abonnements

Une fiche matériel est identifiée en interne par un numéro chronologique affecté automatiquement dès la création. Mais dans le dialogue de création, vous devez identifier le matériel par vous-même :

• Le classant dans un genre.

Cette donnée est obligatoire et l'appartenance du matériel à un genre est définitive.

• En lui attribuant un code matériel.

C'est cet identifiant qui sera visible dans tous les traitements

Fiche genre

On accède au zoom des genres de matériels par l'option de menu : Ressources matérielles / Fichiers / Genre matériel
Pour paramétrer complètement un genre matériel, vous devez remplir une fiche contenant les données suivantes :

• Code genre

• Libellé genre

• Domaine de compétence

• Dernier code matériel attribué

• Questionnaire

• Nature immobilisation

Code genre
Les genres sont codifiés librement sur 8 caractères alphanumériques majuscules.
Libellé
Il est composé de 40 caractères.
Domaine de compétence
Le code est défini sur 2 caractères alphanumériques et permet de structurer le parc matériel en grands domaines d'activité. Ce domaine de compétence est un critère de sélection. Le libellé du domaine de compétence est composé de 40 caractères.
Dernier code matériel
Dans la fiche genre, vous pouvez indiquer le dernier code matériel si vous souhaitez gérer automatiquement les codes matériels pour ce genre. Les numéros seront incrémentés à chaque nouvelle création et l'incrémentation est effectuée sur la partie numérique, mais vous aurez toujours la possibilité de forcer le code matériel en création de matériel.
Questionnaire
Vous précisez ici le questionnaire qui contiendra les rubriques associées aux fiches matériel du genre. Le questionnaire est indispensable si vous voulez gérer une désignation structurée pour les matériels du genre.
Le concept général de questionnaire et de rubrique commun à tout Divalto est applicable :

• GMMAT_BF Questionnaire pour le genre des bagues filetées

• GMMAT_GRUE Questionnaire pour le genre des grues

• IMPLICITE_GMMAT valable pour tous les matériels

Nature immobilisation
Il s'agit du même concept que dans Divalto finances, et sera utilisé si vous voulez créer une fiche bien à partir de la fiche matériel.

Fiche type

Cette table permet d'administrer le deuxième niveau de la typologie des matériels de l'entreprise, ce qui permet de structurer le parc matériel. Chaque matériel doit être rattaché à un type dès sa création, afin de préciser sa nature.
Le type matériel est une subdivision du genre. A partir d'une fiche genre, on accède aux types via le bouton  « Types » ou le menu Compléments, Types.
On accède au zoom type de matériel par l'option de menu : Ressources matérielles / Fichiers / Types matériel / Type matériel
Cette table permet d'administrer le deuxième niveau de la typologie des matériels de l'entreprise, ce qui permet de structurer le parc matériel. Chaque matériel doit être rattaché à un type dès sa création, afin de préciser sa nature.
Le type matériel est une subdivision du genre.
Code type
Les types sont codifiés sur 8 caractères alphanumériques majuscules. L'identification d'un type est complète avec le code genre. Le code type ne doit donc être unique qu'à l'intérieur d'un même genre.
Libellé
Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé du type de matériel.
Questionnaire
Vous précisez ici le questionnaire qui contiendra les rubriques associées aux fiches matériel du type. A la création du type, le questionnaire du genre est repris par défaut.
Nature immobilisation
Il s'agit du même concept que dans Divalto finances, et sera utilisé si vous voulez créer une fiche bien à partir de la fiche matériel. Si la nature n'est pas précisée dans le type, Divalto prendra celle du genre.

Fiche matériel

L'accès aux fiches matériels est réalisé par l'option de menu : Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Fichiers / Matériels.
Code matériel
Les matériels sont codifiés sur 20 caractères alphanumériques. Toutefois le format du code peut être prédéfini dans le genre.
Désignation matériel
Vous disposez de 80 caractères pour composer la désignation du matériel.
Numéro de série
Vous disposez de 40 caractères pour indiquer le numéro de série du matériel. Vous pourrez indiquer ici par exemple l'identification délivrée par le constructeur de l'équipement.
Numéro immobilisation
Vous associez ici le matériel à une fiche immobilisation, ce qui permettra à Divalto Finances de le 'voir' en tant que bien à immobiliser.
Ainsi, afin d'éviter la redondance d'informations dans Divalto, les données d'acquisition d'un matériel sont à saisir dans la fiche immobilisation.
La création de la fiche immobilisation à partir de la fiche matériel est facilitée par le paramétrage d'une nature d'immobilisation dans le type de matériel. Il n'est pas nécessaire de détenir une licence de Divalto Finances.
Une fiche immobilisation créée à partir de la fiche matériel est dans le statut 'En construction'. C'est en général le service comptabilité qui doit compléter la fiche et valider son changement de statut.
Fin de garantie
Vous indiquez ici la date de fin de la période de garantie, notamment pour les matériels récemment acquis.
Divalto vous propose un assistant pour le calcul de la date de fin de garantie, invoqué automatiquement lors de la saisie de ce champ, sous réserve de remplir les conditions ci-dessous :

• Présence du numéro immobilisation dans la fiche matériel

• Date de fin de garantie pas encore renseignée

Une fenêtre apparait et vous permet de saisir :

• Date début de garantie (initialisée avec la date d'acquisition de la fiche immobilisation)

• Période de garantie (en jours/Mois ou Années : par défaut 1 an ou durée de garantie de l'article)

• La date de fin de garantie est calculée à partir de ces informations et est renvoyée dans la fiche matériel lors de la validation de la fenêtre.

Propriétaire
Dans le parc matériel, vous pouvez avoir à gérer, des équipements qui appartiennent à un tiers ou à un salarié de l'entreprise. Les services concernés sont responsables de leur bon usage dans le cadre des prestations de l'entreprise, au même titre que les autres équipements.
Si le matériel appartient à l'entreprise, les champs ne sont pas à renseigner. Sinon, il faut identifier le tiers par son type et son code.
Les types de propriétaire possibles sont :

• Client

• Fournisseur

• Individu

• Autre tiers

Référence article
Un matériel peut être un bien qui peut faire l'objet d'un achat dans Divalto Commerce et Logistique. Afin de pouvoir émettre des demandes d'achat, vous devez associer le matériel à une référence article.
Attention, le stock sera généralement à gérer par numéro de série.
Remarque : La référence article est également obligatoire lors de l'utilisation de « l'assistant génération contrat ».
Poste
Un matériel peut être un moyen de production qui peut être reconnu comme poste de travail dans Divalto Production.
Associer un matériel à un poste de travail est nécessaire si vous souhaitez :

• Alimenter automatiquement des compteurs d'utilisation (horaire ou en unités de production) à partir des saisies OF.

• Faire remonter les indisponibilités (ordres d'intervention planifiées et programme prévisionnel) dans Divalto Production.

• Mettre à jour automatiquement les informations sur la fiche entretien du poste de travail

• Alerter la production lors de la création d'un ordre d'intervention qui arrête le matériel, selon les paramètres intervention par type.

Attention : Pour plus de détail, consultez le support de cours traitant des ressources matérielles. Concernant la gestion des contrats et abonnements seul le code matériel, la désignation et la référence article sont nécessaires.

Matériels liés au contrat

Pour les contrats dont le modèle défini une facturation « d'après les matériels », il convient de renseigner la liste des matériels en indiquant les quantités et les prix bruts au niveau de chaque ligne. Le montant total à facturer correspond à la totalisation des différentes lignes suivant la formule :
Montant contrat = Somme (quantité ligne * prix brut ligne)
L'accès à la liste des matériels liés au contrat se fait via l'option du zoom des contrats en cliquant sur le bouton « Matériels » :
Attention : Dans le cas de contrats ayant une indexation de définie, on accèdera aux colonnes Date base indice et Valeur contrat indexé afin de fixer pour chaque ligne les valeurs de départ.
L'option « Edition matériel dans texte de la PFC » de la fiche contrat dans l'onglet « IMPRESSION », permet d'imprimer sur la pièce facture la liste des matériels.
Rappel : mode de calcul « D'après les matériels »
Pour le mode de calcul « D'après les matériels » dans le modèle de contrat, ajout de la notion de taux sur prix de vente afin de pouvoir indiquer que le tarif de base se calcule en fonction d'un pourcentage appliqué au montant de la vente du matériel.
Exemple : cas de ventes de licences ou l'abonnement se calcule sur une base de 21% de la vente.
Le paramétrage des taux se fait dans le modèle de contrat
Ce taux pourra être modifié pour chaque ligne matériel. Si les lignes matériels ont été créées par l'assistant de génération de contrat, les prix unitaires seront renseignés avec les prix indiqués sur la facture de vente.
Rappel : Taux sur prix de vente
Présence d'un pourcentage initial applicable pour la première période de facturation. Vous disposez donc désormais de deux taux :

• Taux initial (facultatif),

• Taux normal

Lors de la création d'un contrat, on mémorise les deux taux dans la fiche Contrat et on initialise la date de fin d'application du taux initial. La date de fin d'application est par défaut : la date de début de validité + la périodicité de facturation.
Ces deux taux proviennent par défaut du modèle. Les modifications dans le modèle ne sont donc plus rétroactives automatiquement, mais tout est révisable dans le contrat.

• Avant la date, c'est le taux initial qui s'applique sur les lignes matériels,

• Après la date, c'est le taux normal

Vous pouvez également décider manuellement du taux sur chaque ligne matériel.
Le programme de « vérification des éléments contractuels » pousse le taux normal sur les lignes matériels soumises au taux initial lorsque la date est dépassée. Si les lignes matériels ont été créées par l'assistant de génération de contrat, les prix unitaires seront renseignés avec les prix indiqués sur la facture de vente.

Facturation au prorata temporis

Lors d'un rajout de matériel sur un contrat, effectué suite à une vente, il faut pouvoir facturer au prorata temporis. La vente additionnelle est matérialisée par une ligne matériel supplémentaire avec sa propre date de début de validité.
Il suffira de demander une facturation au prorata temporis via le bouton Facturation de la fiche contrat pour la date de rajout. La PFC produite ne prendra en compte que les lignes matériel ajoutées après cette date.
La case à cocher « Prorata » est accessible indépendamment du choix de l'onglet calendrier qui concerne la facturation en début ou fin de contrat. La date de fin est calée sur la prochaine échéance du calendrier de facturation.