Gestion des classements

Généralités : Gestion des emprunts

La notion d'emprunt concerne exclusivement les documents originaux "physique" qui ne peuvent être diffusés sous forme de copie :

Emprunt d'une norme, d'un ouvrage ...
Divalto Documentation propose la fonction d'emprunt qui porte sur un exemplaire du document.
Il s'agit alors de définir le destinataire du prêt dans une fiche emprunt.
Si le document est inclus dans un dossier, selon le type d'inclusion, il pourra ou non être emprunté individuellement.
L'accès aux emprunts se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le document chargé, le bouton donne accès au Zoom des classements.

 Pour les originaux numériques, il est plus intéressant d'utiliser la fonction de diffusion.

Les emprunts en cours sont consultables dans l'interrogation :
 Emprunts

Mode fiche : Zoom emprunt

Pour déclarer l'emprunt d'un exemplaire document , vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Emprunt
Date début emprunt
Libellé destinataire
Restitution
Date fin emprunt

Généralités : Zoom des emprunts

Vous disposez d'un zoom des emprunts qui permet de consulter, modifier, créer, supprimer les fiches emprunt des documents .
La liste des emprunts peut être ordonnée par :
Numéro exemplaire
 pour accéder au Mode fiche .
 L'emprunt d'un document à partir du zoom des classements se fait directement au mode fiche .

Date fin emprunt

Vous précisez ici la date de la restitution. C'est une date prévisionnelle jusqu'à ce que vous déclariez l'emprunt comme terminé.

Libellé destinataire

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé du destinataire de l'emprunt.

Code ou Nom d'un fournisseur
Code ou Nom d'un autre tiers
Nom d'une personne
Nom d'une société

Date début emprunt

Vous précisez ici la date de début de l'emprunt
Divalto Documentation propose la date du jour par défaut.

Type dossier

C'est un type document que l'on a défini comme type dossier, et qui identifie le type de conteneur du document.

Numéro dossier

C'est un numéro de document qui appartient à un type dossier, et qui identifie le conteneur du document.

Généralités : Zoom contenu dossier

Vous disposez d'un zoom qui permet de consulter, insérer, détacher les exemplaires document inclus dans un dossier.
La liste des documents inclus peut être ordonnée par :
Numéro document
 pour accéder au mode fiche.
pour accéder à la fiche descriptive du document inclus.

Mode fiche : Zoom contenu dossier

Le mode fiche présente les données du document :

Titre document
Auteur
Alias
Etats du document
Classement original

Numéro exemplaire

Divalto Documentation attribue un numéro sur 5 chiffres maximum, à chaque exemplaire du document.
Un exemplaire correspond à un original physique ou à une clé sur le document dans un plan de classement.

Une norme détenue en trois exemplaires dans l'entreprise sera classée dans trois lieux physiques différents;
Une fiche d'instruction rattachée au poste de travail 1012 et à l'activité tissage, peut être classée dans les localisations "PT1012" et "TISSAGE".

Etat de disponibilité

Indique le statut de l'exemplaire d'un document vis à vis de la gestion des emprunts :

Classement dans un dossier

Vous pouvez créer des documents dans un type de document qui a été défini comme type dossier. Ces documents sont dès lors appelés "Dossiers".
Un dossier n'a pas de contenu externe, puisqu'il est un conteneur d'autres documents.
L'accès aux contenu du dossier se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le dossier chargé, le bouton donne accès au Zoom contenu dossier .
Tout document inséré dans le dossier héritera du classement de celui-ci.
S'il s'agit de dossiers à feuilles volantes, il n'y aura pas de gestion d'indice, et les documents inclus seront toujours à la dernière version.

Généralités : Classement

Tout document a au moins un exemplaire original qui est la source de toute diffusion :
Un original papier est détenu dans un emplacement physique.
Un original numérique est stocké dans un emplacement virtuel (répertoire fichiers ou archive GEIDE).
Divalto Documentation propose la fonction de classement qui vous permet de déclarer cet emplacement , et de l'utiliser comme critère de recherche.
Il s'agit alors de définir la localisation pour chaque exemplaire détenu.
Si le document est inclus dans un dossier, il prend la localisation de celui-ci.
L'accès aux classements se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le document chargé, le bouton  donne accès au Zoom des classements.

 Pour les originaux numériques, il est plus intéressant de rapprocher la notion de localisation des entités organisationnelles de l'entreprise, plutôt que de lieux physiques.
 Pour les originaux physiques, vous avez la possibilité de gérer les emprunts .

Le classement est un critère de tri dans l'interrogation :
 Documents par localisation

Généralités : Zoom des classements

Vous disposez d'un zoom des classements du document qui permet de consulter, modifier, créer, supprimer les exemplaires du document .
La liste des classements peut être ordonnée par :
Numéro exemplaire
 pour accéder au mode fiche.
pour déclarer le prêt de l'exemplaire du document à un tiers.
pour déclarer la restitution de l'exemplaire emprunté.
 pour accéder à la fiche descriptive du dossier conteneur .

Mode fiche : Zoom des classements

Le mode fiche présente les données du classement :
Numéro exemplaire
Etat de disponibilité
Conteneur (si document inclus dans dossier)
Type dossier
Numéro dossier
Classement
Localisation

Localisation

Vous choisissez le code localisation, parmi ceux autorisés comme lieu de classement.