Les Sites dans Installation Maintenance

Un site est le lieu d'intervention ou de rattachement d'un ou plusieurs contrats. Le site correspond donc à une adresse d'intervention.

Pour IM, le site identifie de plus en CRM Web :

• le lieu d'une intervention

• un lieu d'installation d'un équipement

Lorsqu’un équipement est posé sur un site, une localisation associée au site est créée, (avec un code localisation égal au code site) et affectée au matériel dans la GRM.

Le critère Site principal dans la sélection du Zoom des matériels permet de sélectionner les équipements dont le code localisation est égal au code site du critère.

Pour IM, un onglet de paramétrage complémentaire est proposé pour définir la méthode de facturation des déplacements.

On accède au zoom des sites par l'option de menu : Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Fichiers / Sites

Onglet « GENERALITES » du site

Code site
La codification s'effectue sur huit caractères alphanumériques. Si vous souhaitez attribuer un code automatiquement lors de la création du site, il suffit valider le champ à espace et le code sera attribué à partir du dernier code site mémorisé dans la fiche dossier.
Vous accédez à la numérotation automatique par l'option de menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Bouton « Numérotation » et le champ « Site ».

Lorsque le site est créé dans la CRM Web, le code site attribué est au format Sxxxxxxx

Nom
Dans la solution IM, le nom du site est obligatoire

Code adresse
Dans la solution IM, le code adresse est obligatoire. 
Dans la CRM Web, le site est une caractéristique de l'adresse d'un Tiers. L'adresse est définie comme un site par activation de la coche 'site intervention' de l'onglet Intervention.

Onglet « FACTURATION » du site

Mode de règlement
Dans la solution IM, c'est le mode de règlement du site, s'il existe, qui initialise le mode de règlement en création de devis travaux.

Régime TVA

C'est le régime de TVA du site, si renseigné, qui initialise le régime TVA du Tiers en saisie de devis travaux

Onglet "DEVIS TRAVAUX" du site

Cet onglet n'est visible que dans la solution IM.

Il permet le paramétrage de la méthode de facturation du déplacement dans la facturation des interventions Service Client.

• coche : activer la facturation du déplacement

  • si cette coche n'est pas cochée, aucun déplacement n'est facturé lors d'une intervention de service client sur le site

  • l'activation de la facturation du déplacement ouvre la sélection par un menu déroulant, de la méthode de facturation du déplacement et des paramétrages liés à chaque méthode si nécessaire

    • Km forfaitaires : Facturation des Kilomètres.

      • Distance facturable Nb Km Forfaitaires : permet de saisir le nombre de Km à facturer pour chaque déplacement

      • Référence utilisée pour la facturation  : référence pour la facturation au kilomètre (Dossier devis travaux / Onglet INTERVENTION)

    • Km parcourus : Km déclarés sur les temps de type trajet de l'intervention

      • Référence utilisée pour la facturation : référence pour la facturation au kilomètre (Dossier devis travaux/ Onglet INTERVENTION)

    • Temps de trajet : temps facturables de type trajet de l'intervention

    • Forfait trajet : Facturation d'un forfait trajet pour chaque temps trajet déclaré sur l'intervention

      • Forfait trajet : Code Forfait Trajet ( Tables liées au devis travaux / Table Forfait trajet)

La barre d'outils de la fiche site

A partir du zoom des sites et de la barre d'outils, l'utilisateur à de plus accès : 

• à l'interrogation des devis travaux et des situations liés au site, par le bouton Pièces

et via un bloc de 3 boutons à droite du suivi des contrats :

• à la page site CRM Web par le bouton Site CRM Web

• à la fiche site CRM Web - onglet Interventions  par le bouton interventions CRM Web

• à la fiche site CRM Web - onglet Equipements par le bouton Equipements CRM Web

Le Prospect dans Installation Maintenance (V10.8)

• Bouton

  • Sites : permet l’accès au site depuis la fiche prospect

• Outils

  • Créer un devis travaux : pilote la création d’un devis travaux

• Interrogation

  • Interrogation Affaires Installation Maintenance

Paramétrage complémentaire du type de matériel dans Installation Maintenance (V10.7)

Utilisation du type matériel en CRMWeb

le type de matériel [GRM] est synchronisé avec le type d'équipement [CRMWeb].

Le type d'équipement est unique en [CRMWeb], indépendamment de son rattachement à un genre, et un contrôle d’unicité indépendamment du genre est ajouté lorsque le type de matériel est utilisé en CRMWeb.

Onglet Généralités

• utilisé en CRMWeb : indique que le type de matériel [GRM] représente un type d'équipement utilisé en CRMWeb
  doit être cochée sur tous les types représentant un type d'équipement en CRMWeb.
  Parce que le type d'équipement en CRM Web est unique, indépendamment du genre, un contrôle complémentaire d’unicité du type de matériel , quelque soit le genre, est effectué en création/modification (V10.8).

Dans la solution Installation Maintenance, les équipements sont représentés dans l’ERP par des matériels [GRM].
Le matériel [GRM] possède 2 identifiants :

• le code matériel (Onglet généralités), alphanumérique de 20 caractères défini librement

• le numéro matériel (Onglet Identifiant), affecté automatiquement, unique

L'équipement et le matériel partagent le même code matériel. Ce code pouvant être modifié dans l’ERP, il est nécessaire d’interdire la modification du code matériel des matériels liés à des équipements.
Le blocage se fait lorsque le type du matériel est paramétré utilisé en CRMWeb

En saisie de devis travaux, il n’est pas possible de sélectionner un matériel dont le type n’est pas marqué utilisé en CRMWeb

Comportement en migration :

En migration, le script “gt_21376.sql” positionne la coche utilisé en CRMWeb sur les types matériel pour les matériels utilisés en devis travaux.
Il sera nécessaire de contrôler et d’adapter le paramétrage si nécessaire.

Sélections du Zoom - Onglet CRM WEB (V10.8)

Coche : Uniquement les types CRMWEB en erreur.
Présente les types de matériel utilisés avec plusieurs genres, et dont l’un des types est utilisé en CRMWEB. Permet le contrôle post migration.

le Zoom affichera les lignes de chaque type de matériel défini pour plusieurs genres et dont au moins un type est ‘Utilisé en CRMWeb’.
Lors de la création/modification d’un type de matériel, le programme contrôle si le type n’existe pas déjà en CRM Web. Si oui, affiche un message d’erreur et l’utilisateur ne peut pas valider la fiche.

La catégorie de pièces dans Installation Maintenance (V10.7)

Rappel : Présente dans différentes entités comme le client, le fournisseur, ou les pièces , la catégorie est un champ qui permet de qualifier une entité.

Onglet Installation Maintenance de la catégorie :

Permet de définir des paramétrages Devis travaux pour la catégorie, en remplacement du préfixe par défaut défini dans le dossier devis travaux :

• Préfixe du devis travaux,

• Méthode de calcul de prix

• Gestion du PUB de la commande opérationnelle générée à partir du devis travaux

• Coefficients

  • Coefficient de vente des prestations de main d’œuvre

  • Coefficient de vente des fourniture

  • Coefficient de difficulté

  • Coefficient de frais généraux

Catégorie par défaut

Une catégorie par défaut peut être définie dans le dossier Devis Travaux

• onglet généralités

  • catégorie par défaut en saisie de devis client

  • catégorie de pièces par défaut lors d’une intégration d’un devis travaux par webservice (interventions créées depuis une demande ou une intervention)

Utilisation dans le devis travaux

• Saisie de la catégorie en saisie de devis travaux.

  • la catégorie est initialisée par la catégorie par défaut et modifiable

• Saisie de la catégorie en duplication de devis travaux

  • la catégorie du devis d’origine est proposée; elle est modifiable

• Possibilité d’indiquer la catégorie de devis travaux dans le point de menu.

• NB : la catégorie du client / prospect n’est pas appliquée en saisie de devis travaux.

• Affectation du préfixe déterminé par la catégorie de pièces à la génération de la commande opérationnelle

• Affectation du préfixe déterminé à la génération de la facture de situation

Utilisation Zoom Entêtes de devis travaux

• la catégorie est disponible en affichage du Zoom des entêtes de devis travaux

• la catégorie est un critère de sélection

Les Agences CRM dans Installation Maintenance (V10.6)

La CRM Web propose en standard une structure opérationnelle hiérarchique multi-niveaux (appelée GROUPES), dont les 2 premiers niveaux sont la société et l'agence.
Peuvent être rattachés à  une agence : 

• les techniciens, les coordinateurs (une ou plusieurs agences via le paramétrage des groupes)

• les interventions

L'objectif de cette fonctionnalité est d'intégrer la gestion des agences dans l'ERP

• dans la définition de l'organisation de l'entreprise 

• dans le paramétrage des utilisateurs

• dans l'affectation des interventions.

Parce que l'agence CRM représente le premier niveau de l'organisation opérationnelle d'un dossier, 3 utilisations sont proposées 

• dossier géré sans établissement : l'agence CRM représente le premier niveau de l'organisation opérationnelle; les agences sont définies et gérées dans l'ERP et synchronisées avec la CRM Web.

• dossier géré par établissements : 

  • les agences CRM sont les établissements 

  • les agences CRM sont un niveau d'organisation opérationnelle, et sont indépendantes des établissements

Paramétrages

Dossier Devis travaux / onglet 'DEVIS TRAVAUX'

une case à cocher définit la gestion des agences CRM en gestion multi-établissements :

• Les établissements sont des agences CRM (Oui/Non)

Commerce & logistique / tables / Tables liées aux collaborateurs / Agence

cette table permet de paramétrer les agences CRM dans l'ERP et en CRM Web.
Lorsque les établissements sont des agences, les données saisies dans le Zoom Agences CRM ne sont pas prises en compte dans les traitements. 

• Code Agence CRM

• Libellé Agence CRM

• Adresse Agence CRM

• Téléphone

• Fax

• Site Internet

• Email

Si les établissements sont des agences CRM : 

• les commerciaux sont gérés par établissement : l'agence est égale à l'établissement du commercial

• sinon : l'agence est égale à l'établissement courant

Si les établissements ne sont pas des agences

• l'agence pourra être renseignée dans la fiche collaborateur liée à l'utilisateur.

Le dépôt technicien dans Installation Maintenance (V10.7)

le dépôt technicien est un dépôt. Le dépôt technicien dans Infinity est un miroir du dépôt physique (Véhicule technicien) géré en CRM Web et mobile.

• Onglet définition

  • dépôt technicien : en cochant, on indique que le dépôt est un dépôt technicien synchronisé avec la CRM Web. Les dépôts sont définis dans Infinity.

  • auto-réception CRM : en cochant, on indique que la réception des bons de transfert (transfert vers le dépôt technicien depuis un dépôt principal ou un dépôt agence) est automatiquement réceptionnée.
    Si non cochée, le bon de transfert sera réceptionné par le technicien.