Le code opération
- Aurore Bastian
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Les codes opération manipulent les natures de stock pour générer des flux. Ils sont la clé des traitements sur les stocks. Ils fournissent les paramètres pour le journal d'intégration, pour les coûts, le type de document, le sens principal du mouvement de stock.
La gestion des codes opérations permet de définir avec précision les types de mouvements :
La ou les natures de stock concernée(s),
Le sens des mouvements (entrées / sorties) et le type de valorisation du coût de revient (si entrée),
Les tiers autorisés par l'opération (Client, Fournisseur ou Interne),
Les types de pièces autorisées (Devis, Commande, BL, Facture),
Les paramètres de comptabilisation (journal d'achat et de vente + masquage compte),
Les paramètres pour la DEB.
Les codes opérations permettent de distinguer par exemple :
les sorties clients : vente de neuf, d'occasion, échange sous et hors garantie, retour après réparation, échantillons, etc. ;
les entrées-sorties clients : prêt, consigne, déconsigne
les entrées internes : régularisation d'inventaire ;
les entrées-sorties internes : transfert de dépôt, assemblage, production, désassemblage, consommation de composant, dépréciation, réparation.
les entrées fournisseur : réception sur achat;
etc …
NB : Tous ces exemples de codes opérations sont pré-paramétrés dans l'ERP Divalto. Si la grande majorité des besoins des entreprises est prise en compte en standard, des codes opérations peuvent être créés pour répondre à toutes les exigences rencontrées
Code opération
Composition du code (de 1 à 3 caractères):
Le 1er caractère détermine si le mouvement est une entrée ou une sortie, s'il concerne un client, un fournisseur ou l'entreprise en interne. (Voir chapitre : Convention de nommage).
Le 2ème caractère concerne des opérations complexes (Echantillon, Consigne, …)
Le 3ème caractère représente la nature de stock.
Des codes opérations pré-paramétrés sont livrés en standard pour les opérations les plus courantes.
Le code 999 correspond à une entrée forcée ; il permet d'effectuer une sortie de stock sans enregistrer de facture fournisseur.
En gestion des stocks il existe :
la sortie de stock : livraison à un client, retour à un fournisseur...
l'entrée en stock : livraison fournisseur, retour de client...
Nous distinguons :
Les sorties clients : vente de neuf, d'occasion, échange sous ou hors garantie, retour après réparation, échantillons,...
Les entrées clients : reprise, échange, retour pour réparation,...
Les entrées-sorties clients : prêt (sortie du stock neuf et entrée en stock 'prêt de neuf'), consigne, déconsigne.
Les entrées fournisseurs : achat, échange, échantillon, prêt.
Les sorties fournisseurs : retour de prêt, reprise,...
Les entrées-sorties fournisseurs : consigne, déconsigne.
Les entrées internes : régularisation d'inventaire.
Les sorties internes : régularisation d'inventaire, consommation, destruction.
Les entrées-sorties internes : transfert de dépôt, assemblage, désassemblage, cannibalisme, dépréciation, réparation.
Pour chaque opération, une table permet de connaître :
La (ou les) nature(s) du stock mouvementée(s)
Le sens du mouvement de stock
L'opération comptable associée.
Libellé
Ce libellé est imprimé sur toutes les pièces clients et fournisseurs, à chaque rupture sur les deux premiers caractères du code opération. Une pièce peut avoir un code opération différent par ligne article.
Exemple : AVOIR (code opération D) et VENTE (code opération C) seront différenciés sur une pièce, alors que les VENTES OCCASION (code opération C 2) et les VENTES (code opération C) ne le seront pas.
Type de tiers
C si l'opération concerne un client (la vente par exemple), F si l'opération concerne un fournisseur (l'achat par exemple), I si l'opération est interne à l'entreprise (les réparations par exemple).
Pièces autorisées
En saisie de pièces, vous indiquez un code opération au niveau de l'en-tête de pièce et au niveau des lignes articles. Ici, vous précisez sur quel type de pièce (devis, commande, BL, facture), l'opération est autorisée.
Titre devis, commande, BL, facture
Le titre de la pièce peut être différent selon le code opération. (Voir chapitre Titre de pièce)
Nature du stock d'origine
Vous indiquez la nature du stock qui sera mouvementée par ce code opération. F8 ou F9 appelle le zoom sur la table des natures de stock.
Remarque : Le stock physique n'est pas toujours identique au stock comptable.
Pour pouvoir faire des inventaires physiques et des inventaires comptables, il faut utiliser un code 'nature de stock'.
Dans le stock comptable et le stock physique nous trouvons la plupart des articles en stock. Ils sont dans le magasin ou dans l'entrepôt et ils appartiennent à l'entreprise.
Dans le stock physique nous pouvons avoir des articles qui appartiennent à un client, à un fournisseur, à une société sœur ou qui sont en dépôt vente.
Dans le stock comptable, nous avons les articles prêtés aux clients ou retournés aux fournisseurs pour réparation par exemple.
Divalto permet également de livrer des articles qui ne sont pas dans le stock comptable :
prêt d'un article immobilisé à un client,
envoi pour réparation à un fournisseur ou à un sous-traitant d'un article appartenant à un client,
suivi des palettes fournisseurs livrées à un client.
A l'intérieur du stock physique, vous pouvez vouloir suivre, par exemple, des pièces neuves, des pièces d'occasion ou des pièces en panne.
Sens
Vous indiquez :
ENTRÉE si l'opération correspond à une entrée en stock, par exemple un achat.
SORTIE si l'opération correspond à une sortie de stock, par exemple une vente.
Cette donnée associée à la zone 'ACHAT ou VENTE' servira à déterminer le sens de l'écriture comptable lors de l'Intégration des factures en Comptabilité.
Ainsi une Sortie / Vente générera une écriture au crédit du compte vente et une Entrée / vente générera une écriture au débit du compte vente.
Valorisation
Vous avez le choix entre 4 possibilités :
Saisie prix Calcul CR
En saisie de pièces, vous saisirez le prix unitaire de l'article (prix d'achat ou de vente).
Le coût de revient de l'article sera calculé pour valoriser le stock. C'est le cas des ACHATS et des VENTES.
Prix=0 CR de l'article
Le prix unitaire de l'article est égal à 0. Le stock est valorisé au coût de revient de l'article.
C'est le cas : du retour pour réparation, de l'entrée pour désassemblage.
Saisie du Prix CR de l'article
Le prix unitaire de l'article est saisi. Le stock est valorisé au coût de revient de l'article.
C'est le cas des AVOIRS.
Prix=0 Saisie du CR
Prix= coût standard: option uniquement valable sur des codes opération qui définissent des flux de sous-traitance
Le prix unitaire de l'article est égal à 0. Vous devez saisir le coût de revient pour valoriser le stock.
C'est le cas des RÉGULARISATIONS D'INVENTAIRE.
Comptabilisation
Cette zone est traitée par le programme d'Intégration Comptable :
ACHAT pour générer les écritures sur le compte d'achat mémorisé dans la fiche article,
VENTE pour générer les écritures sur le compte de vente mémorisé dans la fiche article.
Vous indiquez également le code du journal où l'écriture comptable sera générée par l'opération lors de l'Intégration des factures en Comptabilité. Le programme d'Intégration Comptable traite le code opération de l'en-tête de pièce.
Si vous souhaitez intégrer les achats et les ventes sur des comptes comptables différents en fonction des codes opérations, Il suffit de renseigner cette zone pour les codes opérations concernés, en respectant la codification suivante :
* conserve le caractère d'origine du compte d'achat ou de vente mémorisé dans la fiche article.
Un chiffre remplace au même endroit le caractère d'origine du compte d'achat ou de vente.
Si l'opération d'achat est une opération d'immobilisation, il conviendra de cocher la case « Achat d'immobilisation ».
Conséquences :
le compte de TVA utilisé sera le compte de 'TVA sur immobilisation' (voir fiche TVA),
N'oubliez pas de garnir le masque compte (zone précédente).
Tva intracommunautaire
Le code nature de transaction sur 2 caractères numériques est obligatoire pour les déclarations d'échanges de biens. Il s'agit d'une information économique sur l'opération réalisée.
Le code régime sur 2 caractères numériques est obligatoire sur les déclarations d'échanges de biens.
Exemple
A l'introduction :
11 introductions définitives
19 autres introductions
A l'expédition :
21 livraisons exonérées
23 facturations d'un travail à façon
26 régularisations entraînant une majoration de valeur
Pièce associée
Nature de stock de destination :
Certaines opérations génèrent deux bons de livraison pour le suivi des articles sortis du stock (par exemple les bons de prêts). La nature du stock d'origine concerne le 1er bon de livraison, et la nature du stock de destination concerne le 2ème bon de livraison.
Attention ! Le sens du 1er BL est toujours une sortie, le sens du 2ème BL sera toujours une entrée.
Si vous cochez la case 'Application dépréciation', renseignez le pourcentage de dépréciation à appliquer au coût de revient pour valoriser l'opération. Ce % de dépréciation vous sera proposé par défaut à la saisie des BL internes pour les opérations de dépréciation.
Attention ! Un pourcentage nul correspondra à une reprise de dépréciation.
Opération associée pour lettrage
Le programme de lettrage des Echanges standard proposera, pour pointage, les mouvements correspondant aux opérations qui ont un code opération associé pour lettrage. En standard, les codes opérations pour lettrage commencent par I ou J.
Opération pour avoir
Indiquez le code opération à utiliser dans le cas d'une duplication de pièce en avoir.
Code opération autorisé dans traitement
Indiquez les codes opérations à traiter dans les programmes suivants :
classement ABC,
consommation pour réapprovisionnement,
délai fournisseur pour réapprovisionnement,
transfert de dépôt,
assemblage,
désassemblage,
reconditionnement,
cannibalisme,
calcul du coût moyen pondéré,
régularisation d'inventaire,
cession inter-établissement,
lettrage,
fabrication,
gestion de la maintenance,
transfert WMS,
mise au rebut
Confidentialité
Chaque utilisateur dispose de 24 clés d'accès. Vous pouvez confidentialiser l'utilisation d'un code opération, en indiquant le code que doivent posséder les utilisateurs autorisés.
Le code opération : convention de nommage
Le code opération est défini sur 3 positions. Les deux premières positions sont utilisées dans les ruptures d'impression de pièces.
C'est une convention de nommage (préconisation sans obligation) : c'est le paramétrage du code qui donnera les instructions de traitement.
Exemple de code opération FR9
F : Achat
FR : Retour réparation sous garantie (code destination O : occasion)
FR9 : Retour réparation sous garantie externe (code destination E : externe)
Le code opération et les flux standards
Les flux standards ont été paramétrés de la manière suivante :
le 1er caractère détermine si le mouvement est une entrée ou une sortie, s'il concerne un client, un fournisseur ou l'entreprise en interne.
C Sortie client (vente)
D Entrée client (avoir client)
F Entrée fournisseur (achat)
GSortie fournisseur (avoir fournisseurs)
J Entrée entreprise
I Sortie entreprise
le 2ème caractère concerne des opérations complexes
E Échantillon
C Consigne
G Échange sous garantie
H Échange hors garantie
R Réparation sous garantie
PPrêt
le 3ème caractère représente la nature de stock
1 Neuf
2 Occasion
3 Panne
4Consigne
5 Neuf extérieur
6 Occasion extérieur
7 Panne extérieure
8 Consigne extérieure
9 Externe
A Immobilisation
BExterne extérieur
C Immobilisation extérieure
NB : Le code 999 correspond à une entrée forcée ; il permet d'effectuer une sortie de stock sans enregistrer de facture fournisseur.
Illustration paramétrage code opération C : Vente
Illustration paramétrage code opération F : Achat