Le contrôle facture fournisseur permet de vérifier la cohérence entre les montants et les quantités qui ont été facturées par le fournisseur et la marchandise effectivement réceptionnée. Il permet notamment de mettre en lien la facture fournisseur et les BL y ayant donné lieu.

On peut accéder au contrôle facture fournisseur soit:

• A partir du DataHub Commerce & Logistique / Data Hub / Superviseurs / DataSet factures fournisseurs par le bouton « rapprochement »

• A partir de l'option de menu Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Contrôle facture fournisseur

Premier écran du contrôle de facture

Une entête contrôle facture comprend :

• Le code fournisseur

• La date de facture

• Le code de la pièce du fournisseur

Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.

Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément 

On y visualise les remises et frais de pied de facture.

Open

Attention, les champs ne sont pas ouverts à la saisie ni à la modification.

Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture » 

Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.

Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.

Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 

Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet

Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton . Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :

• La désignation

• Le dépôt

• La quantité facturée

• Le prix unitaire, le prix par, les remises ainsi que le code tva article.

Il est possible de déclarer une ligne en rejet.


Dans ce cas la ligne en rejet ne sera pas prise en compte et la génération de facture sera impossible.

Assistant de rapprochement dans le contrôle de facture

Afin de pointer les différentes lignes on dispose d'un assistant de rapprochement accessible via le bouton .
On indiquera le montant TTC à rapprocher. Il est garni par défaut par la valeur présente dans la zone TTC du groupe Montants en euros.

On indique également les différents pourcentages de tolérance issus soit de la fiche dossier, soit de la fiche fournisseur pour la tolérance d'acception. On peut modifier manuellement les montants minimum et maximum, ainsi que la durée maximale de traitement en se basant sur un nombre maximum de BL à traiter.

Le visa dans le contrôle de facture

Option dans la fiche Fournisseur

Dans la fiche fournisseur, onglet “Facturation et transport”, cette option: “Nécessite une validation manuelle du contrôle facture” enclenche la nécessité de validation par un visa, pour accéder aux fonctionnalités de contrôle facture (notamment générer la facture).

Donc, si elle est cochée, il faut valider au préalable le visa.
Sinon il faudra la décocher sur le ou les fournisseur(s) concerné(s).
Sachant que si elle a été cochée avant la création du contrôle, il sera nécessaire de valider le visa pour ce contrôle, même si on la décoche sur le fournisseur.

Effectuer une demande de visa à un collaborateur

Avant de viser la facture et de la générer, on a la possibilité d'effectuer une demande de visa à un collaborateur, grâce au bouton « demander le visa » (devient « visa datahub » depuis la version 10.2).

Le collaborateur pourra accorder le visa (et réinjecter éventuellement dans l'automate) ou faire une demande de validation auprès de son manager (bouton ) qui lui, pourra accorder le visa.

Fonctionnement une fois le visa accordé

Une fois que le visa a été accordé on génère la facture : Bouton « Générer la facture ». Lorsque le traitement de génération est terminé, la facture est générée et le contrôle facture passe en statut périmé.

Traitement de masse des demandes de visa.

Pour les demandes de visa multiples, un traitement de masse est prévu.
Commerce & Logistique / Administration des achats / Facture Fournisseur / Visa contrôle facture fournisseur.
L'option de menu « Regroupement » permet de personnaliser la vue de classement des factures à viser.

La même fonctionnalité est accessible par le bouton « changement de regroupement »

On peut rechercher une écriture par Ctrl F.
Une fois positionné sur la facture on accède :

• Au contrôle facture correspondant à cette dernière via le bouton

  Open

  

• A l'interrogation de la fiche fournisseur ou à la visualisation du pdf correspondant en utilisant l'option de menu « Interrogation ».

Le menu Outils / Option permet de positionner le type de regroupement par défaut à appliquer lors de l'ouverture du traitement ainsi que l'ouverture de l'affichage de la pièce jointe principale (coche « Afficher la facture au démarrage du programme »).

Saisir un contrôle facture fournisseur sans rapprochement (V10.7)

Le contrôle facture fournisseur est accessible par le menu Commerce & logistique/ Administration achats/ Facture Fournisseur/Contrôle facture fournisseur.

Il est possible de commencer la saisie d’un contrôle facture fournisseur, sans le finaliser par le rapprochement avec un ou plusieurs BL.

La fenêtre de sélection comporte:

• Le groupe Sélection entêtes, qui permet de rechercher un contrôle facture entamé

• Le groupe Sélection lignes, qui permet de rechercher les pièces auxquelles on veut associer un contrôle facture, quand aucun contrôle facture correspondant n’est existant

Sur la page de sélection, si on filtre par un numéro de fournisseur et un numéro de pièce, le programme va proposer d'ouvrir le contrôle correspondant, après réponse positive au message d’alerte suivant: 

Sur la page de sélection, si on filtre sur code fournisseur uniquement, et que plusieurs contrôles facture existent, le programme propose de les ouvrir via le zoom d'entête de contrôle de facture, dans lequel on pourra sélectionner celui que l’on veut traiter:

Si aucun contrôle facture correspondant n’existe, le programme propose de saisir un nouveau contrôle. Dans ce cas, le groupe Sélection lignes de la fenêtre de sélection doit être utilisée pour trouver les pièces requises.

Générer la date d'échéance à partir de la date de facture fournisseur (V10.8)

Lorsque l’on modifie le mode de règlement en entête de contrôle facture, la nouvelle date d'échéance est calculée automatiquement, dans le cadre d’une échéance manuelle (cas du code de règlement RG fourni dans notre paramétrage par défaut).

Pour effectuer ce calcul, le programme utilise la date de la pièce du tiers et ajoute le nombre de mois constituant le cadencement décrit dans l’onglet Echéance de la table des codes de règlement correspondant au mode de règlement nouvellement saisi.

De la même façon, si la date d'échéance est vide dans l’entête du contrôle facture fournisseur, un clic sur le champ Echéance du contrôle de facture lance le calcul de la date, conformément au paramétrage du code de règlement contenu dans le champ Mode règlement de l’entête du contrôle de facture.

Fixer la base de calcul de la date d'échéance (V10.10)

Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Comptabilité, Calcul de la date d'échéance de la facture fournisseur, il est possible de préciser sur quelle date on se base pour déterminer automatiquement la date d'échéance des factures à payer: Par date de pièce pour se baser sur le champ Date de pièce de l’entête de facture fournisseur ou Par date de pièce fournisseur pour se baser sur le champ Date de la pièce tiers de l’entête de facture fournisseur.

Ce paramètre est actif en saisie de facture fournisseur, génération de pièces et dans le contrôle de facture fournisseur. En saisie de facture, le résultat du calcul est stocké dans le champ A échéance le (onglet Facturation/Impression) de l’entête de facture fournisseur. Dans le contrôle de facture fournisseur, le résultat du calcul se trouve dans le champ Echéance de l’entête du contrôle de facture.

Remarque : Pour effectuer ce calcul, le programme ajoute à la date positionnée comme base dans le paramètre décrit précédemment, le nombre de mois constituant le cadencement décrit dans l’onglet Echéance de la table des codes de règlement correspondant au mode de règlement positionné. Ce calcul s’effectue à la création de la pièce et non plus à l’impression de celle-ci.

Contrôle du montant de la taxe complémentaire en contrôle facture fournisseur (V10.10)

En saisie directe de facture fournisseur, en pied de pièce, on indique les montants pour confirmer les valeurs calculées par le programme de saisie : le HT, le montant de l’escompte etc. 

Parmi ces valeurs, on trouve le montant des taxes complémentaires. Si le montant des taxes saisi est différent du montant des taxes complémentaires calculé par le programme, l’utilisateur est invité à vérifier les chiffres correspondants.

Le contrôle facture fournisseur permet lui aussi de générer des factures fournisseur.

Comme en saisie de facture fournisseur directe, en entête, on confirme les montants et notamment le montant des taxes complémentaires:

Si la valeur de la taxe complémentaire saisie est différente de celle calculée par le programme, un message d’erreur identique à celui qui s’affiche dans la même situation en saisie directe des commandes fournisseur, invite l’utilisateur à vérifier. Ainsi, les deux façons de créer des commandes fournisseur sont iso fonctionnelles sur le thème de la taxe complémentaire.

Message d’erreur:

Agir sur les écarts au moment du contrôle facture fournisseur (V10.9)

Lorsqu’il existe une différence de quantité ou de montant (liée à une différence de prix ou de remise) entre la somme facturée par le fournisseur et la valeur de la marchandise effectivement réceptionnée, il est possible, lors du contrôle facture fournisseur, de générer automatiquement un avoir du montant de la différence.

Cet avoir prend la forme d’un devis ou d’une commande (on en décide dans le dossier Commerce et logistique). Lorsque le fournisseur aura donné son accord, la pièce d’avoir suivra le cycle de validation classique à savoir:

• si l’on décide dans le dossier, de produire des pièces d’avoir sous la forme d’un devis à l’attention du fournisseur, ce devis sera validé en commande, en BL, puis en facture

• si l’on décide dans le dossier, de produire des pièces d’avoir sous la forme d’une commande à l’attention du fournisseur, cette commande sera validé en commande, en BL, puis en facture

Remarque : les pièces d’avoir, devis ou commande selon le choix positionné dans le dossier, sont à montant positif. C’est le code opération qui porte le sens de la pièce.

Visualiser les écarts

D’un point de vue concret, dans le contrôle facture fournisseur, on peut visualiser les valeurs d’origine et les valeurs finalement facturées au niveau des lignes et du pied.

Dans les lignes du contrôle, on trouve les colonnes suivantes, permettant de confronter les valeurs d’origine et les valeurs effectivement facturées par le fournisseur:

• pour les quantités : Quantité facturée, Quantité d’origine

• pour le prix unitaire : Prix unitaire brut, Prix unitaire brut d’origine

• pour les remises : remises en montant, Remise en montant d’origine 

En cas de différence sur une des valeurs, au sortir de la ligne, un message signalant la présence d’un écart s’affiche.

Ainsi prévenu, l’utilisateur peut indiquer si la ligne doit générer une demande d'avoir associé à un retour (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce qu’il y a un trop livré qui sera retourné au fournisseur), d'avoir financier (cas par exemple, où la quantité facturée est supérieure à la quantité d’origine par surfacturation non liée à un trop livré) ou de facture (cas ou la quantité facturée est supérieure à la ligne d’origine parce que trop de marchandise livrée et acceptée). Pour ce faire, l’utilisateur utilise le menu déroulant proposé dans la colonne Génération code associé à la ligne.

Remarque : les écarts de prix unitaire ou de remise ne donnent évidemment pas lieu à un Avoir retour.

En pied de contrôle, onglet Complément, on visualise un récapitulatif des valeurs des totaux originaux (Total original) et des totaux effectivement facturés par le fournisseur (Total facturé) , pour les quantités, le prix unitaire brut et le montant de la remise.

Générer une demande d’avoir avec ou sans retour de marchandise

L'écran des lignes du contrôle facture présente des colonnes permettant de déclencher ou non la génération de demande d’avoir ou de facture à la ligne et de gérer de ses caractéristiques.

La colonne Demande d’avoir (indicateur oui/non) est généré à la validation de la ligne et modifiable manuellement à postériori.

La colonne Code opération correspondant au code opération de l’avoir généré. Le code opération est calculé automatiquement et modifiable manuellement si nécessaire.

La colonne Mouvement de stock contient un indicateur de mouvement de stock, calculé lui aussi, et également modifiable. Il découle du paramétrage du code opération (champ Ne pas mettre à jour le stock dans l’onglet Paramètres du code opération)..

Paramétrer la génération de l’avoir

Fiche dossier

Dans l’onglet Pièces, groupe Gestion des pièces, le champ Génération DA permet de définir le type de pièce de la demande d’avoir à générer.

Fiche Code Opération

Pour être pris en compte dans cette fonctionnalité, dans l’onglet Traitements spécifiques, la coche Demande d’avoir fournisseur doit être cochée.

D’une façon générale, dans le cadre de cette fonctionnalité ,au minimum, deux codes opérations avec sens opposés doivent exister pour couvrir les cas possibles.

Il est possible d’ajouter des variantes en jouant sur l’indicateur Ne pas mettre à jour le stock du code opération, afin de déterminer plus finement l’opération à effectuer, suivant le type d'écart qui sera détecté et la nature de l’article.

Nous préconisons le paramétrage des 3 codes opération, pour couvrir 3 cas courants:

Concernant une demande d'avoir financier, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), sans mouvement de stock.

Concernant la demande d'avoir avec retour, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), avec mouvement de stock.

Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur (sens entrée), sans mouvement de stock.

Traitement de génération de l’avoir ou de la facture

Lors de la modification des lignes de contrôle facture, un contrôle automatique est effectué pour analyser les écarts.

Les écarts possiblement détectés sont :

• les écarts de quantité

• les écart de montants

• les écart de quantité et montant

On entend par écart de montants, les écarts consécutifs à des écarts de prix et/ou de remises.

Conditions de génération, sur demande de l’utilisateur:

• Avoir financier, s’il existe un écart de prix ou de remise. Sur l’avoir, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est calculé par rapport à l'écart de prix ou de remise (trop perçu).

• Avoir avec retour : Sur l’avoir, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est prix d’origine enregistré dans le contrôle facture.

• Facture : Sur la facture, la quantité prise en compte est la quantité facturée d’origine et le montant pris en compte est calculé par rapport à l'écart de prix ou de remise.

La génération d’une demande d’avoir ou de facture par le programme demande à être confirmée par l’utilisateur :

La pièce ainsi générée est proposée en consultation

Ajustement des CR en entrée suite à la génération d’un avoir financier lié à un écart prix et/ou remises

Le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir permet d’ajuster le coût de revient de l'entrée, consécutivement à une génération d’avoir lié à un écart prix et/ou remises, afin de garantir une valorisation des entrées cohérente.

L'écran de sélection permet d’exécuter le traitement :

• sur une période

• une fourchette d’article

Il permet également :

• d’activer une trace Xml qui recense les articles et les pièces concernées

Exemple de trace:

• d’activer le mode simulation (uniquement si la trace est demandée)

• la mise à jour des fiches sous référence en plus des mouvements d’entrée

• d’enchainer le traitement de mise à jour des coûts de revient, afin de répercuter la mise à jour sur les sorties déjà effectuées

Lancement du programme par processus

Le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir peut être lancé par processus, afin de tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection, puis il clique sur l'icône 

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît:

Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)

Complément technique

• Mnémonique associé au programme : TRTCRGDA

• Appel du programme possible par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter du module Gtpm000.dhop (filtre possible par paramètres sur la période et la fourchette de produits, ouverture complémentaire par la fonction Tunnel_GDA_CR_Reaffecter_Av du module Gttm000.dhop)

Valider la demande d’avoir

Deux programmes permettent l’accès à la supervision des demandes d’avoir et à leur validation :

• Commerce et Logistique/ Administration achats/ Devis Fournisseur/ Relance des demandes d’avoir

• Commerce et Logistique/ Administration achats/ Commande Fournisseur/ Relance des demandes d’avoir

L'écran de sélection est initialisé sur le type de pièce (devis ou commande) à traiter en fonction du choix menu:

Une fois les pièces commerciales sélectionnées, un tableau arborescent les présente avec possibilité d’exécuter les opérations suivantes:

• Pointage / sélection du niveau pièce

• Validation des pièces vers un état supérieur (par exemple validation de la commande en bl), à l'aide des boutons (Valider en commande, Valider en BL, Valider en facture selon le cas), avec 3 possibilités de validation :

1. De la pièce en … : validation de pièce unitaire

2. De la pièce en … (unitaire) : validation en masse de toutes les pièces sélectionnées, une à une

3. De la pièce en … (regroupement) : validation en masse de toutes les pièces sélectionnées, par application du regroupement de pièce

• Refuser la demande (bouton Suspendre devis ou Suspendre commande selon le cas

• Création d’un évènement associé (bouton Créer évènement)

• Consultation d’un évènement précédemment associé (bouton Evènements)

• Consultation des informations de stock (boutons Disponible, Stock)

Ajouter une ligne article pour gérer un litige avec un fournisseur (V10.9)

Dans le contrôle facture fournisseur, il est possible de faire figurer une ligne “litige”, dans laquelle sera indiqué le montant réclamé au fournisseur en contrepartie d’un préjudice subi. Cette ligne “Litige” est matérialisée par une référence article spécifique.

Dans la fiche article, c’est la coche Litige demande d’avoir financier (onglet Généralités) qui permet d’identifier un tel article. Cet article doit être géré Hors stock.

Lorsque l’utilisateur ajoute un article de ce type au contrôle facture fournisseur, l’indicateur de génération de demande d’avoir (colonne Demande d’avoir) de la ligne dans laquelle figure cet article est automatiquement positionné à Oui , permettant automatiquement la génération d'un avoir du même montant:

Lier manuellement un avoir et une facture fournisseur en dehors du contrôle facture fournisseur

Il est possible de rattacher un avoir fournisseur à une facture fournisseur, en dehors du cadre du contrôle facture. Le lien est à saisir en saisie de pièce sur l’avoir, dans l’onglet complément.

Attention cependant à n’utiliser qu’un code opération dédié à la fonctionnalité. Ce dernier point est important parce que le programme de recalcul des CR ( Commerce et Logistique/ Traitements/ Réajustement des CR de demande d’avoir) va se baser sur ce type de codes opérations.

Pour que le programme de recalcul des CR tienne compte des avoirs rattachés manuellement selon la procédure décrite ici, il faudra cocher Prise en compte des avoirs hors circuit de contrôle facture achat.

Rechercher un BL fournisseur à partir du numéro de commande dont il est issu (V10.9)

Il est possible, dans le contrôle de facture fournisseur, d’identifier les BL associés à une commande fournisseur.

Le bouton Recherche (jumelle) ouvre une fenêtre dans laquelle on indique le numéro de commande fournisseur concernée.

Si on active en plus l’option Cocher sans Impacter uniquement les pièces recherchées : tous les BL liés à la commande fournisseur donnée se cochent, en plus de ceux déjà cochés.

Si on active en plus l’option Cocher avec Impacter uniquement les pièces recherchées : tous les BL liés à la commande fournisseur donnée se cochent, et ceux qui ne s’y rapportent pas se décochent si ils sont cochés.

Si on active en plus l’option Décocher : tous les BL liés à la commande fournisseur donnée se décochent si ils sont cochés.

Compte d’achat et les axes analytiques dans le contrôle facture (V10.10)

Dans les lignes du contrôle facture, les données des axes analytiques sont affichées dans des colonnes dédiées et sont modifiables.

Toujours dans les lignes du contrôle facture, le compte d’achat (colonne Compte de vente) , est remplissable.

Visualiser les lignes sélectionnées dans le contrôle facture (V10.10)

Dans les lignes du contrôle de facture, un indicateur donne une information visuelle quand à l’utilisation de la ligne en facturation fournisseur.

En marge, un carré donne une indication sur l’utilisation de la ligne en facturation :

• Carré vide :la ligne de BL n’est pas sélectionnée pour la facturation - Quantité facturée = 0

• Carré mi-plein: la ligne de BL est partiellement sélectionnée pour la facturation - Quantité facturée < Quantité livrée

• Carré plein : la ligne de BL est totalement sélectionnée pour la facturation - Quantité facturée = Quantité livrée

Multi-sélection dans le contrôle facture fournisseur (V10.10) 

Que l’on soit au niveau de l’affichage des BL, dans l’entête du contrôle de facture ou dans les lignes, on peut opérer une multi-sélection des éléments par CTRL Clic. On peut ensuite sélectionner ou désélectionner les éléments de la multi-sélection grâce aux icônes coche et gomme :

La coche correspond au raccourci clavier F5, la gomme au raccourci clavier Shift F5.

Sur l’entête du contrôle, le bouton Désélectionner tout, efface toutes les sélections positionnées.

Sur l'écran des lignes, le bouton Déselectionner tout a pour effet, ici aussi, de déselectionner toutes les entêtes de BL avec pour conséquence la suppression de toutes les lignes, puisque plus aucun BL n’est sélectionné.

Filtrer les lignes des BL dans le contrôle facture fournisseur (V10.10) 

Dans le contrôle facture fournisseur, il est possible de filtrer les lignes des BL à l’aide du bouton Entonnoir.

Le bouton “RAZ” permet de réinitialiser les critères de filtrage sans devoir repasser sur chaque champ correspondant à un critère de sélection.

Dans le contrôle facture fournisseur, l’ Entonnoir est encadré lorsque qu’un filtrage sur les lignes est actif.

Le filtrage n’a aucune incidence sur les traitements (Générer facture …). Il permet simplement de réduire les lignes visibles pour plus de confort.