L'administration des PFC permet de réaliser les traitements :

• Valider les préparations en factures ou en avis de paiements

• Valider les avis de paiements en factures

• Supprimer les préparations

• Recalculer les PFC suite à des modifications de contrat

Les lignes peuvent être exportées dans un tableur sous format Open XML en cliquant sur le bouton « Export ».
On accède à l'administration des préparations par l'option de menu : Commerce & Logistique / Contrats et abonnements / Facturation des contrats / Administration des préparations
Une visualisation est également disponible en mode fiche. L'historique des PFC est conservé, en effet lors de la consultation d'une facture client ou d'un devis client (Avis de prélèvement), l'utilisateur pourra accéder à la PFC qui est à l'origine de la pièce.
La colonne « statut » indique :

• Validée : Si la facture ou l'avis de prélèvement est généré,

• Générée : que la PCF est générée,

• Anomalie : si la PFC est en anomalie.

Les consultations
A partir de l'administration des PCF, l'utilisateur accède :

• A la facture,

• Au devis (Avis de prélèvement),

• Au fichier des traces, si ce dernier a été enregistré,

• A la fiche tiers,

• Au zoom contrat,

• A la formule de révision ,

• Au texte de la PFC.

Les consultations supplémentaires (V10.10)
A partir de la version 10.10, les informations ont été ajoutées dans l’administration des PFC et stockées pour permettre leur export dans Excel :

• N° avis de paiement (Préfixe + n° de pièce devis)

• N° facture (Préfixe + n° de pièce facture)

• Montant facturé

• Montant contrat

La fonction de filtrage
Cette fonctionnalité accessible par le bouton « Filtrer » permet sur une période saisie de positionner des critères de filtrage.
Vous pourrez réaliser un filtrage:

• En indiquant une fourchette de référence de contrat et un code de masquage,

• En indiquant une fourchette de famille de facturation et un code de masquage,

• En indiquant une fourchette de famille de contrat et un code masquage,

• Cocher ou non le type de préparation (Avis de prélèvement, Facture),

• Cocher les statuts de préparation (Générée, Annulée, En anomalie, Validée),

• En indiquant une fourchette de code tiers (Client) et un code masquage,

• Saisir un code site.

Les actions possibles

• Suppression des préparations sélectionnées. Attention en cas de suppression il faut impérative exécuter une validation par le bouton « Valider » afin de confirmer les suppressions.

• Passer en mode liste, mode fiche.

• Validation des PFC sélectionnées en facture ou en avis de paiement des PFC sélectionnées.

Pour une facture concernant un contrat unique (sans regroupement) la référence facture contient la référence du contrat. Mais lorsqu'on choisit de regrouper les contrats sur une même facture (pour un même site ou un même client), on part donc sur une proposition standard qui reprend le mode et le critère de regroupement (site ou client). Si on a filtré au préalable par la famille de facturation alors on ajoute également le libellé de cette famille. Cette règle standard est surchargeable facilement grâce à l'ouverture « ENT_WRITE_AV ».

• Validation des avis de paiements sélectionnés en factures (validation des devis en factures).

• Consulter les avis de paiement (devis) et les factures.

Le mode fiche : détail d'une PFC par ligne matériel (V10.7)

Le détail d'une PFC par ligne matériel permet d'avoir une vision complète du calcul de la facturation contrat. Dans l'administration des préparations , en mode fiche on peut visualiser le détail d'une PFC par ligne matériel à l'aide du bouton Matériel PFC. Le résultat est présenté par numéro de PFC.

Facturation : Référence des factures contrats (V10.4)

Selon le mode de regroupement choisi le fonctionnement standard est le suivant :

• Si aucun regroupement (une facture par contrat) alors la référence de la facture = référence contrat

• Si regroupement par site alors la référence de la facture = « contrats » + « nom site »

• Si regroupement par client alors référence facture = « contrats » + « nom client »

Si l'utilisateur pose un filtre sur la famille de facturation avant de lancer la validation des PFC en facture, alors la mention « contrats » est remplacée par le libellé de la famille facturation.
Il est possible de modifier ce fonctionnement standard en surchargeant « ENT_WRITE_AV » de « gtttcea120 ».

Facturation : le tiers facturation  (V10.6)

Il existe la possibilité d'établir des factures contrat à destination d'un tiers facturation différent du tiers titulaire du contrat, afin de facturer par exemple les contrats groupe, ou les contrats client avec répartition des charges d'entretien de son parc sur plusieurs tiers.

2 solutions sont fonctionnellement à disposition:

• Etablir une facture sur un tiers de facturation en lieu et place du tiers titulaire du contrat (Tiers opérationnel du parc)

• Etablir une facture sur le tiers titulaire du contrat et intégrer la facture en comptabilité/règlement, sur le tiers de facturation 

Paramétrage du tiers facturation

Dans la fiche contrat client (Commerce & logistique /Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client), le champ Tiers de facturation identifie le tiers à facturer.

Le champ Mode de facturation peut prendre les valeurs suivantes:

1. Etablir la facture sur le tiers facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers de facturation, en lieu et place du titulaire du contrat. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers facturation.

2. Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : va permettre d'établir la facture sur le tiers titulaire du contrat et d'intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers mentionné dans le champ Tiers de facturation. L'adresse de facturation utilisée est celle du tiers titulaire du contrat.

Fonctionnement dans le cadre du tiers facturation

Dans l'administration des préparations (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats /Administration des préparations), les champs Tiers de facturation et Mode de facturation sont visibles sur les PFC.

Le champ Tiers de facturation figure dans l'entête de facture. 

Lors de validation d'une PFC ,si le mode de facturation est

• Etablir la facture sur le tiers facturation  : on génère la facture sur le tiers indiqué dans ce champ et on intègre la facture en comptabilité/règlement sur ce tiers également

• Intégrer la facture en comptabilité/règlement sur le tiers de facturation : on génère la facture sur le tiers titulaire du contrat et on renseigne le tiers de facturation de l'entête de pièce, afin de l'utiliser pour l'intégration de la facture dans la comptabilité/règlement. Si le Tiers de facturation est renseigné en entête de facture, c'est celui-ci qui sera utilisé par le programme d'intégration comptable en lieu et place du tiers de la pièce.

Facturation conditionnelle: facturation des interventions terminées (V10.6)

Dans le cadre de la solution métier IM (Installation et Maintenance, couplée à notre solution mobile Weavy) il est possible:

• de valider la facturation d'une échéance de contrat, en mode facturation conditionnelle, par recherche d'une intervention contractuelle terminée sur la période de facturation

• d'alimenter la date d'autorisation par la date de fin d'intervention, afin de permettre la validation des PFC soumises à autorisation de facturation.

Facturation des interventions terminées : fonctionnement

Les interventions terminées à facturer sont celles dont la date de fin d'intervention est comprise dans l'intervalle correspondant à la période de facturation du contrat et topées par Weavy comme étant à facturer (indicateur ContractToBill = 1).

Dans Weavy, on a la possibilité de donner le top facturation avant la génération de la PFC ou après la génération de la PFC. 

Facturation des interventions terminées avant la génération de la PFC

Depuis le zoom des contrats clients (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Administration des contrats/ Contrats client), la génération de la PFC est lancée grâce au bouton Facturation. Cette étape consulte le top facturation éventuellement positionné par Weavy.

Si la condition de facturation est validée dans Weavy (indicateur ContractToBill à 1), la colonne Facturation autorisée sera cochée dans le calendrier de facturation du contrat et la colonne Date d'autorisation du calendrier de facturation pour le contrat contiendra la date de fin d'intervention.

Open

Facturation des interventions terminées après la génération de la PFC

Après la génération de la PFC, si la condition de facturation est validée dans weavy, le statut facturation de PFC passe à “Validable” et la date d’autorisation contient la date fin de l'intervention.

Open

Une fois la PFC générée, il existe deux possibilités de mise à jour, à postériori, du statut à partir de Weavy.

• Dans l'administration des préparations, le rafraîchissement du tableau interroge la condition dans Weavy et met le statut de facturation à jour ainsi que la date associée, automatiquement s'il y a lieu.

• La validation des PFC permet la sélection simultanée de plusieurs PFC. Une fois la multi-sélection réalisée, on clique sur le bouton “Valider PFC”. Si parmi les PFC sélectionnées, certaines ont un statut de facturation “en attente de validation”, le programme effectue, pour ces PFC, l'interrogation de la condition dans Weavy.

Mode de regroupement par tiers et service/engagement (V10.5)

Dans l'entête de la facture, les champs service public et engagement seront renseignés par les informations du contrat.

Annulation d'une Préparation Facture Contrat validée (V10.4)

Vous avez la possibilité d'annuler une PFC alors que cette dernière a déjà été validée en facture. Ainsi en cliquant sur le bouton « Annuler PFC », une nouvelle PFC est générée à l'identique mais avec un code opération de type « Avoir ». La PFC d'origine (la facture) passe dans le statut « annulé » et cela permet de regénérer une PFC à échéance pour la même période.
Remarque : Le code opération utilisé pour l'avoir doit être paramétré et présent dans le champ « OP pour avoir » présent dans l'onglet « TRAITEMENTS SPECIFIQUES » de la table des codes opérations.

Personnalisation du texte d'indexation d'un contrat (V10.4)

Le texte d'indexation standard est conçu pour pouvoir expliquer au mieux le taux de variation calculé. C'est pourquoi on retrouve ce dernier dans :

• La simulation de révision,

• La trace de la génération PFC,

• Le texte de la PFC.

Il est cependant utile de distinguer la mise en forme pour le texte PFC car il n'est pas destiné au même « lecteur ». On peut avoir le texte d'indexation standard dans la note de la PFC et un texte d'indexation personnalisable dans le texte de la PFC.
Pour cela la fonction « PFC_Formule_Revision_Mise_En_Forme » est ajoutée dans le module « gttmcea000.dhsp » et elle est surchargeable. Les éléments variables intégrables dans le texte sont transmis par une chaine HMP.

Lier une pièce facture à un contrat (V10.4)

Pour des raisons commerciales diverses, en dehors des « prorata temporis » habituels, on peut être amené à créer des avoirs ou d'autres pièces de type facture , en dehors de la mécanique récurrente de facturation gérée par le module.
Ces pièces générées sans l'intermédiaire d'une PFC ne sont pas accessibles à partir du contrat. On peut par conséquent lier cette pièce de facturation au contrat et ceci en ajoutant un événement dans son historique.
Pour cela, Il faut désigner la pièce à attacher en accédant aux évènements d'un contrat par l'option de menu :

• Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Administration des contrats / Contrats client / Menu Interrogations, Historique des évènements sur contrat, puis menu compléments, Nouvel évènement de facturation

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous indiquez le numéro de facture ou utilisez les touches de « F8 » ou « F9 » afin d'accéder au zoom des en-têtes de pièces pour sélectionner une facture.
Ensuite, un événement est automatiquement généré dans l'historique du contrat. La pièce sera consultable à partir de là.

La famille de facture pour éclater les factures (V10.6)

Une option du dossier Commerce et logistique permet d'éclater les factures en familles de facturation, ce qui permet de s'affranchir de l'étape de filtrage nécessaire avant la V10.6, si l'on voulait faire des lots pertinents de factures.

La famille facturation sera stockée dans la référence de la pièce.

La famille de facturation est construite par établissement ou par dossier, à partir d'informations pertinentes pour le contexte d'utilisation.

Paramétrage du dossier Commerce et logistique

Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ organisation/ Dossier, bouton Contrats et abonnements, la coche Rupture par famille de facturation du groupe Facturation, active le split des factures par famille.

Dans le groupe Codification de la référence pièce, on paramètre une règle de codification par mode du regroupement. Celle-ci sera utilisée pour construire la référence de la pièce lors de la validation d'un PFC en facture.

La syntaxe est [NOMTABLE.NOMCHAMP]. Pour afficher un champ libelle comme le nom du client ou nom du site, on ajoute après le NOMCHAMP “.LIB” ou “.Nom” –>[NOMTABLE.NOMCHAMP.LIB].

Paramétrage de la rupture par famille au niveau de l'établissement

Plus finement, si le dossier gère les établissements, on peut définir la Codification de la référence pièce par établissement dans l'onglet Contrats et abonnements de la fiche Etablissement à laquelle on accède par Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Etablissement. 

Fonctionnement de la rupture par famille de facture

Dans le programme d'administration des préparations , si on sélectionne plusieurs PFC avec des familles de facturation différentes puis qu'on les valide grâce au bouton Valider PFC, la génération de factures produira des factures éclatées par famille de facturation. La famille de facture est stockée dans la référence de la pièce.

L'exemple présenté sur l'écran précédent utilise la règle de codification pour le mode regroupement par “Tiers”, soit:

Ordre de présentation des lignes sur la facture contrat (V10.6)

Afin de faciliter la lecture et la compréhension de la facture par le destinataire, il est possible choisir l'ordre de présentation des lignes PFC sur la facture générée.

Dans le tableau de l'administration des préparations, accessible par Commerce & logistique /Contrats et abonnements /Facturation des contrats/ Administration des préparations, le glisser-déposer permet de bouger les lignes du tableau dans l'ordre souhaité lors de la génération des factures.

Gestion des contrats des clients fermés ou avec feu rouge (V10.6)

Pour un client avec feu rouge, il n'est pas possible de valider la PFC en facture. Pour un client fermé, on ne peut ni générer la PFC, ni facturer.

Gestion des contrats des clients feu rouge

Dans le programme d'administration des préparations (Commerce & logistique/ Contrats et abonnements/ Facturation des contrats/ Administration des préparations), la colonne correspondant au feu du tiers permet de visualiser immédiatement un tiers avec feu rouge.

Si on sélectionne une PFC rattachée à un client avec feu rouge, et que l'on essaie de valider en facture, un message d'alerte bloquant s'affiche, rendant impossible la facturation.

Gestion des contrats des clients fermés

• Si l'utilisateur n'est pas doté de la confidentialité permettant les saisies sur un client fermé, l'utilisateur ne pourra ni générer la PFC, ni la valider en facture.

La génération de la PFC génère, dans ce cas, une anomalie:

La validation en facture génère dans ce cas, une alerte bloquante: