Archivage et épuration des pièces
- Sylvie Ulmer
Il est possible d’archiver ou d'épurer les pièces commerciales, qu’il faudra sélectionner (type de tiers, le type de pièce et l'état des pièces (actif, archivé ou les deux)), et définir la période concernant les pièces à archiver.
Les programmes à utiliser sont:
Commerce et logistique/ Utilitaires/ Epurations/ Archivage des pièces
Commerce et logistique/ Utilitaires/ Epurations/ Epuration des pièces
L'archivage met en place un indicateur de suppression et supprime sur options les textes annexes et/ou les notes. Il s’agit d’une suppression virtuelle.
L'épuration efface physiquement et définitivement les enregistrements marqués comme archivés.
Archivage
Pour pouvoir archiver une pièce, elle doit faire partie des pièces autorisées et répondre à certains critères.
L'archivage d'une pièce n'est possible que si la pièce a fini d'évoluer, le dernier stade d'évolution étant défini par le code opération.
Par exemple, une commande ne sera archivée que si toutes ses lignes sont arrivées en facture, dans le cadre du paramétrage standard du code opération C.
Lorsque qu'une pièce est archivée, c'est tout son historique (devis, commande, bl pour une facture) qui est archivé en même temps. Sur option, vous pouvez supprimer les textes et/ou les notes pendant la procédure d'archivage. Vous pouvez relancer le programme d'archivage sur des pièces déjà archivées pour supprimer les textes et/ou les notes que vous n'avez pas voulu supprimer lors d’un archivage précédent.
L’archivage ne permet pas de gagner de la place.
Epuration
L'épuration ne fonctionne que sur les pièces archivées et supprime physiquement toutes les lignes marquées comme archivées.
Les deux traitements permettaient de récupérer de la capacité disque du temps où celle-ci était comptée, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui.
L'utilisation de ces modules n'est donc plus recommandée avec l'ERP Infinity 7.x et X.x .
L'utilisation de l'archivage / épuration peut en effet, provoquer des effets indésirables comme des fausses anomalies dans le contrôle d'intégrité et potentiellement des problèmes lors des déstockages, si l'épuration portait sur les éléments où il restait des quantités en stock ( mauvais choix de la date d'archivage …).
L'archivage / épuration n'a pas de conséquence sur les grands livres dont la date début est postérieure à la date d'épuration, mais les grands livres antérieurs ne sont plus exploitables. Il faut en avoir conservé une copie.
Il n'existe aucun traitement de retour en arrière suite à un archivage de pièce. Le lancement de ce programme doit être précédé d'une sauvegarde des données.