Demandes

Ce module permet à l'utilisateur de superviser les demandes en provenance du terrain ou de l'espace client, il peut aussi créer une demande pour l'un de ses clients. Les demandes sont ensuite qualifiées, peuvent être résolues simplement grâce à des actions emails ou téléphonique qui seront consignées dans le module ou alors donner lieu à une intervention qui sera liée à la demande et apparaitra aussi dans le planning de l'espace client.
https://weavy.divalto.com/page/interventionRequest
Affiche la liste des demandes en fonction des droits du collaborateur dans la structure commerciale
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'une demande
• Clic gauche sur l'icône « Clé à molette » : Permet d'ouvrir l'intervention liée à la demande

Action de la page :

• Nouvelle demande : Permet de créer une demande

Détail d'une demande

Action de la page :

• Nouvelle action : Permet de créer un message associé à un statut à l'attention du client final
  • Statut : En cours / Planifié / Clôturé
  • Message : Champ à l'attention du client final
• Nouvelle intervention : Permet de créer une intervention (voir le module intervention)

Onglet la fiche demande :

• Type : Champ obligatoire, la liste est paramétrée en fonction de votre projet
• Source : Quand la demande est créée en dehors de la CRM Mobile ou de l'espace client

Onglets associés à la demande

• Equipements : Permet d'ajouter, retirer et créer des équipements à ajouter sur la demande. Les équipements ajoutés seront repris en cas de création d'intervention associée à la demande
• Documents : Permet d'ajouter des documents à la demande
• Interventions : Permet de visualiser les interventions attachées à la demande
• Historique : Permet de visualiser toute l'historique de l'activité (Actions, interventions) de la demande

Interventions

Ce module permet à l'utilisateur de créer des interventions. L'objectif final est de planifier l'intervention sur une ou plusieurs plages horaires, 1 ou plusieurs techniciens et 1 ou plusieurs ressources matérielles.
https://weavy.divalto.com/page/intervention
Affiche la liste des interventions fonction des droits du collaborateur dans la structure commerciale
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'une intervention
• Clic gauche sur l'icône « œil » : Permet d'ouvrir un aperçu de la fiche d'une intervention

Action de la page :

• Nouvelle intervention : Permet de créer une intervention

Nouvelle intervention

A savoir la création d'une intervention se fait en 2 étapes, la première consiste à saisir les informations administratives de l'intervention, et une fois créé, l'utilisateur tout en restant sur le même écran va pouvoir qualifier l'intervention en spécifiant les équipements, et en modifiant les gammes opératoires.
Action de la page :

• Créer : Permet de créer l'intervention et d'accéder aux onglets complémentaires

Onglet la fiche intervention :

• Site : Champ obligatoire
• Type intervention : Champs obligatoire, qui va influer sur les gammes d'opérations récupérées du paramétrage réalisé dans le cadre de votre projet.
• Durée par default : Champ prérempli en fonction du temp par défaut du type de l'intervention
• Priorité : Permet d'afficher un badge sur l'intervention et de déclencher le mécanisme d'intervention urgente en fonction du paramétrage réalisé dans le cadre de votre projet.

Onglets associés à l'intervention

• Planification : Permet de consulter les différentes planifications de l'intervention (sur X jours, X techniciens, X ressources)
• Prérequis : Permet d'accéder au récapitulatif des habilitations et compétences nécessaire pour réaliser l'intervention
• Documents : Permet d'ajouter un ou plusieurs documents à la création de l'intervention
• Equipements : Permet d'ajouter, retirer et créer des équipements sur l'intervention. A savoir la combinaison type d'intervention / type d'équipement va influer sur les pièces et gammes opérations récupérées par défaut sur l'intervention
• Pièces : Permet de consulter les pièces récupérées par le paramétrage. Ainsi que d'en ajouter et retirer
• Images : Permet de consulter les images saisies sur le terrain par le technicien (Accessible une fois que l'intervention sera démarrée et au moins synchronisée une fois par le technicien après avoir pris des photos)
• Gammes d'opérations : Permet de consulter et modifier les gammes d'opérations à réaliser.
  • Monter / Descendre : Permet d'ordonner les gammes d'opérations
  • Retirer / Ajouter : Permet d'ajouter/retirer des gammes d'opérations
  • Ajouter des opérations : Permet de venir créer manuellement une gamme temporaire
  • Réinitialiser les gammes : Permet de regénérer les gammes selon le paramétrage réalisé dans le cadre de votre projet.

Prévisionnel

Ce module permet de planifier/annuler l'ensemble des planifications d'une intervention sans avoir à le faire unitairement à travers le module planification
+https://weavy.divalto.com/page/interventionSubmission+
Action du tableau :

• Clic gauche sur case à cocher d'une ligne : Permet de sélectionner la ligne pour utiliser les actions « Planifier » « Annuler la planification »
• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir le détail de l'intervention
• Clic gauche sur l'icône « œil » : Permet d'ouvrir un aperçu de la fiche d'une intervention avec le détail des planifications

Action de la page :

• Planifier : Permet de planifier l'ensemble des interventions sélectionnées (et toutes les planifications les constituants) les passant de statut « prévue » à « planifiée »
• Annuler la planification : Permet d'annuler la planification de l'ensemble des interventions sélectionnées (et toutes les planifications les constituants) les passant de statut « planifiée » à « prévue »

Planification

Ce module planification permet d'ouvrir un planning permettant à un planificateur de positionner des interventions sur des ressources.
https://weavy.divalto.com/page/planningIntervention
Les différentes zones de l'interface :

Filtre collaborateur :

Permet à l'utilisateur de filtrer les ressources (collaborateurs ressources matérielles) affichées dans la partie agenda du planning.

Plein écran :

Le bouton "flèche" en haut à droite permet de basculer le planning en mode plein écran, l'option filtre collaborateur n'est plus visible en mode plein écran, mais elle est prise en compte.

Agenda :

La partie agenda permet d'afficher et de planifier les interventions sur les ressources.
Plusieurs vues sont disponibles (jour, semaine, mois, de travail ...), ainsi que la possibilité de modifier l'amplitude horaires via les paramètres (icône roue crantée).
Le pourcentage % à côté du nom de la ressource, correspond au taux de charge (à définir dans "Paramétrage\Taux de charge")
Une intervention dans l'agenda peut avoir 2 statuts "prévue" (style graphique hachuré), "planifiée" (style graphique couleur pleine).
Habilitations / Compétences, les ressources de l'agenda sont filtrées automatiquement si l'intervention nécessite une habilitation ou une compétence, si tel est le cas des badges apparaîtront en haut à droite de l'agenda.
La couleur de l'intervention dans l'agenda est liée au paramétrage réalisé par le gestionnaire du projet dans « Paramétrage\Type intervention »
Des icônes sont visibles sur la planification de l'intervention ils sont liés au statut à la fois du planning « Prévu/Planifié : icône horloge » et du terrain « Démarré : icône lecture / En pause : icône 2 traits verticaux / Terminé : icône carré », les statuts du terrain évolue en temps réel sur le planning (il suffit de rafraichir l'affichage en changeant de jour par exemple)
Badge cliquable

• Localisation : permet d'afficher une carte et une liste des interventions à l'heure actuelle. La liste permet d'afficher aussi les interventions non géocodées qui n'apparaîtraient donc pas sur la carte.
• Temps de déplacement (Soumis à abonnement) : Permet d'afficher les temps de déplacement sur le planning avant et après l'intervention.
  • Les temps de déplacement de début et de fin de journée sont calculés sur l'adresse si renseignée :
    • 1 : Adresse de domicile du technicien,
    • 2 : Adresse de l'agence
    • 3 : Adresse de la société
• Temps réel : Permet d'afficher en minutes l'avance ou le retard de l'intervention en fonction de la clôture de l'intervention. Cet affichage est proposé dans la plage de l'intervention et dans la bulle au survol

Action sur l'agenda :

• Glisser/Déposer : Il est possible de glisser/déposer une intervention soit du puits sur l'agenda, soit au sein de l'agenda d'une ressource à une autre et d'une plage horaire à une autre.
• Clic gauche sur une plage vide 
  • Permet d'ajouter un rendez-vous sur une ressource : série « sans intervention » 
  • Permet d'ajouter une nouvelle intervention sur une ressource : série « nouvelle intervention »
• Survol d'une intervention : Fait apparaitre l'icône « … » au clic gauche sur l'icône des options apparaissent :
  • Modifier la ressource : Permet d'attribuer l'intervention à une nouvelle ressource
  • Dupliquer : Permet de dupliquer l'intervention à une nouvelle ressource
  • Modifier : Permet de modifier la fiche détail de l'intervention
    • Notifications : Permet de visualiser si les notifications ont bien été envoyées et acquittées
  • Planifier : Permet de modifier le statut de l'intervention la passant de « prévue » à « planifiée »
  • Annuler la planification : Permet de modifier le statut de l'intervention la passant de « planifiée » à « prévue »
  • Dupliquer l'intervention : Permet de dupliquer l'intervention en prenant le contexte en compte (documents, équipements, gammes et pièce)
  • Notifier le collaborateur : Permet d'envoyer de façon manuel une notification au collaborateur par SMS, Email ou système
  • Notifier le client : Permet d'envoyer de façon manuel une notification au client par SMS, Email 
  • Pivot : Permet d'utiliser l'intervention sélectionnée pour trier le puit d'intervention par distance kilométrique

Action au survol d'une ressource :

• Apparition de l'icône « … »
  • Afficher sur la carte : Permet d'afficher l'ensemble des interventions de la ressource sur la période sélectionnée (jour, semaine …) sur une carte en fenêtre pop-up
  • Planifier la période : Permet de modifier les statuts des interventions de la ressource sur la période sélectionnée (jour, semaine …) les passant de statut « prévue » à « planifiée »
  • Annuler la période : Permet de modifier les statuts des interventions de la ressource sur la période sélectionnée (jour, semaine …) les passant de statut « planifiée » à « prévue »
  • Prêt d'une ressource : Permet de prêter la ressources à une autre agence sur une période définie
  • Notifier le collaborateur : Permet d'envoyer manuellement une notification au collaborateur
  • Réorganiser : Permet de réorganiser les interventions sur la période pour éviter les chevauchements (prend en compte la gestion des temps de déplacement si l'option est souscrite)

Puits d'intervention :

La partie puits d'intervention permet de lister l'ensemble des interventions à planifier

• Filtre : Un ensemble de filtres permet de jouer sur les interventions affichées dans le puits.
• Pivot : A partir de l'agenda on peut utiliser une intervention pivot, cela va modifier le puits d'intervention en permettant de modifier un rayon kilométrique et en triant les interventions de la plus proche à la plus éloignée vis à vis de celle sélectionnée dans l'agenda

Action sur le puits d'intervention :

• Glisser/Déposer : Il est possible de glisser/déposer une intervention du puits sur l'agenda.
• Clic gauche sur une intervention : L'intervention est surlignée et s'affiche sur la cartographie et les interventions, localisation des techniciens et des ressources à date sont affichées.
• Sélection multiple : Il est possible via les cases à cocher de sélectionner plusieurs interventions pour les glisser/déposer sur l'agenda.
  • Un numéro dans la case à cocher va indiquer l'ordre dans lequel seront placées les interventions sur l'agenda

Cartographie :

La partie cartographie permet d'afficher l'intervention sélectionnée ou survolée dans le puits ou sélectionnée dans l'agenda.

• On retrouvera aussi dans la cartographie les interventions à date, c'est à dire les interventions qui se déroulent le même jour que l'intervention sélectionnée dans le puits. On affichera aussi la localisation des techniciens non rattachés à des interventions (adresse du domicile ou de l'agence), ainsi que la localisation des ressources non rattachées à des interventions.

Planification multi-collaborateurs / ressources matérielles :

Pour planifier une intervention sur plusieurs collaborateurs ou sur plusieurs ressources matérielles, il existe 2 possibilités :

• 
  

  Glisser/Déposer : Prendre une intervention du puit et la placer plusieurs fois sur des collaborateurs ou des ressources différentes dans l'agenda. L'intervention va être typée comme [Equipe] et disposera de plusieurs planifications dans son détail

• Modifier : Placer une intervention sur un collaborateur de l'agenda, puis la modifier
  • Onglet : Equipe / Ressources
    • Ajouter un collaborateur ou une ressource matérielle : La disponibilité sera affichée pour la même plage horaire que l'intervention sélectionnée
    • A savoir : Si une valeur a été saisie par le gestionnaire du projet dans « Paramétrage \ Durée de vie d'une équipe », l'équipe ainsi constituée sera automatiquement reprise pendant X heures à chaque nouvelle planification d'intervention à partir du puit. Cela veut dire que l'intervention sera positionnée sur les X collaborateurs/Ressources matérielles.

Interventions urgentes

Ce module permet de suivre la prise en compte des interventions urgentes par les collaborateurs terrain. Pour ce faire, au moment de la création de l'intervention, celle-ci doit être typée dans une priorité "urgente" (A modifier dans Paramétrage\Priorité de l'intervention). Une fois l'intervention planifiée, le technicien va recevoir un SMS, et dispose d'une nouvelle entrée dans la barre de notification de son application mobile. Il peut ensuite accepter ou refuser l'intervention. Le planificateur dans la CRM Web peut visualiser le choix du technicien et en cas de refus, il doit replanifier l'intervention sur une autre ressource.
{+}https://weavy.divalto.com/page/interventionUrgent+
A savoir la page est mise à jour toutes les minutes afin de suivre en temps réel les interactions utilisateurs
Action du tableau :

• Survol de l'icône « i » de la colonne « i » : Affichage du commentaire de refus saisi par le collaborateur terrain.

Interventions fermées

Ce module permet à l'utilisateur de superviser les interventions fermées. Une intervention fermée est une intervention dont l'ensemble des planifications sont terminées. L'utilisateur pourra visualiser les suites à données ainsi que le rapport d'intervention.
https://weavy.divalto.com/page/interventionClosed
Affiche la liste des interventions fermées en fonction des droits du collaborateur dans la structure commerciale
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'une intervention fermée

Détail d'une intervention fermée

Action de la page :

• Etat après traitement : Permet de modifier le statut de l'intervention fermée (Fermée /A facturer / Facturer)
• Suite à donner : Permet de consulter les suites à donner et de modifier le statut de l'intervention fermée (Fermée /A facturer / Facturer)
• Rapport : Permet de télécharger le rapport d'intervention

Onglets associés à la fiche intervention fermée :

• Planification : Permet de consulter les différentes planifications de l'intervention (sur X jours, X techniciens, X ressources)
• Prérequis : Permet d'accéder au récapitulatif des habilitations et compétences nécessaire pour réaliser l'intervention
• Equipements : Permet de consulter les équipements traités de l'intervention fermée.
• Pièces : Permet de consulter les pièces consommées de l'intervention fermée.
• Images : Permet de consulter les images prises sur le terrain de l'intervention fermée.
• Gammes d'opérations : Permet de consulter les gammes d'opérations réalisées de l'intervention fermée.

Feuilles de temps

Ce module permet au coordinateur de contrôler et de valider la saisie des temps effectuée par les utilisateurs terrains, afin de déterminer leur temps de travail effectif.
A savoir le module ne permet pas actuellement aux utilisateurs de réaliser leur saisie de temps dans la CRM Web
https://weavy.divalto.com/page/timeSheet

Suivi des feuilles de temps

Affiche la liste des feuilles de temps par jour et par technicien
Indicateurs du tableau :

• Validation :
  • En cours de saisie : La feuille de temps est en cours de saisie sur le terrain, et doit être validée par le technicien
  • En attente de validation : La feuille de temps a été validé par le technicien, et doit être validée par le coordinateur
  • Validée : La feuille de temps a été validée par le coordinateur

• Ecart de localisation : Cette fonction permet d'alerter le coordinateur si le technicien est en défaut de localisation par rapport au lieu du démarrage de l'intervention et de la localisation du site. (L'écart n'est pas calculé avec les temps typés trajet)
  • Temps non géolocalisés : Le site n'est pas géocodé
  • Loin du site : Le technicien a démarré son timer de temps à plus de X kilomètres du site d'intervention (Valeur paramétrable dans Paramétrage \ Feuilles de temps)

A savoir le technicien dispose d'une option pour activer ou désactiver la géolocalisation des temps d'intervention sur la CRM Mobile (Dans les options de la fonctionnalité « roue crantée »
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la feuille de temps

Détail d'une feuille de temps : En attente de validation

Action de la page :

• Valider : Permet de valider la feuille de temps est de passé le statut à « Validée »

Onglet temps :

• Ajouter : Permet d'ajouter une ligne de temps de type global à la feuille de temps
• Supprimer : Permet de supprimer une ligne de temps de la feuille de temps

Onglet historique : Permet de visualiser l'historique des ajouts, modifications, suppressions, réalisés par le coordinateur ou le technicien
A savoir les feuilles de temps en statut « En cours de saisie », et « Validée » sont en lecture seule, et ne sont donc pas modifiable en CRM Web

Synthèse des feuilles de temps

Le module permet de visualiser l'ensemble des temps regroupés par technicien et par jour, semaine, mois, année.
Action de la page :

• Valider les feuilles de temps de cette période des techniciens sélectionnés : Valide l'ensemble des feuilles de temps

Synthèse des feuilles de temps

Le module permet de visualiser l'ensemble des feuilles de temps validées des techniciens regroupés par jour, par semaine, par mois et par année. Le taux de charge est calculé par rapport aux valeurs renseignées dans « Paramétrage\Taux de charge »

Equipements

Ce module permet à l'utilisateur de gérer les équipements clients. A savoir un équipement sous contrat ne peut pas être modifié en termes de localisation et de sous équipements
https://weavy.divalto.com/page/equipment
Affiche la liste des équipements.
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'un équipement

Action de la page :

• Nouveau équipement : Permet de créer un équipement

Fiche détail équipement

Onglet la fiche équipement :

• Site : Champ obligatoire

Onglets associés à l'équipement

• Sous-équipements : Permet d'ajouter, retirer et créer des équipements en tant que sous-équipement
• Localisation : Permet de modifier la localisation de l'équipement
  • Ajouter : Permet d'ajouter un site de localisation de l'équipement sur une période. Les périodes ne peuvent pas se chevaucher. Un outil permet de visualiser les conflits.
• Fiches techniques : Permet de consulter les fiches techniques (documents) de l'équipement. Par default sont affichés les fiches techniques liés au type d'équipement ainsi que celles spécifiques à l'équipement
  • Nouvelle fiche technique : Permet d'ajouter une fiche technique spécifique à l'équipement
• Interventions : Permet d'accéder à l'historique des interventions de l'équipement
• Mesures : Permet d'accéder à l'historique des mesures de l'équipement
• Contrats : Permet d'accéder à la liste des contrats valides et échus de l'équipement

Ressources matérielles

Ce module permet à l'utilisateur de gérer les ressources matérielles que les techniciens peuvent avoir besoin en intervention. Les ressources matérielles sont à répartir par agence afin que le planificateur puisse les visualiser dans la planification en fonction de ces droits.
https://weavy.divalto.com/page/resource
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'une ressource matérielle

Action de la page :

• Nouveau Ressources matérielles : Permet de créer une ressource matérielle

Détail d'une ressource matérielle

Onglet la fiche ressource matérielle :

• Type de la ressource : Champ obligatoire (Liste administrable dans Paramétrage\Ressources)

Onglets associés à la ressource matérielle

• Documents : Permet d'ajouter tout type de document à la ressource
• Habilitations : Permet d'ajouter/retirer des habilitations nécessaires à l'utilisation de la ressource
• Compétences : Permet d'ajouter/retirer des compétences nécessaires à l'utilisation de la ressource

Prêts de ressources

L'objectif de module prêts de ressources est de permettre à un coordinateur d'une agence de prêter une ressources collaborateur ou matérielle à une autre agence. Une fois la ressources prêtée, elle apparaitra indisponible sur le planning du coordinateur pendant la période de prêt. Des options de synchronisation et d'affichage de la ressources prêtées sont paramétrables dans « Paramétrage\Options de prêt de ressource »
https://weavy.divalto.com/page/baseusershare
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'une ressource prêtée

Action de la page :

• Nouveau Ressources matérielles : Permet de créer un prêt de ressource

Détail d'un prêt de ressource

Onglet prêt de la ressource :

• Ressource : Champ obligatoire
• Date de début et de fin : Champ obligatoire
• Agence de prêt : Champ obligatoire

Onglet associé : Permet d'afficher l'ensemble des prêts de la ressource sélectionnée

Equipes

Le module équipes va permettre de créer des équipes fixes composées de collaborateurs et de ressources matérielles sur une période défini. Les collaborateurs et les ressources peuvent évoluer au cours de la vie de l'équipe. L'équipe apparaitra et sera utilisée sur le module planification.
https://weavy.divalto.com/page/team
Action du tableau :

• Clic gauche sur une ligne : Permet d'ouvrir la fiche d'une équipe

Action de la page :

• Nouveau Ressources matérielles : Permet de créer une équipe

Fiche détail équipe

Onglet la fiche équipe :

• Libellé : Obligatoire
• Type équipe : obligatoire (Les types sont définis dans « Paramétrage\Type équipe »
• Agence : obligatoire, agence à laquelle l'équipe est rattachée. Elle ne sera visible que par les utilisateurs ayant les droits pour visualiser l'agence
• Date de début et date de fin : Obligatoire
• Indisponible si un membre l'est : Si cochée, rend l'équipe indisponible, si au moins un membre est déclaré indisponible
• Planifier pour tous les membres : Si cochée, génère un évènement pour chaque membre de l'équipe

Onglets associés à l'équipement

• Membres : Permet d'ajouter/retirer des membres (collaborateurs ou ressources matérielles) sur des plages définis
  • Ajouter / Retirer : Permet d'ajouter ou retirer en affichant un tableau des ressources et en visualisant leurs disponibilités sur la période défini pour l'équipe
• Prérequis : Compétences et habilitations nécessaires pour utiliser les ressources matérielles ajoutées à l'équipe
• Compétences et habilitations : Compétences et habilitations que possèdent les différents collaborateurs ajoutés à l'équipe
• Historique : Permet de visualiser les différents collaborateurs qui ont composé l'équipe
• Indisponibilité de l'équipe : Permet de définir un plage d'indisponibilité de l'équipe
• Indisponibilité des membres de l'équipe : Permet de visualiser les différentes indisponibilités des membres de l'équipe.