La fiche état précise si les effets sont relançables à l'aide du champ « Etat à relancer ». l'accès au zoom des codes états est réalisé par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Etat
Etat à relancer
Cochez cette case si vous souhaitez créer une relance pour cet état. Lorsque cette coche est active, vous devez définir le champ « Délai entre 2 relances » avec pour valeur minimum au moins 1 jour.
Délai entre 2 relances
Vous précisez ici le nombre de jours minimum entre deux relances d'un même effet.

Paramétrage des relances

On accède au paramétrage des textes de relances et aux périodes de relances par l'option de menu :

Règlement / Fichiers / Etat – Bouton « Paramétrage des relances »
Règlement / Fichiers / Relances / Relance

Selon une période située avant ou après la date d'échéance, le type de relance à effectuer évolue.
Il s'agit de définir les modalités de génération de relance ; jusqu'à 10 délais par rapport à la date d'échéance, et pour chaque délai, en précisant :

Le nombre de jours permettant de calculer la période.
La fourchette de textes à imprimer :
Sur la première relance, le texte correspondant au premier numéro de texte sera imprimé ;
Sur les relances suivantes le numéro de texte sera incrémenté de 1 jusqu'à atteindre le numéro de texte maximum pour ce type de relance.
Si une seule relance de ce type doit être établie.

Remarque : Les méthodes de relance peuvent varier en fonction de la famille de tiers qui est définie dans la fiche tiers. C'est cette méthode qui prime.
Exemple état C10
La première relance est déclenchée 5 jours après la date d'échéance et ce jusqu'à 60 jours de dépassement. Dans cet intervalle les différents textes de relance commencent par le texte 10 et ce jusqu'au texte 19. La première relance utilisera donc le texte numéro 10 et les relances suivantes font appel aux textes 11, puis 12 jusqu'au texte 19. Le champ Relance unique permet d'indiquer si l'on souhaite pouvoir relancer plusieurs fois ou non.
Exemple état T10
La relance concernant les traites. On va dans ce cas effectuer une partie des relances avant la date d'échéance. On indique dans ce cas un nombre de jours en négatif.
Remarque : En utilisant la touche de fonction « F9 » dans les champs texte, on accède directement à la gestion des textes. On pourra paramétrer les textes à imprimer en entête et en pied des documents. Il est également possible de personnaliser les textes en fonction du code langue du destinataire.

Famille de relance

Une famille de relance est constituée d'un code sur 2 caractères et d'un libellé. Ceci vous permet de mettre en place des conditions spéciales de relance pour un tiers. C'est à partir la fiche client que l'on pourra associer une famille de relance au tiers. L'accès au zoom client est réalisé par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Tiers / Client / Onglet « COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE », groupe « Relance »

Famille de relance
La famille de relance permet d'associer un client à un scénario de relance. Vous précisez ici une famille seulement si vous souhaitez mettre en place des conditions spéciales de relance pour ce client.
La famille de relance est une table composée d'un code et d'un libellé. On accède au zoom des familles de relance par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux tiers / Famille de relance
Exemple : Positionner la famille NR ne pas relancer et créer le paramétrage correspondant dans le module règlement sans indiquer de délai. Dans ce cas le client ne sera jamais relancé.
Client à relancer
Le champ permet d'indiquer s'il faut relancer le client ou la centrale à laquelle il est rattaché.

Paramétrage du texte de relance

Les textes de relances sont accessible via l'option de menu : Règlement / Fichiers / Relances / Textes de relances
La zone texte définit la liste des textes à éditer en en-tête et en pied du document.
Le programme d'impression des textes de relance permet de vérifier la mise en page. Ce traitement est disponible à partir de l'option de menu : Règlement / Fichiers / Relances / Impression des textes de relance

Paramétrage des incidents

Certains textes permettent de générer des incidents de type :

Lettre recommandée
Mise en demeure,
Contentieux.

Ces paramètres sont définis dans la fiche « Règlement » du dossier.
Les incidents sont visibles dans les interrogations via l'option : Règlement / Interrogation / Incident

Préparation des relances

Ce programme prépare les relances à partir des effets. La sélection se fait en précisant des fourchettes (clients, échéances, codes état) et des filtres :

Relance avant échéance (sert au retour des traites)
Relance des effets échus
Prochain numéro de texte

On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Relances / Préparation des relances
Attention : Une relance sera effective lorsqu'elle sera : imprimée ou validée par le choix « relance téléphonique » du programme de consultation.
Prochain numéro de texte :
En fonction de la date d'échéance et de la date du jour, le programme détermine dans quelle tranche de numéros de texte se situe la relance.
Si le numéro de texte de la relance précédente est déjà dans cette tranche, le numéro est incrémenté de 1 jusqu'à atteindre le numéro maximum de la tranche.
Lorsque la période est associée à une relance unique (exemple mise en demeure), si la relance a déjà été effectuée, elle ne sera pas réimprimée. Par contre, cette relance sera générée 'pour mémoire'.

Consultation des relances

Ce programme permet de :

Consulter les relances générées
Supprimer un ou plusieurs effets d'une relance
Modifier les textes de relance à utiliser
Contester un effet
Relancer par téléphone
Imprimer les relances tiers par tiers

L'accès au traitement est réalisé via l'option de menu : Règlement / Relances / Consultation des relances
Remarques : Les effets en bleu sont des effets déjà relancés (relance unique) et qui ne le seront plus. Ils sont affichés à titre indicatif.
Détail de la barre d'outils :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Choix du tri : croissant ou décroissant
F4 Modification des filtres de sélection des effets
Suppr Suppression des lignes de relances sélectionnées
Shift+F4 Permet la consultation du détail d'un effet
Shift+F6 Consultation ou création de notes associées à l'effet
Shift+F8 Consultation des pièces associées à l'effet sélectionnée
Ctrl+F9 Contester un effet et le supprimer de la relance
Shift+ctrl+F9 Afficher la liste des effets contestés
Ctrl+F7 Afficher le total des relances par code texte
Shift+F7 Afficher le total des relances par code devise
Shift+F10 Effectuer la relance immédiatement

Liste de contrôle des relances

Le traitement d'édition de liste de contrôle liste les relances à imprimer. Ce traitement n'effectue aucune mise à jour.
Remarque : Il est conseillé d'éditer une liste de contrôle des relances avant d'imprimer les lettres de relance, afin de déterminer s'il y a lieu de modifier ou supprimer des relances.
L'accès au traitement est réalisé via l'option de menu : Règlement / Relances / Liste de contrôle

Impression des relances

Le traitement d'impression des relances permet d'éditer des lettres de relance personnalisées à vos clients. Les effets seront triés par tiers facturé.
L'accès au traitement est réalisé via l'option de menu : Règlement / Relances / impression des relances
A effectuer avant de lancer ce programme :

Générer les relances,
Éditer la liste de contrôle des relances,
Éventuellement modifier le type de texte des relances.

Fourchette de tiers
Seules les relances sur les clients compris dans la fourchette seront imprimées.
Numéro de texte
Pour imprimer toutes les relances, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez imprimer seulement les relances associées à un numéro de texte, vous le précisez.
Montant minimum de relance
Seules les relances d'un montant supérieur au montant indiqué seront imprimées.
Mode de sortie impression ou fax
Vous précisez si la relance doit être :

imprimée
envoyée par fax
envoyée par imprimée et envoyée par fax

Réimpression des relances

Les relances peuvent être réimprimées par l'option de menu : Règlement / Relances / Ré-impression des relances
Date de réimpression des relances
Les relances sont conservées en historique. C'est la date de génération de la relance qui sert à dater une relance.
Vous précisez la date des relances que vous souhaitez réimprimer.
Fourchette de tiers
Seules les relances sur les clients compris dans la fourchette seront imprimées.
Numéro de texte
Pour imprimer toutes les relances, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez imprimer seulement les relances associées à un numéro de texte, vous le précisez.
Mode de sortie impression ou fax
Vous précisez si la relance doit être :

imprimée
envoyée par fax
envoyée par imprimée et envoyée par fax

Historique des relances

L'historique des relances permet de visualiser l'intégralité des relance par client, date, ou par effet.
Le traitement est accessible par l'option de menu : Règlement / Relances / Historique des relances
Recherche relances
Vous précisez si vous souhaitez afficher les relances triée par :

client
date
numéro d'effet

Relances du client
Vous précisez le client pour lequel vous souhaitez interroger les relances.
A partir de la date
Les relances seront affichés triés par date.

Tab pour afficher les relances quel que soit la date,
Si vous précisez une date, seuls les relances ayant une date égale ou postérieure à cette date seront proposés

A partir du numéro d'effet
Vous précisez le numéro d'effet à partir duquel vous souhaitez afficher les relances.

Annulation d'une relance

Le traitement d'annulation de relance permet de supprimer des relances éditées donc validées. On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Relances / Annulation d'une relance
Date annulation relance
Vous précisez la date pour laquelle, vous souhaitez annuler les relances.
Fourchette de tiers
Seules les relances sur les clients compris dans la fourchette seront annulées.
Numéro de texte
Pour annuler toutes les relances, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez annuler seulement les relances associées à un numéro de texte, vous le précisez.

Annulation d'une relance (V10.4)

Le traitement d'annulation de relance permet de supprimer des relances éditées donc validées. On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Relances / Annulation d'une relance
Date annulation relance
Vous précisez la date pour laquelle, vous souhaitez annuler les relances.
Afin d'éviter que les relances puissent être annulées entièrement, la date est obligatoire par défaut et un appel vers un zoom contenant les différentes dates de relance est disponible.
Pour pouvoir annuler toutes les relances quelle que soit la date, il faut avoir la confidentialité Rarl par
défaut

Effacement des préparations de relance

Le traitement d'effacement des préparations permet de supprimer des relances préparées générées (avant qu'elles soient validées) sur une fourchette des tiers.
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Relances / Effacement des préparations
Fourchette de tiers
Seules les relances préparées sur les clients compris dans la fourchette seront supprimées.
Numéro de texte
Pour effacer toutes les préparations de relance, vous ne renseignez pas cette zone. Si vous souhaitez supprimer seulement les relances préparées étant associées à un numéro de texte, vous le précisez.

Envoi des relances par mail (V10.4)

L'envoi des relances clients par mail est désormais géré par l'action : « RELANCE_CLI ». Nous vous proposons d'associer le processus « relance_cli à cette action ».
L'envoi par mail est géré par les programmes :

Règlement / Relances / Consultation des relances
Règlement / Relances / impression des relances
Règlement / Relances / Ré-impression des relances

action
Le code action « RELANCE_CLI » est paramétré comme suit :

Processus
Dans ce processus, les emails sont envoyés à tous les interlocuteurs du client concerné possédant le rôle « ifin » (interlocuteur financier). Le rôle à utiliser peut être modifié au niveau du processus.
Le processus génère également automatiquement un événement CRM « rel » (Relance client). Le type de relance est précisé dans le libellé de l'événement.

Le processus teste la valeur du champ "type" pour vérifier qu'un mail est demandé. C'est la condition "relance_mail" qui permet de faire cette vérification.

Correction VG 10.4 à faire

Vérifier que la condition "relance_mail" (Processus / Fichiers / Condition) traite bien le type "Email" et pas uniquement le type "EMAIL"