Pour utiliser la fonction de préparation et le module Inventaire avancé, il est important de mettre en œuvre des procédures d'organisation.
La fonction Inventaire avancé propose notamment de planifier des inventaires tournants, généralement réalisés pendant les périodes d'exploitation et non pas de fermeture comme l'inventaire annuel.
La marchandise prélevée par les préparateurs n'est déduite des stocks que lors de la phase de validation du BP en BL.
Tant que cette phase n'a pas été exécutée, elle est considérée dans le système d'information comme toujours présente dans son lieu de stockage.
Si au même moment des personnes effectuent des comptages sur les mêmes lieux de stock, la marchandise prélevée n'étant plus présente physiquement, cela génèrera à la validation de l'inventaire des différences d'inventaires qui n'en sont pas !
Pour cela il est important de mettre en œuvre des gardes fous. Par exemple en respectant une organisation établie en deux points principaux :
- S'assurer que les BP en cours sont validés en BL avant le démarrage d'une phase d'inventaire (malheureusement pas toujours possible).
- Bloquer l'accès aux rangées, lieux, emplacements qui sont à inventorier pour empêcher le prélèvement par les préparateurs en parallèle du comptage.