La gestion
L'accès au zoom Journal se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Journaux
Un journal permet d'enregistrer des opérations appartenant à une même famille :
Les factures et avoirs clients dans un journal de VENTES
Les factures et avoirs fournisseurs dans un journal d'ACHATS
Les entrées et sorties en banque et caisse dans un journal de TRESORERIE
Les opérations diverses dans un journal d'O.D.
Les écritures extracomptables dans un journal EXTRA-COMPTABLE
Un journal réservé à la centralisation ne peut être utilisé en saisie. Les paramètres des journaux permettent d'adapter le confort de saisie à chaque type d'opération et de guider l'utilisateur.
Liste des journaux obligatoires et fournis :
A1 Journal des achats (issue de la gestion commerciale)
V1 Journal des ventes (issue de la gestion commerciale)
OD Journal des Opérations Diverses
OD1 Journal des Opérations Diverses concernant la différence de règlement
OD2 Journal des Opérations Diverses concernant la différence de change
C9 Journal des reprises de soldes (A nouveau)
XX Journal des Situations
Xx Journal des détails des centralisations
Onglet « GENERALITES » du journal comptable
Journal
Le code journal est codifié sur 3 positions alphanumériques. Le nommage peut avoir une influence. Par convention nous nommons les journaux : A pour Achats, V pour ventes, T pour trésorerie, OD pour opérations diverses, X pour extracomptable.
Nom abrégé
Le nom abrégé est une désignation courte utilisable comme une alternative à la saisie du code journal.
Le nom abrégé est issu de l'intitulé du journal. Il est mis à jour en création et en modification de l'intitulé :
Les minuscules sont converties en majuscules
Les symboles sont supprimés : . / + - ' ' _
La zone est modifiable manuellement.
Type de journal
Le choix proposé :
Achat,
Vente,
Trésorerie,
O.D.,
Budget,
Extra-comptable,
Réservé centralisation,
A nouveau.
Les écritures de type extra-comptable seront prises en considération à la demande dans les éditions (balance, grand-livre, interrogation, extrait de compte...). Elles ne seront JAMAIS VALIDEES.
Masque de saisie
Vous indiquez le type de masque de saisie pour ce journal. En effet, les variables à introduire et l'ordre de saisie peuvent être différents en fonction du journal.
De base, vous sont proposés :
Opérations Diverses,
Trésorerie,
Facture
Pré-chargement des écritures
Cette option définie le comportement de la fenêtre de saisie à son ouverture.
Aucun pré-chargement : la fenêtre de saisie est vierge,
Le dernier mois : les écritures du mois en cours sont affichées,
Les n dernières écritures : saisir le nombre d'écritures du journal à afficher dans Nombre d'écritures préchargées.
Période de saisie autorisée
Seules les écritures dont la date est comprise dans ces bornes sont autorisées. Il existe aussi des périodes de saisie autorisée dans le dossier et le compte.
Modèle de saisie des écritures
Il est possible de lier un modèle d'écriture par défaut à un journal. Un modèle permet de prédéfinir une écriture type. Il s'agit d'une aide à la saisie.
Compte de génération
Une ligne de contrepartie peut être générée automatiquement pour solder l'écriture. Cette génération peut se faire ligne à ligne (à chaque validation d'une ligne) ou en fin d'écriture (en validant l'écriture lorsque le solde n'est pas nul).
Les signes particuliers suivants sont autorisés :
## pour reprendre le mois d'échéance
$$ pour le code (2 chiffres) associé au code devise
== pour le mois de la date d'écriture
Libellé par défaut de la ligne générée
Si vous demandez une génération automatique de l'écriture de contrepartie, indiquez le libellé de l'écriture implicite.
Journal centralisable
Un journal peut-être centralisable ou non. S'il l'est, alors les écritures des comptes centralisables seront centralisées par le traitement de validation des journaux.
Pour obtenir des centralisations d'écritures lors de la validation de brouillard en journal, deux conditions sont impératives :
Le compte est déclaré centralisable,
Le journal est déclaré centralisable
Lié à Divalto Règlement
Pour un journal de type "Achat" ou "Vente", vous pouvez demander l'intégration des pièces dans le module Règlement.
Ne pas oublier de paramétrer les codes taxes des comptes de Gestion !
Génération automatique des lignes de T.V.A.
En cochant cette case, il sera possible de générer automatiquement les écritures de TVA ainsi que les ventilations de TVA lors de la saisie comptable.
Pris en compte dans le calcul de la TVA
En cochant cette case, les écritures liées à la TVA seront prises en compte pour la déclaration et le calcul de la TVA.
Ajout de contrôle sur l’option « Journal pris en compte dans le calcul de la TVA » (V10.9)
Pour un journal avec option « Journal pris en compte dans le calcul de la TVA » coché, il n’est plus possible de supprimer cette option s’il existe au moins une écriture du journal prise en compte dans une TVA validée.
Onglet « OPTIONS » du journal comptable
Options de saisie
« Saisie en devise autorisée »
Cochez la case pour préciser que ce journal autorise la saisie d'écritures en devise. De plus, pour saisir des montants en devise, le dossier doit être déclaré multidevises.
Par contre, il est possible de saisir des montants en devises sur tous les comptes.
« Saisir un montant 2 »
Il est nécessaire de cocher cette case dans le journal pour pouvoir saisir des valeurs dans les montants2 définis dans le dossier. Ce 2ème montant pourra être une surface, une quantité..
« Saisir un numéro de lot »
Permet d'affecter un numéro de lot à un ensemble d'écritures.
Dans un journal avec masque de saisie de type O.D., ce numéro sera demandé en début de saisie, puis repris dans chaque ligne. Vous pourrez ponctuellement le modifier.
Dans un journal avec masque de saisie de type autre qu'O.D., le numéro de lot sera à introduire à chaque ligne.
« Saisir un numéro de chèque »
Cochez la case pour permettre de saisir un numéro de chèque sur la ligne d'écriture. Cette zone sera accessible en saisie d'écritures mais non obligatoire.
« Autoriser la saisie de montant à 0 » (V10.10)
La case est grisée pour les journaux de type sous-système, car c'est l'option de Commerce & Logistique qui autorise ou non les écritures à 0.
Cochez la case pour pouvoir saisir des montants à zéro.
Mode de saisie
« Effacer l'écran en début d'écriture »
Cochez la case pour effacer les lignes de l'écran dès la validation de l'écriture. Sans coche, pour que les lignes des écritures successives restent affichées à l'écran.
« Rester en création », « Rester en modification »
Option pour faciliter la saisie au kilomètre dans un journal. Cette option est modifiable par l'utilisateur lors de la saisie.
Numérotation
Le numéro de pièce peut être obligatoire ou facultatif au moment de la saisie. Mais Il peut également être attribué automatiquement.
Dans ce cas, trois méthodes sont disponibles :
Utilisation de la numérotation de Divalto Commerce & Logistique
Le chrono des factures fournisseur est utilisé sur un journal d'achat, et le chrono des factures client pour un journal de vente. L'avantage de cette méthode est l'usage d'un seul journal d'achat pour toutes les factures (en provenance de Divalto Commerce & Logistique ou en saisie directe des écritures). La numérotation sera alors homogène sur le journal.
L'inconvénient de cette méthode est l'absence de facture dans Divalto Commerce & Logistique pour certains numéros (les saisies directes).
Numéro de pièce dans le dossier comptable
Le dossier comptable comporte un numéro chrono pour les pièces. C'est celui-ci qui sera utilisé.
Avantage : l'attribution d'un numéro n'affecte pas la souche de Divalto Commerce & Logistique. Plusieurs journaux peuvent utiliser la même souche, ce qui permet d'avoir un numéro chrono unique pour tous les journaux d'achat utilisé en saisie directe.
Numéro de pièce dans le journal
Cette méthode est la plus souple, puisque le chrono de numérotation est géré dans le journal lui-même.
Pour les deux dernières méthodes, il est possible de mettre en place une numérotation parallèle entre des écritures comptables et des écritures issues de la facturation de Divalto Commerce & Logistique. Il ne faut pas oublier qu'un numéro de facture d'achat (interne) doit être unique dans Divalto Règlement !
Méthodes
« Contrepartie »
Si vous répondez 'calculée', la zone contrepartie ne sera pas autorisée en saisie.
Si vous répondez 'saisie', la zone contrepartie sera accessible.
Si vous ne souhaitez pas renseigner le compte de contrepartie dans l'écriture, vous répondez 'non gérée'. Sinon le compte de contrepartie sera renseigné par le compte de la première ligne de l'écriture.
« Echéance »
Si le mode de règlement d'un compte est renseigné, la date d'échéance est pré-calculée en fonction des paramètres de la fiche 'mode de règlement'.
Cette date d'échéance sera modifiable dans le cas où vous sélectionneriez l'option 'saisie'.
Si vous répondez 'calculée', l'échéance présentée ne sera pas accessible.
Si vous répondez 'non gérée', la date d'échéance ne sera pas renseignée dans l'écriture
« Date prévue banque »
A un compte banque peut être associée une méthode de calcul de dates bancaires par type de règlement.
Lors de la saisie d'écritures dans un journal, une date prévue banque peut être :
Calculée en fonction de la méthode de calcul associée au type de règlement
Saisie manuellement
Non gérée
« Fin d'écriture »
La fin de l'écriture peut être :
Validée à la demande de l'utilisateur
Automatique dès que le solde de la pièce est nul
« Appel du lettrage »
Voici les différents appels du lettrage en saisie :
Manuel
Automatique en fin de saisie de l'en-tête de la pièce
Automatique en fin de ligne si le compte est lettrable
Ajout de contrôle sur les options de gestion des numéro de pièce des journaux (V10.9)
Pour un dossier comptable avec l’option « Gestion de la TVA par Divalto Comptabilité » et pour un journal avec l’option « Journal pris en compte dans le calcul de la TVA » alors les options possibles de la gestion de la numérotation des pièces sont :
Obligatoire
Automatique
Les options « Non renseigné » et « Facultatif » ne sont pas disponibles.
Contrôle de saisie des dates d'échéance (V10.9)
En tant que comptable en charge des règlements, on s’assure que toute écriture liée à un tiers dispose d'une date d'échéance, ceci afin d'éviter d'éventuels manques.
Ainsi, les journaux liés à règlement ne peuvent pas être en échéance non géré. Un message d'alerte bloquant s’affiche si le journal ne gère pas les échéances.
Précisions techniques
Le script cc_26355 permet d'initialiser les dates d'échéance par la date d'écriture, pour les anciennes écritures qui n'auraient pas de date d'échéance et qui sont sur un journal lié à règlement.
La barre d'outils de la fiche journal
La barre d'outils permet d'accéder :
Aux « Ecritures » du journal via le zoom des écritures par journal
A « l'Interrogation » comptable du journal
A l'édition du « brouillard » et à la « Réimpression » d'un journal
TVA et numérotation de pièce (V10.9)
Si la case « Gestion de la Tva avec Divalto Comptabilité » (onglet TVA/DAS2) est cochée au niveau de la fiche dossier, il n’est plus possible de paramétrer un journal en numéro de pièce facultatif ou non renseigné pour les journaux de type Achat, Vente, OD et de Trésorerie.
Journaux sous système en comptabilité
Seuls les journaux avec l'option « Sous-système » peuvent être utilisés pour intégrer des factures depuis un sous-système, comme par exemple Divalto Commerce & Logistique.
Remarque : Il n'est pas possible de saisir manuellement des écritures sur un journal de type « Sous-système ».
Ainsi c'est lors de la création d'un nouveau journal, que la coche Sous-système est présente pour l'initialisation. Une fois que la valeur attribuée est déterminé, il ne sera plus possible de la modifier dans le zoom des journaux.
Règles
Seules sont autorisées les modifications suivantes sur un journal sous-système :
Le libellé,
L'analytique,
Les comptes (hors tiers) peuvent être modifiés si le nouveau compte à la même racine (3 premiers numéros) que le compte enregistré,
Les ventilations de TVA ne sont pas modifiables et pas impactées par une éventuelle modification du compte.
Initialisation du flag sous-système dans les journaux
Le traitement est accessible à l'aide de l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Initialisation des flags sous-système des journaux
Ce programme permet de modifier la valeur du flag sous-système.
Les journaux présents dans les codes opérations de Divalto Commerce & Logistique, les paramétrages de caisse et les modes de règlement (TPV) doivent être obligatoirement sous-système. Par conséquent, si un journal n'est pas sous-système mais présent dans une des tables précédentes, un point d'exclamation apparaîtra dans la seconde colonne pour indiquer cet état.
Pour modifier la valeur du flag, il faut cliquer sur la colonne correspondante. Quand toutes les modifications sont effectuées, il suffira de valider.
Restriction pour les journaux sous-système
Lors de la validation du traitement, les tests ci-dessous sont exécutés :
Le passage non sous-système à sous-système ne possède aucune restriction,
Pour le passage sous-système à non sous-système, trois cas sont possibles :
Il existe des écritures provenant d'un sous-système affectées à ce journal : la modification est interdite,
Il n'existe pas d'écriture du type précédent, les journaux sont présents dans une des tables précédentes : la modification est permise, mais un message d'information est affiché.
Sinon, la modification est permise.
ATTENTION : La case à cocher « Comptabilité hors France » de la fiche dossier annule totalement la fonctionnalité « sous-système », dans le module Divalto Comptabilité.
La validation des journaux
La validation est accessible par l’option de menu Comptabilité / Traitement / Validation Journaux.
Ce traitement valide définitivement les écritures. Il transforme les écritures du mode brouillard en écritures définitives sans possibilité de modification ultérieure. (sauf certaines exceptions).
Le traitement effectue les opérations suivantes :
L’impression des journaux mensuels,
Le contrôle des l'équilibre des brouillards,
La centralisation du journal pour les comptes ou elle est prévue , si le journal l’autorise,
La validation des écritures.
La périodicité de ce traitement est libre. La seule contrainte est valider tous les journaux de l’exercice avant de clôturer.
Les différentes phases :
Édition du journal avec contrôle du solde. Si le journal n’est pas équilibré, un message vous le signale et les écritures de ce journal ne sont pas validées.
Si le journal est équilibré, le programme valide les écritures et leur affecte un numéro d’ordre.
La centralisation.
Une centralisation est également réalisée dans cette seconde phase pour tous les comptes te journaux comportant cette option dans leur paramétrage. Cela consiste à regrouper en une écriture Débit et une écriture Crédit les mouvements de la période enregistrés sur un compte.
Les écritures centralisées ont pour libellé “CENTRALISATION”
Remarque :
S’il existe une ventilation par axe ou échéance, le détail des ces dernières est conservé.
Les écritures validées ne pourront plus être modifiées et supprimées. Les journaux de types budgétaires et extra-comptables ne seront jamais validé.
Le journal de bord signale pour chaque journal validé, le début et la fin du traitement. Toutes les anomalies détectées sont également consignées.
Champs modifiables sur écritures validées ou sous-système (V10.11)
Les champs « Début période » et « Fin période » sont accessible en modification pour les écritures validées et sous-système.