Le circuit des décaissements est sensiblement identique au circuit des encaissements, cependant :
Il comporte une étape facultative « Bon à payer »
Il est nécessaire de passer par l'étape de Préparation des règlements avant de leur émission
Seuls les décaissements émis apparaîtront sur les bordereaux lors de l'étape de confection des bordereaux.
Bons à payer
Cette étape étant facultative, l'activation de la gestion des bons à payer et le nombre de jours utilisé pour calculer le délai se défini au niveau du dossier.
Mise en place de la gestion des bons à payer
On accède à la fiche dossier du module des règlements par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Dossier – Bouton « Règlement » - groupe « Bons à payer »
Si vous souhaitez utilisé cette gestion, cochez la case « Gérer les Bons à payer ».
Gérer les Bons à payer
Une fois l'option activée, un message d'alerte avertit l'utilisateur que le bon à payer n'a pas été signé au moment de la préparation ou de l'émission.
Délai de retour
A l'intégration des factures dans Divalto Règlements, une date limite de retour est calculée à partir de la date du jour. Cette date permet de relancer les personnes validant les factures. Le délai de retour, permet d'indiquer le nombre de jours utilisées pour calculer la date limite de remise. Lors de l'intégration des factures dans Divalto règlement, une date limite de retour est calculée à partir de la date du jour + le délai de retour et cette dernière permet de relancer les personnes validant les factures.
Fonctions confidentielles : Saisie d'un décaissement sans bon à payer
Si vous avez choisi de gérer les décaissements avec une étape de « bon à payer », vous pouvez confidentialiser la validation d'effets pas encore « bon à payer » lors de la préparation des règlements. Seules les personnes autorisées pourront pointer les effets pas encore « bons à payer ».
Signataire du bon à payer
Le signataire par défaut peut-être renseigné dans la fiche du fournisseur. L'accès au zoom des fournisseurs est réalisé par l'option de menu : Règlement / Fichiers / Tiers / Fournisseur – Onglet « COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE », groupe « Paiement »
C'est dans le champ « Signataire du Bon à payer » que vous précisez la personne habilitée à signer les bons à payer pour le fournisseur, à réception des factures. Le code saisi sera transmis aux effets de Divalto Règlement pour relancer les bons à payer par signataire autorisé. Le code fait appel au zoom des collaborateurs.
Le signataire est défini manuellement à la saisie de la pièce d'achat et reprend la valeur positionnée sur la fiche fournisseur. L'indication se trouve dans l'entête de pièce, dans l'onglet « COMPLEMENT », champ « Signataire Bon à Payer »
Saisie des bons à payer
Le traitement ci-dessous permet d'enregistrer l'autorisation des bons à payer :
Règlement / Décaissement / Bons à payer / Saisie des bons à payer
Ecran de sélection
Un premier écran de sélection, vous permet :
D'indiquer la date limite de retour à prendre en compte.
De renseigner la fourchette des signataires associés aux effets.
Ainsi que les fourchettes de tiers.
Vous indiquez la date limite de retour des bons à payer et seuls les effets avec une date antérieure ou égale à cette date seront proposés.
Ecran de traitement
Vous pouvez soit afficher et traiter :
L'ensemble des fournisseurs ou,
Fournisseur par fournisseur.
C'est dans le champ « Signataire du bon à payer » que l'on indique la personne accordant l'ordre à payer.
Le bouton « Détail de l'effet » ou touche de fonction « Shift+F4 » permet d'accéder au détail de l'effet
Le bouton « Pièces associées » ou touche « Shift+F8 » permet d'accéder au détail des pièces associées, c'est-à-dire à la facture.
Vous pouvez également consulter ou de prendre des notes afin de communiquer avec les différents utilisateurs et justifier par exemple d'un refus de signature.
Relance des retours
Le traitement de relance édite la liste des effets en attente de bons à payer par signataire et pour une date limite de remise donnée (délais).
L'impression des notes de l'effet peut avoir son importance pour assurer la communication entre les utilisateurs et justifier de la « non signature ».
L'option de menu permettant d'accéder au traitement : Règlement / Décaissement / Bons à payer / Relance des retours de Bons à payer
Fourchette de signataires à relancer
Les effets dont le délai de retour de bon à payer est atteint sont imprimés. Seuls les effets associés aux signataires compris dans la fourchette seront relancés.
Date limite de remise des bons à payer
A l'intégration des factures dans DIVALTO REGLEMENTS, une date limite de retour est calculée à partir de la date du jour.
Cette date permet de relancer les personnes validant les factures. Vous indiquez, ici la date limite de retour des bons à payer. Seuls les effets avec une date antérieure ou égale à cette date seront proposés dans la liste.
Gestion de l'escompte automatique
Deux zooms permettent de définir des codes d'escompte pour ensuite les associer aux fournisseurs.
Zooms : Tables des taux d'escompte
L'accès au zoom est réalisé par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / Entête des escomptes
Lors de la création d'un nouveau code on indiquera :
Code escompte
Le code escompte est défini sur 8 caractères alphanumériques et permet d'associer plusieurs taux. Cela correspond à la matrice d'escompte.
Libellé
L'intitulé du code escompte. Vous disposez de 80 caractères alphanumériques.
Base échéance
Si cette option est cochée, le nombre de jours « avant » la date d'échéance sera calculé. Si non cochée, on se base sur la date de la facture et un nombre jours « après » la date de facture sera calculé.
On pourra accéder au détail des escomptes via le bouton « Détail » ou la touche de fonction « F6 », ainsi que par l'option de menu Commerce & Logistique / Fichiers / tables / Tables liées aux pièces / Définition des escomptes.
Début (en nombre de jours) au
Indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul du taux applicable. Ce nombre sera déterminé par rapport à la date du jour et la date de facture ou la date d'échéance de la facture.
On indique ici la fourchette du nombre de jours à prendre en compte pour l'application du pourcentage d'escompte.
Escompte (en pourcentage)
Indiquer le taux d'escompte à appliquer pour la fourchette de date.
Exemple avec Base échéance cochée
Jusqu'à 30 (inclus) jours avant la date d'échéance on applique 2% d'escompte.
Entre 15 jours et 29 jours avant la date d'échéance, on applique 1% d'escompte.
Escompte automatique : Paramétrage du dossier
Dans la fiche du dossier comptable et dans l'onget « PARAMETRES », on pourra indiquer si l'on utilise la génération automatique d'un taux d'escompte.
Si l'option de la fiche dossier « Utiliser la génération automatique d'escomptes de décaissement » est cochée, l'escompte automatique sera positionnée à Oui par défaut dans les différents programmes de décaissements fournisseurs.
Vous avez la possibilité de positionner un code d'escompte par défaut valable pour l'ensemble des fournisseurs sur la fiche du dossier Règlement.
L'accès à ce paramétrage est réalisé par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton « Règlement », groupe « Escomptes ».
C'est dans le champ « Code escompte par défaut » que vous indiquez le taux.
Taux escompte sur la fiche fournisseur
Sur la fiche du fournisseur on pourra positionner le code d'escompte par défaut à appliquer pour chaque tiers au niveau de l'onglet « COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE », dans le champ « Code escompte ».
Préparation des règlements
Le menu Règlement / Décaissement / Préparer / Préparer tous les règlements, liste les diverses options de préparation des règlements.
Les règlements sont préparés par fournisseur et par type de règlement pour :
Les chèques,
Les BOR,
Les virements,
Les euro virements SEPA
Les virements internationaux
Où
Tous les types de règlements
Dans tous les cas Il s'agit d'un changement d'état « 10 : en attente » vers « 30 : préparé ».
Il s'agit d'un changement d'état « en attente » vers « préparé ». À la validation, les effets sélectionnés deviennent périmés et des effets "préparés" sont créés. Les liens sont conservés et visibles dans les interrogations.
Ecran de saisie de la préparation des règlements
On accède à la préparation des règlements fournisseurs par l'option de menu : Règlement / Décaissement / Préparer / Préparer tous les règlements
Plusieurs opérations sont autorisées :
Différence de règlement
Escompte
Règlement partiel
Trop perçu
Acompte
Rééchelonnement
Différence de change
Opérations diverses
Règlement divers
Entête : Préparation des règlements
Escompte automatique
Si l'option « Escompte automatique » est cochée, on va calculer automatiquement le taux d'escompte applicable à chaque effet en fonction de la matrice d'escompte issue de la fiche du fournisseur et un escompte sera créé pour chaque effets pointés.
L'escompte proposé est calculé en fonction de la date de règlement saisie.
Si l'option « Escompte automatique » n'est pas est cochée, on garde néanmoins la possibilité de calculer un escompte à l'aide du bouton Escompte du menu.
Il est possible d'afficher les colonnes suivantes :
Limite d'obtention d'escompte : Date limite de règlement pour bénéficier de l'escompte calculée
Nb de jour avant échéance : Nb de jours avant la date prise en compte pour le calcul de l'escompte (Date d'échéance ou date d'émission)
Taux d'escompte : Taux de l'escompte calculé (modifiable)
Montant de l'escompte : Montant de l'escompte calculé (modifiable)
TTC après escompte : Montant du TTC après déduction de l'escompte (modifiable)
Changement d'état
Le changement d'état paramétré au Menu est proposé, mais vous pouvez sélectionner un autre changement d'état.
Date d'opération
La date du jour est proposée, vous pouvez la modifier.
Décaissement
Vous précisez le Type de tiers concerné par le décaissement, soit :
Un client
Un fournisseur
Un autre tiers
Tiers centrale
Vous précisez si les opérations de changement d'état concernent une centrale ou non. Si cochée, Vous indiquez le code du tiers concerné par le décaissement en cours.
On affiche la liste des tiers de Divalto Commerce & logistique rattachés à la centrale.
Combo Numéro de facture / numéro de relevé
Vous précisez si le décaissement concerne une facture ou un relevé et ensuite le numéro de facture ou de relevé à traiter.
Si vous précisez un numéro, les effets liés à la facture ou au relevé seront pré-pointés.
Onglet Filtres
Dans l'onglet Filtres, vous sélectionnez soit toute les échéances ou les factures arrivant à échéance en date du.
Lignes à pointer : Préparation des règlements
Après validation de l'entête, la liste des effets correspond à ceux « en attente » pour un fournisseur pour un type de règlement ou pour tous les types de règlements s'affiche.
Vous pointez ou sélectionnez les différents effets à régler via un double clic.
L'icône « Cadenas » identifie les effets sélectionnés dont la somme des montants sera cumulée au montant à régler situé en pied de page.
Si le bon à payer n'a pas été signé, un message d'alerte le signale et si les droits de saisie vous sont accordé, l'effet est pointé.
Vous pouvez également directement signer le bon à payer en cliquant sur l'option « Bon à payer ».
Lors d'un pointage d'un effet en contestation, vous en êtes informé mais l'effet n'est pas pris en compte. Il faut d'abord lever la contestation. La ligne de l'effet contesté sera signalée par un fond rose et le thème de couleur appliqué est le rouge.
Pour modifier un escompte automatique, il faut utiliser le bouton « escompte » du menu en ayant pointé l'effet.
Dans cette fenêtre les valeurs modifiées sont appliquées aux effets en fonction du paramétrage :
Soit l'effet courant
Soit tous les effets pointés (par défaut)
Soit une sélections d'effets pointés
Le bouton « Escompte générés » permet de visualiser le paramétrage (journal, analytique, établissement) des escomptes de chaque effet et modifier :
Le taux de l'escompte : cela permet de calculer le montant total des escomptes.
Le montant total des escomptes : ce montant sera ensuite réparti sur les différents effets concernés.
La ventilation analytique des écriture d'escompte.
L'établissement utilisé pour l'écriture d'escompte (Si la compta gère les établissements).
Les axes analytiques sont saisissables et l'escompte automatique utilise les valeurs d'analytiques par défaut paramétrés au niveau des comptes comptables d'escomptes.
Lors du pointage des effets, s'il manque des données sur un axe en ventilation totale, la fenêtre de modification des escomptes s'ouvre automatiquement pour permettre la saisie des axes.
Barre d'outils : Préparation des règlements
Bouton « Modifier les filtres » ou touche de fonction « F4 » : Permet de filtrer la liste des effets selon de nombreux critères.
Bouton « Pointer les effets d'un autre tiers » ou touche de fonction « F2 » : Permet de pointer les effets d'un autre tiers. Une nouvelle fenêtre s'ouvre et il vous sera demandé de :
Choisir un type de tiers ( Client, fournisseur, Autre tiers)
De saisir le code du tiers.
Bouton « Pointer les effets d'une autre pièce » ou touche « Shift+F2 » : Permet de pointer les effets d'une autre facture ou d'un autre relevé.
Bouton « Liste des effets pointés » ou touche de fonction « Ctrl+F5 » : Affiche la liste des effets pointés.
Bouton « Liste des effets générés » ou touche de fonction « Shift+F7 » : Affiche la liste des effets générés. Les options d'escompte, d'acompte, trop perçu génère cette liste d'effets générés.
Bouton « Inverser le pointage » ou touche de fonction « F5 » : Inverse le pointage des effets sélectionnés.
Bouton « Effacer le pointage » ou touche de fonction « Shift+F5 » : Efface le pointage des effets sélectionnés.
Bouton « Détail de l'effet » ou touche « Shift+F4 » : Permet d'accéder au détail de l'effet.
Bouton « Pièce associée » ou touche « Shift+F8 » : Affiche les pièces associées à l'effet courant.
Pied : Préparation des règlements
Montant de l'escompte
Ce montant d'escompte correspond à la somme des montants d'escomptes des lignes pointées.
Nouvel état
Le premier effet pointé sert de référence. Le programme propose l'état suivant mémorisé dans la fiche état correspondant à l'effet de référence.
Règlement en devise
Si vous avez pointé des effets dans une seule devise, vous pouvez émettre le règlement dans cette devise.
Ordre
Vous précisez le nom de la société bénéficiaire du chèque. Le nom du fournisseur est proposé.
Emission des règlements
Les effets préparés sont « expédiés au fournisseur » ou « remis en banque » dans le cas des virements. Chaque type de règlement est émis dans un traitement différent :
Les chèques
Les BOR
Les virements
Les euros virements (SEPA)
Les virements internationaux
A l'issu de la préparation, la confection de bordereaux permet d'éditer, le cas échéant, les chèques, les BOR et les ordres de virements.
Ecran de saisie des émissions des règlements
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Décaissement / Emettre / Emettre les chèques
Choix sélections des effets :
"Tous les effets" aucun filtre n'est appliqué
"Même banque saisie" filtre sur une banque
"Même banque et Banque non saisie" filtre sur une banque et lorsqu'aucune banque n'est saisie en mode préparatoire
Remarque : La saisie ou non de la banque en mode préparatoire est paramétrée dans le changement d'état.
Un double clic permet de pointer ou dépointer les effets. En cas de pointage un cadenas est positionnée en début de ligne et la totalisation en pied est mise à jour. A la validation, les effets sélectionnés deviennent périmés et des effets en "C50 Chèque expédié au fournisseur" sont créés. Les liens sont conservés et visibles dans les interrogations.
Options de la barre d'outils
Bouton « Modifier les filtres » ou touche de fonction « F4 » : Modification des filtres de sélections des effets.
Bouton « Liste des effets pointés » ou touche de fonction « Ctrl+F5 » : Affiche la liste des effets pointés.
Bouton « Totaliser les effets » ou touche de fonction « Shift+F7 » : Affiche un résumé des effets pointés par échéance et par devise.
Bouton « Pointage automatique » ou touche « F6 » : Permet une sélection automatique des effets en fonction d'un montant saisi.
Vous indiquez le montant à atteindre et si vous autorisez ou non le dépassement du montant. Les effets sont sélectionnés et pointés automatiquement dans le limite du montant à atteindre
Bouton « Détail de l'effet » ou touche « Shift+F4 » : Accède au détail de l'effet mode fiche.
Bouton « Note » ou touche « Shift+F6 » : Ajout ou consultation de note.
Bouton « Pièce associée » ou touche « Shift+F8 » : Consultation des pièces associées à l'effet.