Nous détaillons dans ce paragraphe la gestion de la facturation à l'avancement autrement appelée « facturation de situation de travaux » pour un devis validé.
Pour se faire, il existe deux manières de procéder :
MENU : Commerce et logistique / Travaux et installations / Facturation Situation / Saisie situation devis travaux client
Directement depuis le devis travaux via le menu « interrogation / situation ».
Dans ce cas :
S'il n'existe aucune situation, la création d'une situation va être automatiquement proposée
Si une ou des situations existent, la visualisation des entêtes de situation est alors proposée, on peut décider alors d'en créer une nouvelle.
Ergonomie générale
Nous retrouvons ainsi les principaux menus d'un devis travaux ainsi que des fonctionnalités propres à la gestion de situation :
Dans la bande haute, les menus :
Fichier :
Imprimer
Présentation
Quitter
Edition : Les fonctionnalités classiques de navigation
Outils :
Le zoom généralisé
Interrogations :
Les différents textes, notes et fiches concernés par le devis travaux sur lequel nous sommes positionnés.
Facture : interrogation de la facture générée depuis la situation
Avoir : interrogation de l'avoir généré depuis cette situation
DGD : impression d'un décompte mensuel, général et général définitif à la demande. On précise alors :
Affaire : L'affaire concernée
Décompte au : La date d'arrêtée souhaitée pour ce DGD
Titre : On précise le titre que l'on veut donner à cette impression (Titre à paramétrer dans la table dédiée)
Uniquement le cumul : pour le DGD principalement; ne présente qu'une colonne de cumul, pas d'avancement
Validation :
Valider en facture : Générer la facture finale depuis cette situation en vue de sa comptabilisation.
Annuler en avoir : Générer un avoir depuis cette situation pour l'annuler. Cette option s'active dès lors qu'une facture a été générée au préalable.
Restitution d'acompte (V10.6) : en règle (de déduction d')acompte, 'Saisie de la déduction', permet de générer un avoir de l'acompte restant après la situation finale.
Aide : Les fonctionnalités classiques d'aide
Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :
Créer / Modifier / Supprimer :
Déployer / Réduire une sélection (Notion de « chapitrage » ou de « niveau »)
Note du client / Note de l'article / Note de l'ouvrage
Note de pièce / Fichiers joints / Note de ligne
Retenue : Ce bouton permet de consulter le montant des retenues de garantie calculés pour cette situation.
Acompte : Ce bouton permet de consulter les montants d'acompte calculés de la reprise d'acompte pour cette situation, et de gérer la 'saisie des déductions' en règle (de déduction d')acompte (V10.6)
Actualisation/révision de prix : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des révisions de prix sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Cette actualisation/révision peut être à la hausse ou à la baisse. Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.
Retenue contractuelle : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des retenues contractuelles (comme des pénalités) sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.
Les différents textes : Entête / Pied / Ligne
Autres raccourcis standards : Recherche / Zoom / Abandon / Validation / Impressions / Aide
Rééchelonnement des garanties : Utilisable en principe sur la dernière situation, il permet de formaliser l'enregistrement d'un PV de réception et de provoquer le rééchelonnement des retenues de garantie selon le paramétrage prévu.
Dans la bande haute « grise », les raccourcis détaillés de gauche à droite :
Les différents chevrons
L'accès aux détails d'entête, de ligne, de pied.
Afin d'optimiser l'utilisation sur des situations proposant un nombre important de lignes, la fonctionnalité propose une entête et un pied réduits respectivement sur 2 et 1 lignes.
En entête réduite (V10.6) :
Numéro de situation
Référence : reprise de la référence du devis travaux
Tiers
Affaire
Statut, Etat et date
en pied de pièce réduit (V10.6) :
Synthèse avancement : avancement cumulé et avancement relatif, exprimés en pourcentage
Synthèse Acompte : Montant décompté sur la situation et solde d'acompte
Montant HT / TTC et devise
Entête de la facture de situation
Au niveau de l'entête de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, on reprend les éléments initialement prévus au niveau de l'entête du devis travaux.
Onglet GENERALITES
Seule la date de la facture de situation est modifiable.
Onglet FACTURATION/SITUATION
Bloc Facturation/Situation
Code opération facturation groupée et son code avoir associé
Code opération détaillée et son code avoir associé
Code opération facturation finale et son code avoir
Code opération facturation acompte et son code avoir.
l'existence de ces codes opération et codes avoir est contrôlée en validation de devis travaux.
Seul le mode de règlement de la facture de situation est modifiable.
Bloc Impression
les paramétrages sont hérités du dossier / devis travaux et sont modifiablesImprimer le récapitulatif des situations
Rang calculé à l'impression du récapitulatif
Ne pas imprimer les situations annulées sur le récapitulatif
Récapitulatif (V10.6) : au choix parmi
Situation en cours exclue
Situation en cours inclue
Bloc Suivi
N° de facture de situation : renseigné à la facturation; si renseigné permet l'ouverture de la pièce en consultation.
N° d'avoir de situation
Onglet ADRESSES
Reprise des adresses issues du devis travaux.
Lignes/Mouvements de la facture de situation
Au niveau des mouvements de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, il est possible, à n'importe quel niveau, de modifier le pourcentage de facturation de la ligne.
Pied de situation
Montant HT produit Situation
Montant HT situation
Acompte Déduit par la situation
Acompte restant à déduire
Montant HT
TTC pièce
Avancement cumul : exprimé en pourcentage
Avancement relatif : exprimé en pourcentage
Fonctionnement
A la création de la situation, le traitement initialise l'avancement précédent et les différents soldes.
La création d'une situation n'est autorisée que lorsque la situation précédente est validée en facture.
La saisie de l'avancement se fait, selon paramétrage :
en pourcentage cumulé ou relatif
en quantité cumulée ou relative
il est possible de mixer l'option de saisie, en modifiant ponctuellement le mode à la ligne (le changement de méthode est contrôlé).
il est possible d'enregistrer
des actualisations/révisions de prix : les actualisations / révisions de prix sont présentées dans l'impression des situations et sont intégrées dans la facture générée.
(un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une actualisation / révision de prix)des retenues contractuelles : les retenues sont présentées dans l'impression de la situation et dans le décompte; elles ne sont pas intégrées à la facturation.
(un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une retenue contractuelle)
A la validation de la situation, le traitement calcule les montants des retenues de garantie selon paramétrage.
A la facturation de la situation, les retenues de garantie sont intégrées au montant facturé, mais sur une échéance décalée (paramétrage spécifique du mode de règlement)
Déduction d'acompte
Rappel : l'acompte est généré à partir du devis travaux, selon paramétrages.
L'acompte est éclaté :
par tva, dépôt, affaire, avenant, axes analytique (seule méthode proposée en V10.5)
par tva, dépôt, (affaire) (V10.6)
Déduction automatique de l'acompte
En mode de déduction automatique, la déduction d'acompte est calculée en validation de situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant
la référence acompte
le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.
Déduction d'acompte en méthode acompte 'Saisie de la déduction' (V10.6)
A la création de la situation, le traitement récupère les composantes d'acompte(s) .
ATTENTION : si un acompte est généré alors qu'une situation est déjà créée, le nouvel acompte ne sera pas disponible dans la situation; Si la situation n'est pas facturée, on pourra supprimer la situation et la recréer.
Tableau des acomptes :
le tableau des acomptes présente les informations suivantes, pour chaque acompte , pour chacune de ses composantes :
le numéro d'acompte
la règle acompte : proportionnel / au plus rapide / Saisie de la déduction
le pourcentage d'acompte (appliqué sur le montant de la situation)
les critères d'éclatement : Régime TVA (et %TVA) , Dépôt, Affaire, avenant, axes (selon paramétrage).
en éclatement par Régime TVA, Dépôt, si toutes les lignes sont liées à une même affaire, l'acompte va gérer l'affaire.le montant HT de l'acompte
le montant d'acompte pour la situation : champs saisissable et contrôlé (ne peut être supérieur au montant restant, ne peut être supérieur au montant de la situation sur la même composante)
le montant d'acompte déjà déduit
le solde d'acompte
le numéro de pièce de la facture d'acompte.
En validation de la saisie de la situation, si aucun montant d'acompte n'a encore été saisi et selon les paramétrages 'Message si méthode 'saisie de la déduction d'acompte' du dossier devis travaux / onglet FACTURATION/SITUATION
message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : activé
Renseignement d'un Pourcentage d'avancement (cumulé) de situation seuil pour un message de type 'Alerte' , 'Info' en deçà
le traitement va afficher un message d'information ou d'information ou d'alerte, indiquant :
le montant restant d'acompte à déduire
le pourcentage total d'avancement
et invitant l'utilisateur à saisir une déduction d'acompte. Si oui, on reste en modification, si non, la situation est validée.
il sera possible de revenir en modification pour compléter l'acompte ensuite.
la saisie de la déduction d'acompte se fait dans le tableau des acomptes.
A l'ouverture du tableau en modification, le traitement propose par un message de confirmation, d'initialiser les montants d'acompte :
pour chaque composante, le minimum entre :
le solde d'acompte
le montant HT de l'acompte sur cette composante
Si vous confirmez, le traitement alimente l'acompte situation par ce montant.
Sinon, le montant d'acompte est accessible à la saisie; des contrôles sont appliqués en validation.
Comme dans les méthodes de déduction automatique d'acompte, la déduction d'acompte est présentée sur l'impression de la situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant
la référence acompte
le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.
Validation / Restitution d'acompte :
la saisie de la déduction d'acompte ne peut garantir que toutes les composantes d'acomptes seront soldées lorsque la dernière situation sera validée.
Dans ce cas, il sera possible de générer un avoir de restitution du solde d'acompte par le menu Validation / restitution d'acompte.
Impression de la situation
La facturation à la situation propose un masque d'impression reprenant la présentation sous forme d'arborescence.
La facturation peut être imprimée avant génération de la facture.
L'impression de la facture générée fusionne l'impression de la facture Gescom et la situation; le numéro de facture est ajouté à la situation.
Lignes de mouvements :
Bloc Total
Total HT
Avancement relatif en % (V10.6)
TOTAL TTC
Récapitulatif des situations
Facture(s) d'acompte générées depuis le devis travaux
Facture d'avoir d'acompte généré éventuellement depuis la dernière situation
Situations passées avec information déduction d'acompte
Situation en cours (V10.6) : selon paramétrage
Facturation de la situation
Rattachement de la facture de situation à un élément d’affaire
Sur option définie pour la société par le paramétrage Sélectionner l'élément d’ancrage dans le dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Options de validation de la facturation :
un paramètre élément est ajouté en création de facture; il permet la sélection de l'élément de rattachement de la facture qui va être générée.
La sélection se fait dans le zoom des éléments d’affaire de type Facture.Champs complémentaires gérés lorsque la facture est une facture de situation
icone identifiant que la facture est une facture de situation
Préfixe, numéro et indice de la situation
le menu contextuel Visualisation situation ouvre la situation