L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable
Ce zoom permet de créer, interroger, modifier et éventuellement supprimer les comptes d'un dossier.
Lors de la création d'un compte général, le compte est recherché dans le plan comptable standard (lui-même associé au dossier 999). En cas d'existence, les paramètres du compte trouvé sont proposés.
Lorsque le compte créé n'existe pas dans le plan comptable standard, le compte ayant le radical le plus proche est utilisé. Par exemple, en créant le compte 51201000, le traitement propose d'utiliser le 51200000 du plan standard.
Il est possible d'intervenir sur les comptes, en saisie des écritures par exemple, via les zooms :
En utilisant la touche de fonction « F8» ou « F9» sur un numéro de compte,
En utilisant la touche de fonction « F7» pour accéder au zoom généralisé.
Onglet « Généralités »
Numéro de compte
Le numéro de compte est géré sur 8 caractères alphanumériques (Par défaut). Lorsque l'utilisateur saisit un numéro de compte, le traitement complète ce numéro par des zéros si le dernier caractère entré est un chiffre.
Rappel : Le dossier commun indique la taille des codes tiers et comptes comptables.
Exemple : 5121 devient 51210000 automatiquement. CDUPOND n'est pas complété. Le 1er caractère correspond à la classe.
Intitulé et abrégé
Par défaut, l'intitulé du compte détermine le nom abrégé. Ce dernier est utilisé dans les recherches de compte par intitulé.
L'abrégé peut être modifié par l'utilisateur, dans ce cas, le traitement ne recalcule plus la zone en modification d'intitulé.
Le nom abrégé est une désignation courte utilisable comme une alternative à la saisie du numéro du compte. Le nom abrégé est issu de l'intitulé du compte. Il est mis à jour en création et en modification de l'intitulé :
Les minuscules sont converties en majuscules
Les symboles sont supprimés : . / + - ' ' _
Le nom abrégé reste figé lorsque vous modifiez l'intitulé d'un compte. Si vous souhaitez que le nom abrégé soit aussi modifié lors de votre modification de l'intitulé du compte, vous devez effacer le nom abrégé et valider la fiche. Le nom abrégé s'affichera donc automatiquement selon les critères expliqués ci-dessus.
Nature
Cette zone est pré-composée d'après la classe du compte créé. Il est impératif de ne pas modifier la nature préétablie.
Les choix proposés sont :
Bilan
Gestion
Auxiliaire Client
Auxiliaire Fournisseur
Auxiliaire Personnel
Lorsque le compte est de nature auxiliaire, il est lié à un compte de bilan de type collectif. Les comptes auxiliaires sont obligatoirement codifiés par des fourchettes de comptes.
Cette contrainte se répercute sur la codification des tiers en gestion, car, par défaut, le code du tiers devient le compte comptable.
Type
Les types proposés sont les suivants :
Normal : sur ce compte seront passées des écritures comptables (ou extracomptable ou budget)
Collectif : les comptes auxiliaires sont rattachés à des comptes collectifs.
Un compte collectif est le reflet dans la comptabilité générale des comptes auxiliaires qui lui sont rattachés.
Texte : un compte de type texte permet dans les éditions de type balance ou grand-livre, d'imprimer des lignes de « commentaires ».
Le compte collectif 40100000 représente la totalité des comptes auxiliaires fournisseurs qui lui sont rattachés.
Les comptes de type collectif et texte ne pourront recevoir aucune saisie directe.
Sens
Le sens habituel du compte est précisé. C'est le sens implicite. Il pourra être inversé à tout moment en saisie des écritures.
Compte intergroupe
Lors d'un regroupement de balances entre plusieurs dossiers, il est nécessaire d'ignorer les comptes utiles aux opérations entre les sociétés.
Cochez la case pour préciser qu'il s'agit d'un compte intergroupe.
Onglet « Paramètres »
Méthode « Gestion des devises »
Dans une écriture, sont toujours mémorisés :
Le montant en devise
Le montant en devise de référence du dossier.
Remarque : Quel que soit le mode de gestion du compte, des écritures en devise sont autorisées. Sur un compte de banque géré sans devise, il est utile de pouvoir retrouver qu'un paiement a été effectué par un chèque en Dollars.
Selon le mode de suivi déclaré au niveau du compte, les traitements exploiteront les montants en devises ou en devise du dossier :
Sans devise, les montants des écritures seront présentés dans la devise du dossier.
Mono-devise,
Les montants des écritures exprimés dans la devise du compte seront présentés dans la devise du compte,
Les autres montants seront exprimés dans la devise du dossier.
Multidevises, les montants des écritures seront exprimés dans la devise saisie.
Devise
Lorsque le compte est mono-devise, on indiquera le code devise implicite du compte. Lorsque le compte est multidevise, on indiquera la devise utilisée le plus couramment.
Conversion
Lors de la saisie d'écriture en devise, les conversions en devise principale et secondaire du dossier seront réalisées automatiquement. Le choix « En fin période » n'est pas géré actuellement (à réaliser via SDK)
lettrage
Le lettrage permet de rapprocher les écritures d'un compte. Plusieurs critères de lettrage sont proposés :
Aucune : pas de lettrage
Par pièce : lettrage des écritures comportant le même numéro de pièce.
A utiliser impérativement si des programmes de suivi de comptes clients (relances...) exploitent les fichiers.
Par montant : lettrage par combinaison automatique de montants.
Par pièce puis par montant : lettrage sur égalité des numéros de pièces, puis par combinaison des montants.
Manuelle : appel en cours de saisie ou par le programme de lettrage manuel.
Les types de lettrage suivants sont utilisés par le lettrage automatique :
Sur numéro de pièce
Sur montant
Sur numéro de pièce puis rapprochement des montants
La méthode de lettrage est exploitée par le traitement de lettrage automatique et par le lettrage effectué par DIVALTO REGLEMENT lors d'une comptabilisation. L'utilisateur pourra toujours lettrer manuellement un compte lettrable.
Les codes lettrage sont gérés sur deux caractères alphabétiques (AA, AB, … Cg, …, zz). L'attribution des codes est automatique. Une ligne d'écriture lettrée est affectée du code et d'une date de lettrage.
Pointage
Vous définissez si le compte est le pointable ou non en cours de saisie.
Les codes pointage sont gérés sur deux caractères alphabétiques (AA, AB, … Cg, Ch,…,zz). L'attribution des codes est automatique. Une ligne d'écriture pointée est affectée du code et d'une date de pointage.
Informations complémentaires
« Numéro de présentation »
L'interrogation comptable permet de manipuler la largeur et la position des colonnes. Lorsque l'utilisateur quitte le traitement, il sauvegarde sur le poste la disposition des colonnes. Il est possible de sauvegarder jusqu'à 9 présentations particulières en affectant au compte un numéro de présentation.
En l'absence de numéro de présentation, l'interrogation comptable mémorise la position en fonction de la nature du compte (bilan, auxiliaire ou gestion).
Exemple : L'utilisateur souhaite une présentation automatique particulière lorsqu'il interroge un compte de banque. Il décide d'affecter un numéro de présentation 5 à tous ses comptes de banque. Ensuite, dans l'interrogation comptable, sur un des comptes de banque, il place les colonnes selon son attente.
Par la suite, chaque compte ayant un numéro de présentation identique sera présenté de la même manière.
« Régime TVA Tiers – Régime TVA Article »
Les codes taxes permettent de contrôler la concordance entre TVA attendue et le montant saisi dans le compte de TVA de l'écriture.
« Mode de règlement »
Le mode de règlement lié à un compte auxiliaire permet de gérer les dates d'échéances. La table est commune à Divalto Commerce & Logistique.
« Nature montant2 »
En saisie des écritures, il est possible de saisir un deuxième montant. Ce montant peut correspondre par exemple à une quantité.
Neuf natures de deuxième montant sont autorisées (litre, mètre, kilo...). La liste des codes natures 2ème montant et leurs libellés sont mémorisés dans la fiche "Dossier".
Au niveau du compte vous précisez :
Soit une valeur comprise entre 1 et 9
Soit 0
Lors de la saisie, un montant 2 sera demandé à condition que :
Le compte soit déclaré avec nature (de 1 à 9)
Le journal en cours de saisie autorise la saisie de montants 2.
Si vous saisissez des ventilations axes, les montants 2 des axes seront calculés au prorata des montants en devise de référence du dossier.
« Critère »
Le critère est un code alphanumérique libre qui est repris en saisie des écritures. Il permet ensuite d'effectuer des filtres sur ces critères dans les interrogations et les impressions comptables.
« Modèle de saisie des écritures »
Il est possible de lier un modèle d'écriture par défaut à un compte. Un modèle permet de prédéfinir une écriture type. Il s'agit d'une aide à la saisie.
Centralisations et épuration
« Compte centralisable à la validation des brouillard »
La centralisation consiste à regrouper les écritures d'un compte en une écriture cumulée en débit et une écriture cumulée en crédit par jourval et par mois. Cochez la case pour que les écritures soient centraliées à la validation des journaux. Dans le cas contraire le détail des écritures est conservé.
Le compte peut être déclaré centralisable et/ou épurable. Lors d'une centralisation, le détail des écritures centralisées sera transféré dans un journal spécial. Les réimpressions des journaux exploitent cette historisation des centralisations.
La centralisation consiste à regrouper les écritures d'un compte en une écriture cumul débit et une écriture cumul crédit par journal et par mois.
Remarque : Seules les écritures passées sur des comptes et des journaux centralisables seront regroupées.
« Compte épurable par l'épuration de fin d'exercice »
Cochez la case pour que le compte soit traité par les programmes d'épuration. Sans coche, pour que le compte ne soit jamais épuré.
Il est important de conserver le détail du compte 'clients douteux', même si les écritures de ce compte sont lettrées. Vous pouvez également vouloir conserver le détail de certains comptes tiers.
« Compte centralisable à l'impression des extraits »
En spécifiant une centralisation à l'impression, le traitement d'extrait de compte réalise une pseudo-centralisation lors de l'impression d'extrait de compte.
Axes
En saisie des écritures, il est possible de ventiler les montants sur 4 axes différents (Analytique, affaire...).
Cochez les axes autorisés sur ce compte.
Un code axe constant peut être précisé dans le plan comptable. Il est également possible de définir des répartitions analytiques automatiques. Cette zone est prioritaire par rapport à une répartition définie sur le compte.
Vous également indiquer une clef d'imputation générique (code commençant par =).
Onglet « Autorisation et confidentialité »
Lié à Divalto Règlement
Vous pouvez demander l'intégration des pièces dans le module Règlement.
Protection
L'usage de chaque compte peut être interdit ou autorisé sur les journaux de type :
vente,
achat,
trésorerie,
budgétaire.
Tous les comptes sont autorisés dans les journaux d'OD et extracomptables.
Code de confidentialité
« Code de confidentialité »
Si vous souhaitez confidentialiser l'accès à ce compte, vous indiquez le code nécessaire. L'accès à un compte confidentiel est protégé de la façon suivante :
Saisie d'écritures interdite
Interrogation du compte non autorisée
Les écritures sur ce compte ne seront pas présentées dans les éditions (journal, grand-livre...)
La balance signale les comptes confidentiels sans préciser les éléments chiffrés
« Date de fermeture »
Lorsque l'on souhaite fermer un compte, il faut préciser une date de fermeture. Le compte ne pourra plus être utilisé dans les futures saisies, mais son historique reste disponible. C'est une pré-fermeture de compte.
Un traitement utilitaire permet une pré-fermeture par lot de comptes.
« Compte centralisateur »
En précisant un compte centralisateur, l'utilisateur indique le compte vers lequel les écritures seront centralisées à la fermeture définitive. Un traitement réalise la fermeture du compte.
Onglet « Soldes »
Balance période courante
Chaque compte contient les soldes saisis et les cumuls correspondant à la période de balance courante. Ces données sont maintenues automatiquement par la saisie des écritures et les intégrations d'écritures.
Les dates de la période de balance courante sont affichées dans le dossier. La période correspond en général à l'exercice courant.
Un traitement permet de modifier cette période et recalcule les soldes et cumuls des comptes. La clôture d'exercice modifie également cette période.
La barre d'outils de la fiche compte comptable
La barre d'outils permet d'accéder :
Aux « Ecritures » via le zoom des écritures
A « l'Interrogation comptable »
A l'édition de « l'Extrait de compte »
Et pour les comptes de tiers :
A la fiche du « Tiers »
A « l'encours »