Import de pièces par tableur

L'import de pièces par tableur est accessible par Commerce et logistique/ Utilitaires/Import-export tableur/ Import de pièces par tableur.

Ce programme permet d'importer dans l’ERP Divalto des pièces commerciales (devis, commande, BL) qui proviendraient d'un autre système, au moment d'une migration par exemple. 

Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.

Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).

L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.

Remarque : Les pièces internes cde + BL sont prise en comptes à partir des versions 214d , 215c , 216a , 217.

Ecran de sélection

Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.

Type de traitement (cocher la case au choix)

→ Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire. 

→ Création: ce choix permet d'importer toutes les pièces à l'exception des pièces d'inventaire

→ Validation totale: validation de pièce (exemple: commande client validée en BL) dans son entièreté. 

→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne

Phase (cocher la case au choix)

→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs. 

→ Génération de la structure détaillée du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Contient les champs de base des pièces. Attention, les champs contenus dans cette structure ne sont donc pas exhaustifs. 

→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.

Sélection (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import

→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.

→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier. 

Fichier

→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.

→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.

Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.

Structure du fichier excel et complétion avec les données

Quel que soit le type de traitement, il est possible de générer la structure du fichier, en guise de guide de complétion des données avant intégration de celles-ci.

Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".

Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:

"1" pour devis; "2" pour commande; "3" pour BL; "4" pour facture

La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi: 

Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.

Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule. 

• Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)

IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes, que vous allez saisir vos données. 

Exemple: Croisement IPAR/DOSSIER: donnée saisie "998'. IPAR/TYPE_PIECE: donnée saisie: "Devis" (ou code: 1). Car il s'agit d'importer un Devis, dans le Dossier 998.

• Deuxième ligne (jaune): les données d'en-tête de la pièce

ENT est le nom des données qui concernent les données d'en-tête de la pièce. C'est dans les lignes en jaune, sous les colonnes dédiées correspondant aux champs d'en-tête, que vous allez saisir vos données. 

Exemple: Croisement ENT/CODE_OP: donnée saisie "C" pour code opération C correspondant au flux de vente. ENT/DATE_PIECE: donnée saisie "01/01/2020" pour la date. Respecter le format JJ/MM/AAAA.

• Lignes suivantes: 

Les lignes suivantes concernent les MOUV (détail des lignes: référence article, quantité etc.), les MVTL (ventilations: quantités par n°de lot, par emplacement etc.), les ITXT (textes), les ENTCPLEXT (données liées à l'EDI), EAD (adresses complémentaires).

 Ces champs sont modifiables, supprimables. Vous modelez la structure selon vos besoins. Les données IPAR, ENT, MOUV sont par contre obligatoires, pour les données de base de la pièce.

Importer des pièces contenant des articles indicés (V10.9)

Même fichier d’importation des pièces, mais avec le champ dédié:

Importer les taxes (V10.6) et pièces internes

Importer les taxes

Ce programme permet, entre autres,  d'importer les données concernant les taxes complémentaires (enregistrement MOUVTAX).

Pour importer ces données, on positionne dans les options du programme d'import-export, le Type de traitement à Création et la phase à Génération de la structure détaillée.

Exemple de données concernant les taxes complémentaires à importer :

Une fois intégrées, les données importées concernant les taxes complémentaires sont visible dans la pièce grâce au menu Outils, choix Tarifs, frais et taxes puis Taxes complémentaires.

Importer les pièces internes

L’import de pièces internes de type commande ou BL sont également possible, mais uniquement à partir de certains service pac : 214d ; 215c ; 216a ; 217

Importer une pièce avec article fermé (V10.10)

Dans l’onglet Internet-Protection de la fiche article, la Date de fin de validité permet de préciser à partir de quelle date l’article est fermé.

Une tentative d’import de pièce par un utilisateur ne possédant pas la confidentialité Saisir sur un article fermé, provoque le rejet de la pièce. La mention Article fermé figurera sur la ligne du tableau excel correspondante, dans la colonne Erreur.

Contrôle de la devise lors de l’import de pièces (V10.11)

Si lors de l’import de pièce par tableur, la devise à importer est inexistante, un message d’erreur le stipule dans le livre de bord:

Contrôle de la catégorie de pièce lors de l’import de pièces (V10.11)

Si lors de l’import de pièce par tableur, la catégorie de la pièce à importer est inexistante, un message d’erreur le stipule dans le livre de bord:

Importer (et exporter) des articles indicés (V10.9)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export Tableur / Import - Export Articles indicés

Le fonctionnement est identique à celui de l’utilitaire d’import - export des articles (non indicés) avec des possibilités supplémentaires, propres aux articles indicés.

En effet, la colonne INDICEARTICLE est obligatoire et permet de saisir les indices des articles. Des colonnes complémentaires permettent de saisir les statuts des indices:

👉 Précisions importantes:

• Colonnes à contrôler :

ARTIND doit respecter le système d'indiçage

STATUT_MAITRE et STATUT_CODE doivent être cohérents entre eux

TYPARTCOD obligatoire avec gestion cycle de vie dès que on veut un article indicé

CVAFL obligatoire à OUI pour un article indicé

• Colonnes gérées automatiquement non modifiables:

INDICATEURSVERSIONINITIALE

ARTMASTERNO 

• Règles imposées:

R1 : il est interdit d'importer un indice publié supérieur à l'indice en cours

R1bis : il est interdit d'importer un indice en cours supérieur à l'indice en cours

R2 : il est interdit de changer un statut maitre d'un article existant

R2bis : il est interdit de changer un statut libre d'un article existant

R3: chaque version publiée doit avoir une ligne dans l'historique article (générée automatiquement)

R4: il est interdit de changer le ARTMASTERNO

R5: il est interdit de modifier un indice publié

Cas d’import d’articles standard (à partir de la V10.9)

L’utilitaire (Import - Export Articles et Catalogue Externe) présente également la colonne INDICEARTICLE. L'import par excel d'article est bridé et est obligatoirement indicé en version A ou 1 en cours.

Il n'est pas possible de forcer l'indice. Il est donc impossible d'intégrer une version autre que A ou 1 et impossible d'intégrer des versions publiées.

Afin de pouvoir importer des versions publiées des articles indicés avec l'import Excel, il faut créer un nouvel import en utilisant l’utilitaire d’import des articles indicés.