Nous avons renommé le programme intitulé "Mise à jour des écritures à partir de règlement" pour le rendre plus clair. Auparavant intitulé "Mise à jour des écritures à partir de règlement", il s'appelle désormais "Passage à la fusion".
On y accède par l’option de menu Règlement NEW / Utilitaires / Passage à la Fusion.
Ce programme est un outil de pré-contrôle avant la migration, composé des étapes suivantes :
Etape 1 : Traitement des effets
Cette étape permet de mettre à jour les informations des ventilations à partir des effets, puis de mettre à jour l’option "lié à Divalto Règlement" dans les comptes et les journaux.
Cette étape ne sera validée qu'en mode réel.
Etape 2 : Mise à jour des informations des ventilations par échéance à partir des écritures.
Cette étape ne sera validée qu'en mode réel.
L’option permettant de traiter les écritures lettrées a pour but d’exploiter la balance âgée à date, pour toutes les écritures avant Fusion se trouvant à partir de la date indiquée. Attention, selon le volume d'écriture concernée, ce traitement peut durer plusieurs minutes.
Etape 3 : Contrôle d'intégrité
Cette étape pilote le programme de contrôle d'intégrité avec des contrôles spécifiques à la fusion. Les contrôles spécifiques pilotés sont les suivants :
Lettrages déséquilibrés avec correction manuelle.
Vérification des ventilations par échéances non associées à une écriture avec correction automatique.
Contrôle des montants des ventilations par échéances avec correction automatique (création du ventilation qui solde les ventilations par rapport aux écritures).
Contrôle des indicateurs techniques des ventilations par échéances, avec correction automatique.
Contrôle des indicateurs techniques des écritures, avec correction automatique.
Contrôle des dates d'échéances des ventilations avec correction automatique.
Contrôle sur les journaux non liés à Divalto Règlement avec correction automatique.
Etape 4 : Comparaison des soldes
Cette étape consiste à lancer la balance auxiliaire et l'interrogation des échéances en attente à trois reprises (clients, fournisseurs et autres tiers) sur une période globale (du 01/01/1900 au 31/12/2099). En cas d'écart de solde, un fichier Excel est généré avec les différents tiers en erreur, composé de quatre colonnes : compte, compte collectif, solde de la balance, total des échéances en attente.
Cette étape ne sera validée que si aucun écart de solde n'est constaté entre les deux programmes.
Etape 5 : Pilotage du lettrage automatique
Exécution du programme de lettrage automatique sur une période précise. Les dates sont renseignées dans le groupe “Option liée à l'étape 5”.
Etape finale : Déclenchement de la fusion une fois que toutes les étapes sont au verts (en cochant l'option "fusion/compta" dans le dossier).
Remarques :
On peut lancer les étapes 4 et 5 seulement si l'étape 3 du contrôle d'intégrité est OK (verte).
Des messages de traitement d'étape sont également générés dans le livre de bord, qui permet au programme d'identifier que le traitement a été réalisé et de passer à l'étape suivante. Sur chaque étape, l'heure et l'utilisateur qui l'a traitée sont affichés. Par défaut, la couleur est rouge, mais une fois que l'étape est validée et que tout est OK, elle passe au vert.
Petite précision : Si vous supprimez le message lié à l'étape dans le livre de bord, l'étape sera dégrisée.
Si le dossier a été fusionné, toutes les étapes seront grises.