Les fonctionnalités de la GDAI sont disponibles après activation dans le dossier.
Le zoom affaires demeure le point d'entrée : il permet la déclaration de l'affaire, sa caractérisation. Mais le point central de la GDAI se situe dans « l'administration des affaires » accessible à partir du zoom ou d'une entrée de menu.
L'écran d'administration des affaires nous immerge immédiatement dans la philosophie de la « breakdown structure ».
L'arborescence d'éléments est ici globale :

Activer la gestion d'affaires industrielles (dossier)

Fichiers - Organisation - Dossier - Bouton [Affaires] - Onglet "Gestion d'affaires"

Activation gestion d'affaires industrielles : à cocher afin d'activer les programmes liés à la gestion d'affaires industrielles.

Rubrique "Administration"

Type d'élément d'affaire : pour définir le type d'élément de la racine de l'affaire.
Code statut par défaut : il permet de définir le statut initial de la racine d'affaire.
Important : le code statut est une information essentielle car elle indique notamment si l'élément doit être traitée ou non.
 

Rubriques "Offres", "Technique", "Facturation", ...

Les éléments constitutifs d'une affaire sont toujours rattachés à une arborescence.
Vous êtes libre de créer autant de codes arborescence que nécessaire, cependant, les trois types "Offres", "Techniques" et "Facturation" répondent à des règles de gestion qui leur sont propres, c'est pourquoi il est important d'indiquer le code arborescence correspondant ici, au niveau du dossier.
Pour les arborescences de type "Offres" et "Facturation", vous devez également renseigner le type d'élément d'affaire à initialiser par défaut sur les offres et les factures (car exploitation par mécanisme de glisser-déposer qui nécessite des valeurs par défaut).
A noter : en administration d'affaire, chaque type d'arborescence sera facilement identifiable grâce à un pictogramme dédié.
 

Rubrique "Calcul besoin d'affaire"

Délai de sécurité : indique le nombre de jours à retrancher de la date de début de chaque élément pour obtenir la date du besoin, date à laquelle les composants devront être disponibles. Valeur par défaut du dossier.

Frais annexes

Vous pourrez renseigner le montant des frais annexes au niveau des budgets.
Ils sont calculés sur la base du coût de revient, en mode cumulé ou successif, permettant de personnaliser le calcul du prix de vente par paramètres de dossier.
Cumulé : la base de calcul du frais est toujours le coût de revient.Successif : la base de calcul du frais est le coût de revient + le montant du frais précédent.Les modifications ne sont pas rétroactives.
Libellé : vous pouvez ici libeller les frais annexes (jusqu'à 3 différents) avec la terminologie de l'entreprise.
Exemple : "Frais annexe 1" : "Coûts de structure" / "Frais annexe 2" : "Coûts de stockage".
A noter : un champ laissé vide signifie que le frais annexe n'est pas utilisé. Il n'apparaîtra donc pas.
Inclus au prix : à cocher pour intégrer les frais au prix de vente.
Mode d'application :

1. "Cumulé" : frais + prix La base de calcul du frais est toujours le coût de revient.
2. "Successif" : prix de revient + montant des frais précédents.La base de calcul du frais est le coût de revient + le montant du frais précédent. L'ordre des frais est très important.

Rubrique "Plan de charge"

Mode de prise en compte des projets : si vous ne souhaitez pas gérer les affaires dans leur phase projet pour la prise en compte de leur charge induite, sélectionnez l'option "Pas de prise en compte". Choisissez l'option "Prise en compte au prorata du taux de réussite" si vous renseignez le champ "Pourcentage de réussite" dans l'onglet "Généralités" du Zoom affaire.

Paramétrage des familles d'affaires

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Familles d'affaires
 
Vous pouvez rattacher une famille à l'affaire depuis le zoom affaire.
C'est une classification que vous pourrez utiliser comme critère pour filtrer / chercher une affaire mais également pour définir des règles de gestion des types d'arborescences via le paramétrage des dépendances de familles d'affaires.
Le bouton [Dépendances] vous permet d'accéder directement aux dépendances de la famille d'affaire sélectionnée, c'est-à-dire à la liste des codes d'arborescences autorisés pour cette famille.
A une famille, peut-être associé une affaire modèle qui permettra lors de la création et de l'affectation de la famille, de bénéficier d'une proposition de duplication systématique des différentes typologie éléments de l'affaire modèle.

Paramétrage des types d'arborescences

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types d'arborescences d'affaires
Une arborescence d'affaire est un pan de l'affaire composé de certains types d'éléments. C'est en combinant les types d'arborescences et les types d'éléments d'affaire que l'on va caractériser et cadrer les différentes arborescences d'une affaire et ainsi pouvoir totalement définir son contenu.
Une affaire se subdivise en autant d'arborescences qu'il y a de thématiques individuelles à traiter.
Exemple de types d'arborescences : "CHF - Chiffrage", "DOC - Documentaire", "PRS - Présentation", "TEC - Technique", etc.
Code arborescence : sur 8 caractères maximum.
Important : les codes arborescences que vous destinez aux conteneurs des offres, éléments techniques et éléments de facturation doivent être renseignés sur le dossier.
Code statut par défaut : à sélectionner dans la liste des statuts. Permet d'initialiser ce statut à tous les éléments de ce type d'arborescence lors de leur création. Cette information est facultative et modifiable sur l'élément.
Accepte les ventilations de budget : à cocher pour les arborescences susceptibles de recevoir des ventilations de budgets en provenance d'autres arborescences. Concrètement, seules les arborescences qui acceptent les ventilations sont visibles depuis l'écran de répartition des budgets.
Accepte les sorties pour consommation : à cocher pour que les articles des arborescences de ce type qui apparaissent dans l'onglet "Besoins" puissent faire l'objet d'une consommation sur affaire par le traitement de « saisie des consommations ». Concerne généralement les arborescences techniques.
Le bouton [Dépendances] vous permet d'accéder directement aux dépendances du type d'affaire sélectionné, c'est-à-dire à la liste des types d'éléments autorisés avec ce type d'arborescences.

Paramétrage des dépendances des familles d'affaires

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Dépendances des familles d'affaires
Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Familles d'affaires - Sélection d'une famille - Bouton [Dépendances]
 
Pour garantir la cohérence des affaires et piloter la mise en place des arborescences d'affaires, vous avez la possibilité de mettre en place un système de filtrage en partant de la famille d'affaire, puis du type d'arborescences et enfin du type d'éléments.
Exemple : il est possible de définir que, pour les affaires appartenant à la famille d'affaires "Automobile", seules seront autorisées les arborescences de type "Chiffrage" et "Facturation".
Lorsque vous créez une famille d'affaires, une dépendance est automatiquement créée avec un "*" dans le champ "Arborescence d'affaire". Cela signifie que, par défaut, tous les codes d'arborescence sont compatibles avec cette famille.

Pour créer une dépendance sur une famille d'affaire

1. Si une dépendance en "" existe préalablement, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton ou utilisez la touche *SUPPR pour la supprimer.
2. Cliquez sur le ou tapez sur la touche INSER de votre clavier.
3. Sélectionnez la famille d'affaires dans la liste accessible par F8.
4. Sélectionnez le code d'arborescence d'affaires dans la liste accessible par F8.
5. Validez par ou ENTER.
6. Reproduisez les étapes 2 à 4 pour tous les types d'arborescences autorisés pour cette famille.

Pour supprimer une dépendance

La suppression est possible tant qu'aucun élément d'affaire n'a été rattaché à un code arborescence désigné dans une dépendance.
S'il existe en effet au moins une tête d'arborescence ou un élément couvert par une dépendance, la suppression n'est pas permise afin de garantir l'intégrité des données.
Il vous faudrait dans ce cas préalablement supprimer toutes les lignes concernées dans les affaires.
Conseil : définissez les dépendances au fur et à mesure de vos besoins fonctionnels, en ôtant systématiquement le code "*" créé automatiquement.
 

Paramétrage des étapes d'affaires

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Etapes d'affaires
L'étape est renseignée sur la fiche affaire (zoom affaire).
L'étape d'affaire est un indicateur de progression qui permet de connaître le stade d'évolution de l'affaire tout au long de son déroulement.
En associant un statut-maître au code étape, vous pouvez créer autant d'étapes que nécessaire tout en conservant un attachement au standard.
Les étapes d'affaires permettent également de différencier les étapes liées aux "opportunités" et les étapes liées aux "Affaires".
Exemples d'étapes d'affaire :
- Projet détecté- Projet qualifié- Projet perdu- Chiffrage en cours- Production en cours- Affaire terminée
Etape d'affaire : dénomination courte de l'étape. Exemple "CHIFF".
Libellé : intitulé de l'étape. Exemple "Projet en chiffrage".
Type d'affaire : situation liée à l'état. Pour rappel, une affaire peut être :

• Une opportunité.
• Une affaire.
• Désignée comme un modèle, c'est-à-dire une bibliothèque d'arborescences et d'éléments qui n'auront pas d'incidence réelle mais pourront être dupliqués vers des affaires existantes (projets ou affaires).

Statut maître : l'étape doit être rattachée à l'un des statuts-maîtres suivants :

• "En cours" : à prendre en compte dans tous les traitements.
• "En attente" : pas pris en compte. Les commandes du menu sont grisées.
• "Suspendu" : plus pris en compte (temporairement).
• "Terminé" : plus jamais pris en compte.

Exemple d'application : le calcul des besoins ne prend en compte que les éléments au statut "En cours".
Code action : à chaque étape peut être associée une action (flash, processus, programme...). Cette action est déclenchée dès que ce statut est affecté à l'affaire.
Exemple : quand le projet passe à l'étape chiffrage, un mail est envoyé au conducteur de travaux.

Paramétrage des types d'éléments

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types d'éléments d'affaires
Les types d'éléments permettent de catégoriser/caractériser les conteneurs de l'affaire que sont les éléments.  
Exemples : chapitre de présentation (pour les en-têtes d'arborescence et la structuration en général), élément de chiffrage, élément technique, ligne d'offre, etc.
 

Onglet "Définition"

Type d'élément d'affaire : code sur 8 caractères alphabétiques maximum. Il est recommandé de structurer les types d'éléments créés afin de les utiliser plus aisément.
Libellé : pour expliciter le code.
Image : permet de définir une icône pour le type d'élément afin de l'identifier visuellement.
Permettre la génération de [devis / commandes / BLs / factures] depuis ce type d'élément : à cocher pour autoriser la création de devis, commandes, bons de livraison et/ou factures depuis un élément de ce type.
Référence par défaut : permet d'associer le type d'élément à un article générique pour qu'en génération de pièce (une offre vers un devis par exemple), les éléments puissent générer une ligne article sur la pièce commerciale. Cette référence est utilisée en initialisation de l'élément, et peut être modifiée par la suite.
Questionnaire par défaut : permet d'indiquer la liste de rubriques (champs Métier) à proposer avec cet élément. Il faut également que le type de contenu 'Rubriques' soit coché pour que l'onglet les propose.
Délai de sécurité de couverture : à cocher pour intégrer au calcul des besoins d'affaire un délai supplémentaire par rapport à la date de début renseigné sur l'élément.
Générer automatiquement le besoin de l'élément : à cocher, généralement sur les types d'éléments techniques, pour que toute la nomenclature s'affiche dans l'onglet "Besoins" - composants et sous-composants de l'élément principal. Permet de considérer ce type d'élément comme un composant de son élément parent.
 

Onglet "Contenu et confidentialités"

Il permet de définir quelles sont les informations utiles pour ce type d'élément d'affaire.
Onglets par défaut : cochez ceux devant être proposés par défaut lors de la création des éléments d'affaire de ce type. Vous pouvez accéder aux catégories de contenus suivantes :

1. Budgets : permet la saisie de budgets sur ce type d'élément (pour chiffrer les éléments d'affaire)
2. Besoins : affiche la nomenclature de l'élément (pour pouvoir ajouter des articles et calculer les besoins)
3. Liens budget : affiche la liste des budgets liés à cet élément
4. Evénements : affiche la liste des événements de CRM liés à l'élément
5. Rubriques (pour créer des champs personnalisés)
6. Activités : affiche la liste des activités / tâches ainsi que les ressources liées à celles-ci
7. Montants : affiche un onglet de totalisation des montants de l'élément (pour gérer la facturation)
8. Données techniques : affiche les données techniques liées à cet élément, dans le cas d'une gestion fine du mode opératoire (pour définir des gammes de fabrication)
9. Fabrications : affiche la liste des OFs liés à cet élément, généralement produits à partir des données techniques (pour visualiser les ordres de fabrication lancés)
10. Facturations : affiche la liste des factures dans lesquelles apparaît cet élément, ainsi que les informations de suivi de celles-ci

Dans certains cas - pour les types d'éléments servant à présenter l'affaire par exemple -, aucun onglet n'est a priori requis.
Les confidentialités peuvent être définies sur chaque élément et elles sont dissociées pour la consultation et la modification.
Exemple : les éléments de type chapitre n'ont besoin d'aucun onglet. Ils sont standardisés et utilisés par défaut dans toutes les arborescences d'affaires.
Protection : vous pouvez définir les droits de création, modification, suppression d'un élément ainsi que ceux qui permettent de générer des pièces commerciales.

Paramétrage des statuts des éléments d'affaires

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Statuts d'éléments d'affaires
Associés aux éléments d'affaires (onglet "Généralités"), les statuts permettent de piloter le cycle de vie des éléments d'affaires, quel que soit leur niveau.
Statut et Libellé : code et libellé court du statut tels qu'ils apparaîtront dans la liste des statuts disponibles sur la fiche de l'élément.
Code arborescence : si ce champ est laissé vide, le statut pourra être sélectionné pour les éléments de tous les types d'arborescence. Si un code arborescence est renseigné, seuls les éléments situés dans ce code arborescence pourront utiliser ce statut. Autrement dit, si vous êtes sur un élément d'affaire qui n'est pas associé à ce code arborescence, le statut défini ici ne sera pas visible dans la liste des statuts proposés.
Exemple : code arborescence "TECHNIQUE" / code statut "AVALIDER" / statut maître "En attente" signifie que seuls les éléments rattachés à une arborescence technique (références articles) pourront être caractérisés par le statut "AVALIDER".
Statut maître : un élément d'affaire peut être :

1. "En cours" : l'élément est actif et à prendre en compte dans tous les traitements.
2. "En attente" : l'élément n'est pas encore pris en compte. Le menu contextuel (clic droit) est grisé.
3. "Suspendu" : l'élément n'est temporairement plus pris en compte.  
4. "Terminé" : plus jamais pris en compte.

A noter : les statuts-maîtres liés aux statuts d'éléments sont les mêmes que ceux attribués aux étapes d'affaires.
Code action : pour déclencher une action (flash, processus, programme) à chaque fois qu'un élément d'affaire prend ce statut.
Exemple : dès qu'une affaire a le statut "Gagné", un email est automatiquement envoyé à toute l'équipe.
Image et Couleur de fond : repères visuels. La couleur permettra notamment de repérer les éléments sur le planning selon leur statut.
 

Paramétrage des dépendances des types d'éléments

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Dépendances des types d'éléments d'affaires
Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types d'arborescences d'affaires - Sélection d'un type - Bouton [Dépendances]
 
L'intérêt d'associer des types d'éléments d'affaires à des codes d'arborescences est de structurer les arborescences et d'éviter l'utilisation conjointe de types d'éléments sans cohérence les uns par rapport aux autres.
Exemple :
1/ Création d'une dépendance entre une arborescence de type "Chiffrage" et des types d'éléments "En-tête de chiffrage" et "Élément de chiffrage".
2/ En phase de création d'un élément depuis une arborescence de chiffrage, le choix du type d'élément sera limité à 2 options "En-tête de chiffrage" et "Élément de chiffrage". Les autres types d'éléments ne seront pas proposés.
A noter : si les codes d'arborescences font par ailleurs partie d'une [{_}dépendance de famille d'affaire_], l'ajout des éléments sera d'autant plus guidé, évitant ainsi un manque de logique ou tout simplement des erreurs.

Création d'une dépendance

1. Cliquez sur le ou tapez sur la touche INSER de votre clavier.
2. Sélectionnez l'arborescence d'affaires dans la liste accessible par F8.
3. Sélectionnez le type d'élément d'affaires dans la liste accessible par F8.
Important : pour indiquer que tous les types d'éléments sont compatibles avec ce type d'arborescence, saisissez "*" dans le champ "Type d'élément d'affaire".
A noter : le code "*" est créé automatiquement lors de la création du code arborescence.
4. Validez .
5. Reproduisez les étapes 1 à 4 pour tous les types d'éléments autorisés pour ce type d'arborescence, puis autant de fois qu'il y a de types d'arborescences pour lesquelles vous souhaitez instaurer des dépendances.

Pour supprimer une dépendance

La suppression est possible tant qu'aucun élément d'affaire n'a été rattaché à un code arborescence désigné dans une dépendance.
S'il existe en effet au moins un élément couvert par une dépendance, la suppression n'est pas permise et l'intégrité des données est ainsi conservée.
Il vous faudrait dans ce cas préalablement supprimer toutes les lignes concernées dans les affaires.

Paramétrage des types de budgets

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Types de budgets d'affaires
Permet de grouper / hiérarchiser les budgets, pour obtenir une vue à la fois globale et détaillée de l'affaire.
Les budgets d'affaires sont toujours associés à un type de budget.
Exemple de types de budgets : budget d'achat (principal) / budgets d'électricité et d'étude architecturale (sous-budgets).
Exemple d'utilisation : ma marge est de 30 % sur le budget d'étude. Je peux afficher tous les budgets de type étude et ajuster le prix de vente.
 

Paramétrage des statuts des activités

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Statuts des activités
 
Associés aux activités, les statuts permettent de piloter leur cycle de vie.
Statut et Libellé : code et libellé court du statut tels qu'ils apparaîtront dans la liste des statuts disponibles pour l'activité.
Code arborescence : si ce champ est laissé vide, le statut pourra être sélectionné pour les activités tous types d'éléments confondus. Si un code arborescence est renseigné, ce statut sera uniquement disponible pour les activités liées aux éléments appartenant à ce code arborescence.
Exemple : code arborescence "TECHNIQUE" / code statut "AVALIDER" / statut maître "En attente" signifie que seules les activités rattachées à des éléments techniques (références articles) pourront être caractérisées par le statut "AVALIDER".
Statut maître : une activité peut être :

1. "En cours" : l'élément est actif et à prendre en compte dans tous les traitements.
2. "En attente" : l'élément n'est pas encore pris en compte. Le menu contextuel (clic droit) est grisé.
3. "Suspendu" : l'élément n'est temporairement plus pris en compte.  
4. "Terminé" : plus jamais pris en compte.

A noter : les statuts-maîtres liés aux statuts d'éléments sont les mêmes que ceux attribués aux étapes d'affaires.
Couleur de fond : repère visuel. La couleur permettra notamment de repérer les éléments sur le planning selon leur statut.
Code action : pour déclencher une action (flash, processus, programme) à chaque fois qu'une activité prend ce statut.
Exemple : dès que l'activité "Etude" a le statut "OK", un email est automatiquement envoyé à toute l'équipe.

Paramétrage des budgets d'affaires

Fichiers - Organisation – Fichiers liés aux arborescences - Budgets d'affaires
C'est à partir des différents budgets d'une affaire que s'effectue généralement le chiffrage prévisionnel. Ils peuvent également être générés depuis les données de prévisionnel.
Le code budget est le niveau d'agrégation de données le plus macro. Tout item pouvant être affecté à une affaire peut en effet être rapproché d'un code budget.
 

Onglet Définition

Code budget : identification du budget. Pour faciliter votre organisation, nous vous conseillons d'utiliser le même préfixe pour un budget "père" et ses budgets "enfants".
La liste des codes budgets sera accessible en saisie de budget (onglet "Budgets" d'un élément depuis l'Administration des affaires)
Exemple : budget d'achats "HA" (père), budget d'achats électriques "HA_ELEC" (enfant 1), budget d'achats mécaniques "HA_MECA" (enfant 2).
Libellé : pour expliciter le code.
Budget père : si ce budget est un sous-budget, indiquez le budget principal ici.
Type de budget : permet de grouper des budgets, de faire des sous-budgets (type / sous-type).
Exemple : Type "B – Achats" contient Type "B – Achats mécaniques" et Type "B – Achats électriques". Dans cet exemple, on pourrait aussi utiliser la notion de budget "père" Achats. On peut aussi imaginer un type pour la sous-traitance et un type pour les achats directs.
Coûts : cette rubrique permet de poser les bases de calcul du budget :

1. Coût de revient : coût unitaire du budget, qui sera ensuite multiplié par une quantité / nombre
2. Pourcentage de frais : % calculé sur le coût de revient
3. Marge : % de marge appliqué sur le coût de revient + le montant de frais pour obtenir un prix de vente
4. Pourcentage de frais annexe : % de majoration du coût de revient, entrant en compte ou non (paramètre dossier) dans le calcul du prix de vente automatique

En phase de saisie, il sera possible d'ajuster ces valeurs.
A noter : un budget "père" ne transmet pas ses valeurs à ses budgets "fils".
A noter : les libellés des frais annexes sont personnalisables depuis le dossier d'affaire.
 
Unité : unité d'expression du budget (jour, heure, forfait, pièce, quantité, etc.).
Exemple : coût de 21 euros de l'heure avec 5 % de frais et une marge de 10 %.
Ressource : vous pouvez affecter un type de ressource à un budget. Dans ce cas, en saisie de budget, la liste des ressources proposées sera de ce type.
Cette ressource est chargée dès lors que ce budget est planifié, permettant de déterminer la charge par typologie de ressource dès l'utilisation de budgets, donc très en amont du déroulement effectif d'une affaire, à l'état 'Projet'.
Planifiable : à cocher pour que le budget apparaisse dans le planning - généralement lorsqu'une ressource est affectée au budget.

Onglet Complément

Questionnaire : pour pouvoir ajouter des éléments personnalisés sur une ligne de budget. Appelle des rubriques qui permettent d'ajouter des champs Métier sur les lignes de budgets d'affaire.
Exemple :
Soit 3 budgets de type "achats" : • Un budget "père", avec ses informations de coût. • Un budget pour les achats électriques. Coût de revient "1" (car l'unité est monétaire) / Frais 5% / Marge 8%. • Un budget pour les achats mécaniques.
Et 3 budgets de type "études" : • Un budget "père".• Un budget pour les études électriques. • Un budget pour les études mécaniques.
 

Paramétrage des équipes d'affaires

Fichiers - Fichiers liés aux arborescences - Equipes d'affaires
Les membres d'une équipe peuvent être des collaborateurs aussi bien que des tiers (clients, intervenants externes, etc.).
Une équipe peut être définie de façon indépendante à une affaire, de sorte à constituer des groupes de travail pré-positionnés.
Le paramétrage s'effectue en trois temps :

1. Création du code équipe
2. Création de la liste des membres
3. Affectation de l'équipe à une affaire

Création du code équipe

1. Cliquez sur "+".
2. Saisissez un code équipe et son libellé.
3. Validez.

Création de la liste des membres

1. Sélectionnez un code équipe.
2. Cliquez sur le bouton [Membres]. Le code équipe est spécifié et ne peut être modifié.
3. Optez pour l'une de ces deux options :
Si le membre est un tiers :

• Renseignez la société tiers. La loupe permet d'accéder à la liste des tiers de Divalto.
• Indiquez le contact chez le tiers.
• Complétez sa fonction.

A noter : dès lors que vous avez indiqué un tiers, le champ "Collaborateur" n'est plus accessible puisqu'un membre est soit un tiers, soit un collaborateur.
Si le membre est un collaborateur :

1. Renseignez le champ "Collaborateur".
2. Indiquez sa fonction.

3. Validez.
 A noter : une même personne peut avoir deux casquettes au sein d'une équipe. Dans ce cas, vous créerez deux fois le même membre, avec une fonction différente.
Cette fonction peut être interrogée par le biais de Divalto Processus, pour cibler des alertes sur affaire par exemple.
 

Affectation de l'équipe à une affaire

L'affectation des collaborateurs s'effectue directement au niveau du zoom affaire.
 

Composition d'une affaire

Une affaire se compose des éléments suivants :

1. Des données d'en-tête, accessibles par le zoom des affaires
2. Un élément-racine,
3. Des éléments d'affaire regroupés en une ou plusieurs arborescences thématiques

Les données d'en-tête

Ce sont les informations de définition générale de l'affaire.

La racine

C'est la base de l'affaire, le niveau hiérarchique de son arborescence le plus élevé.

L'arbre et l'arborescence

L'arbre offre une vue globale de l'affaire par niveaux de gestion (budget, technique, facturation, transport, etc.) et par élément d'affaire. C'est la structure de définition de l'affaire.
Un arbre a généralement plusieurs ramifications que nous appellerons ici des arborescences.
Ces arborescences représentent des sous-ensembles de l'arbre commençant par un élément nommé tête d'arborescence qui contient des éléments d'affaire.
Dans l'exemple ci-dessous, l'affaire AAA se décompose en 4 thématiques - les arborescences - qui contiennent chacune plusieurs éléments et sous-éléments d'affaire :

La tête d'arborescence

C'est l'élément-racine de l'arborescence. Le type d'arborescence qui lui est associé induit un ensemble de règles et de comportements qui ont été paramétrés en amont.
Ainsi, une arborescence pourra être configurée pour répondre à différents types de contenus, par exemple :

1. Dossier de documents divers (plans, photos, rapports d'audits, etc.)
2. Offres commerciales
3. Budget
4. Chiffrage / Facturation
5. Technique (besoins matière, besoins de fabrication, nomenclatures, gammes)
6. Activité (tâches à réaliser, organisation du travail)
7. Rubriques métiers
8. Etc.

L'élément d'affaire

Il s'agit d'un composant configurable de l'arborescence d'affaire destiné à contenir les informations de contenu d'affaire.
Un élément fait partie d'une arborescence dont le type va permettre d'effectuer certaines actions.
Un élément peut posséder autant de sous-éléments que nécessaire, selon la configuration du projet et le degré de finesse requis. Le nombre de niveaux n'est pas limité.
Le type d'élément défini sur l'élément a une incidence sur le comportement de l'élément d'affaire. Il ne peut pas être modifié après la création de l'élément.

Les états et étapes d'une affaire

Au fil de son avancement, une affaire passe par plusieurs états et étapes.
Elle suit un ensemble de statuts paramétrables et d'évolutions de contenu tout au long de sa durée de vie.
Exemple d'étapes :
Etape 1 : projet détecté
Etape 2 : projet qualifié
Etape 3 : projet en cours
Etape 4 : projet gagné
Etape 5 : affaire chiffrée
Etape 6 : production
Etape 7 : réception de travaux
Ces étapes sont renseignées au niveau du Zoom des affaires.

Les états d'affaires

La terminologie adoptée est la suivante :

1. "Opportunités" pour les affaires avant leur signature ;
2. "Affaire" pour les affaires après leur signature ;
3. "Modèle" pour duplication lors de l'initialisation d'une affaire.

Les statuts et statuts-maîtres

Les statuts sont associés :

• A l'affaire par le biais de l'étape ;
• Aux éléments via le code statut de l'élément ;
• Aux activités via le code statut de l'activité
• Aux temps saisis via le code statut des temps saisis

Vous avez la possibilité de personnaliser les statuts et les étapes afin de les faire correspondre très finement à vos processus de gestion.
Ces trois entités personnalisables sont cependant toujours liées à un statut-maître "système" qui peut prendre l'une des valeurs suivantes :

1. En attente
2. En cours
3. Suspendu
4. Terminé

C'est le statut-maître qui va permettre d'exclure ou d'inclure des affaires / éléments d'affaires de certains traitements.
Exemple : tout élément d'affaire de type "Besoin" qui n'est pas associé de par son code statut au statut-maître "En cours", ne sera pas pris en compte dans le calcul des besoins.
 

L'instantanéité des opérations

Toute manipulation dans l'arbre d'affaire est prise en compte en temps réel, sans validation requise. Ceci afin de permettre la simultanéité des informations apportées par les différents intervenants.
Important : l'annulation de ces manipulations ne peut être effectuée que par réalisation de la manipulation inverse, manuellement.

La simultanéité des opérations

Un élément d'affaire ou son contenu peut être modifié par plusieurs personnes en même temps, pourvu qu'elles ne modifient pas le même champ.Lors de la sauvegarde des données, une fusion des modifications est effectuée, et les conflits sont affichés.
 

  Création / Zoom d'une affaire industrielle

Affaires - Zoom Affaire
La gestion d'une affaire commence par le zoom d'affaires.
C'est aussi un accès central à toutes les fonctionnalités permettant de gérer une affaire donnée.
Une fois les affaires créées, vous pourrez structurer chaque affaire avec ses différents éléments en cliquant sur le bouton [Administration de l'affaire].

Onglet Définition

Code affaire : il se retrouvera à la racine de l'arborescence.
Etat : contrairement à la gestion d'affaire classique, dans la gestion des affaires industrielles, il n'y a pas de tables de données distinctes pour les opportunités et les affaires. On considère en effet l'affaire comme un tout, avec des états d'avancement différents.
Une affaire peut donc être :

1. En phase d'opportunité.
2. En phase d'affaire.
3. Désignée comme un modèle, c'est-à-dire une bibliothèque d'arborescences et d'éléments qui n'auront pas d'incidence réelle mais pourront être dupliqués vers des affaires existantes (projets ou affaires).

Votre sélection aura une incidence directe sur la liste des étapes d'affaires disponibles. Ainsi par exemple, si l'affaire est en situation d'opportunité, seules les étapes associées à une situation de ce type seront proposées.
A noter que sur une affaire modèle, les fonctions suivantes ne sont pas possibles :

• Générer des pièces (devis, commande, facture) ;
• Saisir des temps ;
• Créer des ordres de fabrication.

Et sur une affaire encore en « opportunité » , il n'est pas possible de générer des pièces autres que devis.
Libellé abrégé : à mi-chemin entre le code et le libellé, le libellé abrégé pourra faciliter vos recherches. Les espaces ou autres caractères spéciaux que vous aurez saisis seront automatiquement supprimés.
Libellé : nom explicite de l'affaire.
A noter : le code, le libellé abrégé et le libellé de l'affaire peuvent être identiques. C'est le cas des sigles par exemple.
Client : commanditaire. Le champ n'est pas obligatoire.
Régime TVA : régime de TVA du client.
Famille d'affaire : rattacher une affaire à une famille facilitera vos recherches mais surtout, permettra de respecter une certaine organisation lorsque des dépendances ont été configurées pour cette famille.
Classe d'affaire : pour spécifier la classe de gestion de l'affaire.
Etape d'affaire : pour savoir où en est l'affaire dans le processus - généralement en phase de projet au début. La liste est liée au choix de la "Situation d'affaire".
Motif de l'étape d'affaire : si le projet n'aboutit pas, vous pouvez indiquer pourquoi ici. Les motifs sont créés depuis Divalto CRM.
Niveau de criticité : il peut avoir plusieurs significations selon la problématique à traiter. Il peut s'agir d'un niveau de difficulté ou d'intérêt. La valeur, numérique, est libre.
Devise : devise de l'affaire.
Pourcentage de réussite : taux de réussite d'une opportunité. Une opportunité avec 100 % de réussite est une affaire. Le pourcentage de réussite a une incidence sur le prévisionnel de chiffre d'affaire et sur le plan de charge.
Priorité : permet de piloter l'attribution de stocks, et d'une façon générale, d'ordonner les affaires par priorité. Valeur numérique, de 0 (prioritaire) à n (priorité n). Si, par exemple, deux affaires requièrent un même article dans les mêmes délais, l'affaire prioritaire sera servie en premier sur le stock.  
Montant : ce champ peut être renseigné manuellement, ou s'auto-alimenter avec les éléments chiffrés de l'affaire. Le champ est, dans ce dernier cas, grisé.
Statut : il est verrouillé et figé à 'Confirmé' si la gestion des affaires industrielles est activée.
 
La rubrique "Chiffres clés" synthétise les principaux résultats de l'affaire.
 

Onglet Complément

Interlocuteurs : ces champs permettent de renseigner les personnes concernées par l'affaire.

1. Chef de projet client : lié au tiers principal, est le destinataire par défaut des pièces commerciales générées
2. Chef de projet interne : liste des collaborateurs
3. Equipe : équipe projet affectée à cette affaire / ce projet

Dates : elles vont permettre de calculer la durée de l'affaire, planifiée ("Date de réception prévue") et réelle ("Date de réception réelle"), et éventuellement servir au déclenchement manuel de pénalités de retard si elles ont été définies.
La "Date de fin de validité de l'offre" permet d'indiquer la date à laquelle une offre émise depuis une affaire ne sera plus valide. Cette précision, à caractère purement informatif, est reprise sur des impressions.
Questionnaire : un questionnaire est un ensemble de champs Métier (les "rubriques") qui viendront s'ajouter à la fiche affaire.
URL de l'espace projet : un espace projet partagé sur un serveur vous permettra d'échanger des documents et toute information relative au projet.
Dépôt : dépôt principal de l'affaire.
Nature de stock : nature de stock à utiliser pour le calcul des besoins d'affaire et les pièces générées.
Image : pour illustrer l'affaire.
Gestion des pénalités de retard : case à cocher si les pénalités de retard sont gérées. Permettra d'anticiper les montants engagés en cas de dépassement de la date de réception de travaux prévue. A titre informatif, ou à fins de développement spécifique.
Les champs suivants sont accessibles lorsque la case est cochée.
Date d'application : date à partir de laquelle les pénalités vont démarrer, généralement au lendemain de la date de réception prévue.
Taux de pénalité / Montant journalier : renseignez l'un de ces deux champs.
Montant maximum de pénalités.
A noter : il n'y a pas d'automatisation de gestion des pénalités en standard. Ces informations sont positionnées ici à des fins d'utilisation en paramétrage spécifique.
Facturation : si elle est de type "Global", les factures ne présenteront qu'une ligne globale ; si elle est de type "Détaillé", l'ensemble des postes facturés (postes = jalons ou éléments du plan de facturation) seront précisés.
A noter : que la facturation soit globale ou détaillée, le détail sera toujours visible sur le document imprimé.

Onglet Adresse

Adresse du tiers : permet d'indiquer un tiers destinataire des pièces commerciales. Différent du tiers principal, porteur de l'affaire.
Code adresse : adresse à utiliser sur les pièces commerciales. Soit l'une des adresses du tiers principal, soit l'une des adresses du tiers secondaire, si indiqué.
Si aucune adresse n'est renseignée, c'est l'adresse du tiers qui est prise en compte. Si aucune adresse n'est renseignée, la création de pièces commerciales sera impossible.

Onglet Commerciaux

Cet onglet permet de cibler les interlocuteurs commerciaux internes de l'affaire en charge du projet.
Les commerciaux et/ou groupes de commerciaux sont initialisés depuis le tiers principal de l'affaire et sont repris sur les pièces commerciales.

Onglet Identifiants / Confidentialités

Pour protéger l'affaire, vous avez la possibilité d'en interdire l'accès à ceux qui ne sont pas concernés.
 

Les boutons et icônes fonctionnels

[Administration de l'affaire]
Accès à l'administration de l'affaire sélectionnée, afin de pouvoir notamment structurer l'affaire (créer l'arborescence avec les éléments de l'affaire), lancer le calcul du CBN, procéder à des regroupements, etc.
Lorsque vous sélectionnez une affaire qui n'a pas encore d'arborescence, vous êtes invité(e) à créer la racine de la structure.

Cliquez sur "Oui" si vous souhaitez configurer l'affaire et ses éléments.
A noter : cette proposition de création de la racine de l'affaire n'est active que si la gestion d'affaires est activée dans les paramètres de dossier.
 
[Tiers]
Accès à la gestion des tiers lorsque le champ "Client" a été renseigné sur l'onglet "Définition".
[Avenants]
Une affaire peut faire l'objet d'avenants successifs. Ceux-ci se créent via ce bouton.
[collaborateurs]
Ce bouton vous permet de consulter / sélectionner les collaborateurs de l'affaire. Vous pouvez également rattacher une ou plusieurs activités à chacun des collaborateurs.
[événements]
Ce bouton vous permet de consulter les événements (action commerciale, visite des locaux, etc.) liés à l'affaire et éventuellement d'en ajouter.
[mouvements]
Ce bouton permet de consulter les pièces commerciales (devis, commandes, BL, facture) et le détail des mouvements associés à l'affaire.
[lots]
Accès à la saisie des arborescences d'affaire pour vous permettre de créer autant d'éléments d'affaire qu'il y a de lots de facturation.
[suivi budgétaire]
Accès au suivi budgétaire des factures pour suivre l'avancement de la facturation par rapport aux commandes.
[points]
Pour consulter ou créer une structure de points (via l'assistant de création).
[planning]
Accès au planning des affaires.
 

L'administration des affaires

Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration de l'affaires]
A noter : si la racine d'affaire n'existe pas, un message demandant sa création est proposé. Réponse 'Oui' : la racine est créée et l'administration est affichée. Réponse 'Non' : l'administration d'affaire n'est pas accessible, car aucune 'accroche' d'éléments n'est créée.
C'est ici que vous allez :

1. Structurer l'affaire dans une arborescence (en-têtes de chapitres, éléments, offre)
2. Chiffrer les différents éléments d'affaire (budgets)
3. Déterminer les besoins (articles) requis pour mener à bien le projet
4. Préparer l'offre à présenter au client, puis la générer en devis commercial
5. Lancer le calcul des besoins de l'affaire
6. Associer des événements de CRM (des actions automatiques)
7. Ajouter des champs personnalisés (rubriques)
8. Détailler des activités (pour préciser les budgets)
9. Facturer des éléments d'affaires
10. Gérer les données techniques et générer les ordres de fabrication

Sélection

Lorsque vous entrez dans l'administration de l'affaire par le menu principal, une fenêtre de sélection s'affiche préalablement.
Le paramètre "Déployer jusqu'au niveau" permet de limiter le nombre de niveaux affiché à l'ouverture.
Cela permet une meilleure lisibilité de l'arbre dans le cas d'arborescences étendues.
Le niveau 1 correspond à la racine de l'affaire, 2 aux têtes d'arborescence, etc.

Présentation

L'écran d'administration des affaires présente plusieurs zones :

• En haut

Résumé de l'affaire.
Ce panneau est escamotable afin de maximiser la place occupée par l'arborescence d'affaire et les onglets en cliquant sur l'icône .

Menu Affichage

Il vous permet de personnaliser la présentation de l'affaire à l'écran.
Vous pouvez ainsi substituer aux libellés les codes ou les numéros des éléments.
Vous pouvez également, via le menu Compteurs, faire figurer à côté de chaque élément le nombre de budgets, factures, besoins, etc., associés.

Exemple : Le premier chiffre indique le nombre d'items dans l'élément en lui-même, tandis que le second indique le nombre d'items total dans la branche.
A noter : les compteurs et options d'affichage sont également accessibles par clic droit sur l'en-tête de colonne de l'arbre.
Enfin, une fonction de filtrage vous offre de nombreux critères de sélection des éléments à afficher.

• Partie gauche

Elle est dédiée à l'arborescence de l'affaire avec ses éléments et sous-éléments.
Le niveau le plus haut de l'affaire est la "racine" de l'arborescence. Il n'y a qu'une racine et c'est le seul élément contenant l'onglet "Affaire", qui reprend les informations de suivi global de l'affaire.
A noter : l'identification des éléments de l'arborescence est facilitée par les pictogrammes affectés aux différents types d'éléments (offres, éléments techniques, de facturation, etc.).
Un clic droit sur un élément affiche le menu contextuel. Les commandes disponibles (non grisées) sont en rapport avec l'élément sélectionné.

Budgets

1. Accès direct à l'administration des budgets, où tout peut être modifié, y compris les libellés.
2. Répartition des budgets.
3. Générer les budgets à partir :
   1. du prévu (besoins + activités),
   2. des besoins,
   3. des activités,
   4. des données techniques.

Valorisation : pour recalculer le prix de vente en cas de modification (ajout d'un budget par exemple) depuis le dernier calcul automatique.
Fabrication : pour créer un OF depuis l'élément sélectionné ou tous les OF à partir de tous les éléments avec des données techniques.
Suivi : pour saisir les activités ou les consommations.
Planification : pour planifier ou déprogrammer des éléments du planning. Le décalage de planning permet par exemple de décaler l'ensemble des items planifiés du nombre de jours indiqués, ou à partir de la date indiquée.
Facturation : ce sous-menu évoque :

• • L'assistant de facturation.

A noter : on ne peut lancer l'assistant de facturation que sur le code arborescence défini dans les paramètres du dossier. Si le code arborescence est différent, le menu est grisé.  

• • Le plan de facturation.

Imprimer ordre de travail : l'ordre de travail recense le contenu des onglets "Activités" et "Besoins" et liste les travaux à effectuer sur l'élément d'affaire sélectionné.
Modifier et Modification globale : la modification (F4) permet d'intervenir sur l'élément sélectionné en choisissant les champs par tabulation ou sur l'onglet à modifier. La modification globale permet d'intervenir sur tous les éléments sous la branche sélectionnée. Ainsi, un écran présente les différents champs qui peuvent faire l'objet d'un tel traitement : statut, date début prévue, date fin prévue, date d'échéance, code élément, référence, nature de stock, tiers, dépôt et questionnaire.

• Partie droite

Elle présente dans différents onglets les caractéristiques des éléments de l'affaire.
Les onglets présents dépendent du paramétrage du type d'élément. Ainsi par exemple, les têtes de chapitres de type présentation, peuvent ne comporter que les onglets de base ("Généralités" et "Identifiants") si aucun autre contenu n'a été défini.
Vous pouvez néanmoins ajouter ou masquer des onglets sur un élément de l'affaire en cliquant sur le pictogramme en forme d'écrou :

La gestion des notes et pièces jointes

Des fichiers joints et des notes peuvent être intégrés à tous les niveaux de l'affaire : sur le zoom, sur les éléments, mais également sur les contenus des éléments d'affaire : budgets, besoins, événements, rubriques de questionnaires, etc.

Manipuler les éléments d'affaire

Important : toute modification est ici prise en compte en temps réel.
 Procédures

Pour insérer un élément

1. Sélectionnez un élément de même niveau puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Insérer élément ou appuyez sur la touche INSER.

A noter : la racine de l'affaire étant unique, seule la commande Insérer sous-élément est disponible lorsque vous créez le premier élément.
2. Renseignez les différents champs de la fenêtre Création d'élément d'affaire qui s'affiche. Le "Libellé" permettra d'identifier l'élément sur l'arborescence.Le code élément permet de renseigner une codification à façon de l'élément d'affaire, par exemple, N° de plan, N° de repère, N° de série, etc. Il est modifiable après création de l'élément.
A noter : dans un souci de cohérence, lorsque l'élément à créer se trouve déjà sous un élément de type tête d'arborescence, le "Code arborescence" d'origine est repris, sans possibilité de le modifier. Le "Type d'élément d'affaire", qui reprend par défaut celui de l'élément de même niveau, est quant à lui modifiable.
3. Validez, puis complétez les caractéristiques de l'élément dans les différents onglets.

Pour insérer un sous-élément

Sélectionnez l'élément-père puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Insérer sous-élément ou appuyez simultanément sur les touches MAJ CTRL INSER.

Pour sortir d'une ligne de tableau

Sans prendre en compte votre saisie : touche ECHAP.

Pour modifier une ligne

Vous pouvez être amené(e) à modifier une ligne de chiffrage (onglet "Budgets") par exemple.
Placez le curseur sur la ligne, puis tapez sur la touche clavier F4.

Pour supprimer une ligne

Placez le curseur sur la ligne, puis tapez sur la touche clavier Suppr. Lorsque vous supprimez un élément, toute sa branche est supprimée.

Pour afficher une liste

Dans le champ ou la cellule :

1. Touche F8 pour afficher toute la liste, ou saisie des premières lettres pour filtrer le résultat avant de faire F8.
2. Touche F9 pour créer un nouvel item puis le rapatrier dans le champ par ou F12.

Pour copier-coller un élément ou une tête d'arborescence

1. Sélectionnez l'élément ou la tête d'arborescence à copier, puis faites un clic droit - "Copier" ou appuyez sur la combinaison de touches CTRL + C.
2. Positionnez le curseur sur la ligne de destination.
La destination de la copie peut être un autre élément ou une autre arborescence au sein de la même affaire, mais aussi au sein d'une autre affaire. Vous pouvez donc ainsi créer une ou plusieurs affaires génériques en situation de "modèles" qui feraient office de bibliothèques d'éléments dans lesquelles vous viendriez sélectionner un ou plusieurs éléments. Bien sûr, toute affaire peut servir de modèle à une autre, en tout ou partie.
3. Cliquez droit et choisissez l'une de ces options :

1. "Coller" pour insérer la copie au même niveau que l'élément sélectionné. Toutes les données de l'élément sélectionné sont reprises. Vous pouvez également utiliser le raccourcis clavier CTRL + B.
2. "Coller sous" pour insérer la copie sous l'élément sélectionné afin d'en faire un élément-fils. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier CTRL + V.
3. "Collage spécial" pour insérer la copie sous l'élément sélectionné en choisissant le contenu à coller.  Vous pouvez également utiliser le raccourcis clavier CTRL + MAJ + V.La liste des données disponibles pour l'élément source s'affiche. Décochez celles dont vous ne souhaitez pas copier le contenu pour le nouvel élément.

Si la destination fait partie d'une autre arborescence, par exemple lorsque vous copiez un élément de chiffrage vers un élément d'offre, le programme s'assure qu'il ne s'agit pas d'une erreur en affichant le message suivant :

S'il ne s'agit pas d'une erreur, cliquez sur [Oui] et l'élément collé prendra automatiquement le code arborescence de sa destination.
A noter : le code arborescence est obligatoirement homogène dans une même arborescence.

Pour déplacer un élément

Technique du cliquer-déplacer.
Attention à la forme du curseur au moment de déposer l'élément :

1. un trait sous le cadre signifie que l'élément sera placé après,
2. un bloc sur un élément signifie que l'élément sélectionné sera placé dans ce bloc.

Rappel : la modification est effective immédiatement.

Pour associer un fichier à un élément

Vous avez la possibilité d'associer des fichiers (texte, tableau, image, vidéo, etc.) à tout élément d'affaire, mais aussi à tous les niveaux de détail de l'élément : ligne de budget, ligne de besoin, événement, rubrique personnalisée.

Méthode rapide

La méthode la plus simple est de glisser-déposer votre fichier directement sur l'élément sélectionné.

Méthode classique

1. Sélectionnez l'élément concerné, puis appuyez sur la touche F4 pour passer en modification.
2. Cliquez sur le pictogramme représentant un trombone .
3. Cliquez sur le "+" pour activer la saisie.
4. Cliquez sur le pictogramme pour parcourir vos fichiers et sélectionner celui à associer.
5. Dans la fenêtre qui s'affiche avec le récapitulatif, renommez éventuellement le fichier en prenant soin d'en garder l'extension (monfichier.docx, par exemple).    
6. Cochez la case d'option si vous souhaitez supprimer le fichier de son emplacement actuel pour ne le stocker que sur le répertoire des fichiers joints.
7. Validez .
8. Utilisez le libellé pour décrire brièvement le contenu de la pièce jointe. Tabulez.
9. Si vous souhaitez limiter son accès à certains profils, tapez F8 depuis la cellule "Confidentialité lecture" puis sélectionnez une confidentialité. Procédez de la même façon dans la cellule suivante pour que seuls certains profils aient la possibilité d'ouvrir le fichier :

1. Confidendialité lecture : celui qui n'a pas les droits de lecture ne voit pas la pièce jointe.
2. Confidendialité du fichier : pour pouvoir modifier le document.

A noter : pour autoriser la lecture à certains utilisateurs sans toutefois leur octroyer le droit de modification, vous devez verrouiller la "Confidentialité du fichier".   
10. Validez. Le pictogramme est désormais actif pour vous permettre d'accéder au fichier.
11. Ajoutez une nouvelle pièce jointe ou validez pour fermer la fenêtre.
Lorsqu'un fichier a été associé à une entité, le pictogramme devient .
 

Pour associer une note à un élément

Vous avez la possibilité d'associer une note à tout élément d'affaire, mais aussi à tous les niveaux de détail de l'élément : ligne de budget, ligne de besoin, événement, rubrique personnalisée.
1. Sélectionnez l'élément concerné. Tapez sur la touche F4 pour passer en mode modification.
2. Cliquez sur le pictogramme .
3. Rédigez votre note. Pour la mise en forme, vous disposez d'une barre d'outils qui s'affiche lorsque vous passez la souris devant le trait gris.

4. Validez .
Lorsqu'une note a été associée à une entité, le pictogramme devient .
A noter : vous pouvez également utiliser la méthode du glisser/déplacer vers la fenêtre d'ajout de fichier.
 

Pour changer de statut

Vous avez la possibilité de changer le statut de plusieurs éléments d'affaire en une seule opération :
 
1. Sélectionnez l'élément parent (racine, en-tête d'arborescence, titre, etc.).
2. Affichez le menu contextuel par clic droit.
3. Sélectionnez la commande "Modification globale" et cocher la case « statut » en spécifiant le statut destination.

Structurer une affaire

Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration des affaires]
Voici un exemple de structure d'affaire. Un élément racine et plusieurs arborescences :

A noter : si un onglet cité n'est pas affiché, cliquez sur le pictogramme en forme d'écrou puis activez-le. Vous pouvez de la même façon masquer un onglet qui ne vous intéresse pas. Son contenu sera néanmoins conservé.
Pour structurer une affaire, vous pouvez dupliquer et personnaliser des éléments existants.

Créer une tête d'arborescence

La première ligne de l'arbre représente la racine de l'affaire.
La racine se subdivise en plusieurs arborescences (chiffrage, offre, etc.) qui commencent par un élément nommé "tête d'arborescence".
 
A noter : si l'affaire est associée à une famille d'affaire et que des dépendances de familles d'affaires ont été paramétrées, seuls les codes d'arborescences compatibles seront autorisés.
 

Créer les éléments d'affaire

Ils ont obligatoirement le même code arborescence que la tête d'arborescence dans laquelle ils sont inclus.
 

Chiffrer / Budgéter une affaire

Il suffit de créer l'arborescence de chiffrage avec des éléments parents de type chapitre pour structurer l'information, et des sous-éléments à chiffrer, puis de compléter les informations budgétaires adéquates depuis l'onglet "Budgets".
Exemple :  
Racine de l'affaire
Element principal CHIFFRAGE
Sous-élément ANALYSE
Sous-sous-élément PHASE1
Sous-sous-élément PHASE2
 Sous-élément TRAVAUX

  Créer une offre

Une fois le chiffrage effectué, l'offre peut être émise sur la base des constituants budgétaires du chiffrage.
Etant destinée au prospect / client, l'offre doit présenter les éléments chiffrés le plus clairement possible et peut être structurée différemment, notamment pour s'adapter à une grille de réponses.
Elle reprend les prix de vente cumulés récapitulés dans l'onglet "Montants".
Exemple :  
Racine de l'affaire
Element PRESENTATION
Sous-élément ANALYSE
Sous-sous-élément PHASE1
Sous-sous-élément PHASE2
Sous-élément MISE EN OEUVRE
Sous-sous-élément MONTAGE
Sous-sous-élément TESTS
Sous-sous-élément INSTALLATION
 

Définir les besoins

L'onglet "Besoins" peut être utilisé pour le chiffrage. Vous allez dans ce cas y indiquer les références articles nécessaires pour mener votre projet à bien, puis générer les budgets à partir de ces informations.
 
Exemple :  
Racine de l'affaire
Element TECHNIQUE
Sous-élément CONSTRUCTION
PARKING
PLATEAU
Sous-élément AMENAGEMENT
BUREAUX
CLOISONS
Vous lancerez ensuite le calcul des besoins pour initier les réapprovisionnements sur cette affaire.
 

Définir les données techniques

Lorsque vous avez des articles à produire, vous avez la possibilité de renseigner les nomenclatures et les gammes afin de préciser les besoins de fabrication et préparer les OFs.
Cette opération s'effectue depuis l'onglet "Données techniques".
 

Générer les ordres de fabrication

Le lancement des OFs s'effectue depuis les éléments techniques.
L'onglet "Fabrications" permet ensuite de les visualiser.
 

Facturer l'affaire

La méthode de facturation dépendra de votre paramétrage. Vous pourrez par exemple facturer une affaire au fil de son avancement, lot par lot.
Le résultat (de la facturation et des règlements) sera visible depuis l'onglet "Facturation".

Créer un élément / sous-élément d'affaire

Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration des affaires]

Création des éléments d'affaire

1. Sélectionnez l'élément de référence (la racine, la tête d'arborescence ou un élément parent).
2. Faites un clic droit dessus puis choisissez dans le menu contextuel qui s'affiche l'une des opérations suivantes :

1. "Insérer élément" pour créer le nouvel élément au même niveau.
2. "Insérer sous-élément" pour créer le nouvel élément sous l'élément de référence.

A noter : un élément de même niveau est toujours inséré à la suite de l'élément sélectionné.
3. Renseignez les différents champs dans la fenêtre qui s'affiche puis validez.

A noter : le code arborescence d'un élément ou d'un sous-élément d'affaire reprend obligatoirement celui de la tête d'arborescence.  
4. En fonction des besoins et des applications, complétez les champs de la rubrique "Informations élément d'affaire" : date d'échéance, etc. (voir le descriptif dans la partie suivante). Validez.
A noter : les modifications sur l'élément d'affaire en lui-même doivent être enregistrées afin d'être prises en compte. Ce sont des informations le caractérisant et pouvant modifier son comportement. En revanche, les informations de contenus de l'élément d'affaire, de même que son emplacement au sein de l'arborescence sont enregistrées automatiquement.
5. Procédez ensuite, en fonction des besoins, à l'ajout des contenus suivants :

1. S'il s'agit d'un élément destiné à contenir les budgets (à des fins de chiffrage par exemple), cliquez sur l'onglet "Budgets" puis créez les différentes lignes budgétaires.
2. S'il s'agit d'un élément destiné à contenir les besoins en termes de références articles, cliquez sur l'onglet "Besoins" puis définissez les besoins.
3. Si vous souhaitez associer des événements de CRM à l'élément, cliquez sur l'onglet "Evénements" puis associez des évènements existants ou créez-en de nouveaux associés à l'affaire.
4. Si vous souhaitez associer des champs personnalisés, cliquez sur l'onglet "Rubriques" puis ajoutez vos champs Métier.
5. Si vous souhaitez estimer des temps, cliquez sur l'onglet "Activités" puis renseignez les temps prévus par activité.
6. Si la complexité des produits à fabriquer nécessite la mise en place de nomenclatures / gammes de fabrication, cliquez sur l'onglet "Données techniques" puis définissez les données techniques.

 
Concernant les onglets, pour en supprimer ou en ajouter, cliquez sur le pictogramme en forme d'écrou , puis sélectionnez ou désélectionnez les cases d'option correspondantes :

Onglet Affaire

Présent pour l'élément racine uniquement. Il contient le code et le libellé de l'affaire, en sus d'informations de suivi global.
 

Onglet Généralités

Numéro d'élément : généré automatiquement et non modifiable, il s'agit de l'identifiant unique de l'élément au sein de l'ensemble des éléments de la base de données.
Indice d'élément : indique la version de l'élément en question (pas exploité à ce jour mais à renseigner dans les fichiers XML du datahub pour l'import des temps…).
On retrouve ensuite les informations renseignées en création d'élément ainsi que des informations logistiques.

• Définition

Code arborescence : il permet de conférer un rôle global à l'ensemble des éléments de cette arborescence d'affaire.
A noter : le code arborescence est repris automatiquement dans tous les sous-éléments de la tête d'arborescence et n'est pas modifiable.
Type élément d'affaire : permet d'associer à l'élément un certain nombre de mécanismes : onglets à afficher par défaut ("Budgets", "Besoins", "Liens budget", "Evénements") ; verrous sur les fonctions de création, modification et suppression ; visuel pour faciliter l'identification de l'élément ; référence article en initialisation, génération de pièce, etc.
Code élément d'affaire : permet d'attribuer une codification annexe à l'élément, notamment pour les arborescences techniques, où il peut être destiné à stocker un n° de repère, de plan, etc.
Libellé élément d'affaire : désignation de l'élément d'affaire.
Code statut : totalement personnalisable, il permet d'attribuer le statut de validité / prise en compte de l'élément. Le statut maître associé au code statut va déterminer la prise en compte sur les traitements standard.
Les deux champs suivants sont davantage destinés aux éléments techniques.
Ils permettent de gérer les montants cumulés. Si les besoins, données techniques ou encore budgets sont toujours exprimés à l'unité, les champs "Nombre total" et "Nombre élément" permettent une valorisation globale des montants (onglet "Montants") et quantités requises lors du calcul des besoins.
Nombre éléments : pour l'élément courant, il s'agit du nombre d'éléments budgétés. Par exemple, "2" pour la fabrication de deux éoliennes.
En revanche, pour ses sous-éléments, il s'agit du nombre de composants requis pour un élément principal. Si une éolienne (élément principal) contient 3 pâles (sous-éléments), le "nombre élément" de la pâle est "3".
Nombre total : c'est la quantité totale requise dans le cadre de l'affaire. Pour l'élément principal, il est égal au "Nombre élément". Pour les sous-éléments, c'est la quantité totale nécessaire. Concrètement, le "Nombre total" du sous-élément correspond au "Nombre élément" du sous-élément multiplié par le "Nombre élément" de l'élément principal.
Exemple : soit la fabrication de 3 éoliennes.

Questionnaire : ensemble de rubriques devant être présentées sur l'onglet "Rubriques" de l'élément. Ce champ sera initialisé si un questionnaire a été renseigné sur le type d'élément.

• Planification

Date d'échéance : date à laquelle l'élément doit passer au statut "Terminé". Ce champ peut être laissé vide si vous ne souhaitez pas gérer les échéances. En revanche, lorsqu'il est renseigné, une marque rouge apparaîtra sur le planning en cas de dépassement.
Prévu du / au : date demandée par le client. Information facultative.
Planifié du / au : date confirmée en interne, pilotée par les fonctions de planification.
Une modification de dates dans l'outil de planification intervient sur ces dates, qui sont ensuite affichées sur le planning.

Onglet Gestion

Cet onglet contient tout ce qui pilote les pièces.
Référence : initialisée depuis le type d'élément, la référence de l'élément est notamment utilisée lors de l'exportation en pièce commerciale. Avec reprise de la gestion des sous-référence si la référence indiquée les gère.
Dépôt : permet d'indiquer le dépôt à considérer, notamment pour le calcul des besoins.
Nature de stock : permet d'indiquer la nature de stock à considérer, notamment pour le calcul des besoins.
A noter : dépôt et nature de stock sont également utilisés comme dépôt et nature de stock des pièces commerciales générées depuis cet élément.
Type de tiers : indique le type de tiers à utiliser pour générer les pièces depuis cet élément.
Code tiers : indique le code tiers à utiliser lors de la génération de pièces depuis cet élément. Dépendant du champ "Type de tiers".
Mode de règlement : indique le mode de règlement à utiliser lors de la génération de pièces depuis cet élément. Essentiellement pour les factures émises depuis l'affaire.
Sous-références à substituer pour la fabrication : ces informations sont chargées lors de l'utilisation des données techniques, si des sous-références sont requises.
 

Onglet Montants

Automatiquement alimenté par les budgets, cet onglet présente un récapitulatif de tous les coûts liés à l'élément.
Une marge en rouge est une marge négative.

  Onglet Budgets

Les budgets sont destinés à chiffrer l'élément, mais permettent également de constituer un objectif budgétaire.
Cet onglet contient les budgets définis pour cet élément - qui appartient toujours à une arborescence de chiffrage.
La sélection d'un budget pré-paramétré permet de compléter les informations automatiquement.
Exemple d'éléments budgétaires :  HA Achats, HA Elec, HA Méca, etc.
A noter : les lignes de budget peuvent être saisies manuellement ou obtenues par génération depuis les besoins.
A noter : la présence du pictogramme dans l'arborescence de chiffrage signifie qu'il y a des contraintes associées, par exemple des ressources. Pour visualiser les contraintes, effectuez un clic droit sur une ligne budgétaire pour ouvrir le menu contextuel, puis choisissez la commande "Consultation des liens".

Pictogrammes :

1. Les deux premières colonnes indiquent la présence de notes et de pièces jointes sur la ligne de budget.
2. La troisième colonne reflète le taux de ventilation du budget sur une ou plusieurs offres.Un carré plein correspond à une ventilation complète, un carré vide indique qu'il reste 100% à ventiler.
3. La quatrième colonne reflète le taux de répartition du budget sur un ou plusieurs éléments - généralement techniques ou de facturation.

A noter : Il existe deux types de liens budgétaires :- Les liens vers les offres, destinés à répartir un budget dans une mise en forme (l'offre) - Les liens vers d'autres éléments acceptant les ventilations budgétaires, permettant de répartir un montant global de budget vers un ou plusieurs éléments de mise en œuvre.
 

Onglet Liens de budget

Cet onglet, généralement associé aux éléments de type offre, permet d'identifier les éléments budgétaires à l'origine du prix indiqué.
Ces informations sont renseignées automatiquement lorsqu'une offre est créée à partir des budgets les liens apparaissant dans les éléments composant l'offre afin de déterminer l'origine des montants y étant contenus.
 

Onglet Besoins

Pour identifier les besoins, non plus en termes budgétaires, mais en termes d'articles.
Il peut aussi s'agir d'éléments à fabriquer à l'aide de la gestion de production Divalto, via des OFs.
Dans ce cas, lorsque des données techniques seront définies, les besoins pourront être réutilisés comme source de la nomenclature. A l'inverse, si les données techniques contiennent des articles, ceux-ci viendront automatiquement alimenter l'onglet [Besoins].
 

Onglet Événements

Une affaire ou un élément d'affaire peut être lié aux événements de Divalto CRM (envoi de mail, appel téléphonique, prise de rendez-vous, réunion, visite de chantier, etc.).
Pour associer un événement à l'élément :

1. Cliquez sur le pictogramme situé dans la colonne de gauche.
2. Depuis la cellule "Numéro d'événement" qui vient de s'activer, tapez sur la touche F8 pour afficher la liste des actions de CRM et sélectionner celle de votre choix, ou sur la touche F9 (puis clic sur "+") pour créer une nouvelle action pour le client de l'affaire en cours.

A noter : ce numéro d'événement pourra être associé à d'autres éléments de l'affaire ou à d'autres affaires.
 Lors de la création d'un événement CRM, il sera possible de le lier directement à un élément d'affaire. Le choix de l'élément sera fait après la saisie de l'affaire si cette dernière contient une arborescence gdai.

onglet rubriques

Sont listées ici toutes les rubriques - ou champs personnalisés - associées à l'élément, qu'elles appartiennent à un questionnaire ou qu'elles soient orphelines.
A noter : la touche F4 permet de modifier une rubrique, Inser permet d'en ajouter une.
 

onglet Activités

Il permet de détailler les tâches, travaux, occupations à effectuer sur un élément d'affaire.
 

onglet Données techniques

Cet onglet permet de rattacher des nomenclatures et gammes de fabrication à l'affaire, puis de générer des ordres de fabrication.
 

onglet Fabrications

Cet onglet permet de visualiser les ordres de fabrication.
 

onglet Facturation

Cet onglet affiche les factures qui ont été générées.

Chiffrer / Budgéter une affaire

Affaires - Administration des affaires - Onglet Budgets
 
Il s'agit ici de budgéter, manuellement, les différents éléments de l'affaire.
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
A noter : si vous gérez les budgets à un degré plus fin, à savoir par référence et/ou par tâche, vous pouvez générer le budget à partir des besoins, générer le budget à partir des activités ou générer le budget à partir du prévu (besoins + activités).
 

Création d'un Chiffrage

1. Dans l'arborescence de chiffrage, sélectionnez l'élément / sous-élément à chiffrer.
2. Cliquez sur l'onglet "Budgets".
3. Cliquez sur le "+".
4. Sélectionnez un budget d'affaire prédéfini dans la liste accessible par F8. Tabulez.
5. Nommez le budget ou adaptez le libellé du budget sélectionné. Tabulez.
6. Saisissez la quantité à budgéter.
A noter : l'unité de vente, le coût de revient cumulé, le % de frais, le % de marge et le montant de vente sont pré-renseignés grâce au code du budget sélectionné. Vous pouvez cependant les modifier.
 A noter : si vous modifiez le "montant de la vente", la case est cochée dans la colonne "Indicateur de prix saisi", indiquant ainsi que le prix a été forcé. Si vous décochez cette case, puis validez, tout sera recalculé pour revenir au montant initial. Exemple d'ajustement de prix sans recalcul : pour faire des arrondis.
A noter : la liste des ressources disponibles dépend du type de ressources spécifié dans les paramètres du budget d'affaire.

Modification d'un chiffrage

Si vous modifiez un prix de vente dans un budget, vous devez revaloriser le prix de vente :

1. Sélectionnez l'élément dans l'arborescence.
2. Affichez le menu contextuel (clic droit).
3. Choisissez la commande Valorisation - Calcul du prix de vente.

Cette modification sera ainsi prise en compte dans l'onglet "Montants".
 A noter : si vous avez modifié le prix de plusieurs éléments de l'arborescence, vous pouvez procéder à la valorisation depuis la tête d'arborescence car le calcul est récursif.

Consultation des liens

Accessible depuis le menu contextuel (clic droit), cette commande permet de visualiser les éventuelles contraintes associées aux lignes budgétaires.

La suite...

Lorsque vous avez chiffré des éléments, vous pouvez :

1. Gérer les budgets.
2. Préparer l'offre correspondante grâce au Concepteur d'offre.
3. Répartir les budgets sur d'autres éléments.
4. Valoriser les éléments.

Gérer les budgets

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'un élément - Clic droit - Budgets - Administrer les budgets
L'administration des budgets permet de travailler sur l'ensemble des budgets situés sous le niveau d'arborescence sélectionné et selon différents critères de regroupement.

Validation / Simulation

Deux modes de fonctionnement sont proposés :
La validation directe (par défaut) : les modifications sont immédiatement prises en compte sur les lignes de budgets d'affaire.
La simulation : les modifications seront uniquement appliquées en cas de validation en fin d'utilisation de l'administration des budgets.
Bouton Rafraîchir : permet de recharger la liste des budgets. Très utile dans le cadre d'un travail collaboratif. Attention, toute modification non enregistrée en mode simulation sera effacée.

Regroupements

Les critères de regroupement sont accessibles depuis le menu "Affichage".
Ils correspondent aux caractéristiques des codes budget et de l'élément d'affaire.
 A noter : en mode simulation, le changement de regroupement conserve les modifications éventuellement apportées (jusqu'à leur suppression en cas de non validation avant de quitter l'écran d'administration).

Modifications

• Sur un nœud.Vous pouvez modifier les montants et pourcentages.Les nouveaux montants s'appliqueront au prorata du poids des anciens montants.
• Sur une ligne.Tous les champs sont modifiables.Les totaux sont recalculés sur les nœuds précédents.

Autres

La commande Outils - "Décocher les lignes de budget dont le montant de vente est forcé" permet de forcer le calcul de l'ensemble des montants de vente par application des règles standard.
Le bouton [Export] permet d'exporter le contenu du tableau vers Excel, avec sa mise en forme actuelle.
 

Répartir les budgets

Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Budgets - Répartir les budgets"
Cette fonctionnalité permet de ventiler des lignes de budgets d'une arborescence vers une autre.
Cette fonctionnalité a un double intérêt :

1. Détailler les différents budgets, d'une logique de chiffrage vers une logique opérationnelle.
2. Disposer d'un outil de comparaison entre les prévisions et les réalisations, entre l'enveloppe budgétaire et les affectations réelles, afin de réviser à la hausse ou à la baisse les gabarits de chiffrage.

Exemple :  
Soit le nœud "Chiffrage" / "Réalisations" / "Achats" avec un chiffrage global.
Soit le nœud "Technique" avec un sous-ensemble "Besoins techniques 1" et un sous-ensemble "Besoins techniques 2".
La répartition de budget va permettre de ventiler le chiffrage global sur les besoins techniques 1 et 2.  

Mode opératoire d'une répartition

1. Sélectionnez l'élément contenant les montants à ventiler.
2. Effectuez un clic droit puis choisissez la commande "Répartir les budgets".
Important : cette fonctionnalité doit être activée au niveau du Type d'arborescence de destination (technique, facturation par exemple).
Le Répartiteur de budgets s'ouvre, avec, à gauche, tous les éléments avec un type d'arborescence autorisant la répartition de budgets, et à droite, l'élément de chiffrage préalablement sélectionné.
A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme pour afficher tous les arbres. Permet par exemple de retrouver l'arbre d'origine lorsqu'il n'est pas lié.
3. Affichez dans la partie gauche la ligne destinée à recevoir la ventilation.
4. Cliquez sur la ligne budgétaire à ventiler et faites-la glisser vers l'élément cible à gauche.
5. Vous pouvez, dans l'arborescence de destination (à gauche) :
Modifier le pourcentage de ventilation dans la colonne "%".
Modifier le libellé de la ligne affectée.
6. Reproduisez les étapes 4 et 5 autant de fois qu'il y a d'éléments à ventiler.

Le pictogramme carré vide signifie que la ligne n'a pas été affectée.
Le pictogramme carré plein signifie que la ligne est affectée à 100 %.
A noter : de retour dans l'écran d'administration, vous constaterez que l'onglet "Liens de budget" de chaque élément ciblé par la répartition mentionne bien l'élément budgétaire associé.
A noter : dans l'écran d'administration, la répartition budgétaire est visible dans la seconde colonne des lignes de budget.

Le Concepteur d'offre

Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Offre - Créer une offre"
Vous pouvez créer des offres afin de présenter les éléments chiffrés de l'affaire à vos clients / prospects.
Vous avez pour cela plusieurs possibilités dont l'utilisation du Concepteur d'offres pour :

1. Créer une offre
2. Réutiliser les éléments de chiffrage
3. Présenter l'offre
4. Répartir / Ajuster les montants
5. Modifier une offre
6. Transformer une offre en devis commercial ou en commande
7. Insérer des textes pré-enregistrés
8. Dupliquer une offre
9. Imprimer l'offre
10. Archiver l'offre

Créer une offre

L'opération s'effectue en deux temps.
A noter : vous pouvez également automatiser ces deux étapes par glisser/déposer d'une arborescence contenant des budgets (chiffrage typiquement) vers une racine d'arborescence d'offre.

1. premier temps : création de l'élément Offre

1. Créez une tête d'arborescence d'affaire avec pour code arborescence et type d'élément ceux qui ont été définis au niveau du dossier - au moment de l'activation du module - comme caractérisant les offres.
2. Donnez-lui un nom explicite, par exemple "Présentation".

1. second temps : génération du contenu de l'Offre

3. De retour sur l'arbre de l'affaire, sélectionnez l'élément principal du chiffrage pour lequel vous souhaitez générer une offre, puis optez pour l'une de ces deux solutions :

1. Clic droit - Offre , Créer une offre, puis sélection ( ou F12) de l'élément d'affaire de type présentation dans la fenêtre "Eléments d'affaires" qui s'ouvre.
2. Cliquer-déposer de l'élément de type chiffrage vers l'élément de type présentation.

La fenêtre "Concepteur d'offres" s'affiche alors. Vous allez pouvoir réutiliser les éléments de chiffrage situés à droite et personnaliser votre offre (cf chapitre suivant).

4. Pour valider l'offre, cliquez sur .
 
A noter : la commande "Créer offre" n'est pas disponible lorsque l'élément sélectionné n'est pas associé au type "Chiffrage" déclaré dans le dossier de l'affaire.
 

Réutiliser les éléments de chiffrage

Pour faire passer les éléments de chiffrage de la droite de la fenêtre vers l'offre, à gauche, vous avez deux solutions :

1. Rapatrier l'intégralité du chiffrage :
   1. A droite, clic droit sur la branche de chiffrage - "Copier l'arborescence".
   2. A gauche, clic droit sur le chapitre de l'offre concerné - "Coller l'arborescence".
2. Procéder à la ligne :
3. Sélection de l'élément chiffré à mettre dans l'offre.
4. Cliquer-glisser sur le chapitre de l'offre concerné.Si un élément chiffré est réparti sur plusieurs lignes de l'offre, vous le glisserez autant de fois qu'il y a de lignes, jusqu'à son attribution à 100%.

A noter : vous pourrez ensuite retrouver les associations budgets / offre depuis l'onglet "Liens de budget" des éléments de l'offre (écran Administration de l'affaire).
A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme .
 

Présenter l'offre

Si vous récupérez le chiffrage élément par élément, vous pouvez structurer votre offre en amont, puis faire glisser les éléments de chiffrage dans les chapitres prévus à cet effet.

1. Assurez-vous d'être en mode modification : touche F4.
2. Faites un clic droit sur l'en-tête de l'offre pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez la commande "Créer un sous-chapitre".
4. Saisissez votre titre ou sous-titre.
5. Validez par la touche ENTREE.

A noter : vous avez la possibilité d'utiliser des modèles de chiffrage en appelant l'arborescence d'une affaire-modèle. C'est l'état de l'affaire (zoom affaire) qui détermine s'il s'agit d'une opportunité, d'une affaire ou d'un modèle.

Mise en forme

Sur chaque ligne, vous avez la possibilité de déterminer trois options d'impression en cochant ou décochant la case correspondante :

Impression : la ligne s'imprime sur l'offre, ou non.
Impression montant : le montant de la ligne s'imprime ou non.
Saut de page avant : un saut de page est effectué avant l'impression de cette ligne.
Conseil : réduisez la largeur du cadre de droite (éléments d'origine) pour plus de confort d'utilisation.
 

Répartir les montants de l'offre

Vous pouvez moduler et répartir les montants issus du chiffrage sur l'offre.
Exemple : l'élément "Montage" a été chiffré à 3000 euros, or sur l'offre, vous préférez distinguer montage sur site et pré-montage. Dans ce cas, vous allouerez 50% de l'élément "Montage" au montage sur site et les 50% restants au pré-montage.

1. Cliquez dans la cellule "%" de la ligne d'offre à modifier (à gauche).
2. Saisissez le pourcentage du montant à affecter.Vous pouvez par exemple éclater un même élément en deux lignes sur l'offre.

Vous constatez alors :

1. Que la colonne "% à affecter" de l'élément chiffré (à droite) indique le pourcentage restant à affecter.
2. Qu'un pictogramme apparaît sur la ligne de l'élément chiffré : un carré plein pour une affectation complète, un demi-carré pour une affectation partielle et un carré vide pour une ligne qui n'a pas encore été ventilée.

Les chapitres en option

Il est possible d'indiquer qu'un chapitre de l'arborescence de présentation est une option.
Lorsqu'un chapitre est déterminé comme étant en option, tous les sous éléments sont cochés comme option. Il n'est pas possible de « mixer » les situations sur les éléments constitutifs d'un chapitre.

Les éléments indiqués comme 'option' s'impriment au même titre que les autres lignes, avec le niveau de détail déterminé dans leurs constituants (éléments, lignes de budgets). Ils sont édités en fin de présentation de l'offre, dans une section à part.
La totalisation de l'offre ne comporte pas ces chapitres définis comme option.

Modifier une offre

1. Depuis l'Administration de l'affaire, sélectionnez l'élément Offre.
2. Faites un clic droit pour ouvrir le menu contextuel.
3. Sélectionnez la commande Offre , Modifier offre pour ouvrir le Concepteur d'offre.
 

Transformer l'offre en devis commercial ou en commande

Lorsque vous êtes en mode projet, vous pouvez transformer l'offre en document commercial de type devis et/ou commande, avec un niveau d'information plus ou moins détaillé :
1. Sélectionnez la première ligne de l'offre.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un devis] ou [Générer une commande].La fenêtre de génération de pièce s'affiche.
3. Vous avez alors plusieurs possibilités :

1. Garder les informations globales de l'offre, sans le détail : cochez uniquement la case "Générer" de la ligne principale de l'offre. Seul le montant total sera repris.Vous pouvez dans ce cas utiliser les commentaires rédigés au niveau des lignes de l'offre pour exprimer le détail.
2. Reprendre un ou plusieurs éléments de l'offre : cochez les lignes que vous souhaitez intégrer, en plus de la première.
3. Créer un devis à partir d'un seul sous-ensemble de l'offre : cochez uniquement la ligne concernée.

A noter : seuls les montants des lignes cochées seront visibles sur le document commercial.
Chaque ligne de l'offre correspondra soit à un chapitre, soit à un poste, soit à une ligne article.
Le bouton [Pièce] s'active et permet d'accéder au document commercial.
La re-génération est possible si vous supprimez la pièce. Vous pourrez ainsi, par exemple, créer un devis détaillé si le devis global n'a pas convaincu.
A noter : c'est dans les paramètres des types d'éléments d'affaires que sont désignés les articles génériques qui seront utilisés dans les pièces commerciales.
Important : l'opération est possible si et seulement si la ligne de l'offre est associée à un type d'éléments d'affaires dont l'option "Permettre la génération de l'élément d'affaire en pièce Divalto" est cochée.
 

Insérer des textes pré-enregistrés

Pour copier un texte pré-enregistré sur un élément de l'offre :

1. Sélectionnez une ligne de l'offre.
2. Choisissez dans le menu Compléments la commande Texte préenregistré.
3. Cliquez sur la loupe puis sélectionnez le texte de votre choix.

Vous pouvez ensuite le consulter en cliquant sur le pictogramme d'accès au texte lié à l'élément .
 

Dupliquer une offre

Il suffit de copier – coller une arborescence d'offre pour créer une seconde version.
Les liens sont également dupliqués.
Conseil : dans le cas de plusieurs offres, créez un chapitre par version. Par exemple :
 

Imprimer l'offre

Pour imprimer une offre :

1. Sélectionnez une ligne de l'offre.
2. Choisissez dans le menu Fichier la commande Imprimer ou cliquez sur .
3. Indiquez, puis validez, vos critères d'impression.

Les options d'impression vous permettent :

• de  lancer une impression papier, mail, pdf ;
• d'imprimer les textes liés aux éléments ;
• d'imprimer les fichiers joints (si leur format le permet) ;
• de positionner les totaux ;
• d'archiver l'offre.

Archiver l'offre

Cochez la case d'option Archivage de l'offre qui se trouve dans l'écran de saisie des options d'impression. L'offre figure alors en tant que pièce jointe de l'élément d'en-tête.
 

Définir les besoins

Affaires - Administration des affaires - Onglet Besoins
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Les besoins que vous exprimés ici serviront de base au calcul des besoins de l'affaire.
Il peut s'agir :
D'un besoin de prestation.Nature de produit : "4". Doit être gérée en stock.
D'un besoin de composants. Doit être géré en stock.
Bien que l'onglet "Données techniques" soit le plus approprié pour gérer les articles à fabriquer, vous pouvez anticiper les besoins de fabrication depuis l'onglet "Besoins", puis, plus tard, importer ou mettre à jour ces besoins depuis l'onglet "Données techniques".
Néanmoins, il n'est pas obligatoire de créer une donnée technique pour pouvoir gérer la fabrication d'un élément d'affaire.
 

Alimenter la liste des besoins

1. Créez votre arborescence de besoins avec son en-tête (par exemple "Technique") et ses sous-éléments.
2. Pour chaque sous-élément, cliquez sur l'onglet Besoins.
3. Cliquez sur le pictogramme "+" à gauche de la ligne.
4. Indiquez un premier article (F8 pour afficher la liste des références).
 A noter : si vous utilisez des articles génériques, n'hésitez pas à associer un fichier ou une note à chaque ligne pour les distinguer.
 A noter : le code budget indiqué sur la fiche de l'article (onglet "Comptabilité", encart "Affaire") est rapatrié sur la ligne de besoin. Il est modifiable.
5. Saisissez la quantité nécessaire. Tabulez. Renseignez l'unité associée. Les délais.
Important : il s'agit ici de la quantité unitaire. Par exemple, la fabrication d'une pâle d'éolienne nécessite 7 tôles. Pour l'élément "Pâle", vous indiquerez donc un besoin de 7 tôles, même si une éolienne se compose de 3 pâles (21 tôles) et que vous comptez livrer 2 éoliennes au client (42 tôles). C'est le "Nombre élément", renseigné depuis l'onglet "Généralités" des éléments "Pâle" (Nombre d'éléments : 3) et "Eolienne" (Nombre d'éléments : 2) qui va permettre de calculer le besoin réel, à savoir 7 tôles x 3 (pâles) x 2 (éoliennes) = 42 tôles.
6. Choisissez le mode de couverture du besoin :

1. Automatique : le CBA proposera de couvrir le besoin par tous les moyens à sa disposition (sur stock, fabrication, achat, etc.) et mettra le reliquat éventuel en approvisionnement à effectuer. C'est l'option par défaut.
2. Prendre sur stock : pour puiser dans le stock uniquement, sans approvisionnement spécifique. Si après le calcul des besoins, aucun article n'est en stock, il y aura une anomalie de couverture.
3. Aucun : aucun traitement, le besoin devra être couvert manuellement.

A noter : la colonne "Origine" du besoin peut afficher différentes valeurs : - Manuel est la valeur par défaut, lorsqu'un besoin est saisi. C'est le cas des éléments-fils.- Composant signifie que la nomenclature est issue des données techniques, si vous avez défini des données techniques liées aux besoins.- Ligne de composant OF apparaît lorsque l'ordre de fabrication a été lancé. Vous ne pouvez pas modifier une ligne comportant cette origine.- Demande d'achat / appel d'offre apparaît lorsqu'une DA/AO a été créée séparément du CBA.
Important : relancez le calcul dès que vous modifiez des quantités ou des dates sur le l'élément.
 

Compléments d'information

Le code budget est celui qui est indiqué sur la fiche article. Il est modifiable.
Dépôt et Nature : issus de l'élément, ils permettent d'indiquer le dépôt et la nature de stock à utiliser pour cette ligne de besoin.
Délai demandé : issu de la date de début de l'élément, à savoir la date planifiée ou prévue, ou à défaut, la date du jour.
Date calculée : issue du délai – le nombre de jours de sécurité, renseigné sur le type d'élément.
Coût de revient article : renseigné sur la fiche article. N'est pas modifiable.
Coût de revient saisi : initialisé par le coût de revient article. Modifiable. Toujours prioritaire, si égal à 0, alors 0 est pris en compte. Est impacté par la génération des DAO, le montant validé est reporté dans cette valeur.
Coût de revient total : coût de revient unitaire saisi x quantité.
Pièces jointes et notes : vous pouvez associer des pièces jointes et des notes aux lignes de besoin. Exemple : Note de cadrage, abaque de calcul, plans, etc. Il faut passer en modification de ligne pour utiliser cette fonctionnalité. Les pièces jointes sont propagées sur les DA/AO par le CBA.

Calcul des besoins à l'affaire (CBA) / Superviseur de besoins

Affaires - Administration des affaires -  - Clic droit + "Calcul des besoins d'affaires"
Affaires - Calcul des besoins des affaires
 
Une fois votre arborescence technique et vos besoins définis (onglet "Besoins"), vous pouvez lancer le calcul des besoins matériels afin :

1. de connaître le niveau de couverture des articles,
2. de réserver les articles en stock,
3. d'initier les réapprovisionnements qui s'imposent (demandes d'achats, appels d'offres, commandes fournisseurs, ordres de fabrication, etc.).

Tous les approvisionnements peuvent être pilotés depuis le calcul des besoins de l'affaire.
A noter : lorsque le CBA est lancé, la ligne de couverture de besoin et la ventilation sont liées entre elles par une "Réservation sur affaire" mais la structure des ventilations de pièces est inchangée et l'affaire n'est pas mentionnée.
CBA et CBN :
Le CBA ne remplace pas le CBN.
Il le précède dans le déroulé des opérations et peut être utilisé de façon autonome.
Le CBA positionne des réservations sur affaires.
Le reliquat de références à approvisionner du CBA est visible depuis le CBN comme une "nouvelle origine du besoin".
 

Pour calculer la couverture des besoins

1. Dans l'arborescence technique, sélectionnez l'élément dont vous souhaitez visualiser la couverture - généralement un élément parent groupant plusieurs articles.
A noter : seuls les éléments parents au statut "En cours" et les articles au statut "En stock" peuvent faire l'objet d'un calcul des besoins. Leur mode d'approvisionnement doit par ailleurs être précisé (pas "Aucun").
2. Effectuez un clic droit, puis sélectionnez la commande Calcul des besoins d'affaires. Le résultat du calcul est mémorisé et affiché dans l'écran qui s'affiche alors.

3. Si vous souhaitez modifier la quantité à prélever sur le stock, cliquez sur puis rectifiez le contenu de la cellule "Quantité sur stock".

Description

L'écran récapitule l'état des articles en tenant compte des informations que vous avez renseignées précédemment mais aussi de tout ce qui touche à l'article dans l'ERP Divalto.

• Regroupement

Vous avez la possibilité de regrouper les lignes.
Exemple : un regroupement par élément vous permet de voir si les travaux peuvent être lancés. Un regroupement par état vous permet de visualiser ce qui est stock et ce qui est à commander. Vous pourrez rapidement générer une demande d'achat et la transmettre au service Achats.
Cliquez sur le bouton [Aucun regroupement] ou sélectionnez le menu "Affichage" pour accéder aux différents critères de tri proposés :

1. Par référence article
2. Par élément
3. Par mode d'approvisionnement
4. Par date : dates renseignées sur l'onglet "Généralités" de l'élément (en administration)
5. Par état (besoin couvert, bientôt couvert, à réapprovisionner)
6. Etc.

Lorsque vous exportez le calcul des besoins (bouton [Export], il reste tel que vous le visualisez à l'écran, avec vos options de regroupement et les filtres que vous avez éventuellement appliqués (si vous avez accédé à l'écran par le menu général).

• Partie haute

Il s'agit de la liste des besoins.
Le besoin total est le produit du nombre total d'éléments par la quantité de la ligne article.
Le délai est égal au délai planifié (ou à défaut prévu) moins le nombre de jours de couverture.

Vous pouvez, au clic droit sur la ligne de couverture :

1. Accéder à la fiche article
2. Accéder au stock
3. Accéder au disponible
4. Accéder à la saisie des consommations
5. Accéder au Superviseur logistique (Voir l'aide en ligne du module "Commerce et logistique").

Si une colonne n'est pas affichée, cliquez sur l'icône qui se trouve à droite de l'en-tête de colonnes.
Le menu Aide - Légendes affiche la signification des différents pictogrammes précédant chaque ligne.

Etat du besoin

Le pictogramme en tête de ligne reflète l'état du besoin et vous permet d'appréhender rapidement le contexte technique de l'affaire :

1. Orange : le stock est en cours de réapprovisionnement (commandes affectées, OFs en cours).
2. Rouge : le besoin n'est pas totalement couvert. Il peut y avoir des réservations en quantités mais elles ne sont pas affectées. C'est le cas par exemple de demandes d'achats.
3. Vert : les articles sont en stock et les quantités affectées.
4. Alerte : le besoin a évolué, il ne correspond plus à la couverture.
5. Point d'interrogation : la couverture de stock n'a pas été effectuée.

Quantités

Quantité besoin : quantités exprimées depuis l'onglet "Besoins" de l'élément.
Quantité couverture : quantités prises en compte dans le calcul. Si une quantité besoin est différente d'une quantité couverture, c'est que la quantité du besoin exprimée sur l'élément a changé. Cet écart est matérialisé par le pictogramme d'erreur. Il convient donc de re-générer la couverture de besoin .
Qté réservée stock : quantités disponibles en stock et réservées (mode "Automatique" ou "Sur stock" sélectionné lors de la définition des besoins). Elles n'ont pas été consommées. Le pictogramme en tête de ligne est vert.
Qté sur cde/fab : quantité vue par le CBN et n'ayant pas pu être réservée sur le stock. Le pictogramme en tête de ligne est rouge. Tout ce qui n'est pas réservé sur stock est réservé sur commande ou sur fabrication (mode "Automatique" choisi lors de la définition des besoins). Ce sont ces quantités qui vont être prises en compte par la calcul des besoins.
Qté réservée affectée cde/fab : une fois que les quantités réservées sur commande ou sur fabrication font l'objet d'une commande ou d'un ordre de fabrication, elles apparaissent dans cette colonne. Elles sont affectées à l'affaire. Le pictogramme en tête de ligne est orange (prévues mais pas encore en stock).
Pour générer les commandes et OFs affectées, vous avez plusieurs solutions :- Lancer un CBN : menu Outils - Lancer le calcul des besoins nets. - Passer une commande fournisseur : menu Outils - Commande Achat ou bouton [Commande Achat]. Dans ce cas, le pictogramme en tête de ligne est orange puisque les articles sont en cours d'approvisionnement mais pas encore en stock. Les commandes sont visibles sous le tableau, dans l'onglet "Achat" :
Qté réservée affectée stock : quantités affectées sur le stock, généralement depuis un approvisionnement affecté. Le pictogramme en tête de ligne est vert.
L'exemple ci-dessous concerne un article à réapprovisionner en mode "automatique".Il y a un besoin de 5 pièces. Sur ces 5 pièces à couvrir, il y en a 1 en stock et 4 à réapprovisionner.

Qté en DA / Qté en OA : quantité de cette ligne de besoin passée en demande d'achat ou en appel d'offre.
Qté consommée : quantité sortie du stock pour cette ligne de besoin.
 

• Partie basse

Elle affiche le détail de la référence et permet de gérer les réservations liées aux lignes de besoin.

1. L'onglet "Informations" reprend des données sur l'article et sur l'élément d'affaire.
2. L'onglet "Achat" liste toutes les commandes de cet article, à la fois celles qui existent déjà et sur lesquelles vous pouvez réserver et affecter une quantité, et à la fois celles que vous allez générer depuis le calcul des besoins d'affaire.
3. L'onglet "Demandes" contient les demandes d'achat ou appels d'offre émis pour cet article, à la fois ceux qui existent déjà et sur lesquels vous pouvez réserver et affecter une quantité, et ceux que vous allez générer depuis le calcul des besoins d'affaire
4. L'onglet "Fabrication" liste les OFs pour cette référence. Là encore, sont listés les OFs existants et ceux que vous avez générés depuis le calcul des besoins d'affaire.
5. L'onglet "Sorties de stock" affiche les quantités consommées.

Pour réapprovisionner les articles

Lorsque des références ne sont ni en stock, ni réservées sur commande ou prévues en fabrication, vous pouvez piloter leur réapprovisionnement en générant demandes d'achat, appels d'offre, commandes d'achat ou ordres de fabrication.
Quelle que soit la méthode choisie, la procédure est toujours la même :
Sélectionnez la/les ligne(s) concernée(s) : petit pictogramme de sélection dans la colonne gauche visile.
Cliquez sur l'un des boutons suivants. Ils sont accessibles lorsque le pictogramme de début de ligne est rouge.

• Créer une demande d'achat ou un appel d'offre

Les documents générés contiennent les lignes sélectionnées et regroupent les fournisseurs des différentes lignes.
La création d'une demande d'achat ou d'un appel d'offre ne constitue pas un approvisionnement : les quantités restent en "Qté sur cde/fab" et sont également visibles dans la colonne "Qté en DA" ou "Qté en AO".
Par ailleurs, ce mode de fonctionnement ne permet pas un approvisionnement partiel.
Le tarif du fournisseur sélectionné sur un appel d'offre apparaît dans la colonne "Montant unitaire saisi" de la ligne de besoin.

• Créer une commande d'achat

La création d'une commande depuis les besoins permet de transformer la ou les lignes sélectionnées en autant de commandes qu'il y a de fournisseurs habituels.
Les quantités passent en "Qté réservée affectée cde/fab".
A noter : pour pouvoir créer une commande d'achat, le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, d'une part, et l'article doit être associé à un fournisseur habituel, d'autre part.

• Créer un ordre de fabrication

La création d'un O.F. permet de fabriquer la quantité requise pour satisfaire le besoin.
L'O.F. est affecté à l'affaire.
A noter : pour pouvoir créer un O.F., le besoin doit avoir une quantité restant à approvisionner, l'article doit être de nature de produit "2%" et doit posséder des données techniques valides.

• Visualiser la pièce générée dans l'onglet correspondant

Mise en évidence de la ligne affectée au besoin.
Au clic droit : menu contextuel permettant d'administrer la ligne.

• Onglet "Achat"

Cet onglet affiche les achats en cours de l'article sélectionné, permettant ainsi de consulter et d'arbitrer les réservations.
Au clic droit vous pouvez, depuis le menu contextuel qui s'affiche :

1. 1. Affecter une réservation. Le pictogramme passe du rouge au orange sur la ligne de besoin. Quant à la ligne d'achat, elle apparaît désormais comme partiellement ou totalement réservée, selon les icônes.La colonne "Qte Rés" affiche la quantité du besoin.
   2. Annuler une réservation.
   3. Visualiser la commande.Double-clic également.
   4. Visualiser la réservation.

 
A noter : lorsqu'une commande est validée en bon de livraison, le pictogramme du besoin passe au vert puisque l'article est en stock.

• Onglet "Demandes"

Cet onglet affiche les lignes de demandes d'achats et des appels d'offre concernant l'article sélectionné.
Au clic droit vous pouvez, depuis le menu contextuel qui s'affiche :
Visualiser le document.
Afficher le superviseur de D.A. / A.O.
Consulter les réponses à l'appel d'offre.
Affecter le besoin à la ligne sélectionnée.
Détacher le besoin de la ligne sélectionnée.

• Onglet "Sorties de stock"

Cet onglet affiche les consommations d'articles liées à la ligne de besoins.
Au clic droit, vous pouvez visualiser la pièce.
 

• Conséquences en Gestion commerciale

Le Superviseur logistique affiche les besoins issus de la gestion des affaires industrielles (si cette dernière est activée depuis les options du dossier).
Commerce & Logistique / Stocks / Réservation / Superviseur logistique

• Impact sur le CBN

Le CBN identifie les couvertures de besoins comme "Qté sur cde/fab" si l'option "Traiter les besoins d'affaires" a été cochée.
L'explication du disponible est "Sortie besoin d'affaire".
Les demandes d'achat sont identifiées comme une origine supplémentaire (ressource) si l'option "Traiter les demandes d'achat" est cochée.

• Pour mettre à jour le calcul des besoins

Cliquez sur ce pictogramme pour supprimer puis relancer un calcul de couverture sur les lignes sélectionnées (CTRL + clic).
Vous pouvez regénérer le CBA si :

1. 1. vous modifiez des quantités sur stock
   2. vous avez eu connaissance d'une modification du stock physique
   3. vous modifiez des quantités ou des dates sur l'élément (écran d'administration)

• Pour supprimer la couverture des besoins

Si vous souhaitez supprimer un besoin (défini depuis l'onglet "Besoins" de la fenêtre d'administration), il ne doit pas faire partie d'une couverture de besoin. Vous devez donc d'abord supprimer la couverture.
Dans la fenêtre "Calcul des besoins des affaires", cliquez sur le pictogramme ou tapez sur la touche SUPPR.

• Pour afficher l'existence de couverture des besoins (sous forme de compteur dans l'arborescence : nbre de ligne couverte)

Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez l'élément dont vous souhaitez consulter / modifier la couverture, puis choisissez le menu Affichage - Couverture du besoin.

Générer le budget à partir des besoins

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - Générer les budgets à partir des besoins"
Lorsque vous avez une idée précise des ressources techniques nécessaires à l'affaire, vous avez la possibilité de partir des articles pour générer le budget de façon automatique.
Concrètement, ce qui sera défini dans l'onglet "Besoins" d'un élément permettra de compléter l'onglet "Budgets" de ce même élément.
A noter : bien sûr, rien ne vous empêche d'allier chiffrage automatique et chiffrage manuel.

Prise en compte des politiques de prix article-client

Lors de l'ajout d'une ligne de besoin, le système ramène le prix de vente tarifé, ainsi que les remises applicables, en fonction :

• du tiers de l'affaire ou de l'élément si renseigné par héritage successif : 0 si aucun tiers
• de la quantité totale (Quantité besoin * nombre total éléments)
• de la date de début de l'élément ou de l'affaire
  Ce prix de vente est modifiable.
  Lors de la génération des budgets à partir des besoins, ce prix de vente est utilisé pour établir le prix de vente des budgets générés (prix de vente marqué comme forcé dans ce cas).
  

  Mode opératoire de génération automatique de budget à partir des besoins

  1. Sélectionnez l'élément à chiffrer.
  2. Cliquez sur l'onglet "Besoins".
  3. Ajoutez les lignes articles (bouton "+").
  Important : seuls les articles associés à un code budget (l'onglet "Comptabilité" de la fiche article permet d'associer un code budget par défaut) pourront générer une ligne de budget. Exemples de codes budgets : "HA - Achats", "ET - Etudes", "FA - Fabrication", "FA - Montage", etc.
  Il faut donc, dans la mesure du possible, rattacher chaque article à un code budget par défaut.
  4. Depuis l'arborescence, faites un clic droit sur l'élément, puis choisissez la commande Générer les budgets à partir des besoins.
  A noter : les nouvelles lignes budgétaires remplaceront les éventuelles lignes issues d'un ancien calcul mais ne supprimeront en aucun cas les lignes qui auraient été créées manuellement, par saisie directe.
  5. Répondez à la question qui s'affiche :

1. "Oui" pour que, si vous êtes positionné sur un élément parent, l'opération porte sur tous les sous-éléments. Autrement dit, si vous cliquez sur "oui", chaque sous-élément verra son onglet "Budgets" alimenté par le contenu de son onglet "Besoins".
2. "Non" pour que seul l'élément sélectionné soit concerné par la génération.

Après traitement, les montants des articles ont été groupés par code budget et disposés dans l'onglet "Budgets". Ces budgets sont partiellement verrouillés : leur montant de revient n'est pas modifiable.
6. Si besoin, rectifiez vos frais et pourcentages de marge pour pondérer les coûts de revient affichés.
Important : pour que les modifications soient prises en compte, vous devez relancer la génération de budgets dès que vous apportez une modification à l'onglet "Besoins".

Associer un événement

Affaires - Administration des affaires - Onglet Evénements
 
Un élément d'affaire peut être associé à un ou plusieurs événements de CRM (visite chez le client, création d'une demande d'achat, envoi d'un email, etc.).
 
A noter : les événements se paramètrent depuis le module CRM, les actions depuis le module Administration.

Créer des rubriques

Affaires - Administration des affaires - Onglet Rubriques
Les rubriques permettent d'ajouter des informations métier sur les éléments d'affaires (caractéristiques techniques, informations de suivi, etc.).
Cliquez sur l'icône "+" ou double-cliquez ou appuyez sur la touche F4 pour accéder à la saisie des rubriques.

Définir les activités

Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités
Les activités permettent de détailler des tâches et actions à mener sur un élément d'affaire, en dehors du cadre strict de la gestion de production en général et des ordres de fabrication en particulier.
Elles sont quantifiées en effort à fournir et sont affectées à une ou plusieurs ressources.
Lorsqu'une activité a une date de début et une date de fin planifiées, elle apparaît sur le planning.
Les activités permettent :

1. d'exprimer des tâches à réaliser et de les associer à des ressources
2. de jalonner le travail à faire

Généralement, toute activité qui n'est pas directement liée à la fabrication est créée ici.
Exemple : le budget "Études" est de 50 heures, réparties sur une activité "Audit" de 10h, une activité "Mesures" de 16h, etc.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis (menu Saisies - Saisie des temps), la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" est mise à jour automatiquement.
A noter : vous pouvez générer les budgets à partir des activités.
Quelle est la différence entre une activité et un événement de CRM ? Tout dépend de votre organisation et de vos habitudes de travail, mais l'on considère généralement que l'activité est une tâche à faire et que l'événement est une réalisation. On peut par exemple avoir une activité "Organiser la réunion de projet" et un événement "Réunion de projet".

Les activités (tableau supérieur)

• Les colonnes

N° ligne : numéro chronologique de l'activité.
Activité : accès au zoom des activités par la touche F8.
Libellé : reprend la désignation de l'activité telle qu'elle a été paramétrée, mais peut être modifiée ici.
Statut : statut actuel de l'activité. Il est renseigné par défaut s'il a été associé au code activité, mais il reste modifiable.
% avancement : barre de progression affichant le temps réalisé par rapport au temps prévu.
Temps prévu : format hh:mm:ss, pour indiquer l'effort à fournir pour cette activité.
Temps réalisé : somme des temps pointés sur cette activité. Non modifiable.
Date début / Date fin : ce sont les dates prévues de l'activité.
Date début planifiée / Date fin planifiée : initialisées par les dates prévues, les dates planifiées sont celles qui sont exploitées sur le planning.
A noter : les dates peuvent être modifiées ici ou depuis le planning.
Domaine : le domaine d'activité.
Code budget : initialisé par le code activité choisi, il permet de regrouper le prévu et le réalisé de cette activité. Cette information peut être modifiée. Il détermine le coût théorique de l'activité

• Les actions possibles

Vous pouvez :
Modifier une activité (libellé, dates) : touche F4.
Ajouter une activité : touche Inser.
Supprimer une activité : clic droit - Suppression.
Accéder à la saisie des temps : double-clic sur une activité ou clic droit - Saisie des temps. Les temps peuvent ensuite être renseignés pour d'autres activités que celle initialement sélectionnée.
Imprimer un ordre de travail : clic droit - Imprimer l'ordre de travail. Recense les travaux à effectuer.
Gérer les liens. : demander, accepter, consulter un lien.
Générer les budgets à partir des activités : clic droit.
Consulter / Attacher des pièces jointes et des notes : être en modification de ligne (F4), puis clic sur l'un de ces pictogrammes .
 

Les ressources (tableau inférieur)

Vous avez la possibilité d'affecter une ou plusieurs ressources à une activité.
Une ressource peut être :

1. un collaborateur
2. un contact tiers
3. du matériel

Taux de charge : exprimé en pourcentage, il permet de spécifier le taux d'occupation de la ressource pour cette activité. Les taux de charge viendront alimenter le plan de charge.
Important : le taux de charge est toujours de 100% pour le matériel.

• Pour affecter une ressource à une activité

1. Sélectionnez l'activité dans le tableau supérieur.
2. Cliquez sur le pictogramme "+" situé à gauche de la ligne à créer sur le tableau inférieur. La saisie est activée.
3. Sélectionnez le type de ressource dans la liste déroulante.
4. Tabulez puis appuyez sur la touche F8 pour afficher la liste des ressources compétentes, sinon « MAJ + F8» pour afficher toutes les ressources indépendamment de leur compétence. Sélectionnez une ressource.
5. Tabulez puis définissez son taux de charge.
Vous avez également la possibilité, par clic droit, d'accéder aux fonctionnalités suivantes :

Vous pouvez notamment affecter un ensemble de ressources.
A noter : le fait d'affecter les ressources à une activité ne les "charge" pas dans l'immédiat. En effet, l'activité doit être planifiée, c'est-à-dire faire l'objet des fonctions de planification de l'affaire ou de l'élément.

Affecter des ressources en fonction de leurs compétences

Affaires – Fichiers – Fichiers liés aux arborescences – Compétences liées aux activités
Cette table sera nécessaire lorsque des activités nécessitent des compétences particulières et que l'utilisateur souhaitera être assisté aux choix lors de l'affectation de ressources.
Les compétences attribuées aux individus sont définies par les fonctionnalités historiques des modules paies/RH.
A partir du moment à un individu dispose de la compétence (quelque soit le niveau), il pourra être éligible à l'affectation sur activité.
Plusieurs compétences peuvent-être nécessaires : il y aura donc plusieurs définitions de lien compétences-activités (ET logique).
Lors de l'affectation d'une ressource sur activité, le clic droit permet de choisir les « collaborateurs compétents » ou raccourci « F8 », « F9 ».

Générer le budget à partir des activités

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - "Générer les budgets à partir des activités"
Vous avez la possibilité d'utiliser les activités pour générer le budget de façon automatique.
Concrètement, ce qui sera défini dans l'onglet "Activités" d'un élément permettra de compléter l'onglet "Budgets" de ce même élément.
A noter : rien ne vous empêche d'allier chiffrage automatique et chiffrage manuel.
 

Mode opératoire de génération automatique de budget à partir des activités

1. Sélectionnez l'élément à chiffrer.
2. Faites un clic droit sur l'élément, puis choisissez la commande Générer les budgets à partir des activités.
A noter : les nouvelles lignes budgétaires remplaceront les éventuelles lignes issues d'un ancien calcul mais ne supprimeront en aucun cas les lignes qui auraient été créées manuellement, par saisie directe.
Important : pour que les modifications soient prises en compte, vous devez relancer la génération de budgets dès que vous apportez une modification à l'onglet "Activités".

Générer le budget à partir du prévu

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - "Générer les budgets à partir du prévu"
Cette fonctionnalité permet de baser le calcul du budget sur les activités et les besoins.
A noter :
Les budgets générés automatiquement sont cumulables avec des budgets saisis directement en ligne de budget (origine manuelle).
La génération de budgets efface les budgets précédemment générés.

Mode opératoire de génération automatique de budget à partir du prévu

1. Sélectionnez l'élément à chiffrer.
2. Faites un clic droit sur l'élément, puis choisissez la commande Générer les budgets à partir du prévu.
3. A la question "Souhaitez-vous également générer pour les sous-éléments", répondez "Oui" pour générer les budgets sur la branche complète ou "Non" pour ne cibler que l'élément sélectionné.
A noter : les nouvelles lignes budgétaires remplaceront les éventuelles lignes issues d'un ancien calcul mais ne supprimeront en aucun cas les lignes qui auraient été créées manuellement, par saisie directe.
Important : pour que les modifications soient prises en compte, vous devez relancer la génération de budgets dès que vous apportez une modification aux onglets "Activités" et / ou "Besoins".

La planification des affaires (principe)

Les fonctions de planification constituent la clé de voûte de l'ensemble des données des affaires.
La planification des affaires permet d'effectuer les actions suivantes :

• Visualiser les données définies et liées aux affaires
• Interagir avec ces données
• Accéder aux données-sources depuis les outils de planification

Via deux outils :

• Un planning de Gantt / Superviseur de planning
• Une visualisation de la charge des affaires

Les éléments planifiables

Peuvent être affichés dans le planning de Gantt :

• Les budgets des affaires
• Les activités
• Les événements
• Les OFs
• Les pièces commerciales

Les items en italique ne sont pas modifiables directement depuis le planning. Vous devez pour cela passer par leurs programmes respectifs.
   

Le superviseur de planning

Affaires / Zoom Affaire / Bouton [Planning]
Affaires / Administration des affaires / Clic droit - Planification - Afficher planning ou
Affaires / Planning des affaires
Le planning offre une vue exhaustive de l'ensemble du projet.
Il s'appuie sur les dates planifiées des éléments de l'affaire, ainsi que sur l'ensemble des données périphériques de ses contenus.

Présentation

Le code couleur des éléments est défini dans les paramètres du statut de l'élément d'affaire - par défaut, orange.
Les items de contenu de type Budget, Evènements et Activité peuvent être déplacés.
La couleur de fond est fonction du statut de l'item. Ainsi, les items qui ne peuvent pas être déplacés sont affichés sur fond noir.
Un item possédant une date de début identique à sa date de fin est affiché en tant que jalon .
Tout dépassement de la date d'échéance est signalé dans le planning par un pictogramme d'alerte.

Le taux de réalisation est indiqué lorsque des temps ont été saisis.
Le menu Affichage - Visualisation permet de choisir le degré de précision mais également de filtrer l'information. Vous pouvez par exemple choisir de n'afficher que les éléments budgétaires, ou encore que les éléments dont la date d'échéance est dépassée.
Le statut des échéances est symbolisé par et .

L'affichage "Global", reposant sur les dates extrêmes des lignes, ne présentera que l'en-tête des pièces et OFs.
Le "Détail ventilation" affichera au contraire à la fois l'en-tête et le détail des ventilations.
Si vous ouvrez le planning depuis le menu général (Affaires / Planning des affaires), les critères de filtrage sont beaucoup plus pointus. Vous pouvez notamment, en plus des options ci-dessus :

1. Filtrer le planning par statut d'affaire et statut d'élément.
2. Filtrer par situation : projet ou affaire.
3. Sélectionner une fourchette d'affaires.
4. Indiquer une fourchette d'étapes.
5. Spécifier un code arborescence.
6. Spécifier un collaborateur.
7. Cibler :
   1. une ou plusieurs activités,
   2. un ou plusieurs événements,
   3. un type de budget ou un ou plusieurs codes budgets,
   4. un ou plusieurs ordres de fabrication, des données techniques, des articles fabriqués,
   5. des pièces commerciales en sélectionnant un ou plusieurs fournisseurs et en précisant l'état des pièces (actif, périmé, modèle, etc.)

A noter : pour cibler un item en particulier, mettez-le dans les deux champs (de / à). A l'inverse, laissez ces champs vides pour afficher tous les items.

Les pictogrammes et les boutons

[Administrer les liens] : pour accéder aux contraintes associées à l'item sélectionné.
ou double-clic : pour accéder au détail de l'item sélectionné.
: pour recharger le Gantt.
: pour zoomer / dézoomer sur le planning.
: permet de zoomer / dézoomer dans le niveau choisi (jour, semaine, mois ou année).
 : Vous pouvez sauvegarder le planning à date, afin de pouvoir conserver les états successifs de la planification d'affaire. L'enregistrement est appelé 'Cliché Gantt' mais pourra être renommé librement par l'utilisateur. La consultation de ces 'Clichés' se fait dans l'administration d'affaire.( cf plus haut dans le support )
Vous pouvez directement administrer les ressources, en fonction de l'activité courante sur le planning. Vous bénéficiez ici des mêmes possibilités que dans l'administration d'affaire.
Vous pouvez directement administrer les liens entre les différentes entités du planning.En fonction du lien courant de l'arbre des éléments d'affaire

Ce que vous pouvez faire depuis le planning

Important : avant d'effectuer une opération, assurez-vous que le bon item est sélectionné : il doit être gris.

1. Accéder à l'item affiché : double-cliquez sur la barre de planning.
2. Afficher / Masquer le détail.Par défaut, le détail est affiché, élément par élément. En cliquant sur la flèche orange d'un élément parent, le détail est masqué mais synthétisé au niveau du parent.
3. Connaître la date de début et de fin d'un élément.Au survol de la souris sur un élément, une info-bulle s'affiche.
4. Déplacer les jalons d'un élément ou d'une activité (par cliquer-déplacer).Les dates planifiées seront automatiquement mises à jour au niveau des entités concernées (éléments, activités, etc.) et tout ce qui se rapporte à l'affaire sera recalculé en conséquence, y compris les charges sur les ressources.
5. Créer des relations entre les jalons :Cliquez sur le cercle à l'extrémité de l'élément source.
6. Positionner / Modifier des liens créés lors de la définition des activités.

A noter : toute l'affaire peut être déplanifiée ou décalée depuis l'administration de l'affaire. Effectuez un clic droit sur l'élément-racine de l'affaire, puis choisissez la commande appropriée dans le sous-menu "Planification".
A noter : vous ne pouvez pas modifier les dates des OF, des événements et des pièces à partir du planning. Vous devez intervenir depuis la donnée elle-même. Mais un double clic sur l'évènement, ou la pièce permet un accès direct.

Les informations visibles sur le planning

Le planning affiché correspond à l'élément sélectionné : si c'est la racine, vous obtiendrez une vue globale, si c'est un sous-niveau, la vue sera plus détaillée.
A noter : les éléments visibles dépendent des options d'affichage.
Important : le planning affiche uniquement les éléments avec une date de début et une date de fin planifiées.

1. Les éléments d'affaire.Ils sont entourés de crochets et sont les conteneurs des autres entités. S'ils n'ont pas de contenu rattaché, ils s'affichent sous forme de segments de planification unitaires.
2. Les activités par élément.
3. Les événements de CRM par élément.Pour modifier les dates d'un événement il suffit de déplacer, allonger ou rétrécir ce dernier. Un double-clic permet d'accéder au module CRM (double-clic sur l'événement).
4. Les budgets.Tout ce qui est chiffré peut avoir une date de début et une date de fin. Exemple : les études d'implantation. Il peut donc être intéressant de les voir figurer sur le planning afin d'anticiper la charge budgétée. Des ressources pourront ensuite être affectées aux budgets.
5. Les pièces commerciales.Qu'il s'agisse de devis, commandes, factures, toutes les pièces sont visibles sur le planning. Un double-clic sur une pièce l'ouvre en mode consultation.
6. Les ordres de fabrication.Un double-clic sur un OF l'ouvre en mode consultation.

A noter : si des ressources sont affectées à des budgets et des collaborateurs à sont affectés à des activités, la charge induite par la manipulation de la barre de planning est mise à jour en temps réel. Seule la durée est modifiée, l'effort à fournir (temps prévu) n'est pas modifié.
 

Gérer les liens planifiés

Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités ou Budgets - Clic droit sur une activité ou une ligne budgétaire
Affaires - Planification d'affaires - Superviseur des liens d'entités planifiables
Affaires - Planification d'affaires - Planning des affaires - Bouton [Administrer les liens]
 
Les liens sont des dépendances, ou contraintes, entre des items affichés sur le planning.
Ils seront visibles et modifiables depuis le planning.
Il existe plusieurs types de liens :

1. Fin à début : la fin de l'activité 1 entraîne le début de l'activité 2. Cas le plus courant.
2. Début à fin : le début de l'activité 1 entraîne la fin de l'activité 2.
3. Fin à fin : les activités liées doivent se terminer en même temps.
4. Début à début : les activités liées doivent commencer en même temps.

Exemple : soit les 3 activités suivantes.- Câblage basse tension.- Contrôle.- Câblage haute tension.Vous pouvez ici créer des liens de type "Fin à début" pour que chaque activité débute quand la précédente se termine.

Créer un lien / Ajouter une contrainte

1. Depuis l'administration de l'affaire, cliquez sur l'item d'origine du lien (activité, budget).
2. Cliquez droit puis choisissez la commande "Demander un lien vers un successeur".L'origine est ainsi mémorisée.
3. Sur l'item de destination du lien, cliquez droit puis sélectionnez "Accepter un lien" - "Type de lien à créer".
4. Visualiser les liens
Un item comportant des contraintes est signalé par ce symbole : .
Sélectionnez un item dans l'onglet "Activités" ou "Budgets", puis cliquez droit et choisissez la commande Consultation des liens.

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que l'activité "Développements" a un lien de type "Entrant depuis fin" avec l'activité "Analyse", ce qui signifie que les développements commenceront une fois l'analyse terminée.
Si l'on ajoute une activité "Rapports technique" qui doit avoir lieu après les développements, la consultation des liens de l'activité "Développements" sera la suivante :

Un double clic sur un lien, ou la commande Détail du lien du menu contextuel (clic droit sur la ligne) affiche les contraintes de l'activité sélectionnée. Dans l'exemple ci-dessous, nous voyons que l'activité "Rapport technique" dépend de l'activité "Développements", et plus précisément, doit intervenir ("Entrant") après ("depuis fin") :

Les contraintes en alerte sont signalées par l'icône .
Leur correction s'effectue depuis l'item d'origine ou de destination.
A noter : vous avez la possibilité d'afficher les contraintes en alerte par le biais d'un widget. Voir l'aide en ligne du module Administration ("Paramétrage" - "Administration des widgets"].
 

Administrer les liens

Le Superviseur des liens d'entités planifiables contient deux parties : à gauche, la liste des entités de la sélection et à droite la liste des contraintes de l'entité sélectionnée.
L'administration des liens permet de modifier les caractéristiques du lien :

• Sa typologie.
• Un décalage éventuel, en positif ou négatif.Permet de faire débuter/démarrer une tâche au bout d'un certain temps.

C'est également la seule façon de les supprimer.
A noter : vous pouvez accéder au planning sur les entités concernées par le lien en cliquant sur l'icône .

Clichés Gantt

Affaires – Administration des affaires – menu interrogation – dernier cliché Planning ou historique planning
Il est possible de consulter rapidement le dernier cliché Gantt enregistré sur l'affaire, ou d'accéder à l'historique des plannings qui permettra de retrouver tous les clichés successifs. Un cliché Gantt est une image fidèle de l'objet planning original, mais n'est pas modifiable. L'accès aux détails de chaque élément reste possible sauf en cas de suppression postérieure à l'enregistrement.

Le plan de charge

Affaires - Planification d'affaires - Plan de charge des affaires
Piloté par le planning, le plan de charge fait état des disponibilités des ressources affectées à l'affaire ou, en amont, au projet.
Il est alimenté à partir des taux de charge des ressources/collaborateurs/matériel respectivement associés aux budgets et activités planifiés.
La capacité disponible de chaque ressource/collaborateur est issue du calendrier de la ressource/collaborateur/matériel.
A noter : après toute modification, vous devez rafraîchir le plan de charge.

Critères de sélection

Avant d'afficher le plan de charge, de nombreux filtres sont proposés :

1. L'onglet "Sélection" porte sur les affaires : période ciblée, code(s) affaire concerné(s), état (projet / affaire), statut d'affaire (en attente, en cours, etc.), statut d'éléments, étape(s), code arborescence (exemples : analyse, chiffrage, technique, facturation, offre, etc.).Il vous permet également d'agir sur la présentation du plan de charge : découpage de la charge par jour / semaine / mois, ou encore choix du contenu de la charge (activités et/ou budgets).
2. L'onglet "Ressources" permet d'afficher la charge de collaborateurs, contacts et/ou matériels.
3. L'onglet "Activités" permet de sélectionner une fourchette de codes activités. Pour visualiser le plan sur un seul code activité, vous devez mettre le même code dans les deux premiers champs.
4. L'onglet "Budgets" permet d'indiquer un type de budget et une fourchette de codes budgets.
5. Options d'affichage

Une fois le plan de charge affiché, les ressources sont regroupées par typologie.

Navigation

L'onglet "Charge globale" affiche la disponibilité de la ressource ou du groupe de ressources sur l'échelle de temps sélectionnée.
L'onglet "Charge ressource" affiche la charge de la ligne sélectionnée et des items constitutifs de la charge.

Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, vous affichez les activités dont elle est chargée (2ème onglet).
Vous avez la possibilité d'accéder au planning pour modifier les activités / budgets.

Mode de prise en compte des projets :
Pas de prise en compte : ils n'entraînent pas de charge.
Prise en compte au prorata du taux de réussite
Prise en compte complète
Niveau de charge :
Le code couleur (défini sur la feuille de styles) est fonction du niveau de charge défini sur le dossier.
A noter : le taux de charge maximum de 100 % est modifiable par développement spécifique (surcharge).

Calendriers

Les calendriers de toutes les ressources sont pris en compte : internes et externes, de même que les matériels.
Pour les externes, un calendrier est défini pour chaque tiers, et décliné par contact.

Les retards

Tout ce qui est planifié dans le passé et non terminé, s'affiche sur la première période.

Boutons et icônes

Pour faire défiler les ressources.
Pour développer / réduire le nœud.
Pour recharger le plan de charge.
Pour afficher les items de planning sur lesquels la ressource est affectée ou l'activité sélectionnée depuis la liste du bas (Onglet "Charge ressource").
Pour sélectionner l'échelle d'agrégation des données.
Pour faire défiler les périodes (onglet "Charge Ressource").
Pour afficher l'administration des affaires sur l'item sélectionné. Également accessible par double-clic depuis l'onglet "Charge Ressource".
Pour accéder aux temps saisis sur l'activité sélectionnée dans la liste du bas (onglet "Charge Ressource").

Interaction entre planning et plan de charge

L'appel du plan de charge à partir du planning permet par un dialogue inter-tâche, de visualiser immédiatement l'impact sur la répartition de la charge de toute manipulation graphique des activités.
Le plan de charge appelé après sélection d'une activité, ne présente que la charge des ressources affectées : dynamiquement, en fonction de l'élément courant sur le planning et des manipulation graphique de l'activité, on ne visualise que les ressources sollicitées et les impacts immédiats sur le plan.

EXPORT TABLEUR

Un tableau 'Charge globale' peut être exporté (Mode réel/prévisionnel ou mode RàF : attention au code couleur si mode RàF car reprise code couleur du mode réel/prévisionnel)

L'ordre de travail

Affaires - "Impression des ordres de travail à l'affaire"
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Fabrication - Imprimer ordre de travail"
Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités - Clic droit sur une ligne d'activité -"Imprimer l'ordre de travail"
 
Alors que l'ordre de fabrication repose sur une donnée technique, l'ordre de travail porte sur les besoins et les activités.

Gestion du reste à faire

Le Reste A Faire (RAF) fonctionne de la façon suivante :

• Il permet d'indiquer une quantité (d'heures, de budget, ou de besoin) restante à accomplir pour chaque ligne de prévisionnel.
• Il se base sur des temps prévus, des quantités d'articles, et des quantités de budget : Un RAF ne peut exister que dans sa ligne de support d'origine.
• Il fonctionne à date, c'est-à-dire que chaque saisie est datée.
• Le RAF est établi à date.
• Il peut être établi dans le passé (si on a raté la date t), et dans le futur (pour gérer des engagements ou des prévisions de quantités à venir)

Accès au reste à faire

Affaires – Affaires - Administration des affaires – Reste à Faire
Affaires – Affaires – Zoom Affaires – Reste à Faire
Affaires – Saisies – Saisies sur éléments – Saisie du Reste à Faire
Périodiquement, l'évaluation du budget restant à dépenser, du temps restant à passer par activité et des approvisionnements à réaliser est à mener dans le cadre du pilotage de l'affaire.
Simplement, ce qu'il reste à faire peut correspondre à ce qui est prévu moins ce qui est réalisé : mais il s'avère qu'il faut tenir compte des révisions régulières que nous nommons Reste à Faire et qui permet de reprojeter le projet avec des nouvelles données tenant compte de ces révisions.
Le reste à faire s'apprécie assez instinctivement au niveau des activités : prévu 100h, 40h passées, mais il ne reste pas 60h à réaliser comme le voudrait la théorie, mais 90h au regard d'imprévus ou d'aléas.
Mais le reste à faire peut aussi s'apprécier sur le budget et les approvisionnements.
Ainsi, cette fonction va permettre de saisir le reste à faire sur les éléments d'une affaire et ce à une date donnée car chaque saisie du reste à faire sera historisée ; la saisie du reste à faire est une fonction qui prolonge et perfectionne la saisie des temps passés.
Le reste à faire saisi pourra être nul : dans ce cas, on considérera qu'il n'y a plus rien à faire sur l'activité, besoin et/ou budget concerné.
D'ailleurs, par le reste à faire, on peut « clôturer » des activités en spécifiant qu'il n'y a justement plus rien à faire !

Initialisation

Vous avez la possibilité d'initialiser au départ le RAF à partir du prévu.
Sur l'élément d'affaire, clic droit :

Vous pouvez sélectionner les types de RAF à prendre en compte parmi Budget/Besoin/Activité Le traitement est récursif sur la branche sélectionnée.

La saisie du RAF

La saisie du raf se fait périodiquement (tous les jours si besoin) : la saisie propose l'affaire et la date sur laquelle saisir le RAF (si lancé depuis le menu général, sinon la saisie se fait à la date du jour).
Les icônes indiquent la présence de différents statuts de RAF :

Bleu : Il y a un RAF saisissable
Orange : Il y a un RAF de saisi
Vert : Le RAF est supérieur à 0
Sur la droite, 3 listes :

• RAF des budgets
• RAF des activités
• RAF des besoins

Pour chaque ligne indiquée, seule la quantité RAF (budget et articles) ou le temps RAF (activités) sont modifiable :

• La modification est en temps réel, comme pour tout ce qui touche aux affaires.

L'historique peut être consulté pour chaque ligne.
Il est possible de modifier le reste à faire pour une sélection de lignes.
Sélectionner les lignes puis : Outils/Modification globale

La prise en compte du RAF

Actuellement, seuls le plan de charge (au niveau activités et besoins) et les récapitulatifs budgétaires (Encore appelé synthèse budgétaire / prise en compte au niveau des activités) considèrent l'impact du RàF. Le calcul des besoins ne travaille pas avec la quantité déclarée dans le RàF. Les budgets ne travaillent pas avec le RàF.

Plan de charge des affaires

Le plan de charge des affaires peut s'apprécier selon deux modes :

• Charge basée sur le prévisionnel/réel des activités et des budgets ;
• Charge basée sur le dernier RàF des activités et des budgets.

Lecture du RàF sur les éléments

Chaque tableau de budget, activité, article dispose d'une colonne informant du dernier RàF

Synthèse budgétaire

Prise en compte du RAF au niveau de la synthèse budgétaire, sur les temps notamment :

Avec les données de Réalisé et de RAF, Divalto calcule les courbes de projection de dates de fin par interpolation des saisies du RAF et du réalisé :

Saisir les temps passés

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (GPA)
Affaires - Administration des affaires - Onglet "Activités" - Double-clic sur une activité ou une ressource
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément de l'arborescence - Suivi - Saisie des temps
 
Il s'agit ici de déclarer ses temps passés sur une activité de l'affaire, chaque activité étant rattachée à un élément de l'affaire.
La logique est donc qu'en amont, les activités aient été définies au niveau des éléments. Il est néanmoins possible de déclarer des temps passés sans lien avec des temps prévus.
 

La saisie de temps

1. Choisissez dans le menu général Saisies, la commande Saisies sur éléments - Saisie des temps GPA.
A noter : un certain nombre de colonnes est affiché par défaut. Vous pouvez en ajouter ou en masquer en cliquant sur l'icône en forme d'écrou situé en haut à droite du tableau de saisie.
2. Compléter votre période de saisie.
3. Activez la saisie via la touche INSER ou le bouton .
4. Saisissez le temps passé, puis tabulez.
5. Saisissez le code affaire (obligatoire) ou tapez F8 pour le sélectionner dans la liste. F12 pour valider la sélection. Tabulez.
6. Tapez F8 pour le sélectionner l'élément d'affaire concerné depuis l'écran d'administration de l'affaire. F12 pour valider la sélection. Tabulez.L'élément n'est pas obligatoire. S'il est ignoré, il est positionné sur l'élément racine de l'arbre d'affaire.
7. Tapez F8 pour afficher la liste des activités associées à l'élément d'affaire ou MAJ+F8 pour afficher toutes les activités, puis rapatriez celle qui vous concerne par F12 ou . L'activité est obligatoire.
8. Modifiez éventuellement la désignation (par défaut composée du libellé de l'activité + "pour" + le libellé de l'élément).
9. Modifiez si besoin le statut de la ligne. Il permet d'indiquer le stade d'avancement de l'activité au moment de la saisie des temps. Par défaut, il correspond au statut actuel de l'activité. L'impact sur l'activité dans l'affaire est immédiat.
A noter : le domaine est facultatif ; le client indiqué est le client principal de l'affaire ; le critère "Facturable", qui n'est pas exploité dans la version 10.3, permettra de gérer la valorisation d'éléments d'affaires au réalisé facturable.
10. Confirmez / modifiez le code utilisateur. Validez.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis, la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" de l'élément concerné est mise à jour automatiquement.

A noter : simultanément, le planning affiche une barre de progression sous l'activité, permettant de comparer le temps réalisé et le temps prévu.

Note sur ligne de temps

Pour initialiser le texte de la ligne de temps, il est possible de paramétrer un texte préenregistré lié au code activité.
Ainsi, lors de la saisie de temps sur l'activité, après la saisie sur un jour de la semaine, la note s'ouvre automatiquement.

Actions possibles

Ajouter une ligne de temps (INSER) :
La modifier (F4) :
La supprimer (SUPPR) :
La copier et la coller (CTRL+C et CTRL+V) :
Accéder au détail de la ligne (F6) :
Afficher la boîte de dialogue de sélection de période :
Ajouter notes et PJ (MAJ+F6 / CTRL+F6) : !worddav1f83d8a884491c55327006ca77d7fb2b.png|height=24,width=26!A utiliser pour ajouter des CR d'intervention, de prestation, etc.
Exporter vers un tableur (CTRL+R) :

  Saisie en mode grille

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (mode grille)
La philosophie du mode grille est le pointage rapide, journée par journée.
Le principe de la grille consiste à positionner la période en colonnes (en l'occurrence, les jours) et en ligne seront chargées et ajoutées les activités affectées (ou non en cas d'ajout) au collaborateur.
La saisie est initialisée par un écran de sélection activable ou non
Choix de l'utilisateur ;
Choix de la période de saisie (visualisation d'une période d'un mois maximum).
La navigation dans les périodes de temps sera possible par les boutons pgUp et pgDown ou par simple tabulation.
Les options du traitement permettront notamment de définir le mode de pré-remplissage avec au choix de l'utilisateur :
Les activités des affaires planifiées sur la période et affectées à l'utilisateur
Les activités sur lesquelles l'utilisateur aura pointé dans la période précédente et courante.
Les deux précédentes.
Mais à tout moment, il est possible d'ajouter des activités supplémentaires non prévues. Il faudra au minimum préciser le code de l'affaire et le code de l'activité. La saisie de l'activité se fait en mode fiche.
Un clic droit sur la ligne permet de faire apparaitre un menu popup permettant une saisie rapide des plages horaires les plus fréquentes (1/2 journée, journée, …) : ces plages « favorites » se paramètrent par collaborateur dans les options du menu « outils ».
En cas d'activité prévue sur le collaborateur, son statut peut être modifié.
Enfin, à partir de cet écran, l'utilisateur peut également accéder directement à :
La saisie des temps Classique
La saisie de la note de frais de la période

Avancement des activités

Le stade d'avancement des activités est visible :

• Depuis l'administration des affaires : !worddavf2ce691bd6168c39c618a6116dfb6c51.png|height=83,width=497!Pour afficher le détail des temps saisis, sélectionnez "Saisie des temps" via le menu contextuel (clic droit sur la ligne).
• Depuis le planning.

Import de temps d'affaire

Ue type de dataset permet d'importer des saisies de temps passés à l'affaire. Ue fichier .DHUB au format xml décrit les temps passés. Les temps sont importés dans le suivi des temps affaire par l'automate (scrutateur dédié).
Voir la documentation technique 'Divalto Datahub et pivot.docx' pour plus de détails.

Détails du fichier XML

Le tableau suivant indique le format de balisage XML attendu
Les types traités sont :

• valeurChaineindique une valeur de type chaîne de caractères alphanumériques
• valeurDate indique une valeur de type date au format YYYYMMDD
• valeurNum indique une valeur numérique sans séparateur de milliers

La colonne indique si la balise et sa valeur sont obligatoires ou non. 'Rec' signifie 'Recommandé' pour un traitement total automatique
REGLES IMPORTANTE DE VISA :
Une option du dossier indique si un VISA est nécessaire avant import

NOTE 1 : La première recherche s'effectue Numéro d'élément – Indice affaire (le code affaire est informatif dans ce cas). Si le Numéro d'élément n'est pas renseigné la recherche s'effectue par Code affaire et Numéro de point. Le numéro d'élément OU le numéro de point sont obligatoires.
NOTE 2 : La clé unique est activno. Si ActivNo et collaborateur renseigné, on cherche GpaActivRes

Saisie des temps atelier

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps atelier
La saisie des temps atelier permet à un utilisateur de saisir des temps sur des activités d'affaire avec une ergonomie dédiée, minimisant l'utilisation de la souris et idéale sur écran tactile.
L'interface IHM est semblable à celle de la saisie atelier production.
L'écran permet de saisir l'affaire, l'élément d'affaire et l'activité afin de saisir du temps.Comme pour la saisie atelier, il est possible de s'identifier par un code badge (pas de code barre encore sur l'impression des bon de travail toutefois mais la zone est « prête »)
Il est également possible de pointer du temps sur une activité non prévue.
Le temps saisi sera enregistré comme un DataSet qui sera traité par l'automate DataHub (voir paragraphe précédent).

Autorisation saisie des temps

Afin de pouvoir restreindre la saisie des temps à des périodes autorisées, un paramètre dossier permet d'interdire la saisie des temps avant une date :

De manière plus ciblée, sur le zoom affaire, la date « Ouverture saisie temps » permet de spécifier une période autorisée pour une affaire.

Superviseur des temps

Saisies - Saisies sur éléments – Superviseur des temps
Ce programme est adapté à la supervision des temps et à leur validation : il va permettre de contrôler la bonne saisie des temps en permettant de multiples regroupements et en automatisant les changements de statuts des temps saisis. Il permet enfin de présenter des lignes de temps colorisées selon leur statut.

FILTRE DE SÉLECTION

En lançant le superviseur, l'utilisateur peut choisir de travailler sur les déclarations d'un seul collaborateur ou tous ou encore ceux dont vous avez la responsabilité. Choix de la période, d'une fourchette d'affaires, d'activités et d'un statut des temps.

MODALITÉS DE REGROUPEMENT

• Par collaborateur
• Par semaine,
• Par mois,
• Par affaire,
• Par élément,
• Par statut,
• Par statut maître,
• Par activité.

CHANGEMENT DE STATUT

Après marquage des lignes concernées, vous pouvez appliquer un changement d'état conformément aux statuts de temps paramétrés.
Si plusieurs statuts sont définis sur un même statut maître, le choix est proposé dans une fenêtre de sélection :

WIDGET

Un widget a été ajouté pour obtenir la liste des temps à valider, en tant que manager des utilisateurs : le clic sur une ligne permet d'accéder au superviseur en mode piloté.

 
 

Valoriser les éléments / Visualiser les montants

Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément - Valorisation - Calcul prix de vente

Valorisation des éléments

Dès lors que vous avez saisi des quantités ou des montants, vous pouvez calculer ou mettre à jour les prix de vente de l'onglet "Montants" de la façon suivante :

1. Sélectionnez l'élément à valoriser.
2. Dans le menu contextuel, accessible par clic droit, choisissez la commande Valorisation - Calcul prix de vente.

A noter : si vous recalculez le prix de vente depuis la tête d'arborescence, la mise à jour englobe tous les éléments modifiés - le recalcul étant récursif sur l'ensemble de la branche sélectionnée.
Un élément sans budget est valorisé à 0.
 

Visualisation des montants

Affaires - Administration des affaires - Onglet [Montants]
Cet onglet récapitule les montants issus du budget, calculés depuis la valorisation.
Les montants sont exprimés dans la devise de l'affaire.
Coût de revient : coût de revient des composantes de coût (les lignes de budgets).Coût de revient brut + Coût de structure + Coût des frais
Dont frais : montant de frais, calculé sur la base du coût de revient, par application d'un % sur celui-ci. Il peut être prédéfini sur les codes budgets et est modifiable sur les lignes de budget.
Voir aussi la définition des frais annexes dans les paramètres du dossier d'affaire.
Marge : montant de marge dégagé par l'élément en fonction d'un coefficient de marge, des frais, et du choix d'inclure ou non les frais annexes dans le prix de vente.
Prix de vente : montant de vente de l'élément.
Marge en % : prix de vente / coût de revient total. CR Total pouvant prendre en compte les frais annexes des lignes de budget.
Le détail est affiché par sous-total, sur les valeurs unitaires et cumulées, prenant en compte le 'Nombre total' d'éléments.
Unitaires : cette colonne contient tous les montants budgétés.
Cumulés : cette colonne affiche les montants budgétés multipliés par le nombre d'éléments renseigné (onglet "Généralités").
Le prix de vente unitaire est repris en tant que montant unitaire brut sur les pièces, la quantité est le nombre total.
 

Modification du prix de vente

Vous pouvez modifier le prix de vente de deux façons :

1. Directement, depuis l'onglet [Montants].Le prix de vente peut être saisi en l'absence de ligne de budget sur l'élément, et si l'arbocode le permet (pas d'offre et pas de facturation).

2. En mettant à jour le prix de vente après avoir modifié les budgets et/ou les quantités : clic droit - Valorisation - Calcul prix de vente.Cette mise à jour permettra de recalculer tous les autres montants (coûts, montants de vente, marges, etc.).Cette méthode est recommandée.

Émettre des pièces commerciales

Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une branche d'arborescence - Clic droit + "Pièce"
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une branche d'arborescence - Menu Compléments - "Générer une pièce"
Vous avez la possibilité de générer des devis, commandes, Bons de livraison et factures depuis la Gestion d'affaire.

Génération d'une pièce

1. Sélectionnez la branche dont vous souhaitez exploiter les données chiffrées dans une pièce commerciale.
2. Choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Pièce, puis la sous-commande qui correspond à votre besoin et au type d'élément sélectionné (Devis, Commande, etc.).
3.  Depuis l'en-tête de la fenêtre "Génération pièce", vous pouvez :
Modifier le mode de règlement.
Modifier le code opération.
Modifier la date de la pièce.
Préciser le délai de livraison.  
4. Depuis le tableau, vous pouvez :
Modifier l'article par défaut (associé au type d'élément) : colonne "Référence".
Choisir de ne pas imprimer certaines lignes.
Cochez / Décochez la case "Ligne" de la ligne à afficher / masquer.
Les niveaux hiérarchiques "Chapitre" et "Poste" ne peuvent être sélectionnés car ils dépendent de la ligne.
5. Veillez à ce que le statut-maître de l'élément soit à "En cours".
6. Validez pour générer la pièce.
A noter : le montant unitaire est celui de l'élément d'affaire.
A noter : le signe "!" en début de ligne signale une erreur. Le détail est visible dans la colonne "Commentaire".
 

Paramétrages nécessaires

Pour que la génération de pièces fonctionne, il convient de s'assurer en amont de la cohérence de certains paramètres.

Types d'éléments

La branche d'origine doit être associée à un type d'éléments compatible :

Codes opérations

Les paramètres du code opération (Module Commerce & Logistique) utilisé pour générer la pièce doivent être en adéquation avec les paramètres de génération de pièces du type d'élément.
Exemple pour le code opération "CD - Vente Devis" :
Il est également impératif de cocher la case d'option "Génération de pièces affaire" (onglet "Traitements spécifiques") :

 
 

Gérer les données techniques

Affaires - Administration des affaires - Onglet Données techniques
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Alors que les besoins permettent d'identifier les références articles visées par l'affaire, les données techniques définissent les nomenclatures et les gammes - composants et ressources nécessaires à la fabrication d'articles plus ou moins complexes.
Vous pourrez ensuite générer des ordres de fabrication à l'affaire.
Exemple d'arborescence technique avec deux sous-ensembles : - Matériel de base (besoins)- Articles à fabriquer (données techniques)
Les besoins peuvent lister des articles à fabriquer. Dans ce cas, ils seront pilotés par les données techniques.
A noter : le contenu des onglets "Données techniques" et "Fabrications" est identique à celui du module Production. Même interface, mêmes fonctionnalités.

Pour créer une donnée technique

Depuis un élément d'affaire

1. Cliquez sur l'onglet "Données techniques".
2. Cliquez sur le "+" en tête de ligne.
3. Optez pour l'une des options proposées :

1. Utiliser des données techniques existantes : à choisir si une donnée technique standard doit être utilisée dans des affaires. Spécifiez l'en-tête de données techniques correspondant.
Important : en sélectionnant cette option, toutes les modifications apportées aux données techniques en Gestion de production viendront impacter l'affaire.
2. Générer des données techniques sur un article existant : à utiliser si l'article-cible est un article générique ; dans ce cas, la donnée technique est créée à chaque fois. Spécifiez l'article en question et renseignez le nouvel indice et la nouvelle gamme de fabrication.Sélectionnez l'option "Utiliser les besoins pour générer la nomenclature" pour compléter la nomenclature avec les références articles éventuellement indiquées sur l'onglet "Besoins".
3. Générer un nouvel article et ses données techniques : cette option, sélectionnée par défaut sur un nouvel élément, vous permet de créer une nouvelle référence, avec de nouvelles données techniques, en dupliquant un article modèle. Les données techniques sont à créer.La nature de produit sera en revanche différente pour vous permettre d'effectuer des filtrages et de distinguer les articles issus des affaires industrielles. Le champ Article à dupliquer est obligatoire car il s'agit de l'article modèle qui sera utilisé pour créer le nouvel article. Le champ Nouvelle référence et en-tête s'auto-alimente avec un code d'article temporaire. Il se décompose comme suit : zz_[n° de l'élément]. Cet article temporaire, obligatoire pour faire le lien avec le module de gestion de production, aura une date de fin (celle de l'affaire) et une nouvelle nature de produit (6).
A noter : vous pourrez réutiliser cette nouvelle référence dans les autres arborescences de l'affaire.
4. Générer un nouvel article et dupliquer des données techniques existantes : comme dans le cas précédent, vous pouvez dupliquer un article modèle, mais ici, vous dupliquez également ses données techniques pour créer une nouvelle référence et de nouvelles données techniques. Vous devez indiquer l'article dont vous souhaitez dupliquer les données techniques dans le champ Article et entête.Si vous souhaitez également récupérer sa gamme, renseignez le champ Gamme.Là aussi, le champ Nouvelle référence contient un code article temporaire.
Valider automatiquement et créer les éléments d'affaire pour les sous-niveaux liés : lorsque cette option est sélectionnée, on recrée dans l'affaire la nomenclature multi-niveau d'un article fabriqué en créant autant de sous-éléments que de semi-finis.
Utiliser les besoins pour générer la nomenclature : pour compléter la nomenclature avec les références articles éventuellement indiquées sur l'onglet "Besoins".
A noter : une fois les données techniques créées, la nomenclature vient automatiquement compléter l'onglet "Besoins". La colonne "Origine" du besoin affichera la mention "Composant". Et une fois la fabrication lancée, l'origine passera à "Ligne de composant OF".
A noter : si vous n'avez pas sélectionné cette option, vous pourrez toujours, via le menu contextuel (clic droit sur la donnée technique), mettre à jour les besoins à partir des nomenclatures.
Sous-références à substituer pour la fabrication : à compléter lors de l'attachement de données techniques si l'article modèle comporte des sous-références.
4. Validez. La fenêtre "Nomenclatures et gammes" s'affiche. Si vous avez coché la case d'option "Utiliser les besoins pour générer la nomenclature", choisissez le positionnement des nomenclatures issues des besoins.
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Données techniques", sélectionnez la commande "Détacher les données techniques" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.

 Depuis une DT

En renseignant l'affaire sur l'entête de DT, si celle-ci est une affaire industrielle, le programme propose de l'associer à un élément d'affaire. Ainsi, la DT est attachée à l'élément d'affaire.

Vous pouvez voir les composants Pour accéder aux données techniques

Un double-clic sur la ligne d'en-tête ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode consultation.
Vous pouvez voir les composants éventuellement rapatriés de la saisie des besoins.
Un clic droit sur une ligne de donnée technique (écran "Administration des affaires") affiche le menu contextuel :

Visualiser les données techniques : ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode consultation, comme le double-clic sur la ligne.
Modifier les données techniques : ouvre l'écran "Nomenclatures et gammes" en mode modification.
Modifier la ligne de donnée technique : accès à la modification.
Détacher les données techniques : permet de ne plus les prendre en compte dans l'affaire, sans pour autant les supprimer. Utile en cas d'erreur par exemple.
Mettre à jour les besoins à partir des données techniques : tous les composants sont dupliqués dans l'onglet "Besoins".
La commande "Mettre à jour les besoins à partir des données techniques" va disparaître étant donné que les besoins sont automatiquement mis à jour lorsqu'il y a des données techniques.
Pour en savoir plus sur l'administration des données techniques, reportez-vous aux supports de formation du module Production.
 

Pour générer les ordres de fabrications

Une fois les données techniques associées à l'affaire, les ordres de fabrication correspondants pourront être générés. Ils seront alors visibles depuis l'onglet "Fabrications".
Vous pouvez procéder de deux façons :

1. Par élément.Sélectionnez l'élément, puis vous choisissez dans le menu contextuel (clic droit sur l'élément) Fabrication - Créer un OF.
2. Par ensemble.Après avoir sélectionné le niveau qui vous intéresse dans l'arbre, choisissez dans le menu contextuel (clic droit sur l'élément) Fabrication - Générer les OF. !worddavb3a504b78d2708d4669562d3ffed7f0c.png|height=174,width=900!Le programme affiche alors la liste de tous les éléments éligibles à la transformation en ordres de fabrication, à savoir les éléments ceux qui contiennent une donnée technique.

Sélectionnez les éléments à fabriquer par la touche F5 ou le bouton puis validez pour générer les OFs.
A noter : cet écran de sélection des éléments à fabriquer est également accessible depuis le menu principal : Affaires - Génération des OF à l'affaire. Vous pouvez en amont compléter des critères de filtrage.

Générer le budget à partir des données techniques

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Budgets - "Générer les budgets à partir des données technique"
Vous avez la possibilité d'utiliser les données techniques pour générer le budget de façon automatique.
Le programme génèrera un seule ligne de budget avec le code budget associé à celui de l'article fabriqué et exploitera le calcul des coûts standards pour injecter ce dernier dans le coût de revient de la ligne de budget.

La liste à servir

Affaires - Impression des listes à servir à l'affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Fabrication" - "Imprimer liste à servir"
C'est un document qui sert à la préparation des composants à sortir.

Gestion des consommations sur affaire

Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des consommations affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Suivi" - "Saisie des consommations"
Affaires - Calcul des besoins des affaires - Sélection d'une ligne de besoin - Clic droit - "Saisie des consommations"
Les consommations sur affaires permettent de sortir "physiquement" les articles du stock, qu'ils soient réservés / affectés ou non.
Le principe de fonctionnement est identique à celui de la sortie de composants sur les OFs.
Cette fonction permet à la fois de sortir les besoins "Articles" et les éléments-fils de l'élément sélectionné.

Description de l'écran "Saisie des consommations affaire"

La première partie permet d'identifier l'affaire et l'élément concerné.
Le tableau contient les lignes de consommation proposées.
Vous pouvez interagir avec les lignes :
Pour rafraîchir la liste des consommations.
Pour modifier la quantité à sortir.
Pour ajouter une consommation.
Pour supprimer la ligne de consommation. Elle sera proposée à la prochaine ouverture, le besoin n'est pas impacté.
Pour ajouter un commentaire sur la sortie.
Pour accéder au mode fiche. Obligatoire pour valider la sortie.
A noter : si la ligne pose un problème, un "!" la précède. Vous trouverez la raison du problème dans la colonne "Commentaire de la génération".

Saisie d'une consommation

Pour sortir un composant ou un élément-fils :

• Activez le mode modification.
• Indiquez la quantité sortie et les informations supplémentaires si nécessaire.
• Validez.

La quantité destinée à être consommée s'affiche dans la colonne "Consommation".
Les quantités déjà sorties sont indiquées dans la colonne "Cumul validé".
La ligne est marquée par le pictogramme .
La pièce générée est un BL interne.

Pour filtrer l'affichage

Le menu Outils vous permet :

• De n'afficher que les composants restant à sortir ou d'afficher tous les composants de l'élément.
• D'afficher les composants des éléments-fils de toute la branche sélectionnée. Le pictogramme symbolise les éléments-fils.

Pour annuler la sortie de composants

Depuis le BL interne généré, choisissez la commande Outils - Annuler la livraison.
Cette opération permet de réintégrer les articles en stock au même coût de revient, par le biais d'une régularisation de stock.

Gestion des fabrications

Affaires - Génération des OF à l'affaire
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit - "Fabrication"

Visualiser les OFs

Affaires - Administration des affaires - Onglet Fabrications
A noter : si cet onglet n'est pas affiché, cliquez sur l'icône "écrou" puis activez-le.
Lorsque des ordres de fabrication ont été générés depuis les données techniques, ils sont visibles ici.
Exemple : une donnée technique pour 1 article peut correspondre à 5 OFs si le besoin est de 5, ou encore à 1 OF de 5 articles.
Vous pouvez également aller chercher d'autres données techniques en cliquant sur le bouton .
A noter : pour supprimer une ligne de l'onglet "Fabrications", sélectionnez la commande "Détacher les ordres de fabrication" depuis le menu contextuel qui s'affiche au clic droit.

Créer les ordres de fabrication

Un ordre de fabrication peut être lancé pour chaque élément qui possède des données techniques.
Vous pouvez :

• Lancer un OF unitaire ("Fabrication" - "Créer un OF"), auquel cas seul l'article de l'élément sélectionné est pris en compte.
• Grouper la génération ("Fabrication" - "Générer les OF"), où tous les articles de la branche sélectionnée sont pris en compte. Les DTs déjà lancées sont décochées par défaut mais peuvent être relancées en nouvel OF.

La quantité lancée correspond au nombre total d'éléments.
L'OF est affecté à l'affaire.
L'article-élément sera crédité en stock : il devra donc être consommé ou livré.
Les OF associés à l'affaire peuvent être générés en création manuelle à partir du moment où une donnée technique est associée à un élément d'affaire. Lors du traitement de création, le programme propose d'attacher l'OF à l'élément d'affaire.
 

Gérer les ordres de fabrication

Une fois l'OF généré, il est visible dans l'onglet "Fabrications" et pourra être traité depuis le module de Gestion de production.
Quant aux besoins associés à l'élément concerné, ils portent le statut "Ligne de composant d'OF".

Vous pouvez depuis l'onglet "Fabrications", par clic droit :

• Créer un nouvel OF.
• Générer les OFs de la branche.
• Détacher l'OF de l'élément, c'est-à-dire rompre le lien entre l'élément fabriqué et l'OF lié.Vous avez la possibilité de restaurer les composants initiaux en répondant "oui" dans la fenêtre de confirmation.
• Accéder aux fonctions de gestion classiques.

Facturer une affaire

Affaires - Administration des affaires
L'un des rôles d'une arborescence d'affaire est de décrire le processus de facturation.
Vous avez la possibilité de préparer des éléments de facturation (périodique, à l'avancement, sur jalon, etc.).
Pour la facturation à l'avancement, vous procéderez en deux temps :

1. Définition des pourcentages à facturer, affaire par affaire et lot par lot. Une fois par mois, par exemple.
2. Génération des factures sur avancement. Le service administratif transforme les pourcentages d'avancement en factures.
3. La facturation d'acompte va suivre un processus singulier et un paramétrage ad hoc : un acompte ne doit pas être positionné en tant que jalon du plan.

Paramétrage

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité :

1. le code arborescence dédié aux éléments de facturation doit être spécifié sur le dossier,
2. le type d'élément doit désigner un article dédié aux lignes de facturation pour que la génération de la pièce commerciale se déroule correctement. Cet article par défaut sera modifiable sur la pièce.

Exemple d'une arborescence "Facturation" contenant 3 éléments :- la facturation des études de faisabilité, - la réception de travaux,- la levée des réserves.
Le paramétrage des éléments de l'arborescence d'affaire selon l'arborescence doit être précisé ou rappelé :

• Elément père de facturation : à minima la « nature de stock » doit être précisée ici
• Elément fils, appelé plan de facturation : tiers précisé à minima
• Elément de type Jalon de facturation : référence article pour la génération de pièce
  • Référence héritée du type d'élément
  • Référence pour les acomptes
    • Rappel : La réglementation fiscale exige de présenter une facture lors de l'encaissement d'acompte (article 289 I -1-c du CGI)
    • Acompte exploitable que si l'affaire est paramétrée pour un type de facturation « détaillé »
    • La référence article pour les acomptes comportera les règles de TVA en phase avec les enjeux (
      • TVA exigible à la livraison pour les biens : pas de TVA sur facture d'acompte de biens.
      • La TVA sera donc à présenter au moment de la livraison, avec tolérance au moment de la facturation
        • Le principe sera donc appliqué dans la gestion d'affaire de Divalto infinity : après avoir facturé des acomptes sans TVA, la facturation du solde présentera la TVA des factures d'acomptes passées
        • La limite = comptabilité. L'article ne peut pas être paramétré sur une classe 4 car selon les règles comptables en vigueur, un acompte ne doit pas générer de chiffres d'affaires (donc ne devrait pas être comptabilisé en classe 7)

Facturer à l'affaire

Plusieurs possibilités s'offrent à vous, en fonction de votre organisation et de la mise en œuvre du projet :
Le processus de facturation peut reposer sur une arborescence dédiée. La procédure ci-après décrit ce cas. Si cette solution est facultative, elle devient nécessaire dans des cas plus complexes où la facturation du livré/réalisé doit être décorrélée.
La facturation peut être effectuée depuis d'autres arborescences, auquel cas le type de pièce exportable doit être paramétré.
A noter : l'arborescence de facturation peut être créée manuellement ou par le biais du Concepteur de plan de facturation.
1. Créez la tête d'arborescence dédiée à la facturation, avec le code arborescence adéquat indiqué sur le dossier, puis si besoin, un élément parent de l'ensemble des lots (ci-dessous, par exemple, "Remplacement cuve").
2. Créez autant d'éléments d'affaire qu'il y a de lots à facturer.
3. Utilisez l'Assistant de facturation pour entrer les pourcentages d'avancement de chaque lot.
4. Lorsque le moment de facturer est venu, faites un clic droit sur l'en-tête d'arborescence de facturation ou sur l'élément parent concerné, puis choisissez Facturation - Lancer la facturation.Toutes les échéances vont être transformées en une facture unique détaillée.
A noter : le tiers de l'affaire est par défaut destinataire des factures.
Important : si vous générez la facture à partir de l'élément parent et que vous décochez les lignes de détail, vous ne pourrez plus modifier la facture qui sera alors composée d'une seule ligne synthétique. Préférez procéder élément par élément.

Suivi des éléments facturés

Une fois les premières factures émises, le résultat est visible depuis l'onglet "Facturation", notamment :

• Le montant total à facturer.
• Le montant facturé et le % correspondant.
• Le montant restant à facturer et le % correspondant.
• Le mode de facturation (acompte ou solde)

Deux indications graphiques :

• L'avancement de la facturation.
• L'avancement du règlement global des factures.

En bas d'écran, les factures dans lesquelles l'élément est facturé, totalement ou partiellement (fond rouge = pas de règlement généré).
A noter : le % de règlement de la facture est en lien avec le module "Règlement".
A noter : lorsqu'un élément a un taux d'avancement à 100%, il prend le statut "Terminé".
A noter : l'échéance est calculée au moment de l'impression de la facture.

A noter : vous pouvez modifier le taux / montant à facturer depuis l'Assistant de facturation. Pour y accéder, positionnez le curseur sur la ligne du tableau ou sur l'élément d'affaire, puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Facturation - Assistant de facturation.
Si une facture a déjà été générée ("N° de facture" indiqué), vous pouvez l'ouvrir en double-cliquant sur la ligne ou par l'option "Visualisation" du menu contextuel (clic droit).
Vous pouvez également, depuis le menu contextuel accessible par clic droit sur une facture :

• Lancer l'assistant de facturation
• Visualiser la facture pointée
• Imprimer la facture pointée
• Supprimer la facture pointée
• Voir les temps facturés

Le concepteur de plan de facturation

Affaires - Administration des affaires - Sélection de l'élément source des données de facturation - Clic droit - Menu "Facturation - Créer plan de facturation"

Vous pouvez également glisser-déposer une arborescence d'origine vers la tête d'arborescence de facturation :

Principe

C'est une aide à la création des arborescences de facturation.
Il est possible de créer un plan de facturation à partir de n'importe quel niveau d'arborescence.
Plusieurs plans de facturation peuvent être définis pour une même affaire. Dans ce cas, le tiers facturé est commun.
Le plan de facturation est composé à partir des budgets contenus dans l'arborescence d'origine.

Description

Le concepteur présente à gauche l'arborescence d'origine et à droite celle de destination.
Il fonctionne comme le Concepteur d'offres.
L'élément racine du plan de facturation est signalé par l'icône .

Modifier un plan de facturation

1. Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez la tête de plan de facturation.
2. Choisissez dans le menu contextuel qui s'affiche au clic droit la commande "Facturation - Modifier plan de facturation".
 

L'Assistant de facturation

Facturation - Assistant de facturation
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur la tête d'arborescence ou l'élément parent des lots à facturer - Facturation - Assistant de facturation
A noter : cette option du menu est disponible lorsque le code arborescence de la ligne sélectionnée est celui qui a été déclaré comme étant dédié à la facturation dans les paramètres du dossier.
L'Assistant est une aide à la saisie du mode facturation, des pourcentages d'avancement, montants ou quantités de chaque élément - lot à facturer.
Il permet d'exécuter le ou les plans de facturation établis sur une affaire.
Si vous avez utilisé le menu principal (Facturation - Assistant de facturation), vous pouvez traiter les factures en rafales sur toutes les affaires.
Tous les éléments associés au code arborescence de type facturation (exemple : "FAC") spécifié sur le dossier sont automatiquement rapatriés dans l'Assistant de facturation.
Colonne Tiers : tiers du plan de facturation qui sera en entête de pièce
Colonne Mode de facturation : acompte ou normal
Colonne % déjà facturé : pourcentage d'avancement déjà facturé.
Colonne % Calculé : ce qu'il reste à facturer.
Colonne % Total : pourcentage total à atteindre pour la prochaine génération de facture.
Colonne % Saisi : pourcentage supplémentaire à facturer.
Colonne Montant de facturation : montant à facturer.
Colonne Nb éléments facturés : permet d'indiquer un nombre d'éléments à facturer plutôt qu'un pourcentage ou un montant.
Colonnes référence et référence acompte : selon le mode de facturation et les paramétrages de l'onglet gestion.

Procédure à suivre

1. Depuis l'Assistant de facturation, sélectionnez la ligne à traiter.
2. Appuyez sur la touche F4 pour passer en mode modification.
3. Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne Mode de facturation : par défaut à « acompte » s'il existe une référence d'acompte dans l'élément. Il devra être passé à « solde » lors de la facturation du solde : c'est ce mode qui impacte le choix de la référence article et qui détermine la constitution de la pièce « facture » (notamment les codes opérations au moment de la facture de solde)
4. Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne % Saisi pour saisir le pourcentage d'avancement ou jusqu'à la cellule Montant de facturation si vous préférez saisir un montant.
5. Appuyez sur la touche ENTREE pour valider et passer à la ligne suivante. Recommencez jusqu'à ce que tous les pourcentages / montants soient saisis.
Tout ce que vous avez saisi ici peut maintenant être facturé depuis l'onglet "Facturation" des éléments de l'affaire.
A noter : le montant de facturation constitue le point de référence. Ainsi, par exemple, si vous indiquez un pourcentage de 20 %, puis forcez le montant de facturation à 400 euros pour arrondir, le programme rectifiera le pourcentage en fonction de ce montant.
A noter : si vous saisissez un pourcentage inférieur au précédent, le montant à facturer sera négatif. Si toute la facture est négative, un avoir sera généré.
 

  Plan de facturation

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Facturation - Créer plan de facturation
Vous avez la possibilité de créer des échéances à partir d'une arborescence de facturation.
La logique est la même qu'en phase de création d'une offre depuis une arborescence de chiffrage, à la différence qu'ici, vous ajouterez des postes et des sous-postes.
 

Générer les factures

Facturation - Assistant de facturation - Bouton [Générer]
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Facturation - Lancer la facturation"
 
Tous les éléments préparatoires de la facturation sont générés en facture.
L'affichage de la facture dépend du mode de facturation indiqué sur le zoom de l'affaire (onglet "Complément'") :
Global : une seule ligne regroupant l'ensemble des montants facturés.
Détaillé : tous les éléments porteurs d'un montant facturé sont affichés sur la facture.
A noter : dans tous les cas, le document imprimé présente toujours le détail de facturation. Il est attaché en tant que pièce jointe à la facture.

Cas des acomptes

La pièce facture est générée avec la référence article de l'acompte et le code opération est un code opération correspondant au traitement des affaires
Exemple :

La pièce est visualisable sur l'élément d'affaire du plan de facturation dans l'onglet « facturation »
Exemple de pièce ici sans TVA sur acompte de deux jalons de facturation :

Dans le cas d'une ligne de solde :
Divalto infinity permet de générer plusieurs acomptes donc plusieurs factures d'acompte.
Lors de la génération d'une facture de type « solde » :

• La pièce facture est générée avec la référence article de l'élément d'affaire qui est celui hérité du type d'élément et ponctuellement modifié
• Le code opération est un code opération correspondant au traitement des affaires.
• La facturation reprend les lignes d'acomptes avec le code opération « Avoir » du code opération associé utilisé pour la facture ;
• La TVA est bien la TVA totale issue des acomptes et du solde

Exemple de paramétrage de code opération :

Les lignes de mouvement de solde auront le code opération paramétré pour la facturation à l'affaire et les lignes acompte le code opération « avoir » paramétré dans le code opération d'origine.
Exemple de facture de solde :

Facturation aux temps passés

Saisies - Facturation – facturation au temps passé
Afin de pouvoir facturer de manière périodique selon les temps passés, un traitement dédié va permettre d'assister l'utilisateur.
Ce traitement permettra de travailler sur les temps saisis, regroupés selon un axe, d'identifier leur caractère facturable ou non, de les associer aux jalons-éléments d'un plan de facturation si cela n'a pas été fait préalablement pour alimenter automatiquement les données nécessaires à l'assistant de facturation vu précédemment.
En effet, les activités peuvent être associées à un jalon-élément du plan en renseignant le N° d'élément sur une ligne d'activité :

Si la ligne d'activité n'est pas directement renseignée au niveau de l'élément de facturation, il faudra alors opérer à un arbitrage, étape 3 du traitement de « facturation au temps passé ».

Etapes du traitement

• Etape 1 : Définition des critères de collecte des temps passés (réalisés)
  
  Par les options du programme il est possible de déterminer le critère de regroupement des lignes de temps saisis, de voir apparaitre ou non les lignes de temps marquées non-facturables et de choisir d'enchainer ou non la génération de facture de manière automatique à la fin du traitement.
  
• Etape 2 : Arbitrage des saisies (ce qui doit être facturé, à quelle hauteur, etc.)
  Cet arbitrage se fait affaire par affaire, selon les critères précisés à l'étape 1 : la liste déroulante permet de choisir l'affaire à arbitrer.
  Il faudra alors confirmer et modifier le caractère facturable de la ligne (oui, non, ne sait pas) et préciser le nombre d'heure à facturer.
  
  
  
  
• Etape 3 : Rapprochement avec le plan de facturation
  Un écran avec deux tableaux se présente avec :

• Dans celui de la partie haute, appelé « Synthèse des saisies », les temps arbitrés et regroupés issus de l'étape précédente.
  • On retrouve le N° de l'élément du plan de facturation attribué par défaut ou qui sera attribué suite au rapprochement
  • Un visuel de rapprochement permet de voir si la ligne a bien été « imputée »

• Dans celui de la partie basse, les plans de facturation de l'affaire. On retrouve le montant du jalon, le % déjà facturé, le montant facturé, le % calculé, le % total et le % saisi alimenté ici par le rapprochement permettant de déterminé le montant facturation. On retrouve les temps prévisionnels issus de l'association de l'élément-jalon de facturation aux lignes d'activités.

Si un lien avec une ligne d'activité est existante, la ligne de temps est systématiquement affectée à l'élément du plan sinon, il faudra répartir par drag&drop les temps restant de la partie haute vers la partie basse.

• Etape 4 : Récapitulatif des actions de facturation générées par affaire
  La dernière étape récapitule les actions de facturation des étapes précédentes.
  Ces étapes de rapprochement calculent un pourcentage d'avancement de l'affaire sur les différents éléments pour piloter l'assistant de facturation à partir duquel on générera les pièces factures ( via l'option dans la page de sélection ). Sinon la génération de facture est à lancer manuellement.
  
  
  

  Accès au détail des temps facturés à partir de :

• La facture
• L'assistant de facturation
• L'onglet facturation de l'administration des affaires

Reporting et analyse

Les analyses de données liées aux affaires sont possibles selon plusieurs outils :

• Le tableau de résultats, avec des possibilités d'interrogation avancées.
• Le récapitulatif budgétaire, outil dédié à l'analyse des montants liés aux affaires et regroupés par budgets.
• La synthèse budgétaire (ou récapitulatif budgétaire arborescent), outil dédié qui complète le récapitulatif, pour une analyse des éléments d'arborescence et selon les répartitions budgétaires opérées
• Les widgets.Reportez-vous aux possibilités du widget KPI, permettant d'interroger toute information par le biais d'une requête SQL.
• Les outils de reporting habituels, qui peuvent être connectés aux sources de données SQL

Le tableau de résultat

Affaire / Résultats / Interrogation du résultat
Le tableau de résultats fonctionne sur la base d'une classe d'affaire.
Il permet une mise en forme des données liées aux affaires selon d'autres axes d'analyse.
Il fonctionne à date d'arrêté.
Il est hérité sur un lot d'affaire.

Paramètres d'interrogation des cellules

L'Application "Elément d'affaire" permet d'accéder aux données des affaires.
Les tables de données sont :

• Ligne de budget
  • Coût de revient
  • Montant vente
  • Montant budget
  • Temps / quantité : le champ "Quantité" est interrogé, sa signification dépend du type de budget
• Activité d'affaire
  • Temps prévisionnel
  • Temps réalisé
• Ligne de besoin
  • Coût de revient total
  • Montant vente total
  • Quantité
• Ligne de temps
  • Temps réalisé
  • Temps réalisé valorisé
  • Temps réalisé facturable
  • Temps réalisé facturable valorisé
  • Temps réalisé non facturable
  • Temps réalisé non facturable valorisé
  • Temps réalisé facturé
  • Temps réalisé facturé valorisé
  • Temps réalisé non facturé
  • Temps réalisé non facturé valorisé

Le récapitulatif budgétaire

Affaire / Suivi budgétaire / Récapitulatif budgétaire
Zoom Affaire / Administration des affaires / menu interrogations / Récapitulatif budgétaire
Il permet d'analyser 4 niveaux de données :
Le budgété : somme des budgets définis dans les affaires.
Le prévu : somme des données "Besoins" et "Activités".
Le réalisé : somme des valeurs affectées.
Le facturé : somme des valeurs facturées.
Ces données sont agrégées par code budget, chacune d'entre elles devant y être rattachée :

• Article (besoin, DT, consommation)
• Événements (et familles d'événements)
• Activités (prévues, réalisées)
• Temps passé sur séquence d'OF ,
• Consommation matière sur OF (attention, pas les composants rajoutés en plus de l'OF prévu en version 10.4a)
• Note de frais
• Factures du plan ou associées à un élément d'affaire
• Etc.

Description du récapitulatif budgétaire

L'ouverture du récapitulatif budgétaire passe par une fenêtre permettant de filtrer :
L'affaire concernée
Les budgets à interroger
La période à interroger
Les statuts, tri, etc.

En en-tête : rappel des données d'identification de l'affaire.
Au centre : les données.
A droite : la correspondance graphique.
Il est possible d'explorer les données affichées, en remontant à la source de l'information par l'utilisation du double-clic, ou de l'icône .
L'administration des affaires s'affiche sur la donnée-source de l'information.
L'icône permet de rafraîchir les données : calcul en temps réel.
 
En fonction du niveau interrogé, les données graphiques peuvent varier :
Si le regroupement de l'affaire est sélectionné :
L'histogramme présente les valeurs comparées des 4 niveaux de données.
Le pie chart présente la part de chaque budget dans le niveau budgétaire.

Si une ligne de budget ou de détail est sélectionnée :
L'histogramme présente les valeurs comparées des 4 niveaux de données pour ce budget.
Des pie charts sont affichés afin de représenter la part de ce budget dans chacun des niveaux des données.

Mode de calcul du facturé

Interrogation des factures.
Ramenées à leur plan de facturation.
Remontant les liens de budget.
Pour obtenir la part de chaque budget pour chaque facture.
S'il n'y a pas de plan de facturation, les montants facturés ne peuvent être interrogés dans le standard sauf si la facture est générée par un élément, ou si elle validée d'une pièces issues d'un élément d'affaire.

Gestion des couleurs

Le menu Edition / Couleurs permet de personnaliser les couleurs et de sauvegarder les préférences par utilisateur.

Export

Il est possible d'exporter les valeurs vers un tableur en cliquant sur le bouton [Export].

La synthèse budgétaire

Un nouveau récapitulatif budgétaire est ajouté. Il permet d'avoir une vision de l'arbre d'affaire pour obtenir un comparatif des budgets/prévus/réalisés… par élément et faire ressortir les défaillances. Les ventilations générées par le répartiteur de budget et le plan de facturation sont pris en compte pour répartir au plus juste les budgets entre les éléments.
La synthèse budgétaire prend en compte également des facturations externes liées au code affaire
Ce récapitulatif ne peut être obtenu que pour une affaire.

Détail budgétaire

Un bouton d'accès au détail budgétaire permet d'accéder au détail du réalisé d'une affaire ou d'une branche d'affaire : une fenêtre présente des listes détaillées accessibles par 5 'onglets' :

• Les temps valorisés
• Les évènements
• Les notes de frais
• Les consommations de stock
• Les pièces commerciales en séparant l'engagé (commandes et BL Fournisseurs), du réalisé (Factures Fournisseurs)
  
  L'exportation sous Excel se fait sur cinq feuilles (une par onglet).
  

  Les notes de frais

  Avec les fonctionnalités associées aux notes de frais, les collaborateurs peuvent saisir les frais de mission, de déplacements, etc. Un ensemble de paramétrage soutiendront :

• Les déclarations pour le couple collaborateur/période et aux éléments d'affaires ;
• Quel frais peut être remboursés ?
• Quel frais peuvent être refacturés ?
• La validation hiérarchique des notes de frais
• Quelles modalités d'imputation comptable, de récupération de TVA, etc
• L'intégration en comptabilité

Les limites de l'exploitation des notes de frais :

• Pas d'imputation dans la paie ;
• Pas encore de traitement automatique pour l'exploitation des refacturations ;
• Pas de prise en compte des devises ;

Paramétrages associés aux notes de frais

Familles de frais

La famille de frais va permettre de catégoriser les typologies de frais :

• Kilométriques (qté à saisir et barême défini selon politique forfaitaire à date dans la déclinaison des coûts remboursables)
• En montant (Hôtel, frais de taxi, ou une note justificative est fournie)
• De réception (impliquant la nécessité de déclarer des « invités)
• Autre.

Code de frais

Le code de frais est la catégorie la plus fine et l'entité la plus importante car elle concentre beaucoup de règles de gestion. Les frais seront déclarés par choix de codes de frais.
Associé à une famille de frais, il hérite du type.
Associé à un code budget, il conditionnera l'imputation dans les récapitulatifs budgétaires
Les règles de facturation/remboursements sont déclinées comme suit :

• Régime TVA tiers
• Régime TVA article
• TVA récupérable
• Facturable au client
• Remboursable au salarié
• Reprise de ticket restaurant
• Pourcentage de récupération

Enfin, un compte comptable lui sera associé, avec une date de validité. Nécessaire pour l'intégration comptable.

Coûts remboursables

C'est ici que seront défini les politiques de forfait ou de plafond de prise en charge par la société.

Coûts facturables

Même principe que les coûts remboursables mais pour la refacturation au client.

Frais collaborateurs

Chaque collaborateur pourra définir ses favoris pour accélérer sa saisie et hériter automatiquement de code frais selon une succession de saisie de ligne.
Modalité exploitable lorsque le traitement de Note de frais est initié par le saisie des temps en mode grille.

Période de frais

Les périodes de frais permettent de déclarer les périodes selon des règles de paramétrage de date début-date fin et de préciser si la période est ouverte ou fermée.

Dossier

Un onglet dédié au paramétrage des Notes de Frais dans le paramétrage des affaires permet :

• De préciser jusqu'à 5 rôles/étapes de validation : rôles qui seront repris dans les filtres et dans les menus, ainsi que dans l'historique du cycle de vie de la note de frais
• De déterminer les règles d'imputation comptable : journal d'imputation, mode de règlement par défaut.

La saisie des notes de frais

Affaires - Notes de frais - Saisie des notes de frais
Ce module vous permet de gérer vos notes de frais :

1. saisir vos notes de frais (une par période),
2. éventuellement les rattacher à une affaire / un élément d'affaire,
3. leur associer des fichiers ou des notes.

Exemple : vous pouvez utiliser la saisie des notes de frais pour rattacher les frais généraux à un élément d'affaire dédié aux frais généraux.
Si la ligne de note de frais est facturable, le client est obligatoire.

Circuit de validation

La note de frais est généralement soumise à un supérieur hiérarchique pour validation.
L'état de la note de frais est d'abord "En cours de saisie".
Les visas sont paramétrables. Vous pouvez en créer de 1 à 5, avec les confidentialités associées.
Tant que la NdF est soumise à la validation, elle ne peut être modifiée. En revanche, si une note de frais est refusée, elle redevient modifiable par le collaborateur.
La note de frais doit être validée par le collaborateur pour être lancée dans le circuit de validation. Le collaborateur pourra voir les validations par la case à cochée du rôle concerné sur l'entête de la NDF.
Le circuit de validation exploite le traitement de « supervision de notes de frais ».

Saisie d'une NdF

1. Cliquez sur sur l'icône "+" de l'écran de saisie des notes de frais.
2. Saisissez votre code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste accessible par la touche F8.
3. Saisissez ou sélectionnez le code période. Exemple : code 0916 pour le mois de septembre 2016.Les dates de début et de fin de la période choisie s'affichent automatiquement.
Important : il ne peut y avoir qu'une seule note de frais par période et par collaborateur.
4. Validez.Si une note a déjà été saisie sur cette période, un message d'alerte vous en avertit et la création est impossible.
5. Personnalisez le libellé de la note de frais si nécessaire.
6. Cliquez sur le "+" de la première ligne du tableau des dépenses, puis renseignez les différentes cellules en passant de l'une à l'autre par tabulation :

1. Date du frais (dans le cadre de la période sélectionnée).
2. Code frais : touche F8 pour afficher la liste des codes disponibles. Après sélection du code et tabulation, son libellé est automatiquement renseigné dans la cellule suivante mais vous pouvez le modifier.
3. Coût unitaire.
4. Nombre.
5. Quantité.
6. Montant frais : égal au coût unitaire si la quantité est de 1.
7. Montant de TVA.
8. Affaire / Elément d'affaire : pour associer la note de frais à une affaire, et en particulier à un élément donné.
9. Etc.

7. Validez.
8. Indiquez le statut de votre note de frais :

1. En cours de saisie : elle reste modifiable.
2. Validée par le collaborateur : elle entre dans le circuit de validation et n'est plus modifiable (sauf si elle est refusée).

Supervision des Notes de Frais

Ce traitement permet aux différents rôles/étapes d'accepter ou de refuser la note de frais. Ainsi, un écran de sélection permet d'appliquer plusieurs types de filtres, dont ceux spécifiques aux rôles.
Chaque rôle viendra apposer sa validation qui sera historisée : in fine, il faudra toutes les validations pour permettre une intégration en comptabilité.

Intégration des Notes de frais en comptabilité

Un zoom permet d'imputer un compte comptable à un code de frais. Cette attribution peut être générale ou propre à un collaborateur. Des changements peuvent être gérés au travers d'une date d'effet.
Le compte auxiliaire du collaborateur est celui du contrat actif de l'individu associé dans la RH.
Affaires - Notes de frais – intégration des notes de frais

Notes de frais et récapitulatifs budgétaires

Les frais déclarés apparaissent dans le réalisé, imputé selon le code budget associé au code frais. Dans la synthèse budgétaire, une entité « Frais » concentre les valeurs qui proviennent des Ndf.
Pas d'impact des validations/statuts : dès les premières saisies, elles sont visibles. TTC/HT à perfectionner.

Import / Export d'arbres d'affaires

Dans le menu de l'arborescence des affaires (clic droit sur un élément) il est possible de choisir « exporter » ou « importer ».
Dans le cas d'un export en open XML, il convient de créer le fichier avant l'export. Car le format est inconnu par le xml avant la génération du fichier. L'extension va déterminer le format final d'export. La programme proposera de choisir les différentes typologies de données à exporter (Budgets, Besoins, Activités…) : le fichier généré présentera un feuillet par table exportée.
L'export ou l'import se fait à partir de l'élément sélectionné.
Dans le cas d'un import d'une arborescence d'affaire il convient de gérer tous les liens père fils pour garder une structure cohérente de l'arbre.
Le fonctionnement de l'importation des données (exceptée la structure des données qui est ici singulière : mais le dernièr feuillet « Notice » détaille la structure des tables lors de l'export) est le même que les autres imports de données Divalto :

• Si le nom du feuillet commence par $ il n'est pas traité
• Si la dernière colonne d'une ligne comprend un £, la ligne n'est pas traitée
• La dernière colonne est en rouge et correspond au message d'erreur en cas de problème à l'import

Pour l'import des données, quatre colonnes permettront de respecter la structure hiérarchique de l'arbre (feuillet AffaireProjElem).
ELEMNO_PERE_EXT : en bleu : vide à l'export : détermine la nouvelle structure hiérarchique des éléments
ELEMNO_PERE_INT : en bleu : remplie à l'export : détermine la structure hiérarchique actuelle des éléments
ELEMENT_NO : en orange clair : remplie à l'export : numérotation actuelle des éléments
ELEMENT_NO_EXTERNE : en orange divalto : vide à l'export : numération des nouveaux éléments ( numéro servant uniquement pour l'import, une re numération interne est effectuée à la création des nouveaux éléments)

Réactualisation des budgets d'affaire

Affaires - Utilitaires – Réactualisation des budgets d'affaire
Cet utilitaire permet de réactualiser les paramètres de coûts (% de marge, frais, etc.) sur une sélection d'affaires.
Le traitement recopie des paramètres de coûts du code budget vers les lignes de budgets, relance des calculs et réactualise des prix de vente dont l'origine est « budgets ».
Ne sont concernées que les affaires à l'état de 'Opportunité' ou 'Modèle'