Le changement d'indice s'apparente au suivi du changement qui s'opère dans le cycle de vie d'un produit, d'un ensemble, d'un ouvrage, d'une construction.
A la différence du reste à faire qui se n'a pas vocation à changer la structure même des branches d'affaire et se voulant très axé sur les phases de réalisation, le changement d'indice est davantage orienté sur la conception, les phases amonts du projet. Le reste à faire est plutôt orienté « activités ». Le changement d'indice est plutôt orienté « produits ».
D'une manière générale, gérer des indices sous-entend gestion du changement. Ces changements sont consubstantiels au mode de gestion à l'affaire. Tout ne change pas sur une arborescence d'affaire qui peut contenir plusieurs arbres structurés à des fins différentes. L'indice peut se voir comme la trace ou l'archive d'une évolution qui a lieu sur un arbre et qui n'est pas représentée verticalement dans l'arborescence d'affaire mais dans une nouvelle dimension temporelle : ainsi, n'est visible que les indices en cours et les éléments passés ne viennent pas alourdir la structure apparente de l'affaire.
La gestion des indices d'éléments d'affaire a donc pour objectif de structurer les modifications qui ont lieu au cours du cycle de vie des arborescences et d'assister les utilisateurs dans ses étapes d'évolution.
L'indice implique l'idée d'un archivage. L'archivage peut être
Immédiat : le changement se constate et les écarts s'analysent à postériori.
À venir : le changement va avoir lieu et les écarts doivent être anticipés.
Pour soutenir la gestion par indice, deux terminologies doivent être précisées : l'indice fonctionnel et l'indice technique.
Indice fonctionnel et technique, numéro de changement
Les éléments d'affaire disposent d'informations qui caractérisent son cycle de vie :
Un indice « fonctionnel »,
Un numéro de changement,
Un indice de création.
L'indice « fonctionnel » est attribué à l'ensemble de l'affaire et évolue à chaque changement important de façon à en garder la trace et de pouvoir reconstituer les données à différents stades de son évolution. Cet indice est visible par l'utilisateur sur l'élément racine, directement dans l'onglet « affaire ».
La création d'une affaire se fait sous l'indice fonctionnel « A » ou « 1 » selon le choix du système. L'indice fonctionnel est déterminé automatiquement selon le choix du système d'indiçage parmi ceux prévus dans le dossier de l'affaire, onglet « Gestion d'affaires », « type d'indice » :
Système numérique (valeurs de '1' à '99999999')
Système alphabétique (valeurs de 'A' à 'ZZZZZZZZ')
Sur un élément d'affaire, l'indice fonctionnel courant de sa création est stocké dans l'onglet « identifiant » : cette information fait partie des données dites de « création ». Cela signifie que sur une arborescence, plusieurs éléments peuvent cohabiter avec différents indices de « création » selon le moment où l'élément a été créé.
Chaque changement incrémente en parallèle un « numéro de changement d'indice », valeur numérique sur 4 positions tel que :
L'indice technique à 0 est toujours l'indice en vigueur.
Sur les éléments archivés ou périmés, l'indice technique est égal au numéro de changement d'indice.
Il n'est pas visible directement sur les éléments, mais se retrouve dans les interrogations d'archives.
Techniquement, une table 'GPAINDICE' permet d'associer bijectivement à chaque indice fonctionnel d'une affaire un numéro de changement technique. Le numéro de changement technique est le champ 'CHGTINDNO' numérique sur 4 positions. L'indice technique 'AFRINDICE' permet de différencier les différentes versions d'un élément d'affaire :
Tous les éléments de la version courante (en vigueur) sont stockés avec AFRINDICE = '0' (au lieu de '1' avant Divalto infinity 10.5). Les éléments périmés des versions antérieures (en archive) sont stockés avec AFRINDICE = numéro de changement technique Les éléments des versions de travail (en projet) sont stockés avec AFRINDICE = 'PROJ'.
En cas de migration vers une version supérieure ou égale à Divalto infinity 10.5, des scripts sont donc nécessaires : ga_16167 et gt_16167.
Les activités, les ressources d'activité, les besoins, les couvertures, les budgets, les OF d'affaire, les évènements, les factures issues du plan de facturation sont attachées à un élément indicé : les archivages dupliquent les sous-fiches avec le nouvel indice technique.
Changement d'indice
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Evolution d'indice
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Créer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – modifier projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Terminer projet
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – projet et archivage – Annuler projet
Il existe trois moyens de faire évoluer l'indice fonctionnel de l'affaire : l'évolution peut se faire à partir d'un arbre.
Lors d'une évolution d'indice :
Les éléments et sous-fiches sont archivés, un motif est demandé :
Un nouvel indice fonctionnel est créé
Un numéro de changement est créé avec un indice technique en arrière-plan : seul l'indice technique 0 est visible dans l'administration d'affaire.
Les éléments peuvent évoluer.
Supprimer un élément par exemple
Modifier l'élément, ses sous-fiches.
Créer un élément qui héritera de l'indice nouveau au niveau de l'indice de création
Lors de la fermeture d'un projet de changement
Un projet de changement va consister à opérer aux modifications sur une arborescence « projet » alors que l'indice fonctionnel historique est toujours opérationnel. Lors de la création d'un projet :
Un motif est demandé ainsi qu'un statut sur les éléments projets. Ce statut peut être hérité par un paramétrage d'un statut par défaut sur le dossier « Affaire », onglet « gestion d'affaires », pavé « administration », « code statut projet par défaut »
Duplication des éléments et sous-fiche avec un indice technique « PROJ », le statut demandé préalablement ;
Le projet créé pourra faire l'objet des évolutions en accédant en modification au projet : les évolutions touchent donc les éléments et les sous-fiches dans l'indice « projet » sans perturber l'indice opérationnel ou encore appelé « courant ».
Terminer un projet aura pour effet d'appliquer officiellement les changements en changeant l'indice fonctionnel
Les évolutions réalisées dans l'indice technique « projet » sont dupliquées dans le nouvel indice fonctionnel et l'arborescence remplacée est archivée.
En supprimant un élément :
Lors de cette action, le programme propose d'archiver l'élément. Cela change l'indice fonctionnel d'affaire. Nous précisons que seul l'élément est archivé avec ses sous-fiches : ce mode de fonctionnement ne permet pas un archivage complet de l'arborescence.
Comparaison d'arborescences sur différents indices
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer indice précédent
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – comparer projet
Les évolutions nécessitent souvent des moyens de comparaison pour identifier les changements ou anticiper l'impact des changements.
Nous avons considéré les priorités de comparaison selon l'ordre suivant :
Les besoins
Ils engagent non seulement les ressources de l'entreprise, mais aussi la trésorerie vers les parties prenantes ; l'assistance en cas d'évolution est exigeante car des engagements peuvent être passés qui devront être rapidement arbitrés.
Les arbres d'affaire
Les budgets, les activités et les rubriques ne sont pas traités en logique de comparaison.
Après évolution d'indice ou création d'un projet de changement, des comparaisons sont proposées « nativement », par clic droit sur l'arborescence d'affaire. Comparaison avec l'indice précédent ou le projet s'il existe.
Un écran de comparaison est composé de trois zones :
L'arborescence de droite : toujours celle qui est la dernièrement créé.
Soit celle en cours si on compare avec un indice antérieur ;
Le titre du tableau précise l'indice courant.
Soit le projet si un projet est en cours ;
Le titre du tableau précise l'indice projet.
L'arborescence de gauche : toujours la plus « ancienne ».
Soit l'indice antérieur si on compare avec un indice passé.
Le titre du tableau précise l'indice antérieur.
Soit l'indice en cours si on compare avec un projet.
Le titre du tableau précise l'indice courant.
Un tableau inférieur qui présente les différences sur les lignes de besoins.
Il est alors possible d'identifier les écarts de forme sur les arborescences. Il n'y a pas ici de mise en exergue d'écart comme dans la comparaison de besoins.
Comparaison de besoins et CBA
Affaires - Administration des affaires - Sélection d'une affaire - Sélection d'un élément - Clic droit – modifier projet – Sélection d'un élément – clic-droit – comparer projet -sélectionner un article - CBA
La comparaison de besoins met en exergue les évolutions des lignes de besoin d'un indice de l'affaire à un autre indice :
Besoin qui disparait ;
Besoin qui émerge ;
Evolution de la ligne
Quantité qui évolue ;
Unité qui évolue
Désignation qui évolue,
Coût qui évolue
Repère qui évolue
Remplacement de référence.
Selon le type de comparaison, le périmètre n'est pas identique :
Comparaison avec indice précédent : seul le courant peut évoluer
Seule l'arborescence courant disposera d'un indicateur de changement
Comparaison avec indice projet : le projet évolue, c'est dans sa nature, mais le courant peut aussi évoluer.
Les deux arborescences sont susceptibles de faire figurer un indicateur de changement.
Lors de la comparaison des arborescences, les écarts sur les lignes de besoin sont notifiés d'un indicateur de type drapeau rouge, visible sans les nœuds et les éléments.
Le tableau inférieur affiche alors les écarts des lignes de besoins et le type d'écart.
Une ligne par changement
Si le changement un changement de référence a lieu, alors plusieurs caractéristiques peuvent avoir changées et sont affichées.
La prolongation de l'analyse du changement se situe au niveau du CBA qui peut être lancé en mode projet. Il faut se positionner sur une ligne d'écart pour lancer le CBA dans ce mode singulier qui se caractérise par :
Un nouveau regroupement possible => par écart
De nouvelles colonnes pour illustrer les tendances et aider à prendre les décisions.
Colonne d'information sur l'indice fonctionnel
Colonne d'information sur l'impact quantitatif représenté par des flèches
Colonne d'information sur la nouvelle quantité de besoin
Cinématique d'un projet de changement
En créant un projet, l'utilisateur créer une arborescence projet où il apporte les modifications (structure d'élément, besoins…). Il peut supprimer/ajouter des éléments, des besoins, lancer la comparaison d'arborescences et le CBA en mode comparaison pour identifier les impacts et intervenir sur les portefeuilles.
Dans l'outil de comparaison les écarts sont visibles par des drapeaux rouges : les autres utilisateurs exploitant l'affaire sont informés d'un changement par le visuel approprié dans l'administration d'affaire.
C'est lors de la terminaison de l'affaire que les changements sont appliqués dans l'affaire encours lui faisant évoluer son indice. Il est possible à tout moment d'annuler le projet de changement d'indice si ce dernier n'a pas lieu ou encore s'il faut recommencer la démarche de projet de changement