L'administration des PFC permet de réaliser les traitements :

• Valider les préparations en factures ou en avis de paiements
• Valider les avis de paiements en factures
• Supprimer les préparations
• Recalculer les PFC suite à des modifications de contrat

Les lignes peuvent être exportées dans un tableur sous format Open XML en cliquant sur le bouton « Export ».
On accède à l'administration des préparations par l'option de menu : Commerce & Logistique / Contrats et abonnements / Facturation des contrats / Administration des préparations
Une visualisation est également disponible en mode fiche. L'historique des PFC est conservé, en effet lors de la consultation d'une facture client ou d'un devis client (Avis de prélèvement), l'utilisateur pourra accéder à la PFC qui est à l'origine de la pièce.
La colonne « statut » indique :

• Validée : Si la facture ou l'avis de prélèvement est généré,
• Générée : que la PCF est générée,
• Anomalie : si la PFC est en anomalie.

Les consultations
A partir de l'administration des PCF, l'utilisateur accède :

• A la facture,
• Au devis (Avis de prélèvement),
• Au fichier des traces, si ce dernier a été enregistré,
• A la fiche tiers,
• Au zoom contrat,
• A la formule de révision ,
• Au texte de la PFC.

La fonction de filtrage
Cette fonctionnalité accessible par le bouton « Filtrer » permet sur une période saisie de positionner des critères de filtrage.
Vous pourrez réaliser un filtrage:

• En indiquant une fourchette de référence de contrat et un code de masquage,
• En indiquant une fourchette de famille de facturation et un code de masquage,
• En indiquant une fourchette de famille de contrat et un code masquage,
• Cocher ou non le type de préparation (Avis de prélèvement, Facture),
• Cocher les statuts de préparation (Générée, Annulée, En anomalie, Validée),
• En indiquant une fourchette de code tiers (Client) et un code masquage,
• Saisir un code site.

Les actions possibles

• Suppression des préparations sélectionnées. Attention en cas de suppression il faut impérative exécuter une validation par le bouton « Valider » afin de confirmer les suppressions.
• Passer en mode liste, mode fiche.
• Validation des PFC sélectionnées en facture ou en avis de paiement des PFC sélectionnées.

Pour une facture concernant un contrat unique (sans regroupement) la référence facture contient la référence du contrat. Mais lorsqu'on choisit de regrouper les contrats sur une même facture (pour un même site ou un même client), on part donc sur une proposition standard qui reprend le mode et le critère de regroupement (site ou client). Si on a filtré au préalable par la famille de facturation alors on ajoute également le libellé de cette famille. Cette règle standard est surchargeable facilement grâce à l'ouverture « ENT_WRITE_AV ».

• Validation des avis de paiements sélectionnés en factures (validation des devis en factures).
• Consulter les avis de paiement (devis) et les factures.

Facturation : Référence des factures contrats (V10.4)

Selon le mode de regroupement choisi le fonctionnement standard est le suivant :

• Si aucun regroupement (une facture par contrat) alors la référence de la facture = référence contrat
• Si regroupement par site alors la référence de la facture = « contrats » + « nom site »
• Si regroupement par client alors référence facture = « contrats » + « nom client »

Si l'utilisateur pose un filtre sur la famille de facturation avant de lancer la validation des PFC en facture, alors la mention « contrats » est remplacée par le libellé de la famille facturation.
Il est possible de modifier ce fonctionnement standard en surchargeant « ENT_WRITE_AV » de « gtttcea120 ».

Annulation d'une Préparation Facture Contrat validée (V10.4)

Vous avez la possibilité d'annuler une PFC alors que cette dernière a déjà été validée en facture. Ainsi en cliquant sur le bouton « Annuler PFC », une nouvelle PFC est générée à l'identique mais avec un code opération de type « Avoir ». La PFC d'origine (la facture) passe dans le statut « annulé » et cela permet de regénérer une PFC à échéance pour la même période.
Remarque : Le code opération utilisé pour l'avoir doit être paramétré et présent dans le champ « OP pour avoir » présent dans l'onglet « TRAITEMENTS SPECIFIQUES » de la table des codes opérations.

Personnalisation du texte d'indexation d'un contrat (V10.4)

Le texte d'indexation standard est conçu pour pouvoir expliquer au mieux le taux de variation calculé. C'est pourquoi on retrouve ce dernier dans :

• La simulation de révision,
• La trace de la génération PFC,
• Le texte de la PFC.

Il est cependant utile de distinguer la mise en forme pour le texte PFC car il n'est pas destiné au même « lecteur ». On peut avoir le texte d'indexation standard dans la note de la PFC et un texte d'indexation personnalisable dans le texte de la PFC.
Pour cela la fonction « PFC_Formule_Revision_Mise_En_Forme » est ajoutée dans le module « gttmcea000.dhsp » et elle est surchargeable. Les éléments variables intégrables dans le texte sont transmis par une chaine HMP.

Lier une pièce facture à un contrat (V10.4)

Pour des raisons commerciales diverses, en dehors des « prorata temporis » habituels, on peut être amené à créer des avoirs ou d'autres pièces de type facture , en dehors de la mécanique récurrente de facturation gérée par le module.
Ces pièces générées sans l'intermédiaire d'une PFC ne sont pas accessibles à partir du contrat. On peut par conséquent lier cette pièce de facturation au contrat et ceci en ajoutant un événement dans son historique.
Pour cela, Il faut désigner la pièce à attacher en accédant aux évènements d'un contrat par l'option de menu :

• Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Administration des contrats / Contrats client / Menu Interrogations, Historique des évènements sur contrat, puis menu compléments, Nouvel évènement de facturation

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous indiquez le numéro de facture ou utilisez les touches de « F8 » ou « F9 » afin d'accéder au zoom des en-têtes de pièces pour sélectionner une facture.
Ensuite, un événement est automatiquement généré dans l'historique du contrat. La pièce sera consultable à partir de là.