L'inventaire avancé dans Divalto se distingue de l'inventaire (simple) principalement par la possibilité de planifier, de différer la validation de l'inventaire, à une date arrêtée. Il est particulièrement adapté à la mise en place d'inventaires tournants.
Les traitements de l'inventaire avancé se trouvent dans :
Menu : Commerce & logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée
Les objectifs de l’inventaire avancé dans Divalto infinity
Planifier les inventaires selon les dépôts et la nature des articles.
Permettre la gestion des inventaires tournants selon une périodicité (semaine, décade, mensuel, …).
Permettre la saisie rapide d’inventaire à partir des fiches de comptage.
Mesurer les écarts d’inventaires en quantité et en valeur.
Intégrer une fonction de clôture différée de l’inventaire (qui génère les mouvements de différences d’inventaire).
Du paramétrage, à plusieurs niveaux, est à mettre en œuvre dans Divalto :
Fiche dossier : onglet « STOCK »,
Fiche dépôt : onglet « INVENTAIRE »,
Fiche article : onglet « Info stock » (paramétrage facultatif).
Le choix « Implicite » sur les paramètres permet de se baser sur la valeur définie par défaut au niveau supérieur (dépôt, dossier).
Utiliser la fonction « Inventaire avancé » et le module « Bon de Préparation »
Lorsque vous souhaitez utiliser la fonction de préparation et le module Inventaire avancé, il est important de mettre en œuvre des procédures d’organisation.
La fonction Inventaire avancé permet notamment de planifier des inventaires tournants, généralement réalisés pendant les périodes d’exploitation et non pas de fermeture comme l’inventaire annuel.
La marchandise que prélèvent les préparateurs n’est déduite des stocks que lors de la phase de validation du BP en BL.
Tant que cette phase n’a pas été exécutée, elle est considérée dans le système d’information comme toujours présente dans son lieu de stockage.
Si au même moment des personnes effectuent des comptages sur les mêmes lieux de stock, la marchandise prélevée n’étant plus présente physiquement, cela génèrera à la validation de l’inventaire des différences d’inventaires qui n’en sont pas !
Pour cela il est important de mettre en œuvre des gardes fous. Par exemple en respectant une organisation établie en deux points principaux :
S’assurer que les BP en cours soient validés en BL avant le démarrage d’une phase d’inventaire (malheureusement pas toujours possible).
Bloquer l’accès aux rangées, lieux, emplacements qui sont à inventorier pour empêcher le prélèvement par les préparateurs en parallèle du comptage
Paramétrage de la fiche dossier pour l'inventaire avancé
On accède à la fiche dossier par l’option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet « STOCK ».
Les différents paramètres exploités par l’inventaire avancée sont présents dans le groupe « Gestion avancée de l’inventaire ».
Périodicité
A la demande 1 jour
Semaine 7 jours
Décade 10 jours
Bimensuel 15 jours
Mensuel 30 jours
Bimestriel 60 jours
Trimestriel 90 jours
Quadrimestriel 120 jours
Semestriel 180 jours
Annuel 360 jours
Inventaire trié par
Ce paramètre permet de définir le tri par défaut lors de la génération d’un inventaire :
Dépôt – Emplacement – Nature de stock – Référence,
Référence – Dépôt – Emplacement – Nature de stock,
Famille statistique – Référence – Dépôt – Emplacement – Nature de stock,
Nature de produit – Référence – Dépôt – Emplacement - Nature de stock,
Dépôt – Critère - Nature de stock – Référence,
Fournisseur – Référence – Dépôt - Emplacement - Nature de stock.
L’ordre de tri de la famille statistique est fixé par le paramètre « Ordre de tri des familles statistiques ».
Le critère est une donnée libre qui sera renseignée dans la fiche article, info stock.
Le fournisseur habituel est en priorité recherché dans la fiche « Réappro » de l’article s’il est renseigné ou alors dans la fiche article.
Ordre de tri des familles statistiques
Ce paramètre permet de définir l’ordre de tri des familles statistiques lorsque l’inventaire est trié par Famille statistique – Référence – Dépôt – Emplacement – Nature de stock.
Imprimer un code-barres par page d’inventaire
Les pages d’inventaire peuvent éventuellement présenter un code-barres codifiant le numéro d’inventaire et la page courante, permettant au programme de saisie de retrouver la page rapidement à l’aide d’une douchette.
Imprimer les quantités théoriques
Les quantités en stock théoriques peuvent être imprimées sur les fiches de comptage.
Imprimer les pages supplémentaires pour no série/lot
Chaque article géré par numéro de série/lot présent sur une page de détail d’inventaire donnera lieu à l’impression d’autant de pages « blanches ».
Nombre de pages par article
Nombre de pages « blanches » supplémentaires pour une saisie libre.
Interdire la validation si des entrées forcées existent
En cochant cette case, la validation de pages d’inventaire comportant des articles avec des entrées forcées est impossible.
Paramétrage de la fiche dépôt pour l'inventaire avancé
On accède au zoom des dépôts via l’option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Dépôt – onglet « INVENTAIRE ».
Périodicité
Ce paramètre permet de définir la périodicité par défaut d’un inventaire. La valeur « implicite » renvoie vers la valeur de ce paramètre de la fiche dossier.
Ce paramètre peut être affiné optionnellement article par article – Fiche « info stock ».
Inventaire trié par
Ce paramètre est présent dans la fiche dépôt à titre indicatif.
Le paramètre « Inventaire trié par » de la fiche dossier sera proposé par le traitement de génération d’un inventaire.
Options d’impression
Imprimer un code-barres par page d’inventaire
Ce paramètre permet d’imprimer un code-barres sur les fiches de comptage. Le code-barres permettra en saisie d’inventaire d’accéder directement à la page de l’inventaire.
La valeur « implicite » renvoie vers la valeur de ce paramètre dans la fiche dossier.
Imprimer les quantités théoriques
Ce paramètre permet d’imprimer la quantité théorique sur les fiches de comptage. La quantité théorique est imprimée dans la colonne quantité relevée.
Imprimer des pages supplémentaires pour no série/lot
Ce paramètre permet d’imprimer des pages « blanches » supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.
Nombre de pages par article
Ce paramètre indique le nombre des pages « blanches » supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.
Tiers associé
Vous renseignez le code du tiers interne associé au dépôt. Ce dernier sera utilisé lors de la validation de l’inventaire. En effet les BLs internes seront générés sur ce tiers. Si ce dernier n’est pas renseigné, c’est le tiers interne de la fiche dossier qui sera pris en compte (Fiche dossier, onglet « OPTION »).
Paramétrage de la fiche article pour l'inventaire avancé
Le paramétrage des options d’inventaire peut être affiné par article via l’option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Articles - Bouton [Info stock].
Cette sous-fiche n’est pas obligatoire pour la gestion avancée de l’inventaire. Si elle n’est pas définie, ce sont les paramètres du dépôt qui seront pris en compte.
Lors de la création de cette sous-fiche, la nature de stock est facultative.
Date d’inventaire
Elle est mémorisée par la validation d’inventaire ; d’autre part, elle est exploitée par le traitement de génération pour savoir si l’article fait partie ou non de la périodicité demandée.
Critère d’inventaire
Il est utilisé comme critère de sélection et/ou de tri lors de la génération, et comme critère de sélection lors de la validation d’inventaire et de l’analyse des écarts.
Ce champ est en saisie libre et peut comporter jusqu’à 12 caractères.
Famille d’inventaire
Elle est utilisée comme critère de sélection lors de l’extraction, de la validation, et de l’analyse des écarts. Ce champ fait référence à la table « Famille d’inventaire ».
Ce paramètre est exploité dans les traitements de :
génération d’inventaire,
analyse des écarts d’inventaire,
validation d’inventaire.
Il peut également être utilisé en tant que critère de filtre.
Périodicité
Ce paramètre permet de définir la périodicité par défaut d’un inventaire. La valeur « implicite » renvoie vers la valeur de ce paramètre de la fiche dépôt.
Préparation de l'inventaire avancé: Génération directe de l'inventaire avancé
C’est la première étape pour pouvoir saisir l’inventaire. On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Génération d’un inventaire.
Ce traitement permet de générer un inventaire pour une date d’arrêté donnée. Cette dernière correspond à la date effective de comptage physique.
Attention :
L’inventaire n’est pas horodaté. Il faut donc s’assurer que les mouvements antérieurs ou égaux à la date d’arrêté soient saisis, avant l’impression des écarts d’inventaire et surtout avant la validation de l’inventaire.
De la même manière, si l’inventaire n’est pas validé dans Divalto et si des mouvements ont été effectués le jour de l’inventaire après l’inventaire physique, ces mouvements doivent être saisis avec une date postérieure à la date d’inventaire (date d’arrêté).
Remarques :
Si le couple article/dépôt est déjà présent sur un autre inventaire non validé, l’article ne sera pas pris en compte.
Ce traitement ne tient compte que des natures de stocks qui font partie de l’inventaire physique.
Il est conseillé avant un inventaire de régulariser les entrées forcées.
Si le dossier gère des établissements et que les dépôts sont communs, l’inventaire est généré sur l’établissement implicite lors de la génération d’inventaire.
Si les dépôts sont gérés par établissement, Divalto conserve l’établissement du dépôt dans chaque ligne. La validation d’inventaire génèrera une pièce interne par établissement.
Il génère les lignes de détails d’inventaire ainsi que leurs éventuelles ventilations (no série/lot, date de péremption) à partir des bases articles et stock, et des critères de sélection.
Date d'arrêté
La date d’arrêté correspond à la date de comptage physique. Elle sert de référence pour calculer le stock théorique (stock informatique). Les écarts d’inventaire seront calculés en fonction du stock théorique.
Rappel : L’inventaire n’est pas horodaté. Il faut donc s’assurer que les mouvements antérieurs ou égaux à la date d’arrêté soient saisis dans Divalto, avant l’impression des écarts d’inventaire et surtout avant la validation de
Sur les articles en stock théorique à date d’arrêté
Permet de sélectionner uniquement les articles ayant un stock théorique différent de zéro à la date d’arrêté. Ce stock théorique ne prend en compte que les fourchettes de dépôts, des emplacements et des natures de stocks, précisées avant de lancer le traitement.
Le stock théorique est calculé de la manière suivante :
Stock physique actuel
– entrées postérieures à la date d’arrêté
+ Sorties postérieures à la date d’arrêté
– entrées forcées postérieures ou égales à la date d’arrêté.
Ce stock théorique est mémorisé dans l’inventaire au moment de la génération à titre informatif. Il peut être amené à évoluer après la génération; c’est pour cela que le stock théorique est toujours « recalculé » dans les traitements d’impression des écarts d’inventaire et de validation d’inventaire.
Sur le paramétrage des articles
Cette fonctionnalité permet de filtrer les articles en fonction des critères positionnées sur les fiches « Info dépôt » des articles.
Uniquement les articles valides
Cette option permet de sélectionner uniquement les articles ayant une date de fin de validité inférieure à la date d’arrêté.
Uniquement les articles devant être inventoriés selon la périodicité d’inventaire
Cette option permet de sélectionner les articles devant être inventoriés par rapport à la périodicité :
A la demande 1 jour
Semaine 7 jours
Décade 10 jours
Bimensuel 15 jours
Mensuel 30 jours
Bimestriel 60 jours
Trimestriel 90 jours
Quadrimestriel 120 jours
Semestriel 180 jours
Annuel 360 jours
La date du dernier inventaire est mémorisée dans la fiche Infos Stock si elle existe, et dans la fiche article.
En fonction de la périodicité d’inventaire de l’article, Divalto rajoute le nombre de jours à la date du dernier inventaire et compare le résultat par rapport à la date d’arrêté. Si le résultat est supérieur à la date d’arrêté, l’article est ignoré.
Uniquement les articles non inventoriés depuis le
Cette option permet de sélectionner les articles n’ayant pas été inventoriés depuis une certaine date. La date proposée par défaut est la date du jour de l’année précédente. Elle peut être modifiée si cette option a été cochée.
Uniquement les articles déjà inventoriés
Cette option permet de sélectionner les articles ayant été inventoriés, donc possédant une date « Inventorié le » mise à jour.
Nombre d’articles maximum
Permet de limiter le nombre d’articles à inventorier. Il correspond à une capacité de comptage, notamment intéressante pour des inventaires tournants.
Valeur moyenne de stock
Permet d’ignorer les articles dont le « stock moyen en valeur » n’est pas compris entre ces deux bornes.
Inventaire trié par
Le critère de tri détermine l’ordre d’impression sur les fiches de comptage. La valeur de tri proposé par défaut correspond à celle paramétrée au niveau du dossier.
Préparation de l'inventaire avancé : impression des fiches de comptage d'inventaire
C’est la deuxième étape, il faut attribuer des numéros de pages aux fiches de comptage pour pouvoir saisir l’inventaire.
Ce traitement permet :
D’attribuer les numéros de page et d'éditer les fiches de comptage d’un inventaire préalablement généré.
D’imprimer des fiches supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.
La phase d’attribution des numéros de pages et la phase d’édition peuvent être lancées de manière simultanée ou séparée.
On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Impression d’inventaire.
Numéro d'inventaire
Seuls les inventaires dans un statut « généré » ou « saisi » peuvent être sélectionnés.
Attribuer des numéros des numéros de page
Cette case à cocher précise à l’utilisateur si l’attribution a déjà été réalisée pour cet inventaire. En standard, le nombre de lignes articles maximum d’une page est paramétré à 8. Chaque fiche de comptage est ainsi numérotées. Les numéros de pages seront utilisés au moment de la saisie de l’inventaire.
Imprimer les fiches d’inventaire
Cette option permet de demander l’impression des fiches de comptages. Sur option de la fiche dossier, chaque fiche peut être identifiée par un code barre. De même, sur option de la fiche dossier, la quantité théorique est imprimée sur les fiches de comptages.
Imprimer les fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot
Cette option permet de demander l’impression des fiches supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot.
Pages de à
Une fourchette de numéro de pages peut être demandée une fois que les numéros de pages ont été attribués :
Soit en réédition (cas le plus classique)
Soit en « première édition », si le traitement a été lancé une première fois sans demander l’impression des fiches d’inventaire.
Responsable
Si un responsable est précisé, l’impression est filtrée par rapport à ce dernier. Il est possible d’affecter des lignes d’inventaire à un responsable lors de la saisie d’inventaire.
Le responsable fait référence à la table des collaborateurs.
Intégrer des ruptures dans l’impression d’inventaire (V10.8)
Il est possible d’intégrer des ruptures dans les listes de comptage, si, dans l’onglet Inventaire du dossier Commerce et logistique, l’option Inventaire trié par est positionnée à Dépôt - Emplacement - Natre de stock - Référence.
Dans le cadre de l’utilisation du module WMS
Le rupture se fait selon l’option positionnée dans le champ Cartographie dépôt:
Si ce choix est par exemple Zone, comme positionné dans l'écran précédent, tous les articles de la même zone seront regroupés sur l’impression:
Hors utilisation du module WMS
Dans le champ Nombre de caractères de rupture, on indique le nombre de caractères du code emplacement, correspondant au critère de rupture.
Si ce choix est par exemple 2 comme positionné dans l'écran précédent, les articles dont les 2 premiers caractères du code emplacement sont identiques seront regroupés sur l’impression.
Préparation de l'inventaire avancé : impression de pages complémentaires
Pour les articles qui ne figurent pas sur les fiches d’inventaire, ce traitement imprime des pages « blanches », avec la possibilité d’éditer le nom du responsable et des colonnes pour les numéros de série/lot.
On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Impression pages complémentaires.
Numéro d'inventaire
Seuls les inventaires dans un statut « généré » ou « saisi » peuvent être sélectionnés.
Nombre de pages
Vous précisez, ici, le nombre de pages complémentaires à imprimer et le nombre est limité à 999999.
Responsable
Ce champ fait référence à la table des collaborateurs. Ce dernier est imprimé sur l’en-tête des pages.
Avec colonnes pour numéro de série/lot
Cette option permet d’imprimer deux colonnes supplémentaires permettant de noter les numéros de série/lot et les dates de péremption, sur les pages complémentaires.
Autoriser plusieurs inventaires sur un même article (et un même dépôt) (V10.9)
Le principe est de pouvoir lancer plusieurs inventaires sur un même article dans un même dépôt.
Exemple : Dépôt 1
Inventaire 1 : Allée A (dans laquelle je trouve l'article AZERTY)
Inventaire 1 : Allée B (dans laquelle je trouve aussi l'article AZERTY)
Ceci afin de faire sauter la contrainte, dans le paramétrage par défaut, bloquante dans certaines organisations.
Menu: Commerce & Logistique/ Stocks/ Inventaires Gestion Avancée
1)Génération d’inventaire: option à cocher
Lorsque l’option est active, la requête de sélection des ventilations de stock est modifiée:
sans l’option: pas de correspondance ligne d’inventaire active pour la référence, sous-références, dépôt
avec l’option: pas de correspondance ligne d’inventaire active pour la référence, sous-références, dépôt et emplacement
Saisie d’inventaire - Saisie de page supplémentaire
Fonctionnement existant:
Nouveau contrôle:
La saisie d'inventaire avancé
C’est la troisième étape et ce traitement permet à partir d’un numéro d’inventaire et d’une page donnée, de se positionner en saisie sur un tableau dont les lignes d’articles correspondent exactement à la page imprimée de la liste de comptage.
Si un code barre a été imprimé sur les fiches d’inventaire, ce dernier peut être utilisé pour se positionner sur la page en question directement à partir d’une douchette (dans la gestion du menu, « F4 » sur le menu, zone « Paramètres : B » permet d’arriver tout de suite sur la zone code barre).
On accède au programme par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Saisie d’inventaire.
Vous saisissez :
La quantité comptée en unité de stock,
Le responsable du comptage (facultatif) qui fait référence à la table des collaborateurs,
La date de comptage ; la date du jour est proposée par défaut.
Saisie Entête
Numéro d'inventaire
Seuls les inventaires dans un statut « généré » ou « saisi » peuvent être sélectionnés.
Numéro de page
Ce numéro de page permet de se positionner sur la page de l’inventaire.
Responsable
Ce champ fait référence à la table des collaborateurs. Il sera proposé par défaut sur les lignes de la page. Ce champ est facultatif.
Compté le
La date de comptage est saisie à titre indicatif et sera répercutée sur chaque ligne détail mise à jour. C’est la date d’arrêté de l’inventaire qui est prise en compte lors de la validation de l’inventaire.
Code barre
Ce code barre permet d’identifier le numéro d’inventaire ainsi que la page d’inventaire. Pour cela, il faut utiliser une douchette et « flasher » sur le code barre de la page.
Saisie Ligne
Au niveau du tableau, les informations suivantes sont demandées :
Quantité en Unité de stock,
Responsable : la valeur de l’en-tête est proposée,
Date de comptage : la valeur de l’en-tête est proposée.
Si l’article est géré par numéro de série, par numéro de lot ou en FEFO, une nouvelle fenêtre de saisie s’ouvre.
Dans cette fenêtre pourront être saisis pour chaque ventilation :
Un numéro de série/lot,
Une quantité dans le cas d’une gestion par lot,
Une date de péremption si l’article est géré en FEFO.
Le bouton « Ventilation » ou la touche de fonction « F6 » appelle également la fenêtre des N° de séries-lots.
A partir de la 10.9, lors de l’ouverture de la fenêtre de saisie des numéros de série/lot, la liste des numéros de série déjà existant apparait. De plus, un contrôle a été mis en place afin de vérifier qu’il n’y a pas de doublon.
L’utilisateur est obligé de passer sur toutes les lignes de la page, même si la quantité comptée est égale à zéro, sinon ces lignes ne sont pas considérées comme étant saisies.
Les lignes ainsi mises à jour passent dans un état « Saisi ». Cet état est très important, car seules les lignes dans cet état sont susceptibles d’être traitées par la validation de l’inventaire.
Bouton « Page complémentaire »
Une page supplémentaire associée à la page courante propose la saisie des articles non présents sur les fiches de comptage. Ce tableau est appelé par le bouton « Page complémentaire ».
Les lignes détails rajoutées sur la page supplémentaire portent le même numéro de page et le rang 99. Les informations Les données saisissables sont :
Le dépôt et les emplacements,
La nature de stock,
Le tiers de stock
La référence produit,
La quantité, les numéros de séries ou de lots.
Validation de l'inventaire avancé
Ce traitement est la dernière étape et permet de valider un inventaire. Cette validation correspond à la clôture de l’inventaire. Le traitement génère les mouvements de différences d’inventaire en créant des BL internes .
Il n’est pas limité à un seul lancement par inventaire, il est donc possible de réaliser des validations partielles.
On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Validation.
Les filtres de sélection sont multiples :
Seuls les articles sans différences sur les quantités d’inventaire,
Fourchettes de dépôts, d’emplacements, de références, de natures de stock, de familles d’inventaire, de pages, …
Inventaire no
Seuls les inventaires dans un état « saisi » peuvent être sélectionnés.
Uniquement les articles sans différence
Seuls les articles sans différence sur les quantités sont traités. Dans ce cas, l’égalité entre la quantité théorique et la quantité inventoriée est contrôlée.
Les quantités sont agrégées par « référence sous-référence - dépôt – nature de stock » ; les différences ne sont de ce fait pas calculées par emplacement.
Fonctionnement
Seules les lignes d’inventaires ayant été saisies, état « saisi », peuvent être validées.
Si une différence est constatée, un mouvement de BL interne est généré à la date d’arrêté de l’inventaire. Le tiers de la pièce sera celui de la fiche dépôt et si ce dernier n’est pas renseigné, c’est le tiers interne de la fiche dossier qui sera pris en compte (Fiche dossier, onglet « OPTION ».
La date de dernier inventaire est mémorisée dans la sous-fiche stock de l’article ou dans la fiche article si cette dernière n’existe pas.
Si le mouvement de différence d’inventaire est une entrée, il sera valorisé au dernier coût de revient de l’article.
Les lignes d’inventaire traitées passent dans un état « validé ». Par défaut, les articles sans différence sur les quantités sont validés.
Si le dossier gère des établissements et que les dépôts sont communs, l’inventaire est généré sur l’établissement implicite lors de la génération d’inventaire. Si les dépôts sont gérés par établissement, Divalto conserve l’établissement du dépôt dans chaque ligne. La validation d’inventaire génèrera une pièce interne par établissement.
Code opération du mouvement de régularisation
Les codes opérations utilisés pour générer les mouvements de différence d’inventaire sont paramétrés dans la gestion des menus.
Le même radical (2 premiers caractères) est utilisé pour les autres natures de stock à traiter.
Exemple :
Avec les codes opération II (OP implicite) et JI (OP associé) paramétrés dans le menu, le traitement utilisera par exemple II2 et JI2 pour la nature de stock O (Occasion).
Vous accédez à la table des codes opérations via l’option de menu : Commerce et Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Code opération.
La case à cocher « régularisation d’inventaire » présent dans l’onglet « TRAITEMENTS SPECIFIQUES » indique si un code opération correspond à une régulation d’inventaire. Cet indicateur est exploité pour déterminer le code opération à utiliser par rapport à la nature de stock inventoriée.
Si le code opération n’est pas trouvé, le traitement s’arrête, et le message suivant est consigné dans le livre de bord : « Aucun code opération ne correspond à l'opération demandée ».
Suppression d'inventaire
Ce traitement supprime pour un numéro d’inventaire donné toutes les lignes de détail de cet inventaire, sauf celles qui sont à l’état « validé ».
On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Suppression d’un inventaire.
S’il reste au moins une ligne détail à l’état « validé », l’en-tête de l’inventaire est positionné à l’état « validé »
D’autre part, si toutes les lignes de l’inventaire ne possèdent pas de numéro de page, l’en-tête d’inventaire est supprimé physiquement.
Dans tous les autres cas, l’état de l’entête d’inventaire passera à « annulé » et sera donc consultable par le zoom « Administration des inventaires ».
Si des saisies ont été effectuées, un message d’information apparaît : Attention des saisies ont été effectuées. Ce message n’est pas bloquant.
Administration et planification des inventaires
Ce zoom permet de :
Consulter les informations qui ont été utilisées lors de la génération de l’inventaire, mais également le détail des lignes d’inventaire.
Créer des nouveaux inventaires à l’état « Planifié». Tous les critères de sélection et de tri sont renseignés et exploités par la génération.
Supprimer un inventaire « planifié».
Générer un inventaire « planifié» (extraction des articles à inventorier).
Seul les inventaires en statut « planifié» peuvent être supprimé à partir de ce zoom.
Sont récapitulé dans ce zoom et par numéro d’inventaire, dans les onglets « GENERALITES » et « SELECTION », les différents choix effectués sur les filtres et les sélections.
Les générations des inventaires en statut « planifié » peuvent être réalisées depuis ce zoom en sélectionnant les lignes d’inventaires par « Ctrl + Click » et en cliquant sur le bouton « Générer ». Après la génération, l’inventaire passe à l’état « généré » (en-tête + détail des lignes).
Via le bouton « Visualiser le détail de l’inventaire » ou la touche de fonction « F6 », vous pouvez consulter le détail des lignes composant l’inventaire ainsi que les « quantités inventoriées » saisies.
Analyse des écarts d’inventaire
On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Analyse des écarts d’inventaire.
Cette impression permet de mettre en évidence les écarts d’inventaire mesurés :
En différence de quantité : entre la quantité théorique et la quantité inventoriée
En valeur : (quantité théorique – quantité inventoriée) x dernier coût de revient
Ces écarts peuvent provenir :
Soit d’une erreur de saisie de la quantité comptée,
Soit d’un oubli de saisie de mouvements de stock (entrées ou sorties),
Soit des erreurs de saisie de mouvements,
…
Analyse des écarts d'inventaire en mode interactif (depuis la V10.7)
Depuis la version 10.7, les données restituées par le programme Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Analyse des écarts d’inventaire sont également disponibles dans un tableau interactif grâce à l'option Affichage tableau. A partir du tableau obtenu, il est possible d'accéder à la fiche article, aux mouvements et ventilations pour l'historique et d'exporter les données sur excel.
La coche "Affichage tableau" permet un affichage sur écran interactif:
Cet écran préalable à l'impression permet de:
lister les écarts sur écran
accéder à la fiche article
accéder aux mouvements / ventilations pour l'historique
corriger la saisie
exporter sur excel
Ce mode tableau impose certains critères (options grisées): pas de détail par n° série / lot / date de péremption dans la vue principale.
=> Tableau des écarts:
L'utilisateur peut:
modifier la quantité inventoriée
saisir un n° de série / lot / date de péremption différent
mettre à jour l'inventaire
=> Tableau des ventilations:
Accessible lorsqu'on est positionné sur une ligne qui présente des ventilations: 
, ce qui active le bouton de ventilation 
Inventaire no
Vous indiquez le numéro de l’inventaire. Après avoir sélectionné le numéro, la date d’arrêté est mise à jour automatiquement.
Inventaire trié par
L’impression peut être triée selon les options :
Tri de l’impression de saisie d’inventaire ; ce tri est celui utilisé lors de la génération d’inventaire
Dépôt – Référence - Nature de stock - Emplacement
Référence – Dépôt – Nature de stock – Emplacement
Famille statistique – Référence
L’ordre de tri de la famille statistique est fixé par le paramètre dossier « Ordre de tri familles statistiques ».
Détail
Chaque ligne article peut être détaillée soit :
Dépôt – Nature de stock – Emplacement,
Par numéro de série/lot – Date de péremption ; ce détail peut être intéressant lorsqu’il y a un écart d’inventaire sur un article géré par numéro de série/lot.
Sélection des lignes
Ce choix permet de sélectionner les lignes d’inventaires :
Non saisies : il n’y a pas encore eu de saisie de quantité inventoriée sur ces lignes,
Saisies: la quantité inventoriée a été saisie,
Validées: ces lignes ont été validées par le traitement de validation d’inventaire,
Saisies et validées .
Objet de la différence
Permet de déterminer la finesse d’analyse de la différence :
Dépôt,
Nature de stock,
Emplacement,
Numéro de série – lot,
Date de péremption
La différence est testée en fonction de l'objet de la différence. Le traitement cumul au niveau de l'objet la différence, par exemple le dépôt et contrôle la différence sur cette quantité et ce montant cumulé.
Le programme affiche alors le détail des lignes même celles qui seules ne sont pas avec différence.
Le programme sort les différences d'écarts en quantité OU en montant avec la différence de montant en valeur absolue.
Dès que l'un des écarts est constaté le programme sort les lignes de détail.
Exemple : l’article COC0001 est géré par numéro de série.
Son stock théorique est de 5 pièces avec les numéros de série :
101, 102, 103, 104, 105
Le stock compté est également de 5 pièces avec les numéros de série :
101, 102, 133, 104, 105
Si l’analyse des écarts d’inventaire a été lancée avec l’objet de différence « Dépôt » :
l’article COC0001 ne figurera pas sur l’impression, car le stock théorique et inventorié est de 5 pièces.
Par contre, si l’analyse des écarts d’inventaire a été lancée avec l’objet de différence « Numéro de série -lot »
elle considèrera qu’il y a bien un écart sur l’article COC0001, car un numéro de série est différent (133 au lieu de 103).
Sélection des lignes
Ce choix permet de sélectionner et d’éditer les lignes d’inventaires :
Sans différence : entre la quantité théorique et la quantité comptée,
Avec différence : entre la quantité théorique et la quantité comptée,
Si écart en quantité, en montant
Ces deux paramètres filtrent la liste. Ils fonctionnent séparément : si l’un OU l’autre est « vrai », la ligne sera imprimée.
Valoriser les lignes à l’impression
Si l’option est cochée, on édite les valeurs en quantité et en montant.
Si elle n’est pas demandée, l’état sera édité sans les quantités et sans les montants, et ainsi seules les informations de la première colonne sont imprimées, à savoir :
Référence,
Désignation,
Sous-références 1 et 2,
Dépôt,
Nature de stock,
Emplacement,
Numéro de série/lot, si un détail par « numéro de lot – date de péremption » a été sélectionné,
Date de péremption, si un détail par « numéro de lot – date de péremption » a été sélectionné.
Dans la pratique, la détection d’un écart induit un recomptage de la zone. En cas d’erreur de comptage initial, il suffit de retourner dans la saisie de l’inventaire et corriger le comptage, si l’inventaire n’a pas encore été validé.
Réimpression de la liste de comptage pour les articles en écart (V10.10)
Afin de procéder à un comptage de vérification sur les articles en écart, il est possible d’imprimer une liste appropriée à l’aide du programme Commerce et logistique/ Stocks/ Inventaire gestion avancée/ Analyse des écarts d’inventaire.
Les options inhérentes à cette fonctionnalité sont Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart et Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot, disponibles dans le groupe Impression. Ces deux options sont accessibles uniquement si la case Lignes saisies (groupe Sélection des lignes) est cochée.
Remarques :
si la case Lignes saisies n’est pas cochée, les options Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart et Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot se décochent automatiquement.
La case Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot se coche automatiquement dès lors que Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart est cochée.
La case Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot ne peut pas être cochée si Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart n'est pas cochée. De ce fait, le décochage de Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart implique le décochage automatique de Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot si cette case était cochée.
A la validation du traitement, la liste de comptage des articles en écart s’imprime :
La liste est triée selon le tri de l’impression de saisie d’inventaire, indépendamment du tri sélectionné dans l'écran d’analyse des écarts.
Si des fiches supplémentaires ont été demandées pour la ventilation par no série/lot, celles-ci sont imprimées à la suite de la liste de comptage :
Attention ! L’impression de l'écart d’inventaire et la réimpression de la liste de comptage ne se font pas en même temps. Le cochage de la réimpression de la liste de comptage implique la non-impression de l'écart d’inventaire. Pour pouvoir imprimer ce dernier, la liste de comptage doit être décochée.
Contrôle justificatif d’inventaire (V10.8)
Programme : Commerce & Logistique/ Stocks/ Inventaires gestion avancée/ Contrôle justificatif d'inventaires
Ce programme permet de justifier que tous les articles ont été inventoriés, de même que tous les emplacements.
La fenêtre de sélection :
Dans le champ Exercice clôturé, on choisit l’exercice comptable clôturé à prendre en compte ou l’exercice en cours. Par défaut le programme propose le dernier exercice clôturé s’il y en a un, ou l’exercice en cours sinon.
Le Type d'analyse permet de préciser:
Par Article
Par Emplacement
Par article et emplacement
Résultats d’interrogation:
Par article :
Un clic sur la brique Articles inventoriées donne le détail des articles concernés, avec Référence et sous référence, désignation, quantité, emplacement et date et numéro du dernier inventaire (si inventorié sur l’exercice comptable spécifié):
Un clic sur la brique Articles non inventoriée donne le détail des articles concernés, avec Référence et sous référence et désignation:
Par emplacement:
Un clic sur la brique Emplacements inventoriés donne le détail des emplacements concernés, avec code emplacement, date du dernier comptage (si inventorié sur la période spécifiée). Si un emplacement est inventorié plusieurs fois sur la période spécifiée, la date prise en compte est la date de comptage la plus récente:
Un clic sur la brique Emplacements non inventoriés donne la liste des emplacements concernés:
Par article et par emplacement:
Un clic sur une des briques donne les listes détaillées décrites précédemment.
Choix du type de dépôt (V10.9)
Le bouton radio Dépôt permet de préciser le type de dépôt : Non WMS, WMS ou tous les dépôts.
Selon le type d’analyse et le type de dépôt choisi, le résultat est représenté sous de liste des cumul
Si le choix est par exemple Par article et dépôts Non WMS, on obtient le nombre d'articles inventoriés et non inventoriés dans les dépôts Non WMS:
Si le choix est par exemple Par emplacement et dépôts Non WMS, on obtient le nombre d’emplacements inventoriés et non inventoriés dans les dépôts Non WMS:
Un clic sur une des briques donne les listes détaillées décrites précédemment.
Exécution par processus
Dans le programme de contrôle de justificatif d’inventaire, l’utilisateur paramètre ses critères de sélection (Exercice, type d’analyse), puis il clique sur l'icône
, correspondant à la gestion des paramètres.
Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône
, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.
Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme de contrôle justificatif d’inventaire va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.
Dans ce cadre d’utilisation, le programme ne sortira pas les briques décrites précédemment, mais des listes synthétiques correspondant à l’interrogation demandée.
Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)
Import saisie d’inventaire
L’import se passe en deux étapes :
Etape 1 : Import des données d’inventaires dans des tables contenant l’en-tête et les lignes (« ENTINVS » et « DETINVS »). Les données sont consultables et modifiables à l’aide des zooms entête et détail de saisie de saisie d’inventaire
Etape 2 : l’intégration en saisie d’inventaire
Etape1
On accède au traitement (étape 1) par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stock / Inventaires gestion avancée / Import saisie d’inventaire.
Ce programme permet d’importer des saisies d’inventaire réalisées sur des interfaces et/ou des supports autres que ceux fournis par Divalto.
Un inventaire doit être généré au préalable car le « numéro d’inventaire » est obligatoire.
Le programme d’import d’inventaire est réalisé à partir d’un fichier au format CSV. Le fichier est structuré de manière suivante :
Structure du fichier : Les différents champs ou colonnes
N° d’inventaire,
N° de page d’inventaire,
N° de rang dans la page,
Code établissement,
Code dépôt,
Emplacement,
Numéro de contenant (WMS),
Nature de stock,
Référence article,
Sous référence 1,
Sous référence 2,
Code collaborateur – Responsable,
Date comptage (AAAAMMJJ),
Code tiers,
Quantité,
Tiers de stock,
Numéro de série,
Date de péremption (AAAAMMJJ),
Cout de revient
Numéro d’inventaire
Seuls les inventaires dans un état « saisi » peuvent être sélectionnés.
Répertoire
Indiquer le répertoire dans lequel se trouve le fichier à importer. En réalisant un « clic droit » et en sélectionnant le menu contextuel « Parcourir », vous pourrez rechercher et sélectionner votre fichier CSV à importer.
Ouvrir le classeur à la fin du traitement
En cochant cette case, le fichier CSV s’ouvrira dans le tableur une fois le traitement terminé.
Continuer le traitement même si des erreurs sont rencontrées
Affiche le détail les éléments traités, en ouvrant le zoom « Détail des lignes ».
Visualiser les données après intégration
Vous permet d’imprimer un compte rendu des anomalies.
Etape 2
On accède au traitement via l’option de menu : Commerce et Logistique / Stock / Inventaires gestion avancée / Intégration saisie d’inventaire.
Ce traitement met à jour la saisie d’inventaire à partir des lignes de détails présent dans le zoom « Détail de saisie d’inventaire ».
Numéro d’inventaire
Vous indiquez le numéro d’inventaire à traiter, ainsi que le numéro de saisie d’inventaire.
Mettre en saisie toutes les lignes des emplacements traités
En cochant cette case l’ensemble des lignes des articles - emplacements traités portera le statut « saisi ».
Modèle d’import pour la saisie d’inventaire V10.8
Le programme Commerce et Logistique / Stock / Inventaires gestion avancée / Import saisie d’inventaire dispose du bouton Modèle, qui permet la création d’un fichier modèle d’import (ImportTemplate.csv) contenant tous les champs utiles à l’import d’une saisie d’inventaire, dans le bon format.