En saisie des commandes (Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Acompte » permet la saisie d'un acompte.
La saisie de l'encaissement correspondant s'effectue dans Divalto Règlements. L'acompte peut être réparti sur plusieurs factures/BLs. Le non affecté apparaît dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes), l'onglet « Facturation-Impression », champ « Solde ac. ».
En saisie des commandes :
Acompte
L'acompte saisi dans cette zone correspond à l'acompte demandé au client. Il est exploité pour calculer le reste à payer.
L'enregistrement du règlement de l'acompte s'effectue dans Divalto Règlement.
Solde acompte
Cette zone répartit le montant initial de l'acompte sur plusieurs pièces (factures) : c'est en quelque sorte un reliquat d'acompte. Par défaut, l'acompte est totalement transféré sur le premier BL.
Soit une commande avec un acompte demandé de 200 €. L'acompte et le solde de l'acompte sont égaux (200 €).
Cette commande est livrée en 2 fois.
A la première livraison, l'opérateur décide de ne transférer que 120 € de l'acompte au lieu des 200 proposés.
Le solde de l'acompte sur la commande est alors de 80 €. Ce solde sera proposé à la prochaine livraison.

Gestion des acomptes (V10.8)

La loi des finances impose qu'à partir du 1. janvier 2023, la TVA soit déclarée dès son encaissement, nécessitant, lorsqu’un acompte est demandé par le fournisseur, la production d’une facture d’acompte mentionnant les différents taux de TVA et les montants correspondants.

Divalto permet la gestion de ces acomptes avec un nouveau fonctionnement, à partir de nouveaux paramétrages. Cette gestion permet de positionner un % sur les acomptes de biens et un % sur les acomptes de services notamment.

Ce chapitre explique comment obtenir un montant d’acompte à partir de la saisie de commande client et comment générer la facture d’acompte également à partir de la commande client. Et ce, en respectant le nouveau cadre législatif en matière de déclaration de TVA sur les acomptes de services et de biens.

Acomptes: textes légaux en vigueur à partir de 2023

• L'obligation d'émettre une facture d'acompte est prévue par le Code général des impôts. L'article 289 du CGI (point I-1-c) prévoit que tout versement d'acompte avant que se produise le fait générateur doit donner lieu à l'émission d'une facture par le vendeur ou le prestataire.

• À compter du 1er janvier 2023, en cas de versement d’un acompte, la loi de finances pour 2022 avance la date de l’exigibilité de la TVA au moment de l’encaissement de cet acompte, et ce afin de se mettre en conformité avec le droit européen.

Cette nouvelle règle d’exigibilité impacte, en pratique, la quasi-totalité des entreprises françaises :

• Elle impacte les entreprises qui facturent des acomptes dans le cadre de ventes de biens car elles devront, à compter du 1er janvier 2023, collecter la TVA dès la perception de l’acompte, à concurrence du montant encaissé, sans attendre l’émission de la facture finale. Cette règle était applicable sur les acomptes sur ventes de services, elle devient obligatoire sur les acomptes sur ventes de biens.

• Elle impacte également, par réciprocité, toutes les entreprises qui achètent des biens et qui reçoivent, dans ce cadre, des factures d’acompte ; elles pourront, en effet, déduire immédiatement la TVA, sans attendre la réception de la facture finale, à hauteur du montant décaissé.

Divalto permet la gestion de ces acomptes avec un nouveau fonctionnement, à partir de nouveaux paramétrages. Cette gestion permet de positionner un % sur les acomptes de biens et un % sur les acomptes de services notamment.

Acomptes: Paramétrages

Paramétrages obligatoires:

• Paramétrages de l’onglet “Facture acompte” au niveau du Dossier et peut être affiné au niveau de l’Etablissement et du Client.

• Paramétrage sur la Nature de produit

Acomptes: paramétrage Dossier de base

Onglet “Facture acompte”:

• 

  “Gestion des factures d’acompte” permet d’activer la gestion des factures d’acompte en général: paramétrage obligatoire même si les paramétrages sont positionnés ensuite spécifiquement sur des établissements et ou des clients.

• “% acompte sur les biens” permet de choisir un % d’acompte sur les mouvements de type “biens”

• “% acompte sur les services” permet de choisir un % d’acompte sur les mouvements de type “services”

• “Montant seuil” permet de choisir un montant seuil à partir duquel se déclenche le processus de facture d’acompte

• “Arrondi du montant acompte” permet de choisir l’arrondi du montant d’acompte

Les cases à cocher “Base calcul acompte” permettent de choisir quelles lignes le calcul du montant d’acompte utilise.

Acomptes: paramétrage Etablissement

Strictement similaire au paramétrage dossier.

Les cases à cocher implicite indiquent l’utilisation du paramétrage dossier.

Acompte: paramétrage Client

Strictement similaire au paramétrage dossier.

Les cases à cocher implicite indiquent l’utilisation du paramétrage dossier.

Acompte: paramétrage sur la Nature de produit

Le pavé “Facture acompte” contient un type de nature à définir (bien ou service) sur la nature de produit de l’article vendu (ou acheté).

(i.e. potentiellement toutes les natures de produit sont à paramétrer)

C’est ce paramétrage qui fait le lien avec le paramétrage positionné sur Dossier / Etablissement / Client définissant le % d’acompte pour les biens et le % d’acompte pour les services.

Fonctionnement du déclenchement de l’acompte

Si le Dossier gère les factures d’acompte (rappel de ce paramétrage de base), à la saisie de chaque ligne de commande client, le montant d’acompte est calculé.

Le montant dépend du % paramétré sur les lignes qui ont une nature de produit du type “bien” ou “service”.

Le paramétrage “Totalité des lignes de la commande si seuil dépassé” indique que le montant d’acompte sera calculé seulement si le seuil paramétré est dépassé.

Le dépassement du seuil est calculé en fonction du montant total des lignes éligible (avec une nature “bien” ou “service”).

Le paramétrage “Lignes de commande en contremarque” permet de calculer le montant d’acompte sur seulement les lignes en contremarque et n’est pas dépendant du seuil. Idem pour le paramétrage “Lignes de commande avec des articles éphémères”.

Le paramétrage peut bien sûr combiner les cases à cocher “Totalité des lignes”, “Lignes en contremarque” et “Les lignes éphémères”. Dans ce cas le calcul est effectué sur les lignes en contremarque et les lignes éphémères tant que le seuil n’est pas dépassé. Si le seuil est dépassé le montant est donc calculé sur la totalité des lignes éligible (avec une nature “bien” ou “service”). Les taxes complémentaires ne sont pas prises en compte lors du calcul du montant éligible.

Le montant est calculé automatiquement sauf en cas de saisie du montant manuellement.

Dans ce cas pour repasser en calcul automatique il faut le réactiver dans le menu “Outils / Calcul montant acompte” en modification de pièce.

Les acomptes ne sont pas pris en compte dans les statistiques.

Acompte: Onglet acompte (en pied de pièce)

Un onglet “acompte” en pied de pièce pour les commandes clients contient les différents paramétrage issus du Dossier, Etablissement ou du Client.

• Le montant de facture d’acompte: par défaut il est calculé sur la base des % d’acompte sur les biens et les services; ce champ peut être modifié.

  • Si le champs est modifié manuellement, alors un pictogramme “crayon” sera visible sur la ligne de titre.

  • Si l’on souhaite retourner au montant d’acompte calculé selon le paramétrage, il suffit de relancer le calcul de l’acompte via le menu Outils → Calcul montant acompte.

• Le solde d’acompte est le montant qui peut être généré pour la facture d’acompte

• Le cumul est le montant hors taxe des factures d’acomptes déjà générées pour la commande

• Le montant d’acompte éligible est le montant total des lignes qui sont éligibles à l’acompte (les biens et les services de la commande)

 La facture d’acompte

Le principe est de générer une facture d’acompte à partir de la commande client, le montant ayant été calculé (voir chapitre précédent).

💡 Sur une facture d’acompte, il est possible d’avoir plusieurs lignes selon le régime de TVA.

Facture d’acompte: paramétrage Dossier

• 

  Référence à utiliser par défaut: la génération de facture d’acompte s’appuie sur cette référence article

• Code opération à utiliser

• Mode de règlement à utiliser

• Règle d'éclatement de l’acompte

  • Par TVA . Le montant de l’acompte sera éclaté par base de TVA suivant les lignes ayant servi à son calcul

  • (NDLR: autres options à venir)

• Code opération de la déduction d’acompte

• Règle de déduction à appliquer

Des contrôles sont optionnels:

Les codes opération de la facture d’acompte

Le code opération (simple) est le C de la vente, ou une duplication de celui-ci. En revanche, le code opération “déduction” doit être créé et contenir ces paramétrages:

Facture d’acompte: paramétrage Fiche article

Le caractère #TVA# sur la désignation de l’article sera remplacé par le taux de TVA utilisé.

Facture d’acompte: paramétrage TVA

Il s’agit d’une table “TVA acompte article” accessible par le menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces / TVA acompte article

Par défaut, le code TVA à appliquer sur les lignes de factures est celui des lignes ayant servi au calcul.

Afin de satisfaire aux lois sur la gestion de la TVA sur acompte, il faut pouvoir appliquer un autre code TVA que celui-ci.

La table des TVA sur acompte permet pour un code TVA , un régime et une date d’effet, d’appliquer un autre code TVA.

On peut donc:

• Indiquer une nouvelle référence (si non précisée, on prend la référence paramétrée au niveau du Dossier)

• Indiquer un nouveau code TVA (si non précisé, on prend le code TVA des lignes ayant servi au calcul de l’acompte)

Remarque : par défaut, c’est le code TVA des lignes ayant servi au calcul de l’acompte qui est utilisé. Mais le champ Code TVA Article Acompte permet de forcer cette valeur à un taux différent, un article pouvant avoir un taux de TVA lié au contexte de son utilisation.

Génération de la facture d’acompte

La génération de la facture d’acompte se fait directement à partir de la commande client. Menu outils / Génération facture d’acompte

C’est le montant qui va être généré sous contrôle que le montant + le montant cumulé ne doivent pas dépasser le montant éligible.

L' utilisateur pourra accepter les options de génération par défaut ou les modifier.

Exemple:

• Commande

• Facture d’acompte:

• Explication:

  • A chaque saisie de ligne dans la commande, le système rempli dans le pied de pièce le montant éligible à l’acompte. Tant que le seuil n’est pas atteint, le montant d’acompte n’est pas calculé.

  • Une fois le seuil atteint, le système recherche le type d’article pour chaque ligne et calcul le % d’acompte selon le taux paramétré et fait le cumul dans le champs “Facture acompte”.

    • Dans le tableau ci-dessous, on aura donc le résultat présenté par Base calcul acompte selon le paramétrage: calcul de chaque acompte à la ligne selon le type article et cumul final en pied de pièce.

    • On obtient donc :

      • un montant de commande de 1470€ de bien à un taux de 10% soit 147€ d’acompte sur les articles de bien.

      • un montant de commande de 2646€ de service à un taux de 20% soit 529.20€ d’acompte sur les articles de service.

      • Un montant total d’acompte de 676.20€

Lors de la génération de la facture d’acompte, le découpage de ce montant d’acompte diffère de la manière de calculer initiale. En effet, le type d’article n’est plus pris en compte mais c’est le code TVA qui sert de découpage. De plus, se rajoute à cela la possibilité de modifier manuellement le montant d’acompte en pied de page ainsi que la possibilité de générer plusieurs factures d’acomptes sur une même commande client.

De ce fait, la méthode de calcul la plus compréhensible et évitant les risques d’erreur est de dispatcher le montant d’acompte dans les différentes bases TVA par un produit en croix :

(montant total de l’acompte présent en pied de pièce x montant cumulé des lignes du code TVA article) / montant total de la commande

Dans l’exemple ci dessus, on obtient le calcul suivant :

(676.20 x 1862) / 4116 = 305.90€ d’acompte pour la TVA 1

(676.20 x 2254) / 4116 = 370.30 € d’acompte pour la TVA 2

Ce calcul est effectué pour chaque TVA article différente et le montant total de l’acompte est le même que celui présent dans le pied de pièce de la commande client. On évite ainsi les problèmes d’arrondi, de saisie manuelle, de facture d’acompte multiple…

Impression de la facture d’acompte

Lors de l’impression de la facture d’acompte, le n° de commande d’origine ainsi que le pourcentage d’acompte bien et service sont imprimés automatiquement:

Déduire la ou les factures d'acompte en facturation différée des BL

Le principe est de déduire les factures d’acompte en facturation différée des BL, en saisie de pièce et dans l’explorateur de pièce. Les factures d’acompte ayant été générées à partir des commandes client.

La déduction se réalise selon les règles de  déduction (prorata ou au plus rapide) définies dans le dossier/établissement ou modifie les valeurs proposées (possibilité soumise à confidentialité).

Au final, la facture contient l’information de déduction des acomptes.

Le mode de déduction peut se faire :

• au prorata du facturé (%)

• au plus rapide

Exemple simple (1 seule TVA) : une commande de 1000 € HT et une facture d'acompte de 200 € HT

• facture de 300 €

si au prorata du facturé, alors déduction de 300/1000*200

si au plus rapide, alors déduction de 200 €

Déduction des factures d’acompte en facturation différée: paramétrage Dossier

• Code opération qui sera utilisé pour générer les lignes de déduction

• Règle de déduction

  • Proportionnel, au prorata du du facturé.

  • Au plus rapide

Exemple simple (1 seule TVA) : une commande de 1000 € HT et une facture d'acompte de 200 € HT,

• pour une facture facture de 300 €

  • Proportionnel : déduction de 300/1000*200 : 60€

  • au plus rapide : déduction de 200 €

Si le contrôle est activé, la génération de la facture d’acompte ne peut se faire que le lorsque le nombre des codes TVA de la commande est le même que celle de la facture.

Modifier la facture d’acompte (général)

Il est possible de contredire les règles du paramétrage Dossier, sur confidentialité:

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossier / onglet “Confidentialités”:

A la génération de l’acompte, une fenêtre permettant la modification de champs s’ouvre automatiquement:

Rappel: visualisation du suivi des acomptes à partir de la commande (Menu interrogation / suivi des acomptes)

On visualisera une ligne par facture d’acompte, par base de TVA

• Pièce no : N° Commande

• Pièce no acompte : N° de facture acompte

• Pièce no facture : Facture sur laquelle la déduction sera faite

• TVA Acompte : Code TVA de l’acompte et de sa déduction

• TVA article : Code TVA de la commande , du BL et la facture commerciale

Modifier la facture d’acompte en saisie de pièce

A la validation d’une commande ou d’un BL (issue du commande ayant une facture d’acompte), les lignes de déduction sont directement générées:

La modification d’une déduction met à jour la ligne de regroupement de la table “suivi d’acompte” pour la passer en mode manuel.

Facturation différé des BL: fonctionnement des déductions d’acomptes

Aucun changement dans la manipulation, le programme fera les déductions pour les lignes venant des commandes concernéss.

Rappel: comme les factures d’acomptes, les déductions ne concerneront que les articles biens et services

Mise à jour du suivi des acomptes

Visualisation du suivi des acomptes à partir de la commande (Menu interrogation)

Une mise à jour est faite de la ligne principale avec le montant déduit et le solde restant.

Une nouvelle ligne est générée pour chaque facture qui porte une déduction afin de retrouver son n° de facture et le montant déduit.

La suppression d’une ligne de déduction ou sa modification met à jour la ligne de suivi d'acompte qui est liée avec le n° de mouvement de la facture finale.

Suivi des règlements d’acompte à partir de la facture commerciale

Une barre dans la facture (en-tête, onglet Facturation / Impression) met en évidence l’avancement des règlements des factures d’acomptes même s’ils ne sont pas issus de la même commande .

Créer un avoir sur une facture d’acompte

Menu: Commerce & Logistique / Administration ventes / Facture client / Saisie des factures

ou : Commerce & Logistique / Administration ventes / Facture client / Saisie des avoirs

Fonctionnement

A la saisie d’un avoir lié à une facture d’acompte :

• Le montant d’acompte de la table de suivi d’acompte est mis à jour (en prenant en compte l’éclatement de TVA)

• Le montant de l’avoir est pris en compte dans le calcul du cumul d’acompte dans le pied de la commande

• Le n° de commande (acptfullpino) est garni de la facture d’acompte d’origine

Contrôle du règlement des factures d’acompte

Pouvoir contrôler le règlement des factures d’acompte avant de générer les différents pièces liés à la commande.

Paramétrages Dossier du contrôle du règlement des factures d’acompte

Menu: Commerce & Logistique / Administration ventes / Commande Client

Fonctionnement du contrôle du règlement des factures d’acompte

• Ce contrôle consiste à :

  • Ne pas livrer si facture(s) non réglée(s) (et ne pas facturer)

    • En saisie de commande (livraison et facturation)

    • Explorateur de pièces

    • gtpp150

    • Interrogation de tiers

    • Saisie de livraison

  • Ne pas généré de Bps si facture(s) non réglée(s)

    • En saisie de commande

  • Ne pas générer de contre marque si facture(s) non réglée(s)

    • En saisie de commande

Si l’utilisateur possède la confidentialité indiquée dans le dossier, un message informatif indique que la facture / ou les factures d’acomptes n’ont pas été réglées, et le contrôle peut être débloqué.

Si l’utilisateur ne possède pas la confidentialité , la validation ne sera pas autorisée.

Quid de l’avoir sur facture d’acompte?

La facture qui est liée à un avoir sera totalement ignorée du contrôle de règlement même si le montant de la facture n’est pas totalement déduit.

Acomptes: gestion des encours de livraison

Le principe est de pouvoir modifier le montant d’encours de livraison en fonction des pièces / lignes d’acompte.

Lors de la création d’une facture d’acompte, l’encours de livraison du client est déduit du montant de la facture. Bien-sûr, un avoir sur l’acompte met aussi à jour l’encours.

Exemple :

Une commande client 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas. 

Une facture d'acompte de 200 € TTC est générée à partir de cette commande.

L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.

Commande :

Après facture acompte :

Lors de la validation en facture, s’il y a facture d’acompte, une ligne de déduction est ajoutée à la facture client.

Le montant des lignes de déduction est ajouté à l’encours de livraison.

A la fin du cycle, l’encours de livraison s’équilibre.

Exemple :

Une commande client de 1000 € TTC alimente l'encours livraison ou l'encours livraison assurance du client selon que la commande soit assurée ou pas. 

Une facture d'acompte de 200  € TTC est générée à partir de cette commande.

L'encours livraison passe à 1000- 200, soit 800 € TTC.

La commande est validée en facture, une ligne de déduction de 200 € est générée.

L’encours de livraison passe de 800 - 1000 € soit -200 €TTC puis la ligne de déduction est ajoutée soit 0 €

Commande validée en facture :

⚠ ATTENTION !

A chaque action sur une pièce liée aux acomptes il faut s’assurer de la cohérence des acomptes.

A la fin de chaque cycle il faut contrôler que tous les acomptes sont facturés.

Si ce n’est pas le cas, les encours de livraison peuvent être faux.

Le programme de recalcul des encours prend bien en compte les factures d’acompte et les lignes de déductions.

💡 Précisions techniques:

Le gtpp150 gère aussi l’encours avec acompte sauf en modification de lignes de déduction en facture client qui ne met pas à jour l’encours de livraison. Il faut donc lancer le programme de recalcul des encours après !

Acomptes: visualiser la présence d’un acompte sur une commande (V10.10)

Un pictogramme associé à une pastille de couleur permet de repérer que la commande fait l’objet d’un acompte. Ce pictogramme ne s’affiche que si l’option Gestion des factures d’acompte est cochée dans l’onglet Facture acompte du dossier Commerce et logistique.

En saisie de pièces

En saisie de pièces, le pictogramme se trouve en entête de pièce.

Dans l’explorateur de pièces

Dans l’explorateur de pièces, la coche Afficher l’indicateur de facture d’acompte permet d’activer l’affichage de l’indicateur.

Code couleur de la pastille

• Si la pastille est rouge : un montant d’acompte a été calculé (ou saisi) et aucune facture d’acompte n’est généré

• Si la pastille est orange : un montant d’acompte a été calculé (ou saisi) , et une ou plusieurs factures ont été générée mais ne couvrent pas la totalité du montant calculé (ou saisi)

• Si la pastille est verte : une ou plusieurs factures d’acompte ont été générées et couvrent la totalité du montant calculé ou saisi

Absence de l’indicateur

Si le pictogramme ne s’affiche pas, cela signifie que la commande n’est pas dans un contexte de facture d’acompte (pas de % bien et service dans l’entête de la commande).

Les widgets associés à la gestion des acomptes

Visualiser les commandes clients dont la totalité de l’acompte n'est pas généré

Un widget KPI permet de lister les commandes client dont l’acompte n’est pas généré en totalité.

Menu: Commerce & Logistique / Module communs / Widget

Le widget affiche la liste des commandes pour lesquelles un acompte n’est que partiellement généré. La colonne Acompte initial affiche le montant d’acompte total attendu pour la commande et la colonne Acompte généré affiche le montant d’acompte effectivement et insuffisamment généré pour la commande.

💡 Précisions techniques

Fichier : DAV_Indicateur.drpt / Nom Widget : ACPT_COMSOLDE

Paramètres du Widget :

<@SUPDATE> : Permet de définir une date de début pour la recherche de commandes elle est initialisé au 01/01/2000

<@USER> : Permet d’afficher avec un code utilisateur seulement les commandes créées par cet utilisateur.

Ce paramétrage est prioritaire par rapport au paramétrage suivant.

<@COURANT> : Ce paramétrage doit être égal à 1 pour indiquer au widget d’afficher seulement les commandes créées par l’utilisateur courant.

<@STATUTPCE>Permet de donner la liste des statuts de commande à afficher. Il suffit de les séparer par une virgule. Si il est pas renseigné le widget affiche seulement les pièces actives.

Valeurs des statuts :

• 1 : actif

• 2 : suspendu

• 6 : attente

• 7 : préparé

• 8 : périmé

Exemple :

Commande périmée avec acompte en suspens (V10.11)

Un widget KPI permet de lister les commandes périmées dont une partie de l’acompte n’a pas été utilisé.

Menu: Commerce & Logistique / Module communs / Widget

La colonne Montant non déduit affiche le montant d’acompte restant en souffrance pour la commande.

💡 Précisions techniques

Fichier : DAV_Indicateur.drpt / Nom Widget : ACPT_COMDEDUC