A la clôture définitive d'un exercice, il faut :
Éditer le grand-livre général,
Comptabiliser l'écriture de résultat : c'est le traitement de Clôture qui s'en charge,
Épurer les écritures de l'exercice clôturé.
Validation de journaux en clôture
Le but de ce traitement est :
L'impression des journaux mensuels,
Le contrôle d'équilibre des brouillards,
La « centralisation journal » pour tous les comptes pour lesquels elle est prévue, si le journal l'autorise,
La validation des écritures, qui transformera les écritures de brouillard en écritures définitives, sans possibilité de modification ultérieure.
On accède au traitement par l'option de menu : Comptabilité / Traitement / Validation Journaux
En cas de centralisation, les écritures de détail sont conservées dans un journal spécial, hors comptabilité, et peuvent être consultées et imprimées sur demande.
La centralisation réalise une écriture par journal, sens, nature de montant 2 et devise.
Le traitement comporte plusieurs phases :
1) Edition du journal avec contrôle du solde. Si le journal n'est pas équilibré, un message est édité et les écritures de ce journal ne sont pas validées.
2) Si le journal est équilibré, le programme valide les écritures et leur affecte un numéro d'ordre validé.
Attention : Les écritures validées ne pourront plus être modifiées ou supprimées. Les journaux de types Budgétaires et Extracomptables ne seront jamais validés.
Le livre de bord signale pour chaque journal validé, le début et la fin du traitement. Toutes les anomalies détectées sont mémorisées.
Les brouillards d'un exercice doivent TOUS être validés avant les traitements de fin d'exercice.
Vous devez conserver l'édition obtenue. Une réédition des journaux est toujours possible par la suite, mais le détail des écritures sur des comptes centralisables sera perdu.
Clôture d'exercice
L'accès au traitement est réalisé par l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Clôture d'exercice
Le traitement demande les dates début et fin de l'exercice à clôturer, ainsi que le montant du résultat de l'exercice pour contrôle (montant négatif s'il s'agit d'une perte, positif s'il s'agit d'un bénéfice). Le programme vérifie ce montant par rapport au résultat généré par les comptes de Gestion (Crédit - Débit).
Le programme contrôle que toutes les écritures comptables sont validées.
La clôture met à jour les dates de clôture mémorisées dans la fiche « Dossier ».
Le traitement va générer les écritures de clôture dans un journal C9 qui sera créé automatiquement s'il n'existe pas.
Le compte imputé est celui prévu dans la fiche « Dossier » (compte 12000000 en principe), ainsi que le compte d'équilibre (88000000); il est créé automatiquement s'il n'existe pas.
Une liste de clôture est obtenue à la demande en cochant l'option « Imprimer la liste de clôture ».
L'écriture générée est de type :
Ou
Attention : Le traitement de clôture génère des écritures d'à-nouveau suivant les options choisies par utilisateur. Dans le fichier FEC la « référence de la pièce justificative » contient le numéro de l'écriture attribué par Divalto comme pour toutes les autres écritures.
Comptes lettrables
Conserver le détail des écritures non lettrées
Regrouper les écritures non lettrées et générer une ligne par compte
Comptes pointables
Conserver le détail des écritures non pointées
Regrouper les écritures non pointées et générer une ligne par compte
Les choix de l'utilisateur seront indiqués à titre informatif dans la table des clôtures. L'exercice clos passe au statut « clôturé=oui ». Une entrée est créée dans la table des exercices clos.
« Paramètres de clôture »
On accède à la table des Exercice par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Bouton « Clôtures »
Les 2 groupes de radio-boutons sont un rappel des paramètres saisis lors du lancement de la clôture et servent principalement à reproposer les mêmes choix lors de la clôture suivante et à émettre un warning lorsque l'on passe de « regroupé » sur N-1 à « détaillé » sur N.
La case à cocher « écritures d'à nouveaux générées par la clôture » permet ainsi de savoir si la clôture a été faite avec le nouveau système de gestion des à nouveaux ou non et cela permet d'optimiser certains traitements lors de la clôture suivante.
Incrémentation de la période de balance après la clôture
Pour terminer, le traitement va ouvrir la nouvelle période de balance. Et met à jour le groupe « Période de balance » de la fiche dossier. Voir : Comptabilité / Fichiers /organisation / Dossiers.
Le traitement peut également être lancé manuellement via l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Changement de période balance
« Période de balance » : Ce sont les dates de la période courante de balance. Dans chaque fiche compte, les cumuls nécessaires à la balance sont calculés. Ainsi la balance courante est instantanée. La balance analytique est aussi concernée par ces périodes.
Périodiquement, la période courante est à modifier pour renseigner les nouvelles dates de la prochaine balance et recalculer les cumuls des comptes en fonction des dates précisées.
Remarque : A l'impression d'une balance, le solde antérieur des comptes de bilan est calculé. Si la date de début d'exercice correspond à la date de début de la période de balance courante, alors le traitement exploite l'information du compte ; sinon le report est recalculé.
Pour les comptes de gestion, il n'y a pas de remise à zéro des soldes à faire. L'impression d'une balance traite automatiquement un compte de gestion sans report antérieur.
Amélioration des performances du programme de clôture (V10.6)
A partir de le version 10.6, le programme de clôture a été optimisé en se basant sur des RecordSql tout en gardant le même fonctionnement. Ce nouveau programme de clôture est environ quatre fois plus rapide que l'ancien.
Pour rappel, l'utilisation du programme de clôture nécessite de paramétrer la période comptable au niveau du dossier Comptabilité/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, bouton Clôtures.