Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import -Export Tableur

Type de fichier et description générale des utilitaires d'import-export

Quel type de fichier utiliser ?

L'import – export de fichiers excel est exploitable par liaison OLE (Object Linking & Embedding), mais également possible par OpenXml pour les fichiers.xlsx:

Les différentes entrées du menu "Import - Export tableur" sont utilisées soit pour importer des données, soit pour en exporter.

Chaque utilitaire va se présenter de cette manière: 

L'exportation ou l'importation est sélectionnable dans le sous-groupe "Phase" en cochant soit "Extraction" pour exporter des données; soit "Intégration" pour en importer.

Sélection des fichiers: 

Lors de l'import ou l'export de données, quel que soit l'utilitaire choisi, en mode extraction ou intégration (cocher l'un des deux modes et valider), une fenêtre de sélection s'ouvrira, pour aller rechercher le fichier. A l'exportation, un fichier vierge doit exister. 

Si aucun fichier n'existe, il est possible de le créer simultanément à la recherche: 

1) Phase "Extraction" (Export) 

Cette phase est utilisée à deux fins:

• soit pour effectivement exporter des données existantes dans un fichier excel, dans le cas d'un Dossier existant;
• soit pour obtenir la structure des tables dans un fichier excel (sans données), qui sera complétée par la suite dans la phase d'intégration.

Dans ce deuxième cas, il faut cocher la case "Extraire uniquement la structure des tables (sans donnée): 

A noter: les pièces (devis, commandes, factures..) ne sont pas exportables. 

2) Phase "Intégration" (Import)

L'importation de données doit se faire dans un ordre logique à respecter: 

1) Import des tables. Les tables sont les tables de base des différents champs de base contenus dans les entités (tiers et articles). Par exemple: les unités, les pays, les codes postaux, les dépôts, etc.

2) Import des tiers

3) Import des articles

4) Import des pièces

D'autres utilitaires d'import sont également présents dans le menu Import-Export tableur: ceux qui concernent les cartographies (à importer après l'import des articles et des tiers), les arborescences de tiers (concerne la GMS par exemple), les projets d'affaire, et enfin les tarifs. 

L'import de pièces et l'import des tarifs ont un fonctionnement particulier (voir chapitres dédiés).

 Quel que soit le traitement sélectionné, une option permet d'ouvrir le fichier excel traité, après le traitement:

Noms ODBC et SQL des tables (commun à tous les utilitaires d'import-export)

Les données sont chacune contenues dans des tables. Ces tables comportent chacune un nom ODBC et/ou SQL.

Ces noms de tables (indifféremment ODBC ou SQL) constituent la clé qui va permettre au programme de les reconnaître. 

Toutes les tables dans les utilitaires d'import-export fonctionnent de la même façon. Chaque utilitaire affichera explicitement, comme dans l'exemple ci-dessus, les noms ODBC et SQL des tables.

Import/ Export des tables de paramètres de la gestion commerciale

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tables

Les tables de paramètres concernent toutes les données de paramétrages de base, contenues dans les champs des entités (tiers et articles). 

Exemple: la table des unités, contient toutes les unités existantes (P, M, L, KG, etc.) qui seront par la suite importées dans la table des Articles, dans les champs correspondant aux unités.

Autre exemple: la table des codes opérations (C, F, etc.)  contient tous les codes opérations qui seront ensuite reconnus et importés parmi les données de pièces. 

Les tables des données de base sont à importer en premier lors de l'importation d'un Dossier, précisément parce que ces données sont contenues dans les tables de tiers, articles, pièces etc. Si ces données n'existent pas préalablement, elles ne seront pas reconnues par le programme lors de l'importation des tiers, articles etc. 

1) Export des tables

Que ce soit pour exporter des données ou exporter la structure du fichier, la procédure est la suivante: 

Sélectionner Extraction et éventuellement la coche servant à extraire uniquement la structure des tables. 

Valider. La liste des tables apparaît: 

Cette liste contient plus d'une centaine de tables.

(  La description du fonctionnement des tables qui suit, est commune à tous les utilitaires d'import-export. )

Après validation de la sélection, le fichier contiendra un onglet par table sélectionnée.

Pour importer/exporter une ou plusieurs tables, cocher la ligne correspondante (se positionner sur la ligne, puis barre espace); pour en sélectionner plusieurs à la fois, ctrl + clic sur chaque ligne. 

Pour obtenir la visualisation de leur contenu, conserver la sélection (exemple ci-dessous) et cliquer sur le bouton 

Le bouton décochera toute la sélection si nécessaire.

Par le bouton Détail  , il est possible de visualiser tous les champs contenus dans les tables sélectionnées. Attention, cette consultation ne se fait qu'une table à la fois.

 Champs obligatoires et sélectionnables dans chaque table

Exemple des champs contenus dans la table Table_Libelle_Famille_Tarif: 

Pour chaque table, les champs qu'elle contient sont tous cochés par défaut. Cela signifie que le fichier excel, dans l'onglet de cette table, contiendra tous ces champs. 

Il est également possible de ne sélectionner que les champs qui vous intéressent, en utilisant les boutons 

 Les champs en orange sont obligatoires! Il ne faut pas les décocher. 

Valider la sélection à la fois de vos champs de tables si vous avez ouvert le détail, et/ou la sélection des tables.

Le fichier excel s'ouvre, et fait apparaître un onglet contenant le nom ODBC de la table, par table sélectionnée: 

Vous pouvez donc avoir un fichier excel contenant plusieurs tables à compléter puis à importer. 

2) Compléter le fichier avec les données des tables et procéder à l'import

Voir chapitres suivants  Structure des tables et Intégration des données

Structure des tables (complétion des fichiers excel avant intégration)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur

 Ces explications sont communes à tous les utilitaires d'import-export des données. 

Voici comment se présente la trame à compléter suite à l'extraction de la structure du fichier (coche présente en phase d'extraction, dans tous les utilitaires: "Extraire uniquement la structure des tables (sans données)". 

Après validation et recherche de votre fichier, celui-ci s'ouvre, comprenant la structure des tables. 

En titre: le nom ODBC de la table, et entre parenthèses, son nom SQL. Des colonnes contiennent chacune un champ présent dans la table. 

Les colonnes en orange sont obligatoires: elles doivent contenir des données. 

→ Compléter le tableau avec vos données.

Les colonnes "Anomalies" et "Alertes" seront décrites dans les chapitres consacrés à l'intégration des données.

 L'onglet NOTICE est créé automatiquement. Il constitue un guide d'utilisation: LEGENDE pour les codes couleurs et explications pour chaque champ à compléter, avec les valeurs admises.

     Exemple: 

Import des données (intégration)

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 Ce guide est valable pour tous les utilitaires d'import/export de donnés.

Une fois que les fichiers sont complétés et contiennent les données à importer, il faut passer en phase d'intégration. 

 Mode "Mise à jour" et mode "Simulation"

 Attention : par défaut, le processus est en mode « simulation ». C'est-à-dire que tant que « mise à jour » n'est pas coché, les données ne seront pas effectivement intégrées. Ceci est une sécurité, ou une étape intermédiaire pour vérifier la qualité des données du fichier avant intégration (création et/ou écrasement de données existantes) de celles-ci. 

En effet, suite à cette opération, s'il existe des anomalies, elles seront identifiées par le traitement et décrites sous la colonne "Anomalies", ligne par ligne. 

Passer en mode « mise à jour » pour intégrer réellement les données. Le fichier s'ouvrira également, avec des £ inscrits dans chaque ligne de la dernière colonne (£ s'il y a eu un traitement préalable en mode simulation, sinon, ce seront des $)  et en préfixe des intitulés des onglets, comme preuve d'intégration correcte et sans erreur, dans l'ERP.

 Résultat après intégration (£ et $) 

Exemple de fichier intégré, avec une ligne de données incorrectes; le résultat est le suivant:

→ En vert, les éléments à notifier

→ Chaque ligne correctement intégrée, se voit attribuer un £ dans la dernière colonne

→ Il y a une anomalie sur la première ligne, décrite dans la colonne "Anomalies". Cette ligne n'est donc pas marquée par un £. Cette donnée n'a pas été intégrée. 

→ Comme il y a une anomalie sur cette ligne, la table n'est pas marquée £: l'onglet n'a pas le préfixe £

→ Pour les autres tables du fichier, toutes les lignes ont été intégrées, la table en entier a donc été intégrée. 

Dans le cas de données incorrectes pour l'intégration, les lignes en anomalie ne sont pas intégrées; elles sont à corriger (la description de l'anomalie permet de guider la correction). Toutes les autres lignes marquées d'un £ ou d'un $ sont bien intégrées. Après correction des lignes en anomalie, le fichier peut être re-intégré: les données déjà intégrées ne seront pas intégrées en doublon. Le programme reconnait les lignes déjà intégrées. 

Dans le cas précis de l'intégration du code tarif 99 (en exemple); il doit être intégré manuellement. Il s'agit de la seule exception concernant les tables de codes tarifs. 

L'option « mise à jour » est également accessible via le menu Fichier, choix « Mise à jour ».
Coche « Réserver le dossier » : bloque toute action concernant les données de la table pendant le traitement.

Import/Export des tables des tiers (clients, fournisseurs et autres tiers)

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tiers

Les tables de tiers peuvent être intégrées seulement une fois que les tables de base ont été intégrées. Voir chapitre Import/Export des tables de paramètres de la gestion commerciale 

Voici la liste des tables de tiers disponibles:

Exactement comme pour l'intégration des tables de base, il est possible de constituer un fichier contenant des données d'importation de tiers, qui possède un onglet par type de tiers à importer. 

Utiliser les boutons  pour cocher les tables à traiter, et voir les champs de chaque table, cochés par défaut mais sélectionnables. Pour rappel les champs en orange sont obligatoires. 

Exemple détail des champs de la table "Client": 

Le fichier obtenu après validation (quelle que soit la phase du traitement, exportation de la structure, exportation des données, ou intégration) est: 

 Pour rappel, l'onglet "NOTICE" vous guide sur les valeurs autorisées, et vous indique la légende des couleurs (champs obligatoires).

Pour la vérification du fichiers de données, et la phase d'intégration, consulter les chapitres Structure des tables et Import des données

Import/Export des tables articles

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Articles et Catalogue externe

Suivre exactement le même procédé que pour Import/Export des tiers

Import de pièces

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import de Pièces par tableur

Les pièces (devis, commandes, factures etc.) ne sont pas exportables. Elles sont uniquement intégrables.

Cet utilitaire sert également à importer des données de pièces de stock (inventaires) et de valider totalement ou en masse des pièces (validation de BLs en factures par exemple).

L'"Import de Pièces" a une configuration et une utilisation différente des autres utilitaires étudiés dans les chapitres précédents.

1) Ecran de sélection:

Bouton "Sélection fichier": c'est ce bouton permettant de sélectionner le fichier excel à intégrer, ou sur lequel copier extraire la structure.

Type de traitement (cocher la case au choix)

→ Stock: ce choix permet d'importer les données de stock, matérialisées par des pièces d'inventaire. 

→ Création: ce choix permet d'importer toutes les pièces à l'exception des pièces d'inventaire

→ Validation totale: validation de pièce (exemple: commande client validée en BL) dans son entièreté. 

→ Validation Partielle: validation de pièce, ligne par ligne

Phase (cocher la case au choix)

→ Génération de la structure du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Il s'agit d'une version simple, sans le détail des champs. 

→ Génération de la structure détaillée du fichier: exporte la structure du fichier à compléter des données pour leur intégration dans la phase suivante. Contient les champs de base des pièces. Attention, les champs contenus dans cette structure ne sont donc pas exhaustifs. 

→ Import: correspond à la phase d'intégration du fichier contenant les données à importer.

Sélection (cocher la case au choix), valable uniquement en phase d'Import

→ Mise à jour réelle: cette coche intégrera les données réellement. Tant que vous êtes en phase de simulation, aucune donnée ne sera intégrée.

→ Simulation: mode de sécurité ou de contrôle, permettant d'obtenir des informations du programme, sur les éventuelles erreurs contenues dans le fichier. 

Fichier

→ Feuille par défaut: si vide, concernera toutes les feuilles du fichier excel (tous les onglets), sinon une sélection d'un onglet en particulier est possible par la liste déroulante.

→ Coche "Ouvrir le classeur à la fin du traitement": le fichier excel s'ouvre automatiquement à la fin de l'un des 3 traitements (phases) opéré.

Coche "Réserver le dossier": évite toute opération sur le dossier pendant les opérations sur cet utilitaire.

2) Structure du fichier excel et complétion avec les données

Quel que soit le type de traitement, il est possible de générer la structure du fichier, en guise de guide de complétion des données avant intégration de celles-ci.

Exemple de sélection pour obtenir la structure détaillée du fichier dans le cas d'une intégration de pièce de type "commande client".

Pour rappel, les codifications de pièces dans Divalto sont les suivantes:

"1" pour devis; "2" pour commande; "3" pour BL; "4" pour facture

La structure du fichier (vierge de données) se présente ainsi: 

Dans la première colonne se trouvent les noms SQL des champs à compléter, ligne par ligne. Dans la première ligne, se trouvent les noms des champs de pièce. Cette première colonne et cette première lignes sont modifiables, mais doivent exister pour que les données puissent être injectées ensuite.

Un code couleur a été prévu pour reconnaître facilement les lignes à compléter, dans une logique de croisement de cellule. 

• Première ligne (jaune clair): les données générales d'identification de la pièce (quel dossier, quel type de pièce.)

IPAR est le nom des données qui concernent les informations de la pièce. C'est dans cette ligne et sous les colonnes des champs correspondantes, que vous allez saisir vos données. 

Exemple: Croisement IPAR/DOSSIER: donnée saisie "998'. IPAR/TYPE_PIECE: donnée saisie: "Devis" (ou code: 1). Car il s'agit d'importer un Devis, dans le Dossier 998.

• Deuxième ligne (jaune): les données d'en-tête de la pièce

ENT est le nom des données qui concernent les données d'en-tête de la pièce. C'est dans les lignes en jaune, sous les colonnes dédiées correspondant aux champs d'en-tête, que vous allez saisir vos données. 

Exemple: Croisement ENT/CODE_OP: donnée saisie "C" pour code opération C correspondant au flux de vente. ENT/DATE_PIECE: donnée saisie "01/01/2020" pour la date. Respecter le format JJ/MM/AAAA.

• Lignes suivantes: 

Les lignes suivantes concernent les MOUV (détail des lignes: référence article, quantité etc.), les MVTL (ventilations: quantités par n°de lot, par emplacement etc.), les ITXT (textes), les ENTCPLEXT (données liées à l'EDI), EAD (adresses complémentaires).

 Ces champs sont modifiables, supprimables. Vous modelez la structure selon vos besoins. Les données IPAR, ENT, MOUV sont par contre obligatoires, pour les données de base de la pièce.

Export de données existantes

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur

 Ce chapitre est commun à tous les utilitaires d'import-export 

Sélectionner la phase "Extraction" uniquement.

Valider

La sélection des tables et leurs champs à exporter se fait exactement de la même manière que pour les autres phases (voir chapitres précédents).

→ Marquer chaque ligne des tables à exporter

→ Le bouton cible permet de sélectionner (marquer) des champs en particulier

→ Le bouton filtre  permet de ne sélectionner qu'une partie des données. 

Exemple: 

Valider pour obtenir le fichier exporté. 

Import export des tarifs

Menu: Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export Tarifs

Interface de sélection et fonctionnement identiques aux autres utilitaires d'import-export de données.

Les tables de tarifs et remises importables sont les suivantes:

Optimisation de l'import de données (V10.6)

Les tables Client, Fournisseur, Prospect et articles sont dotées du champ Média qui correspond à une image permettant d'associer un visuel à l'entité concernée. Le traitement d'import recherche une image de même nom dans un répertoire dédié.

Pour accélérer le traitement, il est possible de désactiver la recherche de média lors de l'import de données. Pour ce faire, on s'appuie sur la notion de paramètres ERP.

En savoir plus sur les paramètres ERP : Les paramètres ERP (V10.5)

Pour mettre en œuvre l'optimisation, le domaine à paramétrer dans le zoom Valeurs de paramètres ERP est A5_IMPORT_DONNEES. Ce paramètre doit être positionné à oui pour désactiver la recherche de média. A contrario, si la valeur du paramètre est non, la recherche de média est activée.