Etats du document
Les différentes informations d'états qui apparaissent sur la fiche document sont :
Le Statut document
Code intervention en cours : apparaît si une intervention est en cours sur le document.
Mention "Diffusion en cours" : apparaît si il manque un accusé réception sur l'une des lignes de diffusions du document.
Mention "Annotation à lire" apparaît si une des annotations posées sur le document reste à lire.
Titre document
Vous disposez de 2 fois 80 caractères pour donner une description sommaire mais suffisante pour identifier l'objet du document. Le formatage en deux lignes permet d'étblir une hiérarchie entre Titre et Sous-Titre.
Ce titre sera repris dans toutes les listes de documents .
Tous les mots du titre sont utilisés pour indexer le document et permettre la recherche par mot-clé.
Alias
Vous pouvez ajouter un identifiant secondaire du document sur 20 caractères alphanumériques .
Ce n'est pas forcément un identifiant unique, mais il permet de faciliter la recherche, et peut provenir d'un système d'identification antérieur à la mise en place de Divalto Documentation.
Par défaut, Divalto Documentation reprend l'identifiant principal cadré à gauche;
Classement original
Le document pouvant avoir plusieurs classements, Divalto Documentation n'affiche sur la fiche document, que le classement principal.
Il s'agit donc de la localisation de l'exemplaire numéroté 1.
Fiche document : Généralités
Pour identifier complètement un document, vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :
Titre document
Auteur
Alias
Etats du document
Classement original
Auteur
Vous identifiez ici l'auteur du document qui peut être un utilisateur Divalto ou non.
L'auteur est la personne qui a conçu et rédigé le document.
Ce n'est peut-être pas la personne qui a autorité pour le rendre valide dans la base documentaire.