Il faut distinguer Document et Enregistrement.
La qualité est génératrice de documents : « Ecrire ce que l'on doit faire »
La qualité est également génératrice d'enregistrements :« Ecrire ce qu'on a fait »
Les documents sont « vivants » :« Améliorer les procédures de façon continue »
Plusieurs versions d'un document peuvent cohabiter.
Divalto Documentation est plutôt conçu pour gérer des documents mais comporte également certaines fonctionnalités concernant la gestion des enregistrements.
Document
Ensemble structuré d’informations sur un support en permettant la persistance . Le document a valeur descriptive ou explicative. Il peut être réutilisé à volonté durant sa période de validité.
Enregistrement
C’est un document que l’on distingue par sa valeur de preuve, et qui n’est valide que pour un fait .
Une activité se sert de documents pour s’accomplir , et produit des enregistrements pour prouver son accomplissement.
Document interne
Document produit par l’entreprise elle-même, dont elle maîtrise les évolutions.
Document externe
Document fourni par un tiers, dont on ne maîtrise pas les évolutions