Nous détaillons dans ce paragraphe les fonctionnalités disponibles lorsque le devis est accepté par le prospect/client.
Validation du devis travaux et génération des éléments d'exécution
Une fois le devis accepté par le prospect/client, nous allons pouvoir passer à son exécution. Pour se faire, nous avons à notre disposition un menu « validation » présent dans la barre du haut. Ce menu nous permet les fonctionnalités suivantes :
Valider le devis
Seul un devis validé permet la génération de la commande, de la facture d'acompte, des situations, des interventions, des matériels (équipements) et des éléments d'affaire.
Valider sans situation
C'est à partir de cette validation que l'on rentre dans une logique de facturation classique avec un flux standard : Devis / commande / BL / facture.
La validation sans situation n'est autorisée que pour les devis travaux ne comportant pas plus de 2 niveaux de chapitres;
Dans la commande générée, le 1er niveau de chapitre sera transformé en chapitre, le 2ème niveau en poste.
la validation sans situation ne permet pas le regroupement des mains d'œuvre en génération de commande.
en V10.5 : la validation sans situation enchaine sur la génération de la commande d'exécution (tout le devis)
en V10.6 : un paramètre du dossier devis travaux / entête de devis travaux active/désactive la génération automatique de la commande à la validation sans situation du devis travaux.
Annuler la validation du devis
Ce menu permet d'invalider le devis travaux. Un ensemble de contrôle sont exécutés si, toutefois, une commande ou autre(s) situation(s) auraient déjà été réalisées.
Génération des équipements
Ce menu permet de générer les matériels/équipements prévus dans le devis travaux en tant qu'équipements à gérer en maintenance.
Génération des interventions
Ce menu permet de générer les interventions prévues dans le devis travaux en tant qu'interventions soit de type maintenance soit de type installation, en fonction du paramétrage du code intervention :
La famille d'intervention du code intervention doit être paramétrée comme étant de type « utilisation » pour générer une intervention d'installation.
La famille d'intervention du code intervention doit être paramétrée comme étant de type « maintenance » pour générer une intervention SAV/maintenance.
Autres particularités de la génération des interventions :
Si le code intervention est positionné sur une ligne ouvrage alors une seule intervention sera générée pour l'ouvrage.
Les temps des mains d'œuvre présentes dans les lignes composant l'ouvrage seront automatiquement placées sur l'intervention et cumulées pour constituer le temps global de l'interventionSi le code intervention est positionné sur une ligne article portant un code modèle, alors une intervention sera générée, et les équipements seront automatiquement placés sur l'intervention.
Génération d'une commande
Ce menu permet de générer la(les) commande(s) opérationnelle(s) correspondant au devis travaux.
Lorsque le devis travaux est validé sans situation (pour continuer dans un flux Gescom), la commande opérationnelle est générée automatiquement à la validation du devis (V10.5)
A partir de la version V10.6, un paramétrage (dossier et entête de devis travaux) indique si la commande opérationnelle doit être générée automatiquement à la validation du devis travaux sans situation ou à la demande.
Lorsque la commande est générée, les lignes de devis travaux sont verrouillées et ne peuvent plus générer de nouvelle commande.
Lorsque la commande ou une ligne de commande est supprimée, la/les lignes de devis travaux sont déverrouillées pour permettre la génération d'une nouvelle commande (V10.6)
Il faut noter que pour les lignes de mouvement comportant une composante article et une composante main d'œuvre, chaque composante article génère une ligne de commande, dont le montant HT est égal au montant total de la composante article, présenté dans l'onglet coût article du mouvement de devis travaux d'origine.
pour les composantes MO, 3 options en génération de commande selon paramétrage du regroupement défini en entête de devis travaux / onglet GENERALITE. Le regroupement n'est pas autorisé en validation sans situation (flux Gescom).
aucun regroupement MO : chaque composante de main d'œuvre génère une ligne de commande sur l'article de MO, dont le montant HT est égal au montant total de la composante MO, présenté dans l'onglet coût MO du mouvement de devis travaux d'origine.
regroupement MO par chapitre : toutes les composantes de main d'œuvre d'un chapitre sont regroupées, les quantités et montants cumulés par référence / affaire / avenant.
regroupement MO par pièce : toutes les composantes de main d'œuvre sont regroupées, les quantités et montants cumulés par référence / affaire / avenant
Gestion des PUB / Montants de la commande
La commande est générée en prix forcés sans remise.
une méthode en V10.5, plusieurs méthodes de gestion du PUB en (V10.6) :
utiliser le prix par : c'est la seule méthode disponible en V10.5. La commande est générée comme suit :
pour l'article :
quantité article = quantité du mouvement de devis travaux
unité de vente = unité article
PUB article = Montant HT total présenté dans l'onglet coût Article
Prix par = quantité article
Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par
pour l'article MO si aucun regroupement
quantité article = temps total exprimé en unité de vente de l'article MO
unité de vente = unité de vente de l'article MO
PUB article = Montant HT total MO (présenté dans l'onglet coût MO)
Prix par = quantité article
Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par
pour l'article MO avec regroupement (V10.5)
quantité article = somme des 'temps total' des articles regroupés, exprimée en unité main d'œuvre synthèse et affaire (paramétrée dans le dossier devis travaux);
unité de vente = unité main d'œuvre synthèse et affaire ATTENTION : peut être différente de l'unité de vente de l'article
PUB article = somme des 'Montant HT total MO' (présenté dans les onglets coût MO)
Prix par = quantité article
Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par
pour l'article MO avec regroupement (V10.6)
quantité article = somme des 'temps total' des articles regroupés
unité de vente = unité de vente de l'article MO
PUB article = somme des 'Montant HT total MO' (présenté dans les onglets coût MO)
Prix par = quantité article
Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par
utiliser la quantité / PUB : cette méthode peut introduire des erreurs d'arrondi par le calcul d'un prix unitaire à partir d'un montant total.
pour l'article :
quantité article = quantité du mouvement de devis travaux
unité de vente = unité mouvement
PUB article = Montant HT total présenté dans l'onglet coût Article / quantité
Prix par = 0
Montant HT = quantité article * PUB article
pour l'article MO si aucun regroupement
quantité article = temps total exprimé en unité de vente de l'article MO
unité de vente = unité de vente de l'article MO
PUB article = Montant HT total MO (présenté dans l'onglet coût MO) / temps total MO
Prix par = 0
Montant HT = quantité article * PUB article
pour l'article MO avec regroupement
quantité article = somme des 'temps total' des articles regroupés;
unité de vente = unité de vente de l'article
PUB article = somme des 'Montant HT total MO' (présenté dans les onglets coût MO) / somme des 'temps total'
Prix par = 0
Montant HT = quantité article * PUB article / Prix par
selon le type de lignes (V10.6) : cette méthode peut introduire des erreurs d'arrondi par le recalcul d'un prix unitaire à partir d'un montant total.
méthode mixte qui propose d'utiliser la quantité / PUB sur les lignes liées à une intervention de type maintenance, et le prix par sur les autres.
ATTENTION : La commande opérationnelle ne gère qu'un seul niveau de chapitre, celui du dernier niveau du devis travaux, les chapitres présents en amont sont annotés en texte de ligne.
Génération d'une commande complémentaire (V10.6)
Ce menu permet de générer une commande opérationnelle sans ligne de mouvement, qui permet d'initier un flux logistique avec des articles qui ne sont pas présents dans le devis travaux.
les commandes complémentaires peuvent être gérées dans l'administration interventions/équipements
Génération facture d'acompte :
Ce menu permet de générer la(les) factures d'acompte inhérentes au devis travaux. (Voir paramétrage entête de devis travaux)
A la génération, le paramétrage enregistré dans le devis travaux est proposé pour validation. Pour la facturation du premier acompte, tous les paramètres peuvent être modifiés.
La référence est initialisée par la référence du devis travaux mais peut être ponctuellement modifiée.
(V10.6) : possibilité de générer plusieurs factures d'acompte (et de gérer la déduction de tous les acomptes en saisie de situation).
la liste des acomptes est accessible depuis l'interrogation / Acompte.
Génération éléments affaire
Ce menu permet de générer les éléments d'affaire (au sens affaire industrielle) depuis le devis travaux.