Le mailing Word

Cette fonction permet de générer et d'imprimer un document de fusion à partir d'un document maître Word et d'une sélection de contrats.
Un formulaire permet de sélectionner les données (contrats, périodes) qui seront utilisées lors de la fusion.
Ce programme peut être lancé depuis le menu Impression/Mailing Word pour une liste de contrats sélectionnés ou en mode piloté depuis la fiche contrat, auquel cas la fusion ne se fera que pour ce contrat.

Document maître WORD

Les champs de fusion du document maître Word
Pour ajouter un nouveau champ de fusion dans un document maître, il faut utiliser l'option Insérer champ de la barre d'outils de Word puis choisir champ de fusion.
Dans Word 2007 Menu Insertion / QuickPart/ Champ


Dans Word 2003 Menu Insertion/Champ

Puis taper le nom du champ de fusion après le mot clé "MERGEFIELD" dans la propriété "Codes de champ".

Remarque : Selon la version de Word utilisée, vous pouvez trouver le mot clé "CHAMP DE FUSION" à la place de "MERGEFIELD".
Vous ne pouvez pas taper les caractères de champ de fusion (« ») ou les insérer à l'aide de la commande Caractères spéciaux du menu Insertion.
Pour modifier un champ de fusion existant, utilisez le menu contextuel (sur clic droit) "Modification du champ". Vous pourrez alors modifier le nom de champ à utiliser pour la fusion.
Pour afficher correctement les données fusionnées, assurez-vous de taper des espaces et des marques de ponctuation entre les champs de fusion, en-dehors des caractères de champs de fusion (« »). Pour placer un champ de fusion sur une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.
Dans un souci d'uniformisation, on utilise dorénavant les noms ODBC dans le mailing word. Néanmoins, comme certains noms ODBC utilise le séparateur "_ ", on utilisera le séparateur " __ " (Double underscore) entre :

• le nom d'enregistrement et le champ (ex. : Individu__Nom).

• le champ et l'indice (ex. : Individu_Adresse_1).

• le champ et le multi-choix (ex. : Individu_Civilite_Civilite) : en effet il est possible d'associer le libellé du dictionnaire des multi-choix et non le contenu du champ qui ne veut rien dire.

On peut également utiliser les rubriques, les constantes et les résultats comme champ de fusion. La codification est la suivante :

• pour un résultat : Resultat__«code résultat»

• pour un constante : Constante__«code constante»

• pour une rubrique :

• pour afficher le nombre de la rubrique : RubriqueNombre__«code rubrique»

• pour afficher la base de la rubrique : RubriqueBase__«code rubrique»

• pour afficher le taux salarial de la rubrique : RubriqueTauxSal__«code rubrique»

• pour afficher le montant salarial de la rubrique : RubriqueMontantSal__«code rubrique»

• pour afficher le taux patronal de la rubrique : RubriqueTauxPat__«code rubrique»

• pour afficher le montant patronal de la rubrique : RubriqueMontantPat__«code rubrique»

Attention : Il faut respecter la casse lors de la saisie d'un "code résultat", d'une "constante" ou d'un "code rubrique".
Exemple de contenu d'un document maître

élection des contrats pour la fusion

Paie / Impressions / Export bureautique / Mailing Word

Sélections
Etablissements : permet de saisir un filtre sur les établissements à traiter. Saisie de plusieurs établissements séparés par un point-virgule, mais également une suite d'établissements séparés par un tiret. La sélection multiple dans le zoom des établissements est possible.
Profils : permet de saisir un filtre sur les profils à traiter. Saisie de plusieurs profils séparés par un point-virgule, mais également une suite de profils séparés par un tiret. La sélection multiple dans le zoom des profils est possible.
Contrats : permet de saisir un filtre sur les contrats à traiter. De l'individu/contrat à l'individu/contrat permet de sélectionner tous les contrats actifs d'un individu, mais également un contrat spécifique sur un individu ayant plusieurs contrats dans la société.
Contrat actif :  indique que seuls les contrats actifs doivent être utilisés lors de la fusion.
Dates
Période du … au : dates de début et de fin de la période à traiter.
Date d'impression : peut être prise en compte sur le document maître. («Selections__DateImpression»).
Bulletin dans la période :  indique que seuls les contrats ayant un bulletin dans la période sélectionnée doivent être utilisés lors de la fusion.
Options d'impression
Détail impression (Individu / Contrat) : permet de choisir entre une rupture par individu ou par contrat.
Aperçu du résultat :  indique que vous souhaitez ouvrir l'aperçu avant impression du document de fusion. Sinon l'impression est lancée directement.
Nombre d'exemplaires : permet d'indiquer le nombre d'exemplaires à imprimer pour le document final.

Lancement du programme de fusion

Le programme de fusion est lancé en validant le formulaire de sélection.
Par défaut, le fichier à traiter se trouve dans c:\mes documents\divalto.
Vous pouvez changer de fichier à l'aide du menu Option.
Le dernier fichier traité est celui proposé lors d'un nouveau lancement.

Lors du traitement d'un document, si la donnée à fusionner est un résultat cumulé, le résultat retourné sera le dernier résultat de la période sélectionnée. Sinon, en cas de résultat non cumulé, la valeur calculée est le cumul de toutes les périodes.

L'export des rubriques et résultats vers Excel

 Objectif

Le programme "Export Excel" de Divalto Paie analyse les lignes de bulletin et les résultats et les transfère dans une feuille de calcul Excel pour réaliser des tableaux de bord à partir des bulletins de paie.
Pour uniformiser l'ensemble des extractions, et comme dans toute la nouvelle paie, on utilise le nom ODBC des tables et des champs dans l'export d'un champ d'une fiche.
Tous les champs des tables sont utilisables. Par défaut, si le nom odbc d'une table ou d'un champ n'est pas renseigné, le nom « normal » sera pris.

 Principe

Le classeur peut être chargé par l'outil (Fichier - Ouvrir) ou peut déjà être ouvert dans une session Excel. Dernière possibilité d'ouverture de classeur Excel : la définition d'un classeur et d'une feuille par défaut dans les options du programme.
Un exemple est fourni dans le classeur PPXL.xls.
Le programme dialogue avec EXCEL par une liaison OLE.
Règles de mise en page des cellules :

• La colonne 1 de la feuille de calcul contient les paramètres nécessaires au programme d'extraction.

• La colonne 2 est ignorée par ce programme. Elle peut contenir des titres des lignes Excel.

• Les colonnes suivantes contiennent soit des paramètres, soit des résultats. Ces colonnes peuvent être au nombre de 30.

Paramètres simples de la colonne 1
Si le critère est une rubrique, il faut déterminer quel montant de celle-ci est à extraire. Pour ce faire, on fait suivre le code de la rubrique d'un double point suivi du type. (Ex. : critère rubrique=acompte : MtSal).Les différents types possibles sont : Nombre, Base, SalMt, SalTx, PatMt, PatTx.S'il n'est pas précisé, le type par défaut sera SalMt.
Si le critère est un résultat, il faut déterminer quel montant est à extraire. Pour cela, on fait suivre le code résultat par un double point suivi du type.Les deux types sont : Bulletin et Cumul pour le résultat du mois ou le résultat cumulé.
Si le critère est le contrat, on utilise également le double point pour déterminer le numéro d'ordre du contrat.

 Les paramètres indicateur de colonne

Lorsqu'un de ces paramètres est présent en colonne 1, les paramètres présents en colonne 3 et suivantes de la même ligne précisent les paramètres à prendre en compte dans les colonnes.
Explications des paramètres
Datedebut : en colonne 3 et +, préciser les dates début de période. Facultatif s'il y a une seule période.
Datefin : en colonne 3 et +, préciser les dates fin de période.
Critere : en colonne 3 et +, préciser les paramètres établissement, individu, contrat, rubrique, résultat, sexe, axe1, axe2, axe3, axe4, reglement, service, départ, sortie, profil, catégorie, emploi, qualification, type_contrat.
Les données des champs dossier, établissement, individu, contrat, rubrique, résultat peuvent être précisées dans ces colonnes ainsi que les champs des tables emploi, catégorie, profil, qualification et type de contrat.
La syntaxe est la suivante : enreg_odbc.champ_odbc.
INDIVIDU.SURNOM pour le surnom de la personne.
Si les colonnes 3 à 23 des lignes Datedebut, Datefin ou Critere sont à espace, elles sont ignorées.

 La commande « evaluer »

La commande "evaluer" doit être placée avant les autres paramètres en colonne 1.
Elle permet au programme de savoir quand chercher les informations dans le fichier statistique.
Les valeurs possibles sont : établissement, résultat, contrat, rubrique.
La valeur implicite est "rubrique".
Le programme accède au fichier sur les lignes où il rencontre le paramètre précisé dans "evaluer". On peut utiliser plusieurs fois le paramètre "evaluer".
Limites
Le nombre de fourchettes maximum de chaque paramètre est 10.
Le nombre de colonnes évaluées (à partir de la colonne 3) est de 30.
Le nombre maximum de caractères de la colonne 1 est 512 caractères.
evaluer = contrat
Remarque : Si le critère d'évaluation n'est pas spécifié, le programme utilise les rubriques ou les résultats en fonction de la ligne traitée.

 Détail

Paie / Impressions / Export bureautique / Export Excel
Si vous cochez la case "Générer le détail", le programme écrit la liste des valeurs correspondant au paramètre dans la commande "evaluer" et les montants. C'est le détail des chiffres récupérés dans la feuille de calcul.
Les options de définitions du fichier de détail sont les suivantes :
Séparateur : 2 choix possibles :

• Tabulation

• Point-virgule

Codification des caractères : 2 choix possibles :

• OEM (MS/DOS)

• Ansi (Windows)

Fichier : Chemin + nom du fichier à utiliser par le programme pour écrire le détail.

Exemple d'export Excel

Ouverture de la feuille Excel.
Le programme de liaison Excel utilise la feuille courante du tableur. Si Excel n'est pas actif, l'utilisateur peut ouvrir le tableur et le classeur par le menu Fichier - Ouvrir.
Enfin, un classeur et une feuille par défaut peuvent être enregistrés dans les options du programme (menu Outils - Options).
Excel et cette feuille sont chargés automatiquement à l'exécution du programme si aucune feuille n'est active dans le tableur.

 Import/export des individus/contrats

Les fichiers individu et contrat de Divalto Paie peuvent être maintenus par l'utilitaire de mise à jour par Excel.
Cet outil permet l'extraction et l'intégration de données :

• Par une liaison OLE vers Excel,

• Par la lecture d'un fichier CSV (texte avec séparateur point-virgule ou TAB).

Paie / Utilitaires / Export individu - contrat

Liaison OLE
Le classeur peut être chargé par l'outil (Menu Fichier , Ouvrir), ouvert dans une session Excel, ou défini dans les options du programme. (Menu Outils , Option).
Fichier CSV (Fichier Texte avec séparateur Point-virgule ou Tabulation)
Indiquer le chemin et le nom du fichier dans le champ fichier du formulaire Import/Export. Lors d'une exportation si le fichier n'est pas vide, les données sont insérées à la fin du fichier.
Sélections
Permet la sélection des contrats à traiter.
Options de traitement :

• Traiter uniquement les individus :

  

   indique que seules les données de la fiche INDIVIDU seront traitées, et pas celles de la fiche CONTRAT.

• Traiter uniquement les contrats actifs :

  

   indique que seules des données des contrats actifs seront traitées.

• Traiter les sous-fiches :

  

   indique que les données des sous-fiches doivent être traitées (Enfant, Diplôme, Permis, ...).

• Traiter les périodes d'activité / de non activité :

  

   indique que les données des sous-fiches périodes d'activité et période d'inactivité seront traitées.

• Réserver le dossier :

  

   indique que le dossier doit être réservé pendant la durée du traitement.

 La structure de la feuille de calcul

Si le fichier utilisé pour l'extraction des données est vide, c'est le programme qui détermine les champs à exporter.
Si vous voulez personnaliser le format de l'extraction vous devez respecter les règles ci-dessous.
Les en-têtes de colonnes définissent les données à importer ou à exporter.
Ils doivent :

• tous se trouver sur la même ligne (l'ordre n'a pas d'importance),

• tous se suivre sans cellule vide intercalée (toute colonne d'en-tête vide implique la fin des champs à importer).

Pour le cas d'une exportation ou d'une importation de type Divalto vous obtiendrez une ligne par enregistrement des fiches INDIDIVU ou CONTRAT et une ligne par enregistrement des sous-fiches (ENFANT, DIPLOME, etc.), une colonne "FICHE" contenant le nom de l'enregistrement sera définie.
Les cellules de la colonne "FICHE" peuvent prendre les valeurs suivantes :

Selon les enregistrements à exporter ou à importer, certains mots-clés sont nécessaires.
Certains mots-clés permettent une numérotation automatique des fiches en création.
Pour l'intégration des fiches et sous-fiches Individu : Il faut obligatoirement avoir une Colonne «INDIVIDU» ou «INDIVIDU+». La colonne «DOSSIER» est facultative. Si elle n'est pas présente, on travaille sur le dossier courant.
Pour l'intégration des fiches et sous-fiches Contrat : Il faut obligatoirement avoir en plus une Colonne «CONTRAT» ou «CONTRAT+» et une colonne «ETABLISSEMENT».

 Les champs utilisables

La syntaxe suivante doit être respectée :
ENREG.DONNEE (par exemple : INDIVIDU.NOMINDIVIDU)
Comme dans tout DIVALTO Paie, les noms ODBC peuvent être utilisés.
Si le champ à utiliser est indicé, il faut ajouter l'indice souhaité selon le format suivant :
DONNEE 10*3 Une dimension de 1 à 3
ENREG.DONNEE(1) à ENREG.DONNEE(3)
DONNEE 10 *10 Une dimension 1 à 10
ENREG.DONNEE(1) à ENREG.DONNEE(10)
DONNEE 10*12*3 Deux dimensions
ENREG.DONNEE(1,1) à ENREG.DONNEE(1,3)
ENREG.DONNEE(2,1) à ENREG.DONNEE(2,3)
…à
ENREG.DONNEE(12,1) à ENREG.DONNEE(12,3)

 Colonne ERREUR

Lorsque cette colonne est présente, en phase d'intégration, les éventuelles erreurs y sont inscrites par le programme pour les lignes qui ne respectent pas la cohérence des données.
Si la colonne "ERREUR" n'est pas présente, c'est la première colonne vide qui sera utilisée pour consigner les erreurs rencontrées.

Exemple d'extraction

Export Excel des individus et des contrats valides
Fichier après extraction

Export Excel des individus et de leurs enfants
Fichier après extraction

 Intégration

Simulation (mode par défaut) : le programme effectue une simulation, permettant de vérifier les données à intégrer sans faire de mise à jour.
Une impression permet d'indiquer les différents enregistrements à mettre à jour ou créés (indicateur + en début de ligne d'impression).
Mise à jour : le programme contrôle les colonnes d'en-tête (présence de FICHE, des champs-clés obligatoires selon les fiches et sous-fiches rencontrées).
Ensuite, ligne par ligne, le programme contrôle la cohérence et fait les mises à jour.
INDIVIDU+
Si le dossier de Divalto Paie autorise la numérotation automatique des individus on peut utiliser la colonne "INDIVIDU +". Cette colonne peut être vide en intégration pour toutes ou certaines lignes.
Si le contenu est vide, l'individu est créé en utilisant la numérotation automatique.
Lorsque le contenu est renseigné, la création ou la modification s'effectue par rapport au code contenu dans la cellule (cas normal).
Attention : Cette fonctionnalité n'est valide qu'en intégration par liaison OLE.
CONTRAT+
On peut utiliser la colonne "CONTRAT +". Cette colonne peut être vide en intégration pour toutes ou certaines lignes. Lorsque le contenu du numéro de contrat est vide, le numéro de contrat de l'individu est créé en utilisant la numérotation automatique (+1 par rapport au dernier contrat de l'individu). Lorsque le contenu est renseigné, la création ou la modification s'effectue par rapport au code contenu dans la cellule (cas normal).
Attention : Cette fonctionnalité n'est valide qu'en intégration par liaison OLE.

Impression des états post-paie

Ce module permet d'imprimer des états post-paie paramétrés à partir d'un document maître de type tableur (Microsoft Excel ou OpenOffice SCalc) ou traitement de texte (Microsoft Word ou OpenOffice Writer) et d'une sélection de bulletins.
Un formulaire permet de sélectionner les données (bulletins, période) qui seront utilisés lors de la fusion.
Ce programme peut être lancé depuis le menu Impressions/Impression post-paie pour une liste de bulletins sélectionnés.

 Paramétrage d'un état post-paie

Cette fonction permet de définir les états post-paie et leurs contenus ; ils sont constitués des éléments suivants :

• un en-tête,

• une ou plusieurs lignes,

• une table d'effectifs.

 En-tête d'état post-paie

Paie / Fichiers / Paramétrage des impressions / Paramétrages des états post-paie

Un état post-paie se paramètre avec les informations suivantes :
Son code
Son libellé : titre de l'impression
Le panel de salariés concernés par cet état :

• Population concernée : salariés concernés par l'état (si non renseignée, on considèrera l'ensemble des salariés)

• Population non concernée : salariés exclus pour le calcul de cet état (si non renseignée, on n'exclura personne)

Le regroupement de l'impression (rupture de l'impression au changement d'un regroupement) :

• Par établissement

• Par profil

• Par contrat

Le type d'export et le document maître :

• Tableur (ex : Microsoft Excel)

• Traitement de texte (ex : OpenOffice Writer)

Des lignes d'états ou d'effectifs permettent de compléter le paramétrage en fonction des besoins.
L'impression du paramétrage de l'état est disponible dans le menu Compléments via la fonction "Imprimer le paramétrage ".

 Ligne d'état post-paie

Paie / Fichiers / Paramétrage des impressions / Paramétrages des états post-paie – Bouton Lignes
Le paramétrage d'une ligne de l'état post-paie permet de calculer :

• le nombre de salariés concerné par cette ligne,

• le cumul des bases,

• le cumul des taux ou le taux calculé en fonction du montant et de la base,

• le cumul des montants ou le montant calculé en fonction de la base et du taux.

Une ligne d'état est constituée de plusieurs éléments :
Le code de l'état auquel elle est rattachée.
Son code ligne.
Son indice d'impression : permet de positionner les données de la ligne sur le document maître.
Son libellé interne : libellé plus long que celui qui sera imprimé, il permet de définir plus précisément ce que contiendra la ligne.
Son libellé imprimé (plus court).
Le panel de salariés concernés par cet état :

• Population concernée : salariés concernés par la ligne d'état (si non renseignée, on considère l'ensemble des salariés),

• Population non concernée : salariés exclus pour le calcul de cette ligne d'état (si non renseignée, on n'exclut personne).

Le paramétrage des colonnes :

• Si l'option 'Pas de calcul' est sélectionnée, la donnée ne sera pas calculée.

• Sinon :

• « Effectif » - 'Nb de salariés concernés' : calcule le nombre de salariés concernés.

• « Taux » - 'Montant / Base' : déduit le taux en divisant le montant calculé par la base calculée.

• « Montant » - 'Base x Taux' : déduit le montant en multipliant la base calculée par le taux.

• L'option 'Paramétrage' permet de préciser la méthode de calcul de la base, du taux ou du montant.

Remarque : à chaque colonne (base, taux, montant) peut être associé un arrondi.

 Paramétrage d'une ligne d'état post-paie

Les colonnes 'Base', 'Taux' et 'Montant' peuvent être paramétrées.
Les boutons Base, Taux, Montant permettent d'y accéder.

C'est un enregistrement du formulaire où il faut préciser les rubriques à prendre en compte pour le calcul. Plusieurs rubriques peuvent être insérées, additionnées ou soustraites.

 Effectif d'état post-paie

Paie / Fichiers / Paramétrage des impressions / Paramétrages des états post-paie - Bouton Effectifs

Le paramétrage d'une ligne d'effectif permet de calculer le nombre de salariés d'une catégorie particulière.
Une ligne d'effectif est constituée de plusieurs éléments :
Le code de l'état auquel il est rattaché.
Son indice d'impression.
Son libellé.
Le genre des salariés de l'état (sexe).
Le panel de salariés concernés par cet état :

• Population concernée : salariés concernés par la ligne d'état (si non renseignée, on considère l'ensemble des salariés).

• Population non concernée : salariés exclus pour le calcul de cette ligne d'état (si non renseignée, on n'exclut personne).

 Impression d'un état post-paie

Un formulaire vous permet de choisir l'état à imprimer, ainsi que les bulletins à traiter.

Paie / Impressions / Impression post-paie / Etats paramétrés
Sélections
Code état : permet de saisir ou de rechercher un état post-paie.
Établissement : permet de saisir un filtre sur les établissements à traiter.
Profils : permet de saisir un filtre sur les profils à traiter. Saisie de plusieurs profils séparés par un point-virgule, mais également une suite de profils séparés par un tiret. La sélection multiple dans le zoom des profils est possible.
Contrats : permet de saisir un filtre sur les contrats à traiter. De l'individu/contrat à l'individu/contrat permet de sélectionner tous les contrats actifs d'un individu, mais également un contrat spécifique sur un individu ayant plusieurs contrats dans la société.
Période : dates de début et de fin de la période à traiter.
Date d'impression : peut être prise en compte sur le document maître. («Selections__DateImpression»).

Lancement de l'impression

L'impression d'un état post-paie peut s'effectuer de deux façons, suivant son paramétrage :

• un publipostage vers un traitement de texte,

• un export vers une ou plusieurs feuilles d'un tableur.

Le principe du publipostage est le même qu'au chapitre des exports bureautiques.
Le principe pour l'export vers un tableur est en fait le même que le publipostage mais vers un tableur. Nous aurons donc les syntaxes suivantes :

Remarque : la ponctuation du champ de fusion '«xxx»' sera remplacée dans le tableur par des doubles chevrons ouvrant et fermant
Liste des différents mots-clefs :

Mot-clef "Surcharge"
Il est possible de définir jusqu'à 99 chaînes de 150 caractères chacune. Les quatre premières sont déjà définies (cf. 'ppttetat001.dhsp') et surchargeables ; elles permettent d'afficher le libellé du/des regroupement(s) paramétrés dans l'état post-paie.
Pour ajouter un autre libellé, il suffit d'implémenter une fonction supplémentaire comme suit (on prendra dans l'exemple, le 14^ème libellé) :
Public Function Char Definir_Libelle14
1libelle 150
Beginf
libelle = '- texte à afficher -'
PingLocal('PPETATPP_Libelle_14', libelle)
FReturn('N')
Endf
Ensuite, il suffira d'ajouter dans le document maître, le mot-clef : 'Surcharge_Titre_14'.
Mot-clef "Total"
Ce mot-clef permet d'accéder au total des bases, taux, montants de la ligne d'état courante.
Cependant, ce total peut ne pas avoir de sens au niveau pratique ; par exemple, cela n'a pas de sens de cumuler des taux si les bases de ces taux ne sont pas identiques.

 Exemple de document maître