Gestion du grand import (V10.4)

Accès au module Grand Import

Les programmes liés au Grand Import sont accessibles dans :
Menu : Commerce & Logistique / Grand import

Les principaux paramétrages liés au Grand Import sont accessibles dans :
Menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import
Dossier : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier ; bouton « Grand Import »

Principes généraux du Grand Import

Le module Grand Import permet de suivre l'arrivage de marchandises achetées à l'import (étapes de trajet, stock en transit), mais aussi d'effectuer l'imputation de coûts engendrés spécifiquement par cette importation (gestion des "frais d'approche") à la valeur d'achat des marchandises, de manière à obtenir un coût de revient pour une transaction d'achat en particulier.

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Les trois outils peuvent être liés s'ils sont tous trois utilisés, mais il est également possible de n'utiliser que l'un des trois, ou deux de ces trois outils, indépendamment les uns des autres.

Paramétrages Dossier du module Grand Import

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers ; bouton « Grand Import »

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• Impression automatique devis transitaire : permet de paramétrer par défaut l’impression des devis transitaires lors de leur génération :

  • Non : aucune impression.

  • Oui : impression à chaque génération.

  • A la demande : un message demande si on veut imprimer les devis transitaires à chaque génération.

• Impression automatique commande transport : permet de paramétrer par défaut l’impression des commandes transports lors de leur génération :

  • Non : aucune impression.

  • Oui : impression à chaque génération.

  • A la demande : un message demande si on veut imprimer les commandes transports à chaque génération.

• Impression automatique commande prestations : permet de paramétrer par défaut l’impression des commandes prestations de stockage lors de leur génération :

  • Non : aucune impression.

  • Oui : impression à chaque génération.

  • A la demande : un message demande si on veut imprimer les commandes prestations de stockage à chaque génération.

• Inclure les devis dans la simulation : Si cochée, par défaut les lignes de mouvements en devis fournisseur seront pris en compte dans la simulation conteneur.

• Code opération devis transitaire : code opération utilisé pour générer le devis transitaire

• Code opération commande transport : code opération utilisé pour générer la commande transport

• Code opération commande prestation : code opération utilisé pour générer la commande prestation de stockage

• Catégorie de fournisseurs Transitaire: recommandé de fixer une catégorie pour les fournisseurs transitaires, afin de pouvoir opérer des filtrages sur les "spécial grand import".

La Fiche Grand Import : paramétrages

• Le code routage

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Routage
Le code routage permet de déterminer les moyens de transport qui vont être utilisés (exemple : code « Bateau »). A ce code routage, sont à associer des étapes de routage.
A noter : une option permet de personnaliser le code routage par une couleur de fond à choisir, qui identifiera le code routage notamment dans le Disponible.

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Le grand import peut être associé à un code incoterm, qui définit les obligations du vendeur et de l'acheteur lors d'une transaction commerciale en ce qui concerne la répartition des frais de transport des marchandises (emballage, manutention, transport, droits de douane, assurances, etc.) le point de transfert des risques, c'est-à-dire l'étape à partir de laquelle l'acheteur sera responsable de la marchandise en cas de dommage ou d'avarie. Ils définissent également les documents et informations que le vendeur doit fournir à l'acheteur.
Ce code peut être indiqué à titre d'information ou constitue la base de prise en compte des types de frais dans la gestion des frais d'approche (choix de paramétrage à opérer, voir paramétrage des frais d'approche), si l'on garnit la case « Type de frais d'approche ».

La Fiche Grand Import : fonctionnement

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Pour rappel, la Fiche Grand Import sert principalement à suivre les étapes d'acheminement des marchandises importées et de collecter des informations relatives à cette importation.
Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Fiche Grand Import
Exemple de frise pour illustrer les étapes d'acheminement :

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Dans la partie droite du zoom de la fiche Grand Import, après s'être positionné sur une ligne possédant un code Grand Import, on accède à la consultation ou à la modification de renseignements sur le fret et les étapes d'acheminement de la marchandise. Lieu de départ, nom de bateau, n° de conteneur etc. en font partie. Les étapes visibles sont celles reprises, une fois le mode de transport garni, qui déclenche automatiquement le code routage associé et les étapes associées à ce code routage.
A chaque étape franchie en réel, l'utilisateur coche la case et indique une date. Chaque nouvelle case cochée décoche l'étape précédente. C'est la date qui atteste de l'historique.
Pour rappel, les étapes paramétrées comme générant des écritures déclencheront un message invitant à renseigner des éléments de pièces (montants de facture d'achat, etc.)

Numérotation automatique de la fiche Grand Import à la création (depuis la V10.8)

Un n° de fiche est automatiquement créé pour identifier la fiche Grand Import. Il reste modifiable manuellement.

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Fonctions de la Fiche Grand Import

• Boutons : Lier lignes commandes / Lier commandes / Lier chargements

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Lorsque toutes les étapes du grand import ont été réalisées, il est possible de réceptionner la marchandise à partir du superviseur de commandes, en validant les commandes fournisseur en BL.

Gestion des conteneurs

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Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur

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Cette fonctionnalité permet de simuler le remplissage d’un conteneur (i.e. un conteneur à la fois) et de générer une demande de devis au transitaire.

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Chargement des conteneurs

Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur

Un numéro de chargement est attribué automatiquement (option Dossier, Numérotation).
Les informations à renseigner obligatoirement dans la partie de gauche, sont le transitaire et le type de conteneur (Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au Grand import / Type de conteneur. La date de départ prévue est pour information.
Dans le tableau de droite, il faut renseigner le ou les fournisseur(s) à qui sont commandées les marchandises à l'import. Le programme recherche toutes les commandes ouvertes concernées et en reporte les lignes dans la partie « Conteneur ».
C'est dans cette partie « Conteneur » que le remplissage s'opère. Le volume et le poids du chargement, se « remplissent » automatiquement au fur et à mesure de l'ajout de lignes, reprenant les informations de poids/volume/conditionnement des fiches articles.
Ces informations de poids et volume peuvent également être remplies manuellement.
Dans la partie basse figurent les lignes en attente de chargement. Les boutons « Remplir le conteneur », « Vider le conteneur » permettent de passer toutes les lignes d'une partie à l'autre, selon s'il faut vider le conteneur ou au contraire le remplir ! Chaque ligne ensuite est ajoutable par simple double clic ou copier-glisser d'une partie à l'autre. Les boutons « Ajouter ligne conteneur » ou « Enlever ligne conteneur » remplissent également ces fonctions. Le bouton « Chargement » charge l'intégralité du contenu.

Validation du conteneur
Une fois le conteneur dûment rempli, il faut cliquer sur « Valider ». Cette action valide le chargement et créé automatiquement le numéro de chargement (si cette option est positionnée sur le Dossier).

Mode de saisie dans le chargement de conteneurs (V10.5)

Le mode modification est activé (bouton de modification) à la consultation d’un chargement existant, du moment qu’il ne soit pas encore rattaché à une fiche Grand Import, auquel cas cette modification sera rendue impossible. 

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Génération de pièces à partir du programme de chargement des conteneurs

3 types de pièces peuvent être générées à partir du programme de chargement des conteneurs:

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Le devis transitaire peut être paramétré soit dans cette table, soit ajouté directement en saisie lors de la création d’un nouveau chargement. C’est sur le transitaire saisi dans le champ “transitaire” que le devis sera généré.

Générer les différentes pièces à partir d’un Chargement conteneur

Une fois le chargement validé (et seulement à cette condition), il est possible de générer les pièces:

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• Les pièces ne pourront être générées que si le transitaire saisi dans le champ “Transitaire” à la création du chargement est le même que celui de la table. Ainsi, on ne pourra pas générer différentes pièces selon différents transitaires à partir d’un même chargement

Consultation des chargements existants

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Liste des chargements de conteneur
Fait apparaître la liste de tous les chargements existants, et leurs caractéristiques principales.

Consultation des chargements existants

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Liste des chargements de conteneur
Fait apparaître la liste de tous les chargements existants, et leurs caractéristiques principales.

Rattacher des références articles par type de conteneur et / ou par transitaire

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Références par type de conteneur ou Références par transitaire.

Le transitaire dans le Module Grand Import

Le transitaire est à créer en tant que fournisseur.
Mais il est recommandé de créer une Catégorie de fournisseur spécifique. Le champ de la fiche fournisseur « Catégorie fournisseur », onglet « Généralités », se reporte à la table des catégories fournisseurs :
Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux Tiers / Catégorie fournisseur.

La catégorie fournisseur est utile à des fins statistiques, mais également pour faciliter le filtrage notamment lors du chargement de conteneur.
Important : créer le code de catégorie fournisseur « TRANSIT » pour les identifier comme transitaires, permet à la fiche conteneur de préfiltrer les fournisseurs sur ceux possédant cette catégorie.
F8 dans le champ « Transitaire » du chargement de conteneur : ce sont les fournisseurs catégorisés « TRANSIT » qui apparaîtront. (Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur)
Autrement, le champ peut être garni par un fournisseur au choix, de manière classique.

Gestion des frais d'approche

Cette partie est consacrée au paramétrage et à l'utilisation du 2e volet du module Grand Import, à savoir la Gestion des Frais d'Approche: l'imputation des frais d'approche au coût des produits importés.

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Paramétrage des frais d'approche

Les frais d'approche correspondent aux différents frais liés à l'affrètement de la marchandise à l'importation : fret, frais de douane, frais de stockage, taxes portuaires, coût du pré-acheminement etc.
Pour la gestion des frais d'approche dans Divalto Infinity, il faut tout d'abord paramétrer les différentes tables utilisées dans la fonction.

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Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Code incoterm

Options de frais d'approche du Dossier Grand Import

Il faut activer la gestion des frais d'approche sur la fiche paramètre grand import du dossier.
Dans la fiche, il faut saisir la nature de produit qui sera utilisée pour définir les articles de frais d'approche. Il est possible de définir si les frais en pied de pièce seront considérés comme des frais d'approche. Les couleurs servent à différencier les différents types de lignes (frais, vente, achat) dans le superviseur et le détail du calcul. Le paramètre 'Afficher le détail en saisie pièce' permet de visualiser les éléments des frais dans le tableau ligne en saisie pièce.

Depuis la V10.8: option pour créer la fiche frais d’approche directement à partir de la fiche Grand Import.

La Fiche Frais d'Approche

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Fiche frais d'approche

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Pour chaque nouvelle importation, il faut créer une fiche frais d'approche. Cette dernière contiendra un libellé, un état ('actif' ou 'terminé'). A partir de la fiche, il est possible d'accéder à l'administration, au superviseur et au détail du calcul.

Création de la fiche frais d’approche à partir de la fiche Grand Import (V10.8)

Il est possible de créer semi-automatiquement une fiche Frais d’Approche à partir d’une fiche Grand Import, sur option Dossier.

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La nouvelle fiche de frais d’approche aura par défaut le même code que la fiche Grand Import.

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Administration des frais d'approche

Bouton « Administration frais approche » à partir de la fiche frais d'approche ou via le
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche

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Ces états sont accessibles également pour les fiches de frais d’approche en statut “terminé”, si la case “Afficher les frais d’approche terminés” est cochée, dans le menu “Affichage” du programme.

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Calcul des frais d'approche

Toujours à partir de l'Administration des frais d'approche (Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche
Une fois que tous les frais et produits souhaités sont liés à la fiche de frais, le lancement du calcul des frais se fait en cliquant sur le bouton "Calculer Frais Approche". Attention, il faut sélectionner préalablement les lignes de codes de frais d'approche pour lesquelles on souhaite lancer le calcul. Le calcul peut être relancé tant que la fiche n'est pas à l'état "terminée". Ce calcul permet de calculer l'impact sur le coût de revient des ventilations d'entrée des produits liés. Ce coût de revient sera alors reporté sur les éventuelles sorties associées à ces entrées (pilotage du programme d'affectation des coûts de revient).
La visualisation du détail du calcul peut être appelée par le bouton 'Détail' à partir de la fiche frais ou à partir de l'administration de la fiche.
Une couleur est associée à chaque type de lignes (produit, frais, pied de pièce) (voir paramétrage dossier). Sur les lignes frais et pied de pièce, le montant retenu est affiché et expliqué (le % de répartition des frais sera affiché). Sur les lignes produits, le montant impacté est affiché et expliqué (le mode de répartition ainsi que les quantités, montant, poids, volume seront affichés pour une meilleure compréhension).

Reprendre la partie "Type de frais d'approche" pour voir un exemple de calcul. 

Le coût de revient (CR) suite au calcul des frais d'approche

Le calcul des frais d’approche ne met pas à jour le CR de la fiche S-Ref, il met à jour les coûts d’Entrées puis fait appel aux programme standard « d’affectation des coûts de revient » qui va mettre à jour les CR de sortie selon les entrées.

Le CR de la fiche S-Ref est mis à jourlors de l’entrée de la marchandise uniquement.

Terminer la fiche de frais

Pour terminer la fiche de frais et donc la passer en statut « terminé », il faut cliquer sur le bouton "terminer". Il n'est plus possible de lier des frais, des produits, ni de lancer un calcul de frais d'approche à partir d'une fiche frais d'approche en statut « terminé ».

Utiliser les frais d'approche directement à partir d'une pièce

Il est possible d'utiliser le fonctionnement des frais d'approche et du calcul de frais d'approche directement à partir des pièces.

Voir chapitre: Ventiler les frais à partir d'une pièce (V10.6)

Outils de synthèse et de supervision du Grand Import 

Superviseur des frais d'approche

Le superviseur permet de visualiser pour une fiche frais d'approche, toutes les lignes produits et frais qui le concernent.
Via le bouton à partir de la Fiche frais d'approche ou à partir de l'Administration des frais d'approche ou par le menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Superviseur des frais d'approche
Il est possible de demander au superviseur une plage de fiches de frais. Les lignes de ventes (BL ou facture client) correspondent aux différents BL ou factures qui sont impactés par la fiche frais d'approche (cela correspond aux différentes lignes qui ont été livrées avec des achats liés à la fiche). Les lignes d'achat (pièces fournisseur) correspondent aux différentes pièces qui ont été liées à la fiche. Les lignes frais (pièces frais) correspondent aux différents pièces de frais qui seront à impacter.
Rappel paramétrage dossier :
Paramétrage des couleurs pour la distinction des différents types de lignes (produits, frais, frais pied pièce).

Récapitulatifs des frais et des produits

Ces récapitulatifs permettent une visualisation synthétique des fiches frais d'approche. Cette visualisation peut se faire de 3 façons : - une visualisation par rapport aux frais - une visualisation par rapport aux produits - une visualisation croisée entre les frais et les produits.
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Récapitulatif frais/produits ; Récapitulatif frais ; Récapitulatif produits
Les programmes peuvent être demandés pour une fiche frais, une famille frais, un type de frais ou un fournisseur.

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Cette visualisation permet de mettre en correspondance les frais et les ventes impactés. Le bouton "Explorer …" permet d'avoir différents affichages : - toutes les lignes frais et produits (état "Explorer tous les frais") - de voir les frais pour les lignes produits (état "Explorer les frais par les produits") - de voir les produits pour les lignes frais (état "Explorer les produits par les
par les produits") - de voir les produits pour les lignes frais (état "Explorer les produits par les ventes").

Superviseur de commandes Grand Import 

Menu: Commerce & logistique / Grand import / Superviseur de commandes Grand Import

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Un pictogramme permet d'identifier dans la liste, les commandes d'achats liées également à un conteneur. La colonne "chargement conteneur" en précise le n° de chargement conteneur.

Indicateurs GIM dans le tableau des mouvements (V10.5)

Dans le tableau de mouvements, un indicateur permet de savoir si les mouvements ont été directement liés à un chargement (indicateur de chargement et numéro de chargement). 

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Paramétrage-type du Grand Import (exemples)

1) créer une nature de produit spécifique grand import (dossier) à reporter dans la fiche article du frais
2) créer les codes opération grand import (pour les devis transitaires par exemple)
3) créer ou utiliser un mode de transport (tables transport)
5) créer un code routage (c'est en fait un mode de transport), à lier à un mode de transport
6) créer les étapes de routage, à lier au code routage
7) créer les types de conteneur
8) créer les incoterms (tables transport)
9) créer la famille frais d'approche
10) créer le type de frais d'approche
11) créer le type de frais d'approche fournisseur
12) lier le type de frais d'approche à la fiche article, à l'incoterm ou à la nomenclature douanière

Scénario-type de déroulé du Grand-Import (exemple)

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