Gestion du grand import (V10.4)

Accès au module Grand Import

Les programmes liés au Grand Import sont accessibles dans :
Menu : Commerce & Logistique / Grand import

Les principaux paramétrages liés au Grand Import sont accessibles dans :
Menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import
Dossier : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier ; bouton « Grand Import »

Principes généraux du Grand Import

Le module Grand Import permet de suivre l'arrivage de marchandises achetées à l'import (étapes de trajet, stock en transit), mais aussi d'effectuer l'imputation de coûts engendrés spécifiquement par cette importation (gestion des "frais d'approche") à la valeur d'achat des marchandises, de manière à obtenir un coût de revient pour une transaction d'achat en particulier.

La logique du fonctionnement du module Grand Import suit le diptyque PRODUITS (marchandises, suivi de l'arrivée des marchandises) / FRAIS (imputation des frais d'approche), notamment à travers l'utilisation des deux fiches principales : Fiche Grand Import et Fiche Frais d'Approche. Dans l'utilisation de ces deux fiches, le principe suivant sera repris: celui d'y attacher des pièces d'achat de produits et / ou de frais liés à l'acheminement des marchandises. 

NB : la notion de « frais d'approche » englobe tous les frais liés à l'importation : fret en lui-même, droits de douane, frais de stockage, taxes portuaires etc.

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3e volet du module Grand Import: la Gestion des conteneurs, qui va permettre de simuler le remplissage d'un conteneur, et de générer depuis cet outil, une demande de devis transitaire. 

La Fiche Grand Import est un outil de compilation des informations sur l'achat import de marchandises, documents (pièces d'achat de marchandises), étapes relatives à un achat import. Ces étapes sont ensuite traçables via le Disponible où apparaîtront les montants de stock en transit (repris des pièces d'achat qui auront été rattachées à cette Fiche Grand Import). Pour imager l'utilité de la Fiche Grand Import, on peut la considérer comme étant un classeur virtuel permettant de ranger, compiler les différents éléments constitutifs de l'importation.
La Fiche Grand Import permet également au gestionnaire import de suivre l'acheminement de la marchandise en pointant les étapes, préalablement définies, de celui-ci.

Définir ces étapes entraîne automatiquement la création d'étapes dans le « Disponible » :
Ainsi, cocher une étape dans la Fiche Grand Import répercute aussitôt le stock en transit dans l'étape similaire dans le Disponible (en valeur). Ces étapes sont également paramétrables de façon à être génératrices d'écritures comptables (valorisation du stock en transit).
Le Superviseur de commande permet le suivi des informations de facturation lorsque la marchandise est transmise au transitaire. Le changement d'étapes dans la fiche grand import peut générer les écritures de stock en transit, si l'étape a été paramétrée pour ce faire.
L'activation de la Gestion des conteneurs offre la possibilité d'effectuer des chargements de conteneurs à partir de commandes fournisseur et de lier ainsi ces chargements à une fiche grand import. Il est également possible via cet outil de générer des devis aux transitaires, des commandes de transport et des commandes de prestations de stockage.
La Fiche Frais d'approche et l'Administration des Frais d'approche (fret, douane, taxes portuaires, divers frais liés au transit etc.) permettent d'impacter les frais d'approche rattachés, aux produits rattachés, dans le but d'obtenir un coût de revient réel de l'achat import.

En résumé, le module Grand Import est géré par une Fiche Grand Import pour le suivi des étapes de transit de la marchandise, et par l'Administration des frais d'approche pour l'imputation des frais d'approche aux pièces d'achat et de vente liées. La Gestion des conteneurs permet en outre de simuler un remplissage de conteneur et de générer directement une demande de devis au transitaire.

Les trois outils peuvent être liés s'ils sont tous trois utilisés, mais il est également possible de n'utiliser que l'un des trois, ou deux de ces trois outils, indépendamment les uns des autres.

Paramétrages Dossier du module Grand Import

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers ; bouton « Grand Import »

Important : pour que les fonctionnalités du Grand Import soient actives, la case "Activer la gestion du grand import" doit être cochée dans le Dossier, fiche "Grand Import".

3 options générales sont possibles quant à la gestion du Grand Import :

• Coche "Utiliser la gestion des conteneurs" : permet de gérer le remplissage de conteneur(s)

• Coche "Gérer les frais d'approche" : permet de gérer des frais d'approche (frais liés au transit, à la douane etc.)

• Coche "Afficher le détail en saisie de pièce" : fait apparaître l'appartenance à une fiche Grand Import, directement en saisie de pièce (exemple : onglet « Grand Import » en mode fiche de pièce).

Partie "Frais d'approche"

• Il est recommandé de saisir la nature de produit qui sera utilisée pour définir les articles de frais d'approche. 

• Prendre en compte pied de pièce fournisseur 1, 2 et 3 :

  • Si cochées : les pieds de pièces sélectionnés seront pris en compte dans le calcul des frais d’approche. 

                    Exemple: les trois pieds de pièce sont cochées: les montants 10, 15, 20 € des pieds de la pièce sont repris dans le superviseur des frais d'approche ->

• Couleur lignes clients : couleur associée à l’affichage des lignes clients dans le superviseur des frais d’approche.

• Couleur lignes fournisseurs : couleur associée à l’affichage des lignes fournisseurs dans le superviseur des frais d’approche.

• Couleur lignes pieds de pièce : couleur associée à l’affichage des lignes pieds de pièce fournisseurs dans le superviseur des frais d’approche.

Partie "Superviseur de commandes"

• Confirmer l’éclatement des lignes de commandes :

  • Si cochée : lors de la saisie d’une quantité facturée inférieure à la quantité commandée (superviseur de commandes grand import), demande de confirmation avant éclatement de la ligne de commande (sinon, l’éclatement est fait automatiquement).

• Permettre la validation en BL :

  • Si cochée : le bouton « Valider en BL » est accessible à partir du superviseur de commande et est soumise à confidentialité.

• Confidentialité pour valider en BL : Code de confidentialité pour valider les commandes en BL à partir du superviseur de commandes (option utile uniquement si la case à cocher « Permettre la validation en BL » est cochée).

Partie "Comptabilité"

• Journal des stocks en transit : Code journal pour la génération des écritures de stock en transit.

• Compte comptable stocks en transit : Compte comptable pour la génération des écritures de stock en transit.

Partie "Gestion des conteneurs"

• Impression automatique devis transitaire : permet de paramétrer par défaut l’impression des devis transitaires lors de leur génération :

  • Non : aucune impression.

  • Oui : impression à chaque génération.

  • A la demande : un message demande si on veut imprimer les devis transitaires à chaque génération.

• Impression automatique commande transport : permet de paramétrer par défaut l’impression des commandes transports lors de leur génération :

  • Non : aucune impression.

  • Oui : impression à chaque génération.

  • A la demande : un message demande si on veut imprimer les commandes transports à chaque génération.

• Impression automatique commande prestations : permet de paramétrer par défaut l’impression des commandes prestations de stockage lors de leur génération :

  • Non : aucune impression.

  • Oui : impression à chaque génération.

  • A la demande : un message demande si on veut imprimer les commandes prestations de stockage à chaque génération.

• Inclure les devis dans la simulation : Si cochée, par défaut les lignes de mouvements en devis fournisseur seront pris en compte dans la simulation conteneur.

• Code opération devis transitaire : code opération utilisé pour générer le devis transitaire

• Code opération commande transport : code opération utilisé pour générer la commande transport

• Code opération commande prestation : code opération utilisé pour générer la commande prestation de stockage

• Catégorie de fournisseurs Transitaire: recommandé de fixer une catégorie pour les fournisseurs transitaires, afin de pouvoir opérer des filtrages sur les "spécial grand import".

La Fiche Grand Import : paramétrages

• Le code routage

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Routage
Le code routage permet de déterminer les moyens de transport qui vont être utilisés (exemple : code « Bateau »). A ce code routage, sont à associer des étapes de routage.
A noter : une option permet de personnaliser le code routage par une couleur de fond à choisir, qui identifiera le code routage notamment dans le Disponible.

• Les étapes de routage

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Etapes de routage

Les étapes de routage sont associées obligatoirement à un code routage. Elles définissent les étapes de transport qui seront cochées au cours de l'acheminement des marchandises importées, via la Fiche Grand Import. Exemple « Au port », « en mer », « post-acheminement », etc.

Très important : pour chaque étape, il faut déterminer si c'est une étape obligatoire (i.e. qu'il faut la cocher au préalable pour pouvoir cocher les étapes suivantes) et si elle enclenche la génération d'écritures. Cette dernière option détermine l'étape comme étant génératrice d'écritures comptables. Par exemple, considérons qu'une fois que la marchandise est en mer, l'on puisse renseigner les premiers coûts communiqués par les fournisseurs liés à l'import (exemple : les montants de la facture pro-forma fournisseur etc.), cela permet d'obtenir une valorisation du stock en transit.

Ces étapes seront ensuite visibles dans la Fiche Grand Import, dès lors que le code routage aura été garni :

• Le mode de transport

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Mode de transport

Le mode de transport est obligatoire. Il détermine le mode de transport principal mais aussi l'ensemble de la route de la marchandise (exemple code SEA pour de l'acheminement par voie maritime mais aussi routière (de l'usine expéditrice au port de départ, puis du port d'arrivée à l'usine réceptionnaire, pour illustrer)).
Attention : les modes de transport sont utilisés dans les autres modules Commerce & Logistique (associés aux clients par exemple). L'onglet « Grand Import » permet de gérer spécifiquement des modes de transport liés au module Grand Import, et d'y garnir (c'est obligatoire !) le code routage correspondant.

• Les Incoterms

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Code Incoterm

Le grand import peut être associé à un code incoterm, qui définit les obligations du vendeur et de l'acheteur lors d'une transaction commerciale en ce qui concerne la répartition des frais de transport des marchandises (emballage, manutention, transport, droits de douane, assurances, etc.) le point de transfert des risques, c'est-à-dire l'étape à partir de laquelle l'acheteur sera responsable de la marchandise en cas de dommage ou d'avarie. Ils définissent également les documents et informations que le vendeur doit fournir à l'acheteur.
Ce code peut être indiqué à titre d'information ou constitue la base de prise en compte des types de frais dans la gestion des frais d'approche (choix de paramétrage à opérer, voir paramétrage des frais d'approche), si l'on garnit la case « Type de frais d'approche ».

La Fiche Grand Import : fonctionnement

Pour rappel, la Fiche Grand Import sert principalement à suivre les étapes d'acheminement des marchandises importées et de collecter des informations relatives à cette importation.
Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Fiche Grand Import
Exemple de frise pour illustrer les étapes d'acheminement :

La Fiche Grand Import est identifiée par un code créé manuellement. Elle permet d'identifier, d'assembler et de piloter différentes informations liées à une commande d'import, sous l'aspect du suivi des marchandises.

Dans la partie droite du zoom de la fiche Grand Import, après s'être positionné sur une ligne possédant un code Grand Import, on accède à la consultation ou à la modification de renseignements sur le fret et les étapes d'acheminement de la marchandise. Lieu de départ, nom de bateau, n° de conteneur etc. en font partie. Les étapes visibles sont celles reprises, une fois le mode de transport garni, qui déclenche automatiquement le code routage associé et les étapes associées à ce code routage.
A chaque étape franchie en réel, l'utilisateur coche la case et indique une date. Chaque nouvelle case cochée décoche l'étape précédente. C'est la date qui atteste de l'historique.
Pour rappel, les étapes paramétrées comme générant des écritures déclencheront un message invitant à renseigner des éléments de pièces (montants de facture d'achat, etc.)

Numérotation automatique de la fiche Grand Import à la création (depuis la V10.8)

Un n° de fiche est automatiquement créé pour identifier la fiche Grand Import. Il reste modifiable manuellement.

Fonctions de la Fiche Grand Import

• Boutons : Lier lignes commandes / Lier commandes / Lier chargements

Ces trois boutons permettent de déclarer les marchandises attendues dans le cadre du grand import. Ils permettent de faire le lien entre les lignes de commandes et la fiche Grand Import créée.
Lier lignes de commandes : déclare seulement une sélection des lignes de commandes d'achat
Lier commandes : lie l'intégralité des lignes des commandes sélectionnées
Lier chargements : lie les commandes déclarées dans un conteneur (indiquer ici le n° de chargement concerné)
Dans tous les cas, cliquer sur l'un des trois boutons, active les éléments non encore attachés à un grand import. Le bouton agit sur l'élément courant ou une sélection multiple d'éléments. Aucune nouvelle liaison n'est possible, à partir du moment où des écritures comptables ont été générées.

NB : lorsqu'une commande d'achat a été rattachée à une fiche grand import, ce rattachement est visible dans la commande, en mode fiche, onglet « Grand Import » :

(seulement si l'option Dossier « Afficher le détail en saisie de pièces » est cochée)

• Stock en transit grand import (consultation dans le Disponible)

Le stock en transit est visualisable dans l'interrogation du disponible. Chaque étape de routage cochée créé automatiquement une nouvelle colonne dans la consultation du Disponible, reprenant la couleur paramétrée.
Exemple :

• Stock en transit grand import et nombre d'étapes (V10.5)

Limitation du nombre d’étapes affichées dans le programme stock et disponible 

Affichage des étapes qui concernent uniquement les fiches grand import de l’article et pas toutes les étapes. 

• Génération d'une écriture associée au grand import

Pour chaque ligne de produit attachée à la fiche grand import, après la réalisation d'une étape, une écriture comptable peut-être générée (option de générer ou non des écritures définie dans les étapes de routage). Elle consiste à créditer le compte du fournisseur et à débiter le compte de stock.
Lorsque l'étape paramétrée comme étant génératrice d'écritures comptables est cochée, l'ERP fait apparaître un message invitant à renseigner les informations sur la pièce, via le superviseur. Celui-ci reprendra automatiquement les informations des pièces déjà rattachées à la fiche grand import, et plusieurs boutons permettront de valider ces informations : Accepter qtés / Accepter montants. Si les informations sont à modifier, les boutons Effacer qtés / Effacer montants permettront d'en garnir les champs manuellement.

• Paramétrage pour la génération d'écritures grand import

Le journal et le compte se paramètrent dans le dossier grand import. Il est possible de spécifier un compte de stock de transit pour chaque fournisseur.

• Bouton Superviseur des commandes

ou Menu : Commerce & logistique / Grand import / Superviseur de commandes Grand Import
Le superviseur de commande permet de visualiser les lignes de commandes associées à un grand import, de saisir des informations de facturation lorsque la marchandise est transmise au transitaire (si existence d'étape générant des écritures), de valider les commandes en BL lorsque la marchandise est réceptionnée.
Un tableau présente les commandes fournisseur liées au grand import, avec le niveau entête et le niveau ligne. Sur chaque ligne, des données sont saisissables par l'intermédiaire du volet fiche. Le numéro et la date de facture du fournisseur sont nécessaires pour la génération des écritures associées. Les quantités et prix peuvent être acceptées explicitement par les boutons ; elles peuvent aussi être saisies pour contredire les données initialement prévues dans la commande. Pour retourner à l'état initial, vous disposez des boutons et s'il y a un écart entre le montant prévu et le montant saisi, les cellules sont colorées en rouge.
A partir de ce tableau, il est possible d'accéder directement aux textes, notes ainsi qu'à la pièce elle-même. Il permet de supprimer les liens avec les écritures afin de rouvrir la possibilité de saisie. Il permet également de détacher les lignes de commandes sélectionnées du grand import.

• Réception de la marchandise

Lorsque toutes les étapes du grand import ont été réalisées, il est possible de réceptionner la marchandise à partir du superviseur de commandes, en validant les commandes fournisseur en BL.

Gestion des conteneurs

Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur

Cette fonctionnalité permet de simuler le remplissage d’un conteneur (i.e. un conteneur à la fois) et de générer une demande de devis au transitaire.

Chargement des conteneurs

Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur

Un numéro de chargement est attribué automatiquement (option Dossier, Numérotation).
Les informations à renseigner obligatoirement dans la partie de gauche, sont le transitaire et le type de conteneur (Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au Grand import / Type de conteneur. La date de départ prévue est pour information.
Dans le tableau de droite, il faut renseigner le ou les fournisseur(s) à qui sont commandées les marchandises à l'import. Le programme recherche toutes les commandes ouvertes concernées et en reporte les lignes dans la partie « Conteneur ».
C'est dans cette partie « Conteneur » que le remplissage s'opère. Le volume et le poids du chargement, se « remplissent » automatiquement au fur et à mesure de l'ajout de lignes, reprenant les informations de poids/volume/conditionnement des fiches articles.
Ces informations de poids et volume peuvent également être remplies manuellement.
Dans la partie basse figurent les lignes en attente de chargement. Les boutons « Remplir le conteneur », « Vider le conteneur » permettent de passer toutes les lignes d'une partie à l'autre, selon s'il faut vider le conteneur ou au contraire le remplir ! Chaque ligne ensuite est ajoutable par simple double clic ou copier-glisser d'une partie à l'autre. Les boutons « Ajouter ligne conteneur » ou « Enlever ligne conteneur » remplissent également ces fonctions. Le bouton « Chargement » charge l'intégralité du contenu.

Validation du conteneur
Une fois le conteneur dûment rempli, il faut cliquer sur « Valider ». Cette action valide le chargement et créé automatiquement le numéro de chargement (si cette option est positionnée sur le Dossier).

Mode de saisie dans le chargement de conteneurs (V10.5)

Le mode modification est activé (bouton de modification) à la consultation d’un chargement existant, du moment qu’il ne soit pas encore rattaché à une fiche Grand Import, auquel cas cette modification sera rendue impossible. 

Génération de pièces à partir du programme de chargement des conteneurs

3 types de pièces peuvent être générées à partir du programme de chargement des conteneurs:

• Le devis transitaire

• La commande de transport

• La commande de prestation de stockage

Ces trois pièces sont paramétrables selon le couple transitaire/référence (/type de rattachement), dans Menu: Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Références par transitaire

Dans cette table, on peut paramétrer une référence liée à un transitaire (un fournisseur catégorisé optionnellement “transitaire”), et rattacher ce couple à l’un des trois types de rattachement.

Les références articles utilisées dans ce paramétrage doivent avoir la nature de produit positionnée dans le Dossier Grand Import

Il est obligatoire d’avoir des paramètres pour la commande transport et pour la commande de prestation de stockage dans cette table, pour que la génération de ces deux pièces soit active.

Le devis transitaire peut être paramétré soit dans cette table, soit ajouté directement en saisie lors de la création d’un nouveau chargement. C’est sur le transitaire saisi dans le champ “transitaire” que le devis sera généré.

Générer les différentes pièces à partir d’un Chargement conteneur

Une fois le chargement validé (et seulement à cette condition), il est possible de générer les pièces:

Les boutons deviennent actifs. Si l’on a renseigné seulement le transitaire dans le chargement et que la table de références transitaire/rattachement (voir indications plus haut) contient des paramétrages, seul le bouton “Dv Transitaire” s’active.

2 conditions pour pouvoir utiliser la génération de la commande transport (bouton Cmd Transport) et celle de la commande de prestation (bouton Cmd Prestation):

• La table précitée doit contenir des paramétrages sur les pièces; les boutons Cmd Transport et Cmd Prestation s’activeront en fonction.

• Les pièces ne pourront être générées que si le transitaire saisi dans le champ “Transitaire” à la création du chargement est le même que celui de la table. Ainsi, on ne pourra pas générer différentes pièces selon différents transitaires à partir d’un même chargement

Consultation des chargements existants

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Liste des chargements de conteneur
Fait apparaître la liste de tous les chargements existants, et leurs caractéristiques principales.

Consultation des chargements existants

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Liste des chargements de conteneur
Fait apparaître la liste de tous les chargements existants, et leurs caractéristiques principales.

Rattacher des références articles par type de conteneur et / ou par transitaire

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Gestion des conteneurs / Références par type de conteneur ou Références par transitaire.

Le transitaire dans le Module Grand Import

Le transitaire est à créer en tant que fournisseur.
Mais il est recommandé de créer une Catégorie de fournisseur spécifique. Le champ de la fiche fournisseur « Catégorie fournisseur », onglet « Généralités », se reporte à la table des catégories fournisseurs :
Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux Tiers / Catégorie fournisseur.

La catégorie fournisseur est utile à des fins statistiques, mais également pour faciliter le filtrage notamment lors du chargement de conteneur.
Important : créer le code de catégorie fournisseur « TRANSIT » pour les identifier comme transitaires, permet à la fiche conteneur de préfiltrer les fournisseurs sur ceux possédant cette catégorie.
F8 dans le champ « Transitaire » du chargement de conteneur : ce sont les fournisseurs catégorisés « TRANSIT » qui apparaîtront. (Menu : Commerce & logistique / Grand Import / Gestion des conteneurs / Chargement conteneur)
Autrement, le champ peut être garni par un fournisseur au choix, de manière classique.

Gestion des frais d'approche

Cette partie est consacrée au paramétrage et à l'utilisation du 2e volet du module Grand Import, à savoir la Gestion des Frais d'Approche: l'imputation des frais d'approche au coût des produits importés.

Paramétrage des frais d'approche

Les frais d'approche correspondent aux différents frais liés à l'affrètement de la marchandise à l'importation : fret, frais de douane, frais de stockage, taxes portuaires, coût du pré-acheminement etc.
Pour la gestion des frais d'approche dans Divalto Infinity, il faut tout d'abord paramétrer les différentes tables utilisées dans la fonction.

• Zoom types de frais d'approche :

• L'article (onglet Grand Import) ou

• La nomenclature douanière (Tables liées au transport)

• L'incoterm (Tables liées au transport)

• Au fournisseur (Tables liées au Grand Import / Types frais d'approche fournisseur)

L'ordre de recherche du type de frais est le suivant :
Frais défini sur fiche article (onglet Grand Import)
Frais défini sur nomenclature douanière paramétrée sur la fiche article
Frais défini sur le code incoterm paramétré sur la fiche GIM
Frais défini sur le code incoterm de l'entête de pièce frais

Important : les articles correspondant à des frais d'approche sont définis par la nature de produit paramétrée dans le dossier. Ce sont ces frais d'approche avec cette nature de produit qui seront repris automatiquement à la création du devis à partir du "Chargement conteneur"

Un pourcentage de répartition des frais doit être défini.

1. Définir le pourcentage du montant des frais à répartir 

2. Définir la base de répartition de ces frais :

Mode de répartition des frais d’approche :

• En quantité : au prorata de la quantité de chaque ligne par rapport aux quantités totales de la pièce

• En montant : au prorata du montant de chaque ligne par rapport au montant total de la pièce

• Au poids : au prorata du poids de chaque ligne par rapport au poids total indiqué dans la pièce

• Au volume : au prorata du volume de chaque ligne par rapport au volume total indiqué dans la pièce

C'est ce mode de répartition que va utiliser le "Calcul des frais d'approche" pour l'imputation des frais d'approche au(x) coût(s) d'achat des marchandises.

Exemples de répartition des frais d'approche et résultat du calcul de frais d'approche: 

Soient l’article A et l’article B.

Article A : poids unitaire : 0.200 KG ; prix d’achat unitaire : 20€

Article B : poids unitaire : 2 KG ; prix d’achat unitaire : 1 €

Soient les types de frais X et Y.

Type de frais X : pourcentage de répartition : 50% ; mode de répartition au poids

Type de frais Y : pourcentage de réparatition : 20% ; mode de répartition en montant

Soient les articles de frais F1 et F2.

Article F1 : rattaché à l’incoterm DAF (par exemple) ; prix d’achat unitaire 100 € (forfait)

Article F2 : rattaché au type de frais Y ; prix d’achat unitaire 100 € (forfait)

Cas 1)

Commande d’achat de produits n°1 :

A x qté 10 (2Kg)

B x qté 100 (200Kg)

(poids total de la pièce 202 Kg)

Et

• Commande d’achat frais d’approche n°2 : important, garnir le champ « Incoterm » (en-tête de pièce) DAF avec forfait 1 x 100 €

Cas 2) 

• Commande d’achat de produits n°3 :

A x qté 10 (200€)

B x qté 100 (100€)

(montant total de la pièce : 300€)

Et

• Commande d’achat frais d’approche n°4 avec forfait 1 x 100 €

RESULTATS :

Dans le Cas 1), la répartition des frais pour imputer le CR des produits se fera comme suit :

Ligne 1 (produit A) : 50% de 100€ (frais) ; soient 50€ répartis comme suit : ligne produit A représente en poids 1% du poids total de la pièce qui sera réparti ainsi :  50€*1% = 0.5€ imputés à cette ligne

Ligne 2 (produit B) : représente en poids 99% du poids total de la pièce et seront donc répartis ainsi : 50€*99% = 45.5€ imputés à cette ligne

Dans le Cas 2), la répartition des frais pour imputer le CR des produits se fera comme suit :

Ligne 1 (produit A) : 20% de 100€ (frais) ; soient 20€ répartis comme suit : ligne de produit A représente en montant 2/3 du montant total de la pièce qui seront répartis ainsi 20€*x 66.6% = 67€ imputés à cette ligne

Ligne 2 (produit B) : cette ligne représente en montant 1/3 du montant total de la pièce et les frais seront donc répartis ainsi : 20€*33.3% = 33€ imputés à cette ligne

• Zoom famille frais d'approche :

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Famille frais d'approche

Des familles de frais (code + libellé) peuvent être définies afin de regrouper des types de frais d'approche.

Accès aux zooms auxquels peuvent être rattachés les types de frais d'approche :

• Zoom types frais fournisseur :

Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au grand import / Type frais d'approche fournisseur

• Zoom article :

Commerce & logistique / Fichiers / Articles

• Zoom nomenclature douanière :

Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Nomenclature douanière

• Zoom incoterm :

Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au transport / Code incoterm

Options de frais d'approche du Dossier Grand Import

Il faut activer la gestion des frais d'approche sur la fiche paramètre grand import du dossier.
Dans la fiche, il faut saisir la nature de produit qui sera utilisée pour définir les articles de frais d'approche. Il est possible de définir si les frais en pied de pièce seront considérés comme des frais d'approche. Les couleurs servent à différencier les différents types de lignes (frais, vente, achat) dans le superviseur et le détail du calcul. Le paramètre 'Afficher le détail en saisie pièce' permet de visualiser les éléments des frais dans le tableau ligne en saisie pièce.

Depuis la V10.8: option pour créer la fiche frais d’approche directement à partir de la fiche Grand Import.

La Fiche Frais d'Approche

Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Fiche frais d'approche

La fiche frais d'approche est un zoom permettant de créer et d'historiser des Fiches de frais d'approche à partir desquelles l'on va accéder à l'"Administration des frais d'approche" qui gère, à proprement parler, le calcul des frais d'approche.

Fonctionnement :

Pour chaque nouvelle importation, il faut créer une fiche frais d'approche. Cette dernière contiendra un libellé, un état ('actif' ou 'terminé'). A partir de la fiche, il est possible d'accéder à l'administration, au superviseur et au détail du calcul.

Création de la fiche frais d’approche à partir de la fiche Grand Import (V10.8)

Il est possible de créer semi-automatiquement une fiche Frais d’Approche à partir d’une fiche Grand Import, sur option Dossier.

Paramétrage dossier

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers ; bouton « Grand Import »

La case à cocher nommée ‘Création de la fiche frais d’approche à partir de la fiche grand import' permet d’activer cette option.

  Fonctionnement

A la validation de la création de la fiche Grand Import, une fenêtre s’ouvre, demandant si l’utilisateur souhaite créer une fiche Frais d’Approche.

La nouvelle fiche de frais d’approche aura par défaut le même code que la fiche Grand Import.

Administration des frais d'approche

Bouton « Administration frais approche » à partir de la fiche frais d'approche ou via le
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche

L'administration des frais d'approche permet de lier les frais et les produits sur la fiche frais afin de calculer le montant des frais d'approche.
Il est possible de demander l'administration pour une plage de fiches de frais. L'écran de sélection permet de filtrer également sur le statut des fiches de frais.

• Lier des frais à la fiche frais d'approche

Pour lier des frais, il faut cliquer sur le bouton "Lier Frais", "Lier pièce frais" ou "Lier grand import".
→ Bouton 'Lier Frais' : ce bouton lance le zoom des mouvements de pièces sur les articles de type frais d'approche (nature produit frais approche). Ensuite, il faut sélectionner les lignes à impacter et cliquer sur le bouton “Attachement au code frais d’approche”.
→ Bouton 'Lier Pièce Frais' : ce bouton lance le zoom des entêtes de pièces sur les pièces fournisseurs. Il faudra sélectionner les pièces de frais à impacter et cliquer sur le bouton 'Lier frais approche'. Les frais de pied (selon paramétrage grand import) et les lignes de la pièce qui concernent des articles de frais (nature produit frais approche) seront à impacter
→ Bouton 'Lier Frais Grand Import' : ce bouton lance le zoom des fiches grand import. Ce dernier listera les fiches grand import où des commandes fournisseurs contenant des lignes frais (article dont la nature produit est frais d'approche) sont liées. Une fois les fiches grand import sélectionnées, il faudra cliquer sur le bouton 'Attachement Frais approche' : Toutes les lignes de frais (article frais d'approche) seront alors liées à la fiche frais d'approche.
En cas d'erreur, il est possible de détacher les ligne (voir superviseur des frais d'approche).

• Lier des produits à la fiche frais d'approche

Pour lier des produits, il faut cliquer sur le bouton "Lier Produits », "Lier Produits Pièces" ou "Lier Produits Grand Import".
→ 'Lier Produits' : ce bouton lance le zoom des mouvements de pièces sur les articles autres que frais (nature produit différente pour frais approche). Ensuite, il faudra sélectionner les lignes qui seront impactées par les frais et cliquer sur le bouton 'Lier frais approche'.
→ 'Lier Produits Pièces' : ce bouton lance le zoom des entêtes de pièces sur les pièces fournisseurs. Il faudra sélectionner les pièces de produits qui seront impactées et cliquer sur le bouton 'Lier frais approche'. Les frais de pied (selon paramétrage grand import) seront considérés comme des frais à impacter et les lignes produit de la pièce (articles autres que frais) seront impactées.
→ 'Lier Produits Grand Import' : ce bouton lance le zoom des fiches grand import. Ce dernier listera les fiches grand import où des commandes fournisseurs contenant des lignes produit (article dont la nature produit est différente de celle consacrée aux frais d'approche) sont liées. Une fois les fiches grand import sélectionnées, il faut cliquer sur le bouton 'Attachement Frais approche' : Toutes les lignes de produits seront alors liées à la fiche frais d'approche
En cas d'erreur, il est possible de détacher les lignes (voir superviseur des frais d'approche).

• Consultation des pièces liées à partir de l'Administration des frais d'approche

Il est possible de consulter les lignes de pièces liées par les boutons "Frais liés" et "Produits liés".
→ Frais liés : Ce bouton permet de visualiser toutes les lignes de frais qui sont à impacter.
→ Produits liés : Ce bouton permet de visualiser toutes les lignes de produits qui seront impactées par les frais, notamment de voir l'évolution du CR dans l'onglet "Axe Gestion-Livraison" (écran de droite)

• Personnalisation de la répartition des frais à partir de l'Administration des frais d'approche

→ Types de frais : par ce bouton, il est possible de définir un mode de répartition des frais par code de frais pour la fiche de frais d'approche courante (c'est ce dernier qui sera recherché en premier lors du calcul des frais). Pour cela, il faut créer une fiche pour le mode souhaité.

• Accès au Superviseur des frais d'approche à partir de l'Administration des frais d'approche

Pour accéder au superviseur pour la fiche courante, il faut cliquer sur le bouton "Superviseur" Au niveau du superviseur, il sera possible de détacher les lignes initialement liées.
Également accessible par le menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Superviseur des frais d'approche

• Récapitulatif des frais terminés (V10.5)

Ces états sont accessibles également pour les fiches de frais d’approche en statut “terminé”, si la case “Afficher les frais d’approche terminés” est cochée, dans le menu “Affichage” du programme.

Calcul des frais d'approche

Toujours à partir de l'Administration des frais d'approche (Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Administration des frais d'approche
Une fois que tous les frais et produits souhaités sont liés à la fiche de frais, le lancement du calcul des frais se fait en cliquant sur le bouton "Calculer Frais Approche". Attention, il faut sélectionner préalablement les lignes de codes de frais d'approche pour lesquelles on souhaite lancer le calcul. Le calcul peut être relancé tant que la fiche n'est pas à l'état "terminée". Ce calcul permet de calculer l'impact sur le coût de revient des ventilations d'entrée des produits liés. Ce coût de revient sera alors reporté sur les éventuelles sorties associées à ces entrées (pilotage du programme d'affectation des coûts de revient).
La visualisation du détail du calcul peut être appelée par le bouton 'Détail' à partir de la fiche frais ou à partir de l'administration de la fiche.
Une couleur est associée à chaque type de lignes (produit, frais, pied de pièce) (voir paramétrage dossier). Sur les lignes frais et pied de pièce, le montant retenu est affiché et expliqué (le % de répartition des frais sera affiché). Sur les lignes produits, le montant impacté est affiché et expliqué (le mode de répartition ainsi que les quantités, montant, poids, volume seront affichés pour une meilleure compréhension).

Reprendre la partie "Type de frais d'approche" pour voir un exemple de calcul. 

Le coût de revient (CR) suite au calcul des frais d'approche

Le calcul des frais d’approche ne met pas à jour le CR de la fiche S-Ref, il met à jour les coûts d’Entrées puis fait appel aux programme standard « d’affectation des coûts de revient » qui va mettre à jour les CR de sortie selon les entrées.

Le CR de la fiche S-Ref est mis à jour lors de l’entrée de la marchandise uniquement.

Option de mise à jour du CR automatique dans la fiche sous-référence de l’article (V10.8)

Une option Dossier permet de mettre à jour le coût de revient dans la fiche sous-référence après avoir lancé le traitement de calcul de frais d’approche.

Menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers ; bouton « Grand Import »

Important : Afin que les fonctionnalités du Grand Import soient actives, la case "Activer la gestion du grand import" doit être cochée dans le Dossier, fiche "Grand Import".

La case à cocher est nommée ‘Mettre à jour le coût de revient dans la fiche sous références'.

Fonctionnement

Menu: Commerce & logistique / Grand Import / Frais d’approche / Administration des frais d’approche

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles

Une fois que l’option ‘Mettre à jour le coût de revient dans la fiche sous références' est cochée,

le CR de la fiche S-Ref est mis à jour lors du lancement du calcul des frais d’approche.

Terminer la fiche de frais d’approche (et statuts de la fiche)

Pour terminer la fiche de frais et donc la passer en statut « terminé », il faut cliquer sur le bouton "terminer". Il n'est plus possible de lier des frais, des produits, ni de lancer un calcul de frais d'approche à partir d'une fiche frais d'approche en statut « terminé ».

Une fiche de frais peut être réactivée dans le programme accessible par le menu: Commerce & logistique / Grand import / Frais d’approche / Fiche frais d’approche

En repositionnant dans la liste déroulante, le statut “Actif”

NB: dans cette liste des fiches frais d’approche, décocher la case (cochée par défaut) “Uniquement les fiches actives” permet d’afficher toutes les fiches, actives comme terminées.

Utiliser les frais d'approche directement à partir d'une pièce

Il est possible d'utiliser le fonctionnement des frais d'approche et du calcul de frais d'approche directement à partir des pièces.

Voir chapitre: Les pièces | Ventilation des frais en pied de pièce sur les lignes de pièce (V10.6)

Superviseur des frais d'approche

Le superviseur permet de visualiser pour une fiche frais d'approche, toutes les lignes produits et frais qui le concernent.
Via le bouton à partir de la Fiche frais d'approche ou à partir de l'Administration des frais d'approche ou par le menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Superviseur des frais d'approche
Il est possible de demander au superviseur une plage de fiches de frais. Les lignes de ventes (BL ou facture client) correspondent aux différents BL ou factures qui sont impactés par la fiche frais d'approche (cela correspond aux différentes lignes qui ont été livrées avec des achats liés à la fiche). Les lignes d'achat (pièces fournisseur) correspondent aux différentes pièces qui ont été liées à la fiche. Les lignes frais (pièces frais) correspondent aux différents pièces de frais qui seront à impacter.
Rappel paramétrage dossier :
Paramétrage des couleurs pour la distinction des différents types de lignes (produits, frais, frais pied pièce).

Récapitulatifs des frais et des produits

Ces récapitulatifs permettent une visualisation synthétique des fiches frais d'approche. Cette visualisation peut se faire de 3 façons : - une visualisation par rapport aux frais - une visualisation par rapport aux produits - une visualisation croisée entre les frais et les produits.
Menu : Commerce & logistique / Grand import / Frais d'approche / Récapitulatif frais/produits ; Récapitulatif frais ; Récapitulatif produits
Les programmes peuvent être demandés pour une fiche frais, une famille frais, un type de frais ou un fournisseur.

• Récapitulatif frais

Les lignes de frais seront visualisées et triées par type, famille et fiche. Les cumuls (quantité, Montant, Poids, Volumes) correspondent aux lignes produits liées à la fiche frais. L'accès à la fiche frais se fait en cliquant sur le bouton "Frais d'appproche". L'accès à la pièce frais se fait en cliquant sur le bouton Détail.

• Récapitulatif produits et impact des frais sur les commandes clients et sur la marge

Les lignes produits affichées sont les livraisons client qui ont été impactées par les frais à travers les achats associés à la fiche frais (la sortie a pioché dans une entrée liée à la fiche).
La marge calculée est le montant de la vente déduit du montant total CR et des frais. Si la marge est négative, elle apparaitra en rouge. Si elle est inférieure à la marge minimum (article ou dossier) elle apparaitra en orange.

• Récapitulatif frais / produits

Cette visualisation permet de mettre en correspondance les frais et les ventes impactés. Le bouton "Explorer …" permet d'avoir différents affichages : - toutes les lignes frais et produits (état "Explorer tous les frais") - de voir les frais pour les lignes produits (état "Explorer les frais par les produits") - de voir les produits pour les lignes frais (état "Explorer les produits par les
par les produits") - de voir les produits pour les lignes frais (état "Explorer les produits par les ventes").

Menu: Commerce & logistique / Grand import / Superviseur de commandes Grand Import

Il s'agit du même programme que celui accessible via le bouton "Superviseur" de la fiche Grand Import, à la différence qu'il reprend la liste de toutes les commandes d'achats liées aux fiches grand import actives.

En sélectionnant plusieurs lignes (de plusieurs commandes éventuellement), le bouton “Modification globale” permet de réaliser une affectation de n° de facture et de date en série, qui s’incrémentera sur toutes les lignes sélectionnées.

Un pictogramme (depuis V10.5) permet d'identifier dans la liste, les commandes d'achats liées également à un conteneur. La colonne "chargement conteneur" en précise le n° de chargement conteneur.

Paramétrage-type du Grand Import (exemples)

1) créer une nature de produit spécifique grand import (dossier) à reporter dans la fiche article du frais
2) créer les codes opération grand import (pour les devis transitaires par exemple)
3) créer ou utiliser un mode de transport (tables transport)
5) créer un code routage (c'est en fait un mode de transport), à lier à un mode de transport
6) créer les étapes de routage, à lier au code routage
7) créer les types de conteneur
8) créer les incoterms (tables transport)
9) créer la famille frais d'approche
10) créer le type de frais d'approche
11) créer le type de frais d'approche fournisseur
12) lier le type de frais d'approche à la fiche article, à l'incoterm ou à la nomenclature douanière

Scénario-type de déroulé du Grand-Import (exemple)

• Etapes process Grand import complet (conteneur et commande client)

1) Je créé une commande d'achat
2) Je remplis mon conteneur
3) Je valide mon chargement
4) Je génère un devis transitaire via le chargement
5) J'ajoute un prix au devis et valide en commande fournisseur (transitaire)
6) Je créé ma fiche Grand Import et y garnis les premières informations sur mon importation.
7) Je lie mon chargement (avec n° de chargement) à la fiche Grand Import (= premier lien entre fiche GIM et commande de produits) OU les commandes produits (fournisseurs) (l'un ou l'autre)
8) Je coche la première étape / Je vérifie que la valeur soit dans la bonne étape, dans le Disponible, via le superviseur.
9) Le transitaire m'a envoyé les informations concernant ce fret, je peux par exemple renseigner le nom du bateau et le n° du conteneur à ce stade.
10) Je coche la 2^e étape : (génération d'écriture par exemple). Via le superviseur, je vais indiquer les n° de du fournisseur de produits. Attention, je ne les génère pas encore dans ma comptabilité : je sélectionne les lignes et je valide simplement les quantités et les montants (si OK, sinon je peux modifier), j'indique bien les n° de facture et la date dans ce superviseur, et je valide. Je retourne dans la fiche GIM et en validant ; cette action génère les écritures.
11) Vérifier les écritures dans l'interrogation comptable. Vérifier également le disponible.
12) Je coche la dernière étape.
13) La marchandise arrive dans mon entrepôt : je valide les BL. Ma marchandise est donc désormais en stock. Toujours au CR = Coût d'achat
14) Je peux donc vendre la marchandise, je créé une commande client.
15) Je passe à l'étape FRAIS. Je créé une fiche de frais d'approche.
16) Je passe en Administration des frais d'approche (bouton ou via menu).
17) Je lie 1) la facture de frais (partie à gauche) 2) la facture de produits (au milieu).
18) Je sélectionne la ligne puis lance un calcul de frais. Un +/- apparaît sur la ligne pour signifier que le calcul a été fait. Tant que je n'ai pas cliqué sur « terminé », je peux lancer autant de calculs que je souhaite.
19) Je vérifie les lignes prises en compte dans le « superviseur de frais d'approche ».
20) J'expédie la marchandise à mon client : création du BL.
21) Je vérifie mon coût de revient dans la facture d'achat des produits : onglet « axe gestion livraison » et dans mon BL : les frais ont été imputés.

• Etapes process Grand import axé FRAIS

1) Je créé une commande d'achat
2) Je créé une commande fournisseur transitaire
3) Je créé une Fiche de Frais
4) Je lie à cette fiche, les produits puis les frais.
5) La marchandise arrive dans mon entrepôt : je valide les BL. Ma marchandise est donc désormais en stock.
6) Je peux donc vendre la marchandise, je créé une commande client (montrer le CR).
7) Je passe en Administration des frais d'approche (bouton ou via menu).
8) Je sélectionne la ligne puis lance un calcul de frais. Un +/- apparaît sur la ligne pour signifier que le calcul a été fait. Tant que je n'ai pas cliqué sur « terminé », je peux lancer autant de calculs que je souhaite.
9) Je vérifie les lignes prises en compte dans le « superviseur de frais d'approche ».
10) J'expédie ma commande client et vérifie le changement de CR dans le BL client.