Notre partenaire Docoon (ex DPII Télécom) permet via sa plateforme EDC de traiter la dématérialisation des factures clients (sortantes).
La contractualisation avec le partenaire se fait directement avec lui et il faudra choisir le/les modes de gestion parmi ceux proposés en standard. Il existe notamment un mode 'routage papier' qui permet de sous-traiter l'impression et la mise sous pli postal.
Les documents déposés bénéficient d'une traçabilité sur leur lecture, permettant à l'émetteur de vérifier si la facture a été reçue.

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Concernant la signature numérique : les documents déposés sont signés avec un certificat électronique DPII RGS**. Il est possible d'acheter sa propre signature numérique pour que le nom de l'entreprise émettrice et son certificat apparaisse dans les documents signés.
Tous les documents envoyés à EDC-DPII sont automatiquement archivés pour une durée de 10 ans. Tous les documents envoyés à EDC-DPII sont automatiquement archivés pour une durée de 10 ans.

Modes de gestion dans EDC-DPII

Il existe 5 modes de gestion

• SIMPLE : pour une simple signature numérique sans autre traitement coté EDC-DPII.

Le fichier PDF est récupéré dans l'ERP une fois signé, et peut être exploité dans l'ERP pour par exemple une application mobile ou un extranet client.

• MAIL : pour une signature avec envoi de mail aux destinataires par EDC-DPII.

La plateforme EDC-DPII traite l'envoi du mail. Un paramétrage sur la plateforme permet de choisir le texte/format du mail envoyé. Les mails sont envoyés au choix, par le serveur SMTP de DPII, ou par le serveur SMTP du client s'il le souhaite. Les mails destinataires sont envoyés depuis l'ERP :+ V7.5d et vX.2a : ce sont les contacts actifs du tiers destinataire de la facture qui ont la fonction 'Destinataires de commande' cochée (dans la fiche contact du client)+ VX.3 : ce sont les contacts actifs du tiers destinataires de la facture qui ont la fonction 'Destinataires de facture' (fonction 'Destinataires de facture' indiquée au dossier doit figurer sur la fiche du contact client).

• CHORUS : pour les organismes publics qui utilisent le portail CHORUS PRO.

L'ERP envoi un flux de données XML à la plateforme EDC-DPII. Un paramétrage sur la plateforme permet de faire le lien entre le SIRET du destinataire et son identifiant Chorus Pro, et permet donc le transfert de la facture vers Chorus Pro (l'identifiant Chorus Pro est donc paramétré chez DPII).

• ESPACECLIENT : pour déposer les factures dans un espace dédié au client.

La plateforme EDC-DPII permet de créer des espaces client (=Service) et de créer des accès clients. Le code du Service est paramétré dans l'ERP et permet de déposer le fichier dans un espace réservé au client. La création des espaces clients dans DPII est manuelle. Un mail d'information est tout de même envoyé au client pour l'informer de la mise à disposition.

• PAPIER : pour demander l'impression, la mise sous pli postal et affranchissement.

La plateforme EDC-DPII permet de sous-traiter le routage papier. L'adresse du destinataire est déterminée dans le PDF déposé, et le mode par défaut dans la plateforme est en recto-verso couleur.

Paramétrage ERP général pour Docoon

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Depuis le zoom général du module 'Administration' utiliser le zoom 'Paramétrage service web'.

Attention, le Dossier courant de l'utilisateur est utilisé pour l'insertion dans ce zoom. Il est conseillé d'être sur le dossier commun 999 pour faire une insertion globale à l'ERP plutôt qu'un paramétrage par dossier. Si un paramétrage par dossier est nécessaire, où que l'un des dossiers ne traite pas la dématérialisation, il est recommandé de faire le paramétrage dossier par dossier.

• Code imposé : EDC_DPII.

• Login, mot de passe et compte destinataire : ces informations sont fournies par DPII lors de l'ouverture du compte émetteur.

• Mode d'attente : choisir 'Ne pas attendre'. C'est le seul mode possible pour le moment.

Note : s'il n'y a aucune entrée dans ce zoom, la signature se fait par dépose sur quai d'envoi pour signature (fonctionnement déjà existant).

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Depuis la version Divalto X.4, il est possible d'utiliser un assistant de paramétrage. Cet assistant a besoin de se connecter au compte DESTINATAIRE afin de créer des login utilisateurs DPII ou des espace client.

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• Code imposé : EDC_DPII_D

• Uniquement le LOGIN et le MOT DE PASSE du compte admin DPII DESTINATAIRE (les autres informations seront reprises de la ligne existante codifiée 'EDC_DPII')
  

  

Fiche dossier

Depuis la fiche dossier, il faut créer un chemin Divalto qui indique la construction du nom du fichier envoyé : paramètre 'Codification du fichier PDF'.
Exemple dans la visite guidée :

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Le nom proposé est : Facture_[ENT.TIERS]-[CLI.NOM]_[ENT.PrefPino]-[ENT.Pino].pdf
C'est le nom tel qu'il apparaître dans le portail DPII et que le recevra le client.
Le nom de la facture signée en pièce jointe de la pièce a une règle de nommage différente.

Paramétrage ERP par client pour Docoon

Il faut indiquer, pour chaque client concerné :

• Si l'on effectue un envoie vers la plate-forme EDC-DPII pour la signature de PDF ⇒ indiquer 'PDF signé' comme support d'impression des documents de type facture sur la fiche client

Le mode de gestion : saisir une ligne dans la gestion des produits externes (bouton 'Externe' depuis la fiche client). Attention la fiche n'est modifiable que si la fiche client est en cours de modification.

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L'identification produit externe est une valeur imposée : DPII

Identifiant externe, valeur selon le mode de gestion choisi (SIMPLE ou MAIL ou PAPIER ou ESPACECLIENT ou CHORUS).
Si le mode est Espace client, il faut indiquer le 'Code Service EDC' correspondant au client

Identification produit externe, valeur imposée : DPII_SERVICE.
Identifiant externe, valeur provenant de EDC-DPII, par exemple ici CLIENT_FINAL. Note importante vX.3 : le 'Code Service EDC' peut également être mis sur les codes adresses du client. Il est alors possible, pour un même client, de séparer les espaces client selon l'adresse de facturation à condition qu'elle soit codifiée (sinon c'est l'espace client indiqué sur le client qui sera pris).

Note à partir de Divalto 10.3 : le 'Code Service EDC' (=nom de l'espace client) peut également être mise sur les codes adresses du client. Il est alors possible, pour un même client, de séparer les espaces client selon l'adresse de facturation à condition qu'elle soit codifiée (sinon c'est l'espace client indiqué sur le client qui sera pris)

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Envoi de pièce vers Docoon à partir du module Commerce & logistique

L'impression de pièce effectue l'envoi vers EDC-DPII, dès qu'il s'agit de l'exemplaire 'final'. Seul le mode 'brouillon' permet d'imprimer une facture sans effectuer l'envoi et donc rester en papier ou aperçu numérique.

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Lorsque le support 'PDF signé' est indiqué pour les factures client, la saisie de pièce va automatiquement proposer de faire une impression en mode 'brouillon'.

Note à partir de Divalto 10.4 :un paramétrage dossier permet d'indiquer si les factures dématérialisées sont imprimées par défaut en brouillon.

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Lors de l'impression pour envoi en PDF, si aucun message concernant la signature PDF n'apparait, c'est que la dépose du fichier à signer est faite et que la facture PDF est jointe à la pièce. Attention cependant, il peut y a voir un laps de temps avant la mise à disposition dans le portail DPII ou le transfert vers un espace client ou chorus.
Les pièces jointes de la facture permettent de connaître l'état de signature : le nom du fichier PDF correspondant à la facture porte un préfixe 'sign' ou 'insign' qui indique si la version signée est récupérée ou non.

Un symbole apparaît lorsque la facture est signée numériquement

Impression de facture et Facturation différée des BLs : une nouvelle option est ajoutée à l'écran de sélection. Elle permet d'indiquer si l'on souhaite conserver un mode 'brouillon' pour les facture PDF signée, ou faire leur envoi réel.

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Intégration comptable

une nouvelle option est ajoutée à l'écran de sélection. Elle permet de forcer la ré-impression et donc l'envoi en réel des factures en PDF signé. Si une facture PDF signée n'a pas fait l'objet d'une dépose pour signature, elle est refusée de l'intégration comptable.

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Contrôle de l’envoi vers DPII avant intégration comptable (V10.8)

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Intégration en comptabilité

L'usage recommandé est de positionner les clients dans le support 'PDF signé' et de laisser le mode brouillon jusqu'à son intégration comptable. Sans module Comptabilité, enlever le mode brouillon lors de l'impression de facture.

Traitement des pièces jointes dans l'envoi de pièce vers Docoon à partir du module Commerce & logistique

Les pièces jointes de la pièce peuvent être utilisées, selon le mode de dématérialisation, pour un envoi simultané. Des colonnes de la liste des fichiers joints permettent de traiter ces options, en utilisant le LIBELLE de la pièce jointe. Ce champ reçoit alors une valeur codifiée, et n'est donc pas utilisable en saisie pour les pièces jointes utilisées à l'envoi dématérialisé.

PDF signé non Chorus:
Dans ce cas, la colonne 'Joindre numériquement' de la liste de pièces jointes permet, pour des fichiers de type PDF uniquement, d'indiquer qu'il faut joindre le fichier PDF à la facture.La colonne 'Type de joint Chorus' doit être vide.

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Le mécanisme est alors le suivant : lors de la création de la facture en PDF, les fichiers PDF à joindre sont fusionnées à la suite de la facture pour ne faire qu'un seul et unique fichier PDF. DPII ne reçoit qu'un seul fichier PDF à signer, comportant donc la facture et tous les documents annexes à la suite.

Chorus:

Dans ce cas, la colonne 'Joindre numériquement' de la liste de pièces jointes doit être utilisé ET la colonne 'Type de joint Chorus' doit indiquer le type attendu par Chorus.

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Le mécanisme est alors le suivant : Les pièces jointes sont déposées une par une juste avant la dépose de la facture, et DPII fait le lien pour les déposer dans Chorus en indiquant le type de document joint.

Règles d'utilisation Docoon

Des règles d'utilisation du produit DPII sont imposés par l'usage via Divalto :

• Toutes les factures déposées sont signées. Par défaut avec la signature DPII mais il est possible d'en acquérir une (contacter DPII).

• Concernant Chorus seules les 'factures classiques' sont traitées (car Chorus permet la dépose d'autres documents que des factures).

• Les valeurs des balises transmises à EDC-DPII ont été établies en commun. Par exemple les 'typeDoc' sont prévus en standard, mais restent modifiables en surcharge. Les documents sont donc : Facture, FactureChorus, FactureEspaceClient, FactureEMail, FacturePapier.

• Pour les modes Facture et FactureChorus, le destinataire EDC est soi-même.

• Les colonnes supplémentaires (champs GED) sont au nombre de 15, dont 13 sont utilisées en standard (et 2 disponibles en surcharge) : Numéro de facture, Etablissement, Date de la facture, Date d'échéance, Devise, Mode de règlement, Code client, Nom client, Code ADV, Référence pièce, Référence pièce tiers, Total HT après remise, Total TVA après remise.

• Le service EDC 'svc' est imposé pour FactureChorus (=Chorus), FacturePapier (=Papier) et FactureEspaceClient (=le nom paramétré dans la fiche client).

• La création des espaces clients et des comptes clients pour le mode FactureEspaceClient est manuelle.

• Un flux xml pour le cas Chorus est envoyé à DPII. Ce flux traite les cas standard de champs attendus par Chorus Pro, mais peut nécessiter une adaptation.

• Distinction par émetteur 'svcSender' : En standard, l'émission des documents se fait SANS indiquer de 'service émetteur' DPII.
  Il est possible par surcharge de compléter le message envoyé à DPII pour en indiquer un.
  Ce 'service émetteur' peut avoir plusieurs usages, par exemple de séparer les établissements ou les dossiers ou les types de factures.
  

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