Les écritures en attente en comptabilité générale

Les écritures en attentes sont alimentées par le « Data Hub » qui génère des « DataSet » empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.

Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».

Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenues le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.

Cette saisie « pré-comptable « pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.

En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.

Paramétrage

La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.

Gestion des actions

On fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :

• Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code « COMPLETER_CAT »

• Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code « COMPLETER_VENTIL_CAT »

• Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code « DEMANDER_VISA »

Le code action « DEMANDER_VISA » est soumis à un code de confidentialité : « CEv »

Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.

Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :

• « COMPLETER_CAT » déclenche le processus « ecr_nc »

• « COMPLETER_VENTIL_CAT » déclenche le processus « ecr_cc »

• « DEMANDER_VISA » déclenche le processus « ecr_visa »

Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale

Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)

Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.

Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ».

Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale

Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :

• Le journal comptable

• Le compte comptable

• Le mode de règlement

Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.

Principe général

Ce programme permet d’enregistrer et de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité.

...

• De saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un « DataSet » provenant du « Data-Hub » ;

• De Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées ;

• D’effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables ;

• D'appliquer ou de débrayer un modèle de saisie ;

• De consulter la facture au format PDF ;

• De demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture ;

• De mettre l'écriture en litige ;

• De basculer le « DataSet » dans l'état « Attente » ;

• D'intégrer l'écriture en comptabilité.

Entête de l'écriture en attente

Si l'écriture provient du « Data-Hub », le champ « N° DataHub » est renseigné et il ne sera pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.

...

, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.

Lignes de l'écriture en attente.

La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :

...

La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Transférer la demande à » : par exemple DEMO. C'est dans le champ « Demandes manquantes » que l'on pourra saisir en détail l'objet de la demande.
Puis cliquer sur le bouton « Envoyer la demande ». Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clique sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.

Widget Processus de l'utilisateur DEMO

...

A partir de la demande, l'utilisateur pourra :

• Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture » ;

• Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande » ;

• Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, par le bouton « Ecriture complète ».

Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiquesles corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clique sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.

Widget Processus de l'utilisateur DEMO

...

A partir de la demande, l'utilisateur pourra :

• Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture » ;

• Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande » ;

• Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, par le bouton « Ecriture complète ».

Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.

Modification et conservation des libellés (V10.12)

Lors d’une modification de libellé d’une ligne d'écriture, par exemple une modification de libellé de l'entête d'écriture entraîne la modification des libellés saisis à ligne. Par conséquent, ainsi durant la modification et la validation de l'entête, seuls les libellés des lignes ayant le même libellé que l’entête seront modifiés.

Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.

Vous trouverez, ici, la présence des champs suivants concernant les ventilations de TVA :

...

• « F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit ;

• « CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations TVA. ;

• « CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe ;

• « CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances ;

• L'Option « Rester en création » peut être positionnée par défaut sur le journal.

Gestion des visas – Saisie des écritures en attente

Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :

...

• D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.

Zoom des écritures en attente

Entête écriture en attente

...