Les écritures en attente en comptabilité générale

Les écritures en attentes sont alimentées par le « Data Hub » qui génère des « DataSet » empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.

Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».

Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenues le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.

Cette saisie « pré-comptable « pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.

En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.

Paramétrage

La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.

Gestion des actions

On fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :

• Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code « COMPLETER_CAT »

• Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code « COMPLETER_VENTIL_CAT »

• Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code « DEMANDER_VISA »

Le code action « DEMANDER_VISA » est soumis à un code de confidentialité : « CEv »

Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.

Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :

• « COMPLETER_CAT » déclenche le processus « ecr_nc »

• « COMPLETER_VENTIL_CAT » déclenche le processus « ecr_cc »

• « DEMANDER_VISA » déclenche le processus « ecr_visa »

Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale

Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)

Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.

Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ».

Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale

Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :

• Le journal comptable

• Le compte comptable

• Le mode de règlement

Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.

Principe général

Ce programme permet d’enregistrer et de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité.

Elle, alors, est transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est supprimée.

Le programme utilise de nouvelles tables :

• [CAT] : entête de l'écriture en attente

• [CATC8] : ligne de l'écriture en attente

• [CATCX] : imputation analytique de l'écriture en attente

• [CATCP] : ventilations pièces/échéances de l'écriture en attente

• [CATCTAX] : ventilations de TVA de l'écriture en attente

Remarque :

Un contrôle est effectué empêchant de mettre en attente deux saisies identiques. (Par exemple deux utilisateurs saisissant la même facture fournisseur).

C'est dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs que ce programme a été écrit même s'il est complètement générique et peut servir à d'autres usages.

Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les écritures en attentes sont alimentées par le « DataSet » qui suit ce circuit direct vers la comptabilité. Si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.

On accède à la saisie des écritures en attente par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente

Cette saisie permet :

• De saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un « DataSet » provenant du « Data-Hub » ;

• De Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées ;

• D’effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables ;

• D'appliquer ou de débrayer un modèle de saisie ;

• De consulter la facture au format PDF ;

• De demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture ;

• De mettre l'écriture en litige ;

• De basculer le « DataSet » dans l'état « Attente » ;

• D'intégrer l'écriture en comptabilité.

Entête de l'écriture en attente

Si l'écriture provient du « Data-Hub », le champ « N° DataHub » est renseigné et il ne sera pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.

Le champ « Modèle » indique le code du modèle à appliquer à l'écriture. Pour rappel le code modèle provient soit :

• Du journal comptable ;

• Du compte comptable ;

• Du mode de règlement.

Si un modèle est présent pour les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
Si un modèle est appliqué à l'écriture et que cette dernière provient du « DataHub », on ne pourra pas modifier les comptes comptables.

L'option de menu « Débrayer le modèle » permet de débrayer le modèle et donc de modifier les comptes comptables.

L'option de menu « Appliquer le modèle » permet d'appliquer un modèle après avoir modifié le modèle par exemple. Dans ce cas l'ensemble des lignes et ventilations analytiques saisies seront supprimées et régénérées. Un message d'alerte préviendra l'utilisateur, lui demandant s'il souhaite poursuivre .
L'entête pourra être complétement cachée en cliquant le bouton

Open

, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.

Lignes de l'écriture en attente.

La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :

• L'onglet des lignes d'écritures comptables ;

• L'onglet des lignes de ventilations analytiques ;

• L'onglet des ventilations par échéance.

Un clic droit sur une ligne permet d'accéder au menu contextuel permettant :

• D'interroger le compte de charge ou de produit ;

• D'interroger le compte du tiers.

Contrairement au programme de saisie classique, l'écriture comptable, les ventilations analytiques ainsi que les ventilations par échéance n'ont pas obligation d'être équilibrées pour être enregistrées.

Les options de menu « Info comptes » et « Info ventilations » permettent d'exécuter une demande d'information complémentaire à un utilisateur. Ces deux boutons exécutent également un test de conformité sur l'ensemble de l'écriture et signalent si cette dernière est conforme aux tests de base.

L'option de menu « Info comptes » fera seulement des vérifications basiques.

L'option de menu « Info ventilations » vérifie si l'écriture comptable est correcte et si les ventilations analytiques correspondantes sont conformes.

Si des erreurs sont présentes au niveau de l'écriture purement comptable, il conviendra de corriger l'écriture comptable avant d'envoyer une demande d'information sur les ventilations analytiques.

La présentation des lignes est différente par rapport à la saisie d'écritures classique. En effet quatre onglets sont présents :

• Lignes d'écritures ;

• Ventilations par axe ;

• Ventilations de TVA ;

• Ventilations par échéance.

Exemple de traitement
L'option de menu « Info comptes » indique que l'écriture comptable est conforme aux tests de bases. L'utilisateur en sera averti mais pourra tout de même saisir une demande d'éléments complémentaires de renseignement en répondant « Oui ».
Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :

Open

La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Transférer la demande à » : par exemple DEMO. C'est dans le champ « Demandes manquantes » que l'on pourra saisir en détail l'objet de la demande.
Puis cliquer sur le bouton « Envoyer la demande ». Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clique sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.

Widget Processus de l'utilisateur DEMO

A partir de la demande, l'utilisateur pourra :

• Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture » ;

• Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande » ;

• Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, par le bouton « Ecriture complète ».

Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.

Modification et conservation des libellés (V10.12)

Lors d’une modification de libellé d’une ligne d'écriture, par exemple une modification de libellé de l'entête d'écriture entraîne la modification des libellés saisis à ligne. Par conséquent, ainsi durant la modification et la validation de l'entête, seuls les libellés des lignes ayant le même libellé que l’entête seront modifiés.

Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.

Vous trouverez, ici, la présence des champs suivants concernant les ventilations de TVA :

• Taux de TVA Brut (Calculé et non modifiable) ;

• Coefficient d'assujettissement (Modifiable) ;

• Coefficient de taxation (Modifiable) ;

• Coefficient d'admission (Modifiable) ;

• Coefficient de déduction (Calculé et non modifiable) ;

• Montant TVA Brut (Calculé et non modifiable) ;

• TVA Brut - TVA Net (Calculé et non modifiable).

Génération automatique des lignes de TVA de l'écriture en attente.

L'option de menu « Générer ligne de TVA » permet de créer automatiquement les lignes de TVA et de charge non déductible associée (si le taux de déductibilité est inférieur à 1) en fonction des informations présentes dans les ventilations de TVA de l'écriture.

S'il existe plusieurs lignes de HT sur l'écriture, le calcul génère les lignes de TVA et de charges non déductibles, le cas échéant, pour toutes les lignes de HT de l'écriture.

Attention : les codes de TVA de la ligne d'écriture générale sur le compte HT ne doivent pas être modifié. Il convient de les changer dans les lignes TVA comme précisé précédemment.
Un message d'erreur (normal) vient bloquer la saisie pour que la TVA soit cohérente.

Saisie des périodes de début et fin de contrat (V10.11)

Deux colonnes ont été ajoutées « Début période » et « Fin période » (concerne la gestion des contrats). Elles sont accessibles en saisie/modification.

Les champs étaient déjà existants en saisie d’écriture et cela correspond donc à une harmonisation avec cette dernière.

Homogénéisation des raccourcis clavier (V10.4)

Les raccourcis de la saisie d'écritures ont été reportés dans la saisie des écritures en attente :

• « F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit ;

• « CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations TVA. ;

• « CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe ;

• « CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances ;

• L'Option « Rester en création » peut être positionnée par défaut sur le journal.

Gestion des visas – Saisie des écritures en attente

Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :

• « Viser l'écriture » qui permet de positionner le visa afin d'intégrer l'écriture en comptabilité. L'utilisateur doit posséder le droit « CEv » pour viser l'écriture (droit positionné en standard).

• « Demander le visa » qui permet de faire une demande de visa à un utilisateur. Dans ce cas un message d'alerte demande à l'utilisateur s'il souhaite réaliser une demande de visa pour ce numéro d'écriture.

Si « Oui » ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :

La demande de visa sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Collaborateur » : DEMO (dans notre exemple).

Puis cliquer sur le bouton « Demander le Visa » de la barre d'outils. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus.

Notre utilisateur DEMO pourra ensuite en cliquant sur la ligne correspondante donner une suite à la demande.

A partir de la demande, l'utilisateur pourra :

• Accorder le visa via le bouton « Accorder le visa » ;

• Réaliser une demande à son manager par le bouton « Demander au manager ».

Il sera également possible de réinjecter l'écriture concernée dans le « DataHub « via le choix ci-dessous :

Cette opération permettra, par exemple, de relancer l'ensemble des étapes composant le processus et d'intégrer l'écriture en comptabilité.

Remarque :
Pour les écritures saisies directement, c'est-à-dire sans passage par le « DataHub », la demande de visa n'est pas obligatoire. En effet l'option « Intégrer en comptabilité » est active et accessible par défaut.

Intégration comptable de l'écriture en attente

Une fois que notre écriture a été visée, on pourra l'intégrer en comptabilité via l'option « Intégrer en comptabilité ».

Lors de l'intégration un test de cohérence est systématiquement réalisé sur la partie comptable et analytique. En cas d'incohérence l'utilisateur est alerté et l'intégration est rejetée.

Visa des écritures en attente – Traitement en masse

Nous mettons également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu.

L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.

Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 »

et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 »

ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.

Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :

• Rechercher une chaîne de caractères, par le bouton

« Rechercher » ou touche de raccourci « Ctrl F »

• Consulter, modifier l'écriture via le bouton

« Détail » ou touche de raccourci « F6 »

• Visualiser le fichier joint principal via le bouton

• Consulter la note du « DataSet » et de l'écriture par les boutons

• Consulter les pièces jointes via le bouton

• Modifier le regroupement au niveau présentation des écritures par le bouton

qui indique le regroupement actuel. Cette option est également accessible par le menu Regroupement.

• D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.

Zoom des écritures en attente

Entête écriture en attente

Pour supprimer une écriture en attente, il faut utiliser le zoom des entêtes des écritures en attente.

Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Entête d'écriture en attente.
C'est à ce zoom que l'on accède également, lors de la saisie des écritures en attente via le bouton

On pourra réaliser les opérations suivantes :

• Consulter la provenance de l'écriture à partir de l'onglet IDENTIFIANT ;

• Consulter les lignes d'écriture, en accédant au zoom Ecriture en attente ;

• Modifier l'écriture en retournant en saisie d'écriture en attente ;

• Supprimer complétement l'écriture en attente

Affichage des écritures en attente

On y accède par l’option de menu Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Ecriture en attente.

Ce zoom permet de consulter le détail des lignes d'écritures en attente.

Extension des champs disponibles (V10.6)

Les champs type de tiers, Tiers, Tiers Payeur, Tiers Divalto Achat-vente, Tiers centrale et Tiers à relancer ont été rajoutés à l'écriture liée à un tiers ainsi que sur les ventilations par pièce et échéance qui lui sont rattachées.
Ces champs sont initialisés à partir des factures ou des tickets lors de l'intégration de la facture, via l'intégration comptable disponible dans Commerce & Logistique ou Point de Vente.

Rattachement de tiers au compte auxiliaire (V10.6)

Lors de la saisie d'écriture et d'écriture en attente, il est possible de sélectionner un tiers rattaché au compte auxiliaire.

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