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Pré-fermeture et fermeture de compte
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La centralisation est l'action qui permet de réunir en une seule ligne plusieurs lignes d'écritures d'un même compte selon certains critères de regroupement.
Anciennement utilisé pour la centralisation de la TVA, cette étape est surtout utilisée lors de la fermeture définitive d'un compte pour ramener les écritures du passé dans une ligne d'un compte centralisateur.
Dans tous les cas, ce sont les validations et les clôtures qui déclenchent le traitement en fonction du paramétrage du compte à centraliser.
Centralisations/Epurations
« Compte centralisable à la validation des brouillards »
« Compte épurable par l'épuration de fin d'exercice »
Le compte peut être déclaré centralisable et/ou épurable. Lors d'une centralisation, le détail des écritures centralisées seront transférées dans un journal spécial. Les réimpressions des journaux exploitent cette historisation des centralisations.
En spécifiant une centralisation à l'impression, le traitement d'extrait de compte réalise une pseudo-centralisation.
Date de fermeture et compte centralisateur
Lorsque l'on souhaite fermer un compte, il faut préciser une « date de fermeture ». Le compte ne pourra plus être utilisé dans les futures saisies, mais son historique reste disponible. C'est une pré-fermeture de compte.
Un traitement utilitaire permet une pré-fermeture par lot de comptes. En précisant un « compte centralisateur », l'utilisateur indique le compte vers lequel les écritures seront centralisées à la fermeture définitive. Un traitement réalise la fermeture du compte.
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Epuration des montants mensuels et mensuels– date en comptabilité générale
Epuration des montants mensuels
Ce traitement peut être exécuté après la clôture. Certains détails mensuels ne sont plus nécessaires. Il est possible de regrouper plusieurs cumuls mensuels en un seul ou plusieurs.
Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels
Ce regroupement est effectué par compte selon les critères suivants :
Code axe
Code journal
Sens Débit/Crédit
Nature de montant 2
Epuration des montants mensuels / Date
Les cumuls statistiques compris entre 2 dates seront regroupés à l'intérieur de chaque compte à la date de centralisation indiquée.
Ceci permet de compacter les enregistrements statistiques par exercice. Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels / date
Divalto autorise le traitement sur les périodes antérieures à l'avant-dernier exercice uniquement (N-2), de manière à conserver la cohérence de la colonne (année n-1) du bilan.
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Ce programme vérifie la cohérence des informations saisies, et valide l'intégrité de la comptabilité. Il doit être exécuté et les éventuelles anomalies doivent être corrigées, au moins une fois par an, avant la clotûre d’exercice.
Le traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Contrôle d'intégrité
Vous pouvez au choix demander le contrôle :
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Le traitement peut être piloté en mode « batch » et vous avez la possibilité d'enregistrer les paramètres. Vous définissez la période d'analyse qui est garnie par défaut avec les valeurs de la balance courante.
Présentation
L'écran se compose de deux onglets contenant chacun trois tableaux :
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La vérification des écritures,
Les ventilations par échéance et axe,
Les ventilations de TVA,
Les cumuls mensuels,
Les lettrages.
Contrôle des doublons
Le contrôle des doublons (Journaux, Comptes, …) est fait systématiquement avant les autres contrôles. Les autres contrôles demandés ne pourront pas être fait sur les entités avec doublons.
Il faut donc supprimer les doublons à l'aide d'une requête SQL et relancer le contrôle pour qu'il soit complet.
Choix des contrôles à lancer
Par un « Clic » sur la case à cocher associée.
Vous également la possibilité de sélectionner « F5 » ou désélectionner « Shift+F5 », l'ensemble des contrôles du tableau courant à partir des touches associées dans le menu.
Pour chaque contrôle sélectionné, il y a la possibilité d'effectuer la correction automatique des erreurs si cela est proposé :
Soit par un Clic sur la case à cocher associée.
Soit à l'aide des touches de fonctions « F6 » pour sélectionner ou « Shift+F6 » pour désélectionner l'ensemble des corrections possibles du tableau courant.
Rapport du contrôle d’intégrité
A la fin du traitement, l'ensemble des anomalies est affiché sous forme d'un arbre trié par chapitre et type d'erreur.
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Il est possible de sélectionner tout ou partie des anomalies et de lancer leur correction si la correction associée au contrôle a été préalablement cochée.
Envoi du rapport par mail
Une option permet de choisir si l'on veut envoyer un mail au destinataire défini dans le champ « Adresse mail du destinataire ».
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Un processus « envoimail_ctrl_integ » modèle est livré dans la visite guidée.
Lancement du traitement via les processus
Il est possible d'effectuer le traitement en mode « batch » via le processus fourni « controle_integrite » .
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Les données du dossier sont définitivement perdues. Cette option permet de supprimer, par exemple, un dossier de test. Ce traitement est donc a PROTÉGER ABSOLUMENT.
Initialisation de la donnée établissement
Un traitement permet d’initialiser la donnée établissement lors du passage d’une comptabilité mono-établissement vers vers un comptabilité multi-établissements.
Ce dernier est accessible par le menu Comptabilité / Utilitaires / Procédures de mise à jour/ Initialisation de la donnée établissement.
Le traitement va renseigner le code établissement des tables « C8 » , « CX », « CP » à l’aide d’un fichier .TXT dont la description est la suivante :
Dossier ; Compte de début ; Compte de fin ; Établissement
Exemple de fichier TXT
996;;;1
996;60700000;60710000,1
996;70700000;70799999;2
Les différentes étapes :
Après avoir effectué le traitement de clôture par exemple de l’exercice 01/01/XX au 31/12/XX, en mai de cette année. Au départ aucune écriture (C8, CX, CP) ne porte le code établissement ainsi le champ « ETB » est à espace.
Paramétrer les établissements et le plan comptable
Paramétrer les comptes de liaison
Construire le fichier txt de correspondance
Exécuter le traitement d’initialisation : Cela met à jour, la donnée établissement des tables C8, CX, CP pour les écritures n'étant pas rattaché à l’exercice clos.
Modifier le dossier et la sous fiche clôture pour indiquer que l’on gère les établissements.
Remarque
Si l’on modifie une écriture avant la bascule, la fiche clôture n’ayant pas coche « Exercice avec gestion des établissements » le programme de saisie saura qu’il ne faut pas générer d'écriture d'équilibre. Sur le nouvel exercice non clos, la case sera cochée et on génèrera donc les écritures de liaison lors de la saisie.
Initialisation des ventilations de TVA
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Les écritures contenant au moins une ventilation de TVA ne sont pas traitées.
Si au moins une erreur est détectée pour une écriture, les ventilations de TVA éventuellement créés lors du traitement pour cette écriture sont supprimées. On ne génère pas de ventilation de TVA à 0 si la différence détectée est supérieure au seuil d’arrondi.
Initialisation de la donnée établissement
Le traitement d’initialisation de la donnée établissement est accessible par le menu Comptabilité/ Utilitaires/ Procédures de mise à jour/ Initialisation de la donnée établissement.
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