Utilitaires et traitements en comptabilité

Pré-fermeture et fermeture de compte

Le traitement de pré-fermeture de compte (en masse) enregistre dans les comptes traités la date de fermeture et le compte centralisateur. Il n'a aucun impact sur les écritures des comptes. Les comptes dont la date de fermeture est renseignée et dépassée ne peuvent plus être utilisés dans de nouvelles écritures.
Le traitement de fermeture permet de « fermer » les comptes dont la date de fermeture est renseignée ainsi que le compte centralisateur.
Le traitement de pré-fermeture est accessible par l'option de menu : Comptabilité / Traitements périodiques / Pré-fermeture de compte
L'option de menu de fermeture de compte est accessible via : Comptabilité Traitements périodiques Fermeture de compte
Contraintes :

• Le solde saisi du compte est nul,

• Les écritures sont antérieures à l'avant-dernier exercice,

• La date de fermeture du compte est antérieure ou égale à la date limite de fermeture.

Le traitement procède en deux étapes :

• Les écritures et les montants mensuels des comptes traités seront basculés sur le compte centralisateur,

• Le compte fermé sera supprimé.

Attention : A partir de la fermeture définitive, les informations de détail sont perdues. Il n'est plus possible de connaître le compte d'origine.

Centralisation d'écritures comptables

La centralisation est l'action qui permet de réunir en une seule ligne plusieurs lignes d'écritures d'un même compte selon certains critères de regroupement.
Anciennement utilisé pour la centralisation de la TVA, cette étape est surtout utilisée lors de la fermeture définitive d'un compte pour ramener les écritures du passé dans une ligne d'un compte centralisateur.
Dans tous les cas, ce sont les validations et les clôtures qui déclenchent le traitement en fonction du paramétrage du compte à centraliser.
Centralisations/Epurations
« Compte centralisable à la validation des brouillards »
« Compte épurable par l'épuration de fin d'exercice »
Le compte peut être déclaré centralisable et/ou épurable. Lors d'une centralisation, le détail des écritures centralisées seront transférées dans un journal spécial. Les réimpressions des journaux exploitent cette historisation des centralisations.
En spécifiant une centralisation à l'impression, le traitement d'extrait de compte réalise une pseudo-centralisation.
Date de fermeture et compte centralisateur
Lorsque l'on souhaite fermer un compte, il faut préciser une « date de fermeture ». Le compte ne pourra plus être utilisé dans les futures saisies, mais son historique reste disponible. C'est une pré-fermeture de compte.
Un traitement utilitaire permet une pré-fermeture par lot de comptes. En précisant un « compte centralisateur », l'utilisateur indique le compte vers lequel les écritures seront centralisées à la fermeture définitive. Un traitement réalise la fermeture du compte.

Epuration de fin d'exercice comptable

Certains détails ne sont plus nécessaires après clôture, il est alors possible de comprimer plusieurs écritures en une seule dans le fichier historique.
Cette option est accessible via le menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration de fin d'exercice
Ce regroupement est effectué par compte avec les critères suivants :

• Sens du montant,

• Code journal,

• Nature deuxième montant,

• Axes,

• Type d'écriture (comptable, extra, budget),

• Écritures lettrées ou non / pointées ou non.

Les comptes lettrables conservent en détail les écritures non lettrées de même que les écritures lettrées dont la date de lettrage est supérieure à la date d'épuration.
Les comptes pointables conservent en détail les écritures non pointées. Les autres écritures sont centralisées en fonction des critères de regroupement indiqués.
Une demande de centralisation par rapport au type d'écriture entraîne la suppression des écritures budget et extracomptables.
Ces écritures constituent en quelque sorte les traditionnelles écritures d'à nouveau, si ce n'est qu'elles sont datées au dernier jour de l'exercice clôturé et non au premier jour du nouvel exercice. Par contre, toute l'antériorité des N exercices est perdue puisque les écritures sont ramenées en un seul solde.

Epuration des montants mensuels et mensuels– date en comptabilité générale

Epuration des montants mensuels
Ce traitement peut être exécuté après la clôture. Certains détails mensuels ne sont plus nécessaires. Il est possible de regrouper plusieurs cumuls mensuels en un seul ou plusieurs.
Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels
Ce regroupement est effectué par compte selon les critères suivants :

• Code axe

• Code journal

• Sens Débit/Crédit

• Nature de montant 2

Epuration des montants mensuels / Date
Les cumuls statistiques compris entre 2 dates seront regroupés à l'intérieur de chaque compte à la date de centralisation indiquée.
Ceci permet de compacter les enregistrements statistiques par exercice. Il est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Epurations / Epuration montants mensuels / date
Divalto autorise le traitement sur les périodes antérieures à l'avant-dernier exercice uniquement (N-2), de manière à conserver la cohérence de la colonne (année n-1) du bilan.

Renumérotation de compte comptable

Ce traitement est accessible vi l'option : Comptabilité / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Renumérotation de compte
Ce programme permet de renuméroter un compte. Vous précisez le numéro du compte concerné ainsi que le nouveau numéro.
Les écritures ainsi que les montants mensuels seront transférés sur le nouveau compte. Si le nouveau compte est rattaché à un collectif différent, le transfert de montants sera effectué d'un collectif à l'autre.
Conditions obligatoires :

• Les comptes sont de même nature,

• Les comptes sont du même groupe (3 premiers caractères identiques),

• Les collectifs éventuels sont du même groupe.

Reconstitution des soldes en comptabilité

En cas d'incident au cours d'un traitement de type épuration ou renumérotation de compte (une coupure de courant par exemple, il convient d'exécuter le programme de « Reconstitution des soldes ».
Ce traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Reconstitution des soldes
En fonction du détail des écritures, ce traitement recalcule pour les comptes et les axes :

• Le solde saisi

• Les cumuls de la balance courante.

Les statistiques mensuelles des comptes sont régénérées sur les exercices non clôturés.
Les programmes suivants mettent à jour les soldes et cumuls des comptes, ainsi que les montants statistiques mensuels :

• Saisie d'écritures

• Changement de période balance.

Après reconstitution des soldes, il convient d'interroger le Livre de Bord qui répertorie les anomalies détectées en cours d'exécution du programme. Après 500 erreurs, les anomalies ne sont plus notées dans le Livre de Bord.

Contrôle d'intégrité en comptabilité générale

Ce programme vérifie la cohérence des informations saisies, et valide l'intégrité de la comptabilité. Il doit être exécuté et les éventuelles anomalies doivent être corrigées, au moins une fois par an, avant la clotûre d’exercice.

Le traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Contrôle d'intégrité
Vous pouvez au choix demander le contrôle :

• D'équilibre de chaque écriture

• D'équilibre de chaque code lettrage

• Des montants mensuels par rapport au solde du compte

• De validité des dates.

Certaines corrections pouvant être effectuées par le contrôle d'intégrité (indicateurs de lettrage erronés, ajustement de taux de change, ...) ne bénéficient pas d'options de corrections spécifiques (comme le rééquilibrage des écritures par exemple).
Décochez l'option « Aucune correction » si vous ne désirez pas procéder automatiquement à ces corrections, ni à aucune de celles présentées avec une option spécifique.
Les options de correction :

• Création des comptes, journaux et axes manquants.

Cochez cette option pour que le traitement créer automatiquement les comptes, journaux et axes référencés dans les écritures mais inexistants dans les données de base. Le paramétrage des comptes se fait selon le radical. Il est nécessaire de faire le paramétrage complet des éléments créés automatiquement

• Suppression des comptes et codes axe en double.

Cochez cette option pour que le traitement supprime automatiquement les comptes et axes existant en double dans la base.

• Correction des numéros de compte et d'axe incorrects

Cochez cette option pour que le traitement supprime automatiquement les comptes et axes dont la codification n'est pas correcte (numéro de compte contient des caractères spéciaux ou des espaces).

• Déplacement des écritures imputées à un collectif.

Cochez cette option pour que le traitement déplace automatiquement les écritures imputées sur un compte collectif vers un compte général, créé à cette occasion, et dont le numéro est le plus proche possible du numéro du compte collectif.

• Délettrage des codes lettrages déséquilibrés.

Cochez cette option pour que le traitement supprime automatiquement les lettrages déséquilibrés.

• Rééquilibrage des écritures.

Cochez cette option pour que le traitement procède à un rééquilibrage automatique des écritures déséquilibrées.
Le traitement générera également les lignes d'équilibrage multi-établissement en cas d'écriture déséquilibrée par code établissement.

• Correction des numéros d'écriture en double ou erronés

Cochez cette option pour que le traitement renumérote automatiquement les écritures dont le numéro est erroné (non purement numérique) ou en doublon.
Dans le cas des doublons sur le numéro d'écriture, la rupture d'écriture se fait sur le code journal, la date d'écriture et le statut en brouillard/validée.

• Correction des dates d'écriture incorrectes

Cochez cette option pour que le traitement ré-attribut automatiquement une date correcte si une date d'écriture invalide est rencontrée (ne respectant pas le format date). Si possible, le traitement essai de déterminer une date qui ne nécessitera pas de lancer une reconstitution des soldes.

• Rééquilibrage des ventilations

Cochez cette option pour que le traitement :

• Procède au rééquilibrage des ventilations pièces/échéances si la somme des ventilations est différente du montant de la ligne d'écriture,

• Procède au rééquilibrage des imputations analytiques si la somme des imputations est différente du montant de la ligne d'écriture (pour un axe en imputation totale) ou si la somme des imputations est strictement supérieure au montant de la ligne d'écriture (pour un axe en imputation partielle).

• Suppression des ventilations orphelines

Cochez cette option pour que le traitement supprime automatiquement les ventilations pièces/échéances et/ou les imputations analytiques pour lesquelles aucune écriture d'origine n'a été trouvée dans la base.

Contrôle d'intégrité en comptabilité générale (V10.4)

Ce programme vérifie la cohérence des informations saisies et valide l'intégrité de la comptabilité. Le traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Contrôle d'intégrité
Vous pouvez choisir :

• Quels contrôles doivent être exécutés,

• Quelles corrections doivent être réalisées (si cela est possible,

• d'envoyer un mail de compte rendu,

• De conserver un compte rendu dans le livre de bord.

Le traitement peut être piloté en mode « batch » et vous avez la possibilité d'enregistrer les paramètres. Vous définissez la période d'analyse qui est garnie par défaut avec les valeurs de la balance courante.
Présentation
L'écran se compose de deux onglets contenant chacun trois tableaux :

• Contrôles généraux

• Contrôles métiers

• Contrôles techniques

Le premier onglet concerne la structure comptable.
Le deuxième onglet concerne les écritures. Les traitements sont :

• La vérification des écritures,

• Les ventilations par échéance et axe,

• Les ventilations de TVA,

• Les cumuls mensuels,

• Les lettrages.

Contrôle des doublons
Le contrôle des doublons (Journaux, Comptes, …) est fait systématiquement avant les autres contrôles. Les autres contrôles demandés ne pourront pas être fait sur les entités avec doublons.
Il faut donc supprimer les doublons à l'aide d'une requête SQL et relancer le contrôle pour qu'il soit complet.

Choix des contrôles à lancer
Par un « Clic » sur la case à cocher associée.
Vous également la possibilité de sélectionner « F5 » ou désélectionner « Shift+F5 », l'ensemble des contrôles du tableau courant à partir des touches associées dans le menu.
Pour chaque contrôle sélectionné, il y a la possibilité d'effectuer la correction automatique des erreurs si cela est proposé :

• Soit par un Clic sur la case à cocher associée.

• Soit à l'aide des touches de fonctions « F6 » pour sélectionner ou « Shift+F6 » pour désélectionner l'ensemble des corrections possibles du tableau courant.

Rapport du contrôle d’intégrité
A la fin du traitement, l'ensemble des anomalies est affiché sous forme d'un arbre trié par chapitre et type d'erreur.

Il est possible d'extraire le contenu du rapport dans un fichier Excel.

Il est possible de sélectionner tout ou partie des anomalies et de lancer leur correction si la correction associée au contrôle a été préalablement cochée.

Envoi du rapport par mail

Une option permet de choisir si l'on veut envoyer un mail au destinataire défini dans le champ « Adresse mail du destinataire ».

Dans la visite guidée, ce mail est envoyé par le processus « envoimail_ctrl_integ » rattaché à l'action « ENVOIMAIL_CTRL_INTEG ».

Les paramètres  :

 Un processus « envoimail_ctrl_integ » modèle est livré dans la visite guidée.

Lancement du traitement via les processus

Il est possible d'effectuer le traitement en mode « batch » via le processus fourni  « controle_integrite » .

Pour cela il est nécessaire d'enregistrer le paramétrage du contrôle d'intégrité souhaité.

Le code paramétrage, l'utilisateur et les dates de traitement seront définies dans le processus. Le code paramétrage permet de récupérer l'ensemble des contrôles et correction à effectuer ainsi que le destinataire du mail de fin de traitement si l'envoi du mail est choisi.

Un processus « controle_integrite » modèle est livré dans la visite guidée.

Contrôle de comptabilisation (V10.4)

Ce traitement permet de contrôler la cohérence entre les factures provenant de commerce & logistique et leur comptabilisation.
Le traitement est accessible via l'option de menu : Comptabilité / Utilitaires / Contrôle de la comptabilisation CGL.
En tête, vous sélectionnez le type de tiers :

• Les deux,

• Produits,

• Charges

Vous indiquez la période et si vous souhaitez visualiser uniquement les erreurs, c'est-à-dire les factures présentent en commerce & logistique et non présentent en comptabilité ou pour lesquelles il y une différence de montant entre les deux modules.
Les colonnes que l'on peut afficher sont :

• La date,

• L'indicateur d'erreur,

• Le code dossier commerce & logistique,

• Le code et le nom du tiers,

• Le préfixe et le numéro de pièce,

• Le montant HT de la pièce,

• Le numéro d'écriture,

• Le code du dossier comptable,

• Le montant HT de l'écriture,

• La différence de montant.

En pied s'affiche pour le groupe « Totaux » :

• Le montant HT pièce,

• Le montant HT écriture,

• La Différence.

et pour le groupe « Contrôle » :

• Le nombre Valides,

• Le Nombre en erreur,

• Le Nombre total de contrôle.

Si on décide de n'afficher que les erreurs, le tableau affiche uniquement le détail les pièces en erreurs. Dans le cas contraire, un regroupement sera réalisé par Charges, Produits et par période mensuelle. Ces regroupements pourront être déroules afin de d'afficher le détail de la pièce.
Le bouton « Visualiser la pièce » permet de consulter la pièce en commerce et logistique et le bouton « Ecritures liée à la pièce » permet de consulter l'écriture comptable.
L'ensemble du tableau peut également être exporté dans un tableur.

Suppression de dossier

Ce traitement permet de supprimer toutes les informations relatives à un dossier. On y accède par l’option de menu Comptabilité / Utilitaires / Épurations / Suppression de dossier.

Vous précisez le code du dossier à supprimer avant de valider. Vous pouvez également préciser si le traitement doit supprimer les amortissements du dossier en cochant la case « Supprimer les immobilisations ». 

Attention :

Si l’on supprime avant l’exécution du traitement, le paramétrage de l'option « Règlement » (Bouton Règlement), la fiche dossier du dossier comptable est supprimé.

Les données du dossier sont définitivement perdues. Cette option permet de supprimer, par exemple, un dossier de test. Ce traitement est donc a PROTÉGER ABSOLUMENT.

Initialisation de la donnée établissement

Un traitement permet d’initialiser la donnée établissement lors du passage d’une comptabilité mono-établissement vers vers un comptabilité multi-établissements.

Ce dernier est accessible par le menu Comptabilité / Utilitaires / Procédures de mise à jour/ Initialisation de la donnée établissement.

Le traitement va renseigner le code établissement des tables « C8 » , « CX », « CP » à l’aide d’un fichier .TXT dont la description est la suivante :

Dossier ; Compte de début ; Compte de fin ; Établissement

Exemple de fichier TXT

996;;;1

996;60700000;60710000,1

996;70700000;70799999;2

Les différentes étapes :

Après avoir effectué le traitement de clôture par exemple de l’exercice 01/01/XX au 31/12/XX, en mai de cette année. Au départ aucune écriture (C8, CX, CP) ne porte le code établissement ainsi le champ « ETB » est à espace.

1. Paramétrer les établissements et le plan comptable

2. Paramétrer les comptes de liaison

3. Construire le fichier txt de correspondance

4. Exécuter le traitement d’initialisation : Cela met à jour, la donnée établissement des tables C8, CX, CP pour les écritures n'étant pas rattaché à l’exercice clos.

5. Modifier le dossier et la sous fiche clôture pour indiquer que l’on gère les établissements.

Remarque

Si l’on modifie une écriture avant la bascule, la fiche clôture n’ayant pas coche « Exercice avec gestion des établissements » le programme de saisie saura qu’il ne faut pas générer d'écriture d'équilibre. Sur le nouvel exercice non clos, la case sera cochée et on génèrera donc les écritures de liaison lors de la saisie.

Initialisation des ventilations de TVA

Le traitement d’initialisation des ventilations de TVA est accessible par le menu Comptabilité/ Utilitaires/ Procédures de mise à jour/ Initialisation des ventilations de TVA.

Ce programme n’est utilisable que si le dossier gère la TVA.

Le programme créé les ventilations de TVA des écritures après import des écritures sans ventilations. La première et la dernière écriture sont notifiées dans le Livre de bord lors de l'import.

Le programme tient compte de la TVA auto liquidée, de la TVA partiellement déductible et de la TVA transitaire pour les fournisseurs l’autorisant.

Remarques :

• Les écritures contenant au moins une ventilation de TVA ne sont pas traitées.

• Si au moins une erreur est détectée pour une écriture, les ventilations de TVA éventuellement créés lors du traitement pour cette écriture sont supprimées. On ne génère pas de ventilation de TVA à 0 si la différence détectée est supérieure au seuil d’arrondi.

Initialisation de la donnée établissement

Le traitement d’initialisation de la donnée établissement est accessible par le menu Comptabilité/ Utilitaires/ Procédures de mise à jour/ Initialisation de la donnée établissement.

Une comptabilité mono établissement peut passer en multi établissement à la clôture du dernier exercice mono établissement. La continuité de gestion oblige l’initialisation de la donnée établissement dans les exercices précédents. C’est l’objet de cet utilitaire qui demande un fichier texte pour l’utilisation.

Ce fichier texte est à renseigner dans le champ « Fichier de correspondance »

Le fichier texte à passer en paramètre doit avoir la structure suivante : DOSSIER ; COMPTEDébut ; COMPTEFin ; ETABLISSEMENT

Exemple :

Remarque : Cet utilitaire ne va pas générer les écritures d’équilibre d’établissement puisqu’il ne traite que les exercices clos. De ce fait, il peut exister un déséquilibre par établissement mais jamais par dossier.