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Un numéro lui est automatiquement attribué.
En partie haute de l'écran on saisit la date de facture, le mode de règlement, la date d'échéance et le numéro de pièce du fournisseur.
Tant que l'ensemble n'est pas traité, c'est-à-dire validé en facture, on pourra retravailler le contrôle facture.
La partie basse concerne la sélection : on peut borner la recherche de pièces à prendre en compte. Il est possible de réaliser une sélection sur des commandes. Pour effectuer un rapprochement avec des commandes, ces dernières doivent impérativement être validées en BL.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet complément
On y indique visualise les remises et frais de pied de facture ainsi que les différents frais tout comme en saisie de facture directe.
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Attention, les champs ne sont pas ouverts à la saisie ni à la modification.
Deuxième écran du contrôle de facture, onglet « entête contrôle facture »
Dans la zone « Montants en euros », on indique les montants en euros des différents totaux de la facture reçue.
Dans la partie corps on coche les différents BL se rapportant à la facture à traiter et, au fur à mesure des sélections, les différents montants calculés sont mis à jour. Les montants sont recalculés automatiquement à chaque modification, que ce soit lors de la sélection de pièces mais également lors de la sélection-désélection d'une ligne de détail. Ce recalcul se paramètre dans les options calcul des montants. L'option Manuel débranche ce recalcul automatique.
Le Ctrl F permet de rechercher un montant.
L'option Filtrage permet d'affiner et de filtrer l'affichage des pièces. 
Aucun : permet d'afficher également les commandes fournisseurs.
BL : N'affichera que les BL fournisseur
Sélection : affichera uniquement les pièces cochées
Rejets : affichera les pièces comportant des lignes avec un motif de rejet
Après avoir sélectionné un certain nombre de pièces, on a accès au détail des lignes à l'aide bouton 
. Cette fonctionnalité permet d'exclure, en décochant une ligne, une position ne faisant pas partie de la facture en cas d'une livraison partielle facturée ultérieurement, par exemple.
On peut visualiser la pièce par le bouton cible 
et à partir du menu interrogation : consulter les textes, les notes, le fichier PDF principal, les fiches Tiers et articles ainsi que les Tarifs.
Les lignes de détail sont sélectionnées par défaut, lié à l'option de menu Outils / Lignes détail auto
Dans la vue détail, on a la possibilité de rajouter des lignes d'articles. Le rajout ne modifiera pas le BL, mais se fera sur la facture. On ne peut rajouter que des articles hors stock.
On peut également modifier les lignes existantes notamment :
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Afin de pointer les différentes lignes on dispose d'un assistant de rapprochement accessible via le bouton 
.
On indiquera le montant TTC à rapprocher. Il est garni par défaut par la valeur présente dans la zone TTC du groupe Montants en euros.
On indique également les différents pourcentages de tolérance issus soit de la fiche dossier, soit de la fiche fournisseur pour la tolérance d'acception. On peut modifier manuellement les montants minimum et maximum, ainsi que la durée maximale de traitement en se basant sur un nombre maximum de BL à traiter.
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Le visa dans le contrôle de facture
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Traitement de masse des demandes de visa.
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Au contrôle facture correspondant à cette dernière via le bouton
A l'interrogation de la fiche fournisseur ou à la visualisation du pdf correspondant en utilisant l'option de menu « Interrogation ».
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Saisir un contrôle facture fournisseur sans rapprochement (V10.7)
Le contrôle facture fournisseur est accessible par le menu Commerce & logistique/ Administration achats/ Facture Fournisseur/Contrôle facture fournisseur.
Il est possible de commencer la saisie d’un contrôle facture fournisseur, sans le finaliser par le rapprochement avec un ou plusieurs BL.
La fenêtre de sélection comporte:
Le groupe Sélection entêtes, qui permet de rechercher un contrôle facture entamé
Le groupe Sélection lignes, qui permet de rechercher les pièces auxquelles on veut associer un contrôle facture, quand aucun contrôle facture correspondant n’est existant
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Sur la page de sélection, si on filtre par un numéro de fournisseur et un numéro de pièce, le programme va proposer d'ouvrir le contrôle correspondant, après réponse positive au message d’alerte suivant:
Sur la page de sélection, si on filtre sur code fournisseur uniquement, et que plusieurs contrôles facture existent, le programme propose de les ouvrir via le zoom d'entête de contrôle de facture, dans lequel on pourra sélectionner celui que l’on veut traiter:
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Si aucun contrôle facture correspondant n’existe, le programme propose de saisir un nouveau contrôle. Dans ce cas, le groupe Sélection lignes de la fenêtre de sélection doit être utilisée pour trouver les pièces requises.
Générer la date d'échéance à partir de la date de facture fournisseur (V10.8)
Lorsque l’on modifie le mode de règlement en entête de contrôle facture, la nouvelle date d'échéance est calculée automatiquement, dans le cadre d’une échéance manuelle (cas du code de règlement RG fourni dans notre paramétrage par défaut).
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Option dans la fiche Fournisseur
Dans la fiche fournisseur, onglet “Facturation et transport”, cette option: “Nécessite une validation manuelle du contrôle facture” enclenche la nécessité de validation par un visa, pour accéder aux fonctionnalités de contrôle facture (notamment générer la facture).
Donc, si elle est cochée, il faut valider au préalable le visa.
Sinon il faudra la décocher sur le ou les fournisseur(s) concerné(s).
Sachant que si elle a été cochée avant la création du contrôle, il sera nécessaire de valider le visa pour ce contrôle, même si on la décoche sur le fournisseur.
Effectuer une demande de visa à un collaborateur
Avant de viser la facture et de la générer, on a la possibilité d'effectuer une demande de visa à un collaborateur, grâce au bouton « demander le visa » (devient « visa datahub » depuis la version 10.2).
Le collaborateur pourra accorder le visa (et réinjecter éventuellement dans l'automate) ou faire une demande de validation auprès de son manager (bouton 
) qui lui, pourra accorder le visa.
Fonctionnement une fois le visa accordé
Une fois que le visa a été accordé on génère la facture : Bouton « Générer la facture ». Lorsque le traitement de génération est terminé, la facture est générée et le contrôle facture passe en statut périmé. 
Traitement de masse des demandes de visa.
Pour les demandes de visa multiples, un traitement de masse est prévu.
Commerce & Logistique / Administration des achats / Facture Fournisseur / Visa contrôle facture fournisseur.
L'option de menu « Regroupement » permet de personnaliser la vue de classement des factures à viser.
La même fonctionnalité est accessible par le bouton « changement de regroupement » 
On peut rechercher une écriture par Ctrl F.
Une fois positionné sur la facture on accède :
Au contrôle facture correspondant à cette dernière via le bouton
A l'interrogation de la fiche fournisseur ou à la visualisation du pdf correspondant en utilisant l'option de menu « Interrogation ».
Le menu Outils / Option permet de positionner le type de regroupement par défaut à appliquer lors de l'ouverture du traitement ainsi que l'ouverture de l'affichage de la pièce jointe principale (coche « Afficher la facture au démarrage du programme »).
Saisir un contrôle facture fournisseur sans rapprochement (V10.7)
Le contrôle facture fournisseur est accessible par le menu Commerce & logistique/ Administration achats/ Facture Fournisseur/Contrôle facture fournisseur.
Il est possible de commencer la saisie d’un contrôle facture fournisseur, sans le finaliser par le rapprochement avec un ou plusieurs BL.
La fenêtre de sélection comporte:
Le groupe Sélection entêtes, qui permet de rechercher un contrôle facture entamé
Le groupe Sélection lignes, qui permet de rechercher les pièces auxquelles on veut associer un contrôle facture, quand aucun contrôle facture correspondant n’est existant
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Sur la page de sélection, si on filtre par un numéro de fournisseur et un numéro de pièce, le programme va proposer d'ouvrir le contrôle correspondant, après réponse positive au message d’alerte suivant:
Sur la page de sélection, si on filtre sur code fournisseur uniquement, et que plusieurs contrôles facture existent, le programme propose de les ouvrir via le zoom d'entête de contrôle de facture, dans lequel on pourra sélectionner celui que l’on veut traiter:
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Si aucun contrôle facture correspondant n’existe, le programme propose de saisir un nouveau contrôle. Dans ce cas, le groupe Sélection lignes de la fenêtre de sélection doit être utilisée pour trouver les pièces requises.
Générer la date d'échéance à partir de la date de facture fournisseur (V10.8)
Lorsque l’on modifie le mode de règlement en entête de contrôle facture, la nouvelle date d'échéance est calculée automatiquement, dans le cadre d’une échéance manuelle (cas du code de règlement RG fourni dans notre paramétrage par défaut).
Pour effectuer ce calcul, le programme utilise la date de la pièce du tiers et ajoute le nombre de mois constituant le cadencement décrit dans l’onglet Echéance de la table des codes de règlement correspondant au mode de règlement nouvellement saisi.
De la même façon, si la date d'échéance est vide dans l’entête du contrôle facture fournisseur, un clic sur le champ Echéance du contrôle de facture lance le calcul de la date, conformément au paramétrage du code de règlement contenu dans le champ Mode règlement de l’entête du contrôle de facture.
Fixer la base de calcul de la date d'échéance (V10.10)
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Comptabilité, Calcul de la date d'échéance de la facture fournisseur, il est possible de préciser sur quelle date on se base pour déterminer automatiquement la date d'échéance des factures à payer: Par date de pièce pour se baser sur le champ Date de pièce de l’entête de facture fournisseur ou Par date de pièce fournisseur pour se baser sur le champ Date de la pièce tiers de l’entête de facture fournisseur.
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Ce paramètre est actif en saisie de facture fournisseur, génération de pièces et dans le contrôle de facture fournisseur. En saisie de facture, le résultat du calcul est stocké dans le champ A échéance le (onglet Facturation/Impression) de l’entête de facture fournisseur. Dans le contrôle de facture fournisseur, le résultat du calcul se trouve dans le champ Echéance de l’entête du contrôle de facture.
Remarque : Pour effectuer ce calcul, le programme ajoute à la date positionnée comme base dans le paramètre décrit précédemment, le nombre de mois constituant le cadencement décrit dans l’onglet Echéance de la table des codes de règlement correspondant au mode de règlement nouvellement saisi.
De la même façon, si la date d'échéance est vide dans l’entête du contrôle facture fournisseur, un clic sur le champ Echéance du contrôle de facture lance le calcul de la date, conformément au paramétrage du code de règlement contenu dans le champ Mode règlement de l’entête du contrôle de facture.
positionné. Ce calcul s’effectue à la création de la pièce et non plus à l’impression de celle-ci.
Contrôle du montant de la taxe complémentaire en contrôle facture fournisseur (V10.10)
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Concernant la demande d'avoir avec retour, le code opération est un code de sortie fournisseur (sens sortie), avec mouvement de stock.
Concernant la demande de facture, le code opération est un code d’entrée fournisseur (sens entrée), sans mouvement de stock.
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Lors de la validation de pièce en facture (pour l’avoir), si on utilise un code OP qui ne met pas à jour le stock |
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, il convient de ne pas toucher la quantité livrée. C'est le code OP qui se charge des traitements nécessaires. |
Traitement de génération de l’avoir ou de la facture
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Pour que le programme de recalcul des CR tienne compte des avoirs rattachés manuellement selon la procédure décrite ici, il faudra cocher Prise en compte des avoirs hors circuit de contrôle facture achat.
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En dehors du rattachement manuel, sur l'en-tête de l'avoir, le numéro de facture associée est renseigné par le traitement de mise à jour du CR. |
Rechercher un BL fournisseur à partir du numéro de commande dont il est issu (V10.9)
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