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Exemples d’utilisation des processus dans l’ERP divalto
Commerce & logistique
Envoi pièce PDF par processus centralisé
En cas d'impression d'un pièce avec support impression ‘PDF par mail centralisé', il est prévu de traiter un action. C’est le processus associé à cette action qui va faire l’envoi du mail avec la pièce jointe.
Pour les clients
Code action : PDF_MAIL
Exemple de processus : mail_pdf_piece_cli
Paramètres [FORM.client][Ent.tiers];;[FORM.picod][Ent.picod];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pin o];;[FICJOINT][G3XZ.fic]
Pour les fournisseurs
Code action : PDF_MAIL_FOU
Exemple de processus : mail_pdf_piece_fou
Paramètres : [FORM.fournisseur][Ent.tiers];;[FORM.picod][Ent.picod];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][E nt.pino];;[FICJOINT][G3XZ.fic]
Visa article
Lors de la création d’un nouvel article
Code action : SUIV_ART_STATUT
Exemple de processus : visa_article . Ce processus processus, met l'article en revue et fait une demande de Visa Article simultanée aux Groupes d'utilisateurs "val_compta", "val_commercial" et "val_logistique". La validation du dernier Visa entraîne automatiquement la suppression du statut "Article en revue".
Paramètres : [Form.ref][ART.ref]
Dépassement encours
En cas de blocage de commande client suite à dépassement de plafond, une action est exécutée. Une tâche du processus associé à cette action doit permettre de faire vérifier et débloquer la commande par un responsable.
Processus simple
Une seule tâche d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie , le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton : “DAction GO!”
Code action : PCE_CDE_CLI_BLOCAGE
Exemple de processus : valid_cde_cli_bloque
Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]
Processus complet
Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de code ADV dans la pièce). Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage. La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande. Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.
Code action : PCE_CDE_CLI_BLOCAGE
Exemple de processus : adv_cde_bloquee cdebloquee (Demande de déblocage commande client)
Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]
Dépassement plafond commande fournisseur
En cas de blocage de commande fournisseur suite à dépassement de plafond, une action est exécutée. Une tâche du processus associé à cette action doit permettre de faire vérifier et débloquer la commande par un responsable.
Un processus simple
Une seule tâche d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie , le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton “DAction GO!”
Code action : PCE_CDE_FOU_BLOCAGE
Exemple de processus : valid_cde_fou_bloque
Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]
Un processus complet
Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de manager de l'utilisateur courant).
Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage. La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande.
Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.
Code action : PCE_CDE_FOU_BLOCAGE
Exemple de processus : achat_cdebloquee
Paramètres : [FORM.tiers][Ent.tiers];;[FORM.prefpino][Ent.prefpino];;[FORM.pino][Ent.pino];;[FORM.collaborateur][Ent.salcod]
E-Paiement
3 processus sont lancés automatiquement :
facture_prepaiement : processus de génération automatique des e-paiements sur les factures (le destinataire est le contact du client paramétré précédemment)
cli_fact_epaiement : processus d’envoi de mail d’un récapitulatif listant les e-paiements générés automatiquement.
Action : CLI_FACT_EPAIEMENT
Exemple de processus : resp_fact_epaiement
Paramétres : [TabJoint][G3Xz.Fic]
cli_fact_epaiement_e : processus d’envoi de mail des éventuelles erreurs (les erreurs sont décrites dans le journal de bord, ce mail indique uniquement que des erreurs ont été générées et qu’il faut consulter le journal de bord)
Action : CLI_FACT_EPAIEMENT_E
Exemple de processus : resp_fact_epaiement
Pas de paramètre
Demande de validation des RIB fournisseurs
Ajout d’une action lors de la création ou d ela modification d’un RIB fournisseur.
Action : RIB_FOU_MODIF
Exemple de processus : valid_rib_fou. Ce processus demande au fournisseur son accord pour l’utilisation du RIB. La création / modification du RIB n’est valide que si le fournisseur accepte l’utilisation du RIB. L’accord du processus est faite par un service WEB via un lien envoyé par mail au fournisseur
Paramètres : [FORM.fournisseur][T3.Tiers];;[FORM.ribcod][T3.RibCod];;[FORM.ribdo][T3.ribdo];;[FORM.iban][T3.iban];;[FORM.bic][T3.ribbic];;[FORM.ribtyp][T3.ribtyp]
Comptabilité
Contrôle d’intégrité
Traitement batch
Il est possible d'effectuer le traitement en mode « batch » via le processus « controle_integrite » .
Pour cela il est nécessaire d'enregistrer le paramétrage du contrôle d'intégrité souhaité. Le code paramétrage, l'utilisateur et les dates de traitement seront définies dans le processus. Le code paramétrage permet de récupérer l'ensemble des contrôles et correction à effectuer ainsi que le destinataire du mail de fin de traitement si l'envoi du mail est choisi.
Rapport du contrôle
Une option permet de choisir si l'on veut envoyer un mail au destinataire défini dans le champ « Adresse mail du destinataire ». Déclanchement d’une action
Action : ENVOIMAIL_CTRL_INTEG
Exemple de mail : envoimail_ctrl_integ
Paramètres : [FICJOINT][C3XZ.Fic];;[FORM.destinataire][C3XZ.adresseMail(1)];;[FORM.nberr][C3XZ.NbErr(2)];;[FORM.datedeb][C3XZ.perddt];;[FORM.datefin][C3XZ.perfdt]
Extraits de comptes
Option envoi par mail au contact du tiers
Envoi d’un mail par tiers
Action : EXTRAIT_COMPTE_TIERS
Exemple de mail : extrait_compte_tiers
Paramètres : [Form.cli][C3XZ.Tiers];;[TABJOINT][C3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][C3XZ.FIC];;[Form.textno][C3XZ.TxtNo];;[Form.fctcod][C3XZ.FctCod];;[Form.ticod][C3XZ.TiersType]
Option envoyer par mail à un utilisateur ou un groupe d’utilisateur
Envoi d’un mail avec l’ensemble des extraits
Action : EXTRAIT_COMPTE_UTIL
Exemple de mail : extrait_compte_util
Paramètres : [FICJOINT][C3XZ.FIC];;[Form.usergrp][C3XZ.UserGrp]
TVA - Modification d'écriture
Il est possible de lancer un processus lorsqu'une écriture qui fait partie d'une déclaration de TVA est modifiée.
Action : RECALCULER_TVA
Exemple de mail : modif_ecr_tva (envoi un mail au groupe d'utilisateur « resp_tva » (Responsable TVA). Dans le mail un lien de type « DACTION » permet d'accéder directement à la l'écriture modifiée.)
Paramètres : [form.ecrno][C8.ecrno]
Le code action appelé lors de cette modification est « RECALCULER_TVA ».
Nous livrons un modèle de processus à associer à cette action : « modif_ecr_tva ». Ce processus envoi un mail au groupe d'utilisateur « resp_tva » (Responsable TVA).
Dans le mail un lien de type « DACTION » permet d'accéder directement à la l'écriture modifiée.
Saisie des écritures en attente
Bouton Info comptes : demande de vérification des lignes d'écritures
Action : COMPLETER_CAT
Exemple de mail : ecr_nc
Paramètres : [FORM.ecrno][CatEnt.EcrNo];;[FORM.tiers][CatEnt.Cpt];;[FORM.dhbno][CatEnt.DhbNo]
Bouton Info ventilations : demande la saisie des ventilations analytiques d’une écritures en attente
Action : COMPLETER_VENTIL_CAT
Exemple de mail : ecr_cc
Paramètres : [FORM.ecrno][CatEnt.EcrNo];;[FORM.tiers][CatEnt.Cpt];;[FORM.dhbno][CatEnt.DhbNo]
Bouton Demander visa : faire une demande de visa
Action : DEMANDER_VISA
Exemple de mail : ecr_visa
Paramètres : [FORM.ecrno][CatEnt.EcrNo];;[FORM.tiers][CatEnt.Cpt];;[FORM.dhbno][CatEnt.DhbNo]
TVA EDI
Envoi par mail des fichiers EDI vers le partenaire EDI
Nous avons déclenché une action pour permettre l'envoi du fichier EDI au partenaire EDI.
Action : ENVOIMAIL_TVA_EDI
Exemple de mail :envoimail_tva_edi
Paramètres : [FICJOINT][C3XZ.Fic];;[FORM.destinataire][C3XZ.adresseMail(1)];;[FORM.DateDebutPeriode][C3XZ.PerDDt];;[FORM.DateFinPeriode][C3XZ.PerFDt]
Règlement
Bordereau fournisseur
Dans le sprogrammes : Décaissement multi-fournisseurs (étape 4), Confection des bordereaux et Ré-édition des bordereaux gestion d’une action :
Action : REG_BORD_FOU
Exemple de mail : reg_bord_fou (envoi du borderau au contacts de type ifin)
Paramètres : [FICJOINT][R3XZ.NomFic];;[FORM.fournisseur][R3XZ.Tiers];;[FORM.montanttotal][R3XZ.MtTotal];;[FOR M.dev][R3XZ.Dev]
Recouvrement
Envoi d’un mail de recouvrement
Action : MAIL_RECOUVRE
Exemple de mail : mail_recouvr (un tableau dans le corps du mail reprends la liste des factures relancées, qui sont également jointes au mail sous forme de fichier .ZIP)
Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp];;[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]
Demande de E-Virement : Notification
La notification par email et la notification par SMS déclenche une action qui gènère un mail ou un SMS
Action : MAIL_SMS_EVIREMENT
Exemple de mail : mail_sms_evirement
Paramètres : [Form.destinataire][R3XZ.destinataire];;[form.type][R3XZ.typedonnee];;[form.url][R3XZ.url]
Demande de mise en contentieux
Action : DEMANDE_CONTENTIEUX
Exemple de mail : demande_contentieux
Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[form.actrec][R3XZ.RelActionCod];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]
Demande de mise en irrécouvrable
Action : DEMANDE_CREA_IRRECOU
Exemple de mail : demande_crea_irrecou
Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]
Demande de mise en littige
Action : DEMANDE_LITTIGE
Exemple de mail : demande_litige
Paramètres : [Form.cli][R3XZ.Tiers];;[TABJOINT][R3XZ.NomTabTmp]
Relance (Règlement OLD)
Envoi des relances par mail (V10.4)
L'envoi des relances clients par mail est désormais géré par une action
Action : RELANCE_CLI
Exemple de mail : relance_cli (Envoi par mail aux contacts ifin des relances de type mail)
Paramètres : [FICJOINT][R3XZ.NomFic];;[FORM.client][R3XZ.Tiers];;[FORM.type][R3XZ.TypeRel]
GRM (Gestion des ressources matérielles)
Depuis la version Infinity 7.5b il existe une entrée « Demande intervention » au menu.
Cette entrée lance la création du processus « grmdi ». Ce processus est présent dans la visite guidée.
...
« grmdi ».
Module QUALITE
Il est possible d'associer un code ACTION à une « famille d'évènement. »
Si c'est le cas une action sera déclenchée à chaque création » d'évènement qualité ».
Il est aussi possible d'associer un code ACTION à une « famille de problème »
Si c'est le cas une ACTION sera déclenchée à chaque création de constat problème
Module Affaire
Contrôle d'encours de l'affaire
Exploitation
Après validation d'une affaire sur client avec encours dépassé, gestion d’une action
code action AFFAIRE_BLOCAGE .
Exemple de processus : daff_affbloquee
Paramètres :[FORM.affaire][PRJAP.affaire];;[FORM.tiers][PRJAP.tiers];;[FORM.collaborateur][PRJAP.salcod]
Les fonctions pour changer les statuts
...
Autres déclencheurs du module affaire
Administration – Paramètres – Actions - Actions
En sus des codes actions associés à l'entrée dans un statut et paramétrés dans les zooms des statuts, des codes actions sont disponibles pour piloter des processus.
GPA_CONSO_SAISIE : Suite à la saisie d'une consommation sur une affaire. Exemple : si on a atteint 100% de consommation on peut changer le statut de l'élément d'affaire.
GPA_MRBQVAL_SAISI : Quand une valeur de rubrique est saisie sur un élément d'affaire ce code action est déclenché.
GPA_TPSREAL_SAISIE : Suite à la saisie de temps sur une activité d'affaire.
GPA_VALPRIX : Suite à un calcul de valorisation du montant de l'affaire, donc sur l'élément racine.
Point de vente
Envoi du ticket par mail (V10.4)
La case à cocher « Proposer l'envoi par mail du ticket » doit être cochée dans les paramètres de la caisse courante.
Après la saisie d'un ticket, une action est déclenchée pour envoyé un mail au client via un processus
code action ENVOI_FACTURE .
Exemple de processus : mail_pdf_facture_cli
Paramètres : [Form.Email][G3XZ.Email];;[FICJOINT][G3XZ.Fic]
Caisses autonomes - import-export incrémental
Afin de ne pas devoir faire manuellement les exports différentiels du serveur et les imports sur les caisses autonomes, des processus ont été créés.
Il s'agit des processus :
export_caisseauto qui gère l'export différentiel des données côté serveur. Il faut définir autant de processus automatiques qu'il y a de dossiers à exporter.
import_caisseauto qui gère l'import côté caisse. C'est le dossier de l'utilisateur par défaut qui définit le dossier d'appartenance du processus.
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DATAHUB
Paramétrage du contrôle facture
Actions
Divalto fourni en standard un certain nombre de code action pré paramétrés.
Il s'agit des codes actions DHB_* pour le Data Hub.
...
Processus
dhb_visa : pour les demandes de visa
dhb_dh2 : pour les demandes d'informations de rapprochement concernant le contrôle facture.
dbh_di : Demande d’info dataset mis en attente
DataSet facture fournisseur en attente
Ce programme permet d'envoyer par la messagerie, la liste des factures fournisseur en attente à traiter par la personne en charge et/ou le groupe en charge du dataset.
Pour cela, il utilise le module processus.
Deux Processus sont nécessaires pour réaliser ces actions. Le premier processus est un envoi de mèl nommé 'genmail_dataset'.
Le deuxième processus est un processus automatique qui déclenche à fréquence régulière le premier processus.
la rubrique au menu "Créer un processus pour dataset en attente" permet d'exécuter manuellement le premier processus d'envoi de mèl.
IBAN Secure
Retour négatif du test d’un IBAN TIERS (C&L)
Action : T3_IBAN_SECURE_KO
Exemple de mail : Email_IBAN_KO
Paramètres : [FORM.tiers][T3.tiers];;[FORM.ribcod][T3.Ribcod]
Retour négatif du test d’un IBAN Salarié (PAIE)
Action : PAIE_IBAN_SECURE_KO
Exemple de mail : Email_IBAN_KO_Paie
Paramètres : [FORM.individu][PRIB.individu];;[FORM.ribcod][PRIB.Ribcod]