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Les écritures en attente en comptabilité générale
Les écritures en attentes sont alimentées par le « Data Hub » qui génère des « DataSet » empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenues le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable « pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.
Paramétrage
La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.
Gestion des actions
On fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :
Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code « COMPLETER_CAT »
Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code « COMPLETER_VENTIL_CAT »
Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code « DEMANDER_VISA »
Le code action « DEMANDER_VISA » est soumis à un code de confidentialité : « CEv »
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :
« COMPLETER_CAT » déclenche le processus « ecr_nc »
« COMPLETER_VENTIL_CAT » déclenche le processus « ecr_cc »
« DEMANDER_VISA » déclenche le processus « ecr_visa »
Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale
Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ».
Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale
Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :
Le journal comptable
Le compte comptable
Le mode de règlement
Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.
Principe général
Ce programme permet d’enregistrer et de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité.
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De saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un « DataSet » provenant du « Data-Hub » ;
De Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées ;
D’effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables ;
D'appliquer ou de débrayer un modèle de saisie ;
De consulter la facture au format PDF ;
De demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture ;
De mettre l'écriture en litige ;
De basculer le « DataSet » dans l'état « Attente » ;
D'intégrer l'écriture en comptabilité.
Entête de l'écriture en attente
Si l'écriture provient du « Data-Hub », le champ « N° DataHub » est renseigné et il ne sera pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.
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, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.
Lignes de l'écriture en attente.
La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :
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Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.
Modification et conservation des libellés (V10.12)
Lors d’une modification de libellé d’une ligne d'écriture, par exemple une modification de libellé de l'entête d'écriture entraîne la modification des libellés saisis à ligne. Par conséquent, ainsi durant la modification et la validation de l'entête, seuls les libellés des lignes ayant le même libellé que l’entête seront modifiés.
Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.
Vous trouverez, ici, la présence des champs suivants concernant les ventilations de TVA :
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« F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit ;
« CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations TVA. ;
« CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe ;
« CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances ;
L'Option « Rester en création » peut être positionnée par défaut sur le journal.
Gestion des visas – Saisie des écritures en attente
Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :
« Viser l'écriture » qui permet de positionner le visa afin d'intégrer l'écriture en comptabilité. L'utilisateur doit posséder le droit « CEv » pour viser l'écriture (droit positionné en standard).
« Demander le visa » qui permet de faire une demande de visa à un utilisateur. Dans ce cas un message d'alerte demande à l'utilisateur s'il souhaite réaliser une demande de visa pour ce numéro d'écriture.
Si « Oui » ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
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La demande de visa sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Collaborateur » : DEMO (dans notre exemple).
Puis cliquer sur le bouton « Demander le Visa » de la barre d'outils. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus.
Notre utilisateur DEMO pourra ensuite en cliquant sur la ligne correspondante donner une suite à la demande.
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accorder le visa via le bouton « Accorder le visa » ;
Réaliser une demande à son manager par le bouton « Demander au manager ».
Il sera également possible de réinjecter l'écriture concernée dans le « DataHub « via le choix ci-dessous :
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Cette opération permettra, par exemple, de relancer l'ensemble des étapes composant le processus et d'intégrer l'écriture en comptabilité.
Remarque :
Pour les écritures saisies directement, c'est-à-dire sans passage par le « DataHub », la demande de visa n'est pas obligatoire. En effet l'option « Intégrer en comptabilité » est active et accessible par défaut.
Intégration comptable de l'écriture en attente
Une fois que notre écriture a été visée, on pourra l'intégrer en comptabilité via l'option « Intégrer en comptabilité ».
Lors de l'intégration un test de cohérence est systématiquement réalisé sur la partie comptable et analytique. En cas d'incohérence l'utilisateur est alerté et l'intégration est rejetée.
Visa des écritures en attente – Traitement en masse
Nous mettons également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu.
L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 »
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et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 »
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ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :
Rechercher une chaîne de caractères, par le bouton
« Rechercher » ou touche de raccourci « Ctrl F »
Consulter, modifier l'écriture via le bouton
« Détail » ou touche de raccourci « F6 »
Visualiser le fichier joint principal via le bouton
Consulter la note du « DataSet » et de l'écriture par les boutons
Consulter les pièces jointes via le bouton
Modifier le regroupement au niveau présentation des écritures par le bouton
qui indique le regroupement actuel. Cette option est également accessible par le menu Regroupement.
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D'interroger la fiche du fournisseur et la fiche qualité fournisseur via le menu Interrogation.
Zoom des écritures en attente
Entête écriture en attente
Pour supprimer une écriture en attente, il faut utiliser le zoom des entêtes des écritures en attente.
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Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Entête d'écriture en attente.
C'est à ce zoom que l'on accède également, lors de la saisie des écritures en attente via le bouton
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On pourra réaliser les opérations suivantes :
Consulter la provenance de l'écriture à partir de l'onglet IDENTIFIANT ;
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Consulter les lignes d'écriture, en accédant au zoom Ecriture en attente ;
Modifier l'écriture en retournant en saisie d'écriture en attente ;
Supprimer complétement l'écriture en attente
Affichage des écritures en attente
On y accède par l’option de menu Comptabilité / Fichiers / Tables / Tables liées aux écritures / Ecriture en attente.
Ce zoom permet de consulter le détail des lignes d'écritures en attente.
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Extension des champs disponibles (V10.6)
Les champs type de tiers, Tiers, Tiers Payeur, Tiers Divalto Achat-vente, Tiers centrale et Tiers à relancer ont été rajoutés à l'écriture liée à un tiers ainsi que sur les ventilations par pièce et échéance qui lui sont rattachées.
Ces champs sont initialisés à partir des factures ou des tickets lors de l'intégration de la facture, via l'intégration comptable disponible dans Commerce & Logistique ou Point de Vente.
Rattachement de tiers au compte auxiliaire (V10.6)
Lors de la saisie d'écriture et d'écriture en attente, il est possible de sélectionner un tiers rattaché au compte auxiliaire.
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