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Il n’y a pas de taxe 'nationale’. On rencontre des taxes au niveau des États, des Comtés et des villes.
La typologie des articles révère une grande importance est fondamentale pour déterminer le type de taxe applicable. Certaines catégories d’articles peuvent se voir imposer des taxes particulières.
Un article peut se voir taxer différemment selon son code postal de destination. C’est pourquoi on nommera ce mode de gestion des taxes ‘par code postal’
Des périodes spéciales d’exemption, pour certaines catégories d’articles, avec parfois des montants seuils, s’appliquent dans certains États : https://www.avalara.com/blog/en/north-america/2024/01/2024-sales-tax-holidays.html
Devant cette complexité, afin d'éviter des sanctions pour une mauvaise perception des taxes de vente, des fournisseurs de service prennent en charge la vérification des paramètres d'échange. Avalara, par le biais de son service Avatax (page en français), est l’un des ces prestataires.
| Remarque |
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Avatax dénombre plus de 3 000 typologies d’articles, et les USA comportent plus de 40 000 codes postaux. Ce qui donne potentiellement plus de 120 000 000 de combinaisons ! En rajoutant le niveau de détail (1-État, 2-Comté, 3-Ville, 4-Spécial), on approche le demi-milliard. Afin de ne pas alourdir inutilement les opérations, il est recommandé de cibler le périmètre des données requises, en fonction des activités de l’entreprise. Il est impératif d’activer la fusion comptabilité-règlements pour supporter la gestion des taxes par code postal ! |
Tables liées à la gestion des taxes par code postal
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Les codes postaux aux USA ont comportent 5 digits numériques (code ZIP pour Zone Improvement Plan). Certains destinataires répondent à la norme ZIP+4, le code postal étant prolongé d’un tiret '-' et de 4 chiffres supplémentaires.
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Pour les codes postaux hors USA, on utilisera généralement le régime tiers '0' (non taxé)
| Remarque |
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Pour obtenir la rigueur requise pour ce mode de gestion des taxes, il est requis qu’un code postal saisi dans une adresse existe dans la table T057 |
T099
Le champ « Compte de comptabilisation des taxes » permet de définir un compte comptable propre à chaque État pour la collecte des taxes.
| Astuce |
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Il est tout à fait possible de n’utiliser qu’un seul compte pour les taxes de tous les États |
T098
La définition du code zone suit 2 règles distinctes :
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L'attestation est la référence d'enregistrement de l'exonération auprès des services compétents.
Mise en œuvre des exonérations : https://divalto.atlassian.net/wiki/spaces/PAI/pages/11648827541/Configuration+Avatax+DAN+FR#Exon%C3%A9ration
Mise en œuvre sur les pièces commerciales
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Un fichier de type JSON est généré avec les données nécessaires pour que l’échange avec AVATAX Avatax ait lieu.
Pendant le traitement, le statut se change à ‘Pièce en cours de certification‘ au niveau de l’entête de la facture.
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| Info |
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Si on calcule rapidement le montant avec taxes à partir du nouveau taux global de 8,374%, on obtient 108,374, arrondi à 108,37 $, et pas 108,38 $, comme mentionné ci-dessus. Avatax effectue ses calculs et arrondis pour chaque détail de taxe : 100 x 0,04 = 4,00 100 x 0,0399 = 3,999 → arrondi à 4,00 100 x 0,00375 = 0,375 → arrondi à 0,38 100+4+4+0,38 = 108,38 $ |
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Une facture est émise le 2023-05-02 pour un article de typologie SW054000, pour 1000$. Le montant taxé est calculé à 1082,50$, avant certification
Avatax calcule un montant total de 1054 $ → on a un écart
L’analyse par l’ERP des données renvoyées par Avatax donne pour le couple de taxe SW054000-TX75833 :
6,25% État du Texas
0,5% au niveau du Comté
0% au niveau de la Ville de Centerville
0% de taxe spéciale
Mais les taxes ne s'appliquent que sur 80% des sommes taxables
La méthode de calcul sera : taux réel = 80% taux courant soit
5% au niveau de l'État. Le taux réel USTX ne change pas (6,25%), on va donc exceptionnellement appliquer la seconde règle de nommage pour le taux 'indice 1'
0,4% au niveau du Comté
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Impression
L’impression des détails de chaque taxe applicable aux article d’une facture n’est pas requise. Seuls les montants sont règlementairement exigés.
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La facture ci-dessus est à destination de la Californie, code postal 90001, pour un sous-total avant taxes de 134,10 $ :
un article de code taxe article P0000000, 99 $ (taxé à 9,5% pour le CP 90001)
un article de code taxe article SW019478, 50 $ (non taxé pour le CP 90001)
une remise de 10% applicable aux articles
11 $ de frais de port. Pour ce type de charge on a employé le code taxe article SM020400 (taxé à 9,5% pour le CP 90001)
20 $ de frais d’emballage, avec le code taxe article FR030000 (taxé à 9,5% pour le CP 90001)
L’impression détaille les taux, et les montants de taxes pour chaque typologie d’article (à concurrence de 5)
| Info |
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Le calcul initial de l’ERP donne un montant total de 176,52 $
Des écarts d’arrondis à l’impression restent possibles sur des petits montants. Les montants Avatax font foi. |
Tables de paramétrage DAN
Charte de comptes
Pour une bonne répartition des taxes, un ou plusieurs comptes doivent être créés (basés sur le plan comptable français).
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L’import de la table se fait par le menu Comptabilité / Import - Export / Import - Export des journaux, comptes et axes |
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Les États qui sont regroupés sous l’acronyme ‘NOMAD’ (New Hampshire, Oregon, Montana, Alaska, Delaware) ne perçoivent pas de taxe de vente. Certaines villes de l’Alaska perçoivent néanmoins des taxes, pour cela un compte comptable dédié est prévu.
Tables des régimes tiers et des codes postaux
Les régimes tiers et les codes postaux sont intrinsèquement liés dans ce mode de gestion
Pour obtenir les dernières données à jour, téléchargez US.zip pour le mettre en forme adéquate.
| Info |
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L’import des tables se fait par le menu Commerce et Logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export tables |
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Table des taux de détail
La liste des taux de détail a été définie à partir de l’analyse des taxes en vigueur, afin de ne pas créer tous les pourcentages, pour tous les États. L’ERP étant capable de créer ces taux au besoin, une absence initiale n’est pas problématique.
| Info |
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L’import de la table se fait par le menu Commerce et Logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export tables |
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Table des régions administratives
La table des États des USA est complétée du champ ‘Compte comptable’, tel que défini dans la table C3.
Une colonne supplémentaire contient les appellations en langue anglaise, à importer en traduction, ou en tant que libellé.
| Info |
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L’import de la table se fait par le menu Commerce et Logistique / Utilitaires / Import - Export tableur / Import - Export tables |
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Tables des taxes
Le fichier suivant permet de préparer les tables TAXEART, T085, T097 pour l'importation.
| Remarque |
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Ce fichier a été constitué en considérant les tables de taxes communes (liées au dossier ‘999’) Il devra être adapté si ce n’est pas le cas de l’environnement |
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| Info |
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Les onglets T086, T098, T099 servent de données de référence, mais ne devraient pas être utilisés pour l’importation. |
L’onglet T086 contient les régimes tiers. Si aucun échange commercial n’est prévu avec un État, supprimer les lignes concernées.
L’onglet T098 contient les taux de détail. Aucune manipulation n’est requise.
L’onglet T099 contient la liste des États, avec leur compte comptable dédié.
L’onglet Definition contient quelques paramètres à renseigner :
Le numéro de dossier pour lequel la table TAXEART sera importée
Le code taxe article pour lequel préparer les tables T085 et T097
La date de prise d’effet des taxes
L’onglet TAXEART contient tous les codes de taxe article Avatax. Pour faciliter la tache des gestionnaires d’articles, ne conserver que les codes en rapport avec les articles échangés par l’entreprise.
Les données des onglets Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente correspondent aux tables T085 et T097, pour le code taxe articles spécifié. Retirer les éventuelles lignes exclues de T086.
Les données des onglets Table_Taux_TVA 0 et Table_Taxe Vente 0 peuvent être dupliqués vers un nouveau fichier, et renommés en Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente. Retirer les éventuelles lignes exclues de T086. Ces données correspondent aux tables T085 et T097, pour les articles non taxés.
L'onglet Matrix contient des informations sur la taxabilité de certains codes taxes articles, en fonction des États.
L’onglet merged-csv contient une liste des taux de taxe applicable pour un code taxe article P000000, en fonction du code postal de livraison.
| Remarque |
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Ces données ont un caractère indicatif, et ne servent qu'à déterminer des données d’initialisation, qui seront mises à jour par la certification. Si aucun prestataire de certification n’est paramétré, il est de la responsabilité de l’entreprise utilisatrice de vérifier l’actualisation des données de définition des taxes |
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Scénario d’importation des taxes
Importer préalablement les tables C3, T086, T057, T098, T099 pour tous les dossiers actifs et/ou communs de l’environnement.
Ouvrir le fichier, de préférence sur un espace disque non lié à MS Sharepoint/OneDrive
Se placer sur l’onglet T086, supprimer les données non pertinentes.
Se placer sur l’onglet T099, vérifier que les comptes comptables correspondent à la charte de compte en place.
Se placer sur l’onglet Definition
Renseigner le premier dossier pour lequel la table TAXEART sera importée.
Renseigner le premier code de taxe article pour lequel les tables de taxes seront importées (P000000 recommandé à minima)
Renseigner la date d’effet des taxes.
Se placer sur l’onglet TAXEART, supprimer les données non pertinentes.
Sur les onglets Table_Taux_TVA, Table_Taux_TVA 0, Table_Taxe Vente et Table_Taxe Vente 0, supprimer les données rendues inutiles par l’optimisation de T086.
De préférence, copier les données de TAXEART, Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente vers un nouveau classeur (évite la corruption de formules, et le retrait des symboles de traitement pour les prochains imports)
Importer les tables TAXEART, T085 et T097 avec le nouveau classeur.
Copier les onglets Table_Taux_TVA 0 et Table_Taxe Vente 0 vers un nouveau classeur.
Sur ce classeur, renommer les onglets en Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente pour qu’ils soient reconnus par le programme d’import.
Importer les tables T085 et T097.
Retourner sur le fichier de départ, se placer sur l’onglet Definition, renseigner le code de taxe article suivant.
De préférence, copier les données de Table_Taux_TVA et Table_Taxe Vente vers un nouveau classeur.
Importer les tables T085 et T097 avec le nouveau classeur.
Reproduire les étapes 13 à 15 pour tous les codes taxes article.
Si nécessaire, retourner sur le fichier de départ, se placer sur l’onglet Definition, renseigner le code dossier suivant, puis importer la table TAXEART.
Table des exemptions
Une ligne ‘TAXABLE’ doit exister dans la table des exemptions NEIVatEx.
Une colonne supplémentaire contient les appellations en langue anglaise, à importer en traduction, ou en tant que libellé.
| Info |
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L’import de la table se fait par le menu Commerce et Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées à la norme en 16931 / Import-Export Normes EN16931 |
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