Un article indicé a la particularité d'être identifié par une référence, au même titre qu'un article classique, accompagnée d'un indice évoluant au fil des différentes versions de l'article. L'article indicé, grâce à la présence de l'indice, va permettre de gérer le cycle de vie d'un article d'ingénierie, conçu par des équipes de design/engineering dont on veut suivre les évolutions techniques au travers des différentes étapes qu'il traverse. La référence est immuable, seul l'indice évolue, permettant à tout moment de reconstituer l'historique de l'article.
Ouvrir la gestion des articles indicés dans le dossier
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Article Cycle de vie, la coche Gestion du cycle de vie article permet d'autoriser, dans le dossier courant l'utilisation d'articles indicés.
Dans le groupe Options, le champ Type d'indice peut prendre les valeurs alphanumérique pour des indices de type A, B, C... ou numérique pour des indices de type 1,2,3... . Dans les écrans de consultation, la référence et l'indice associé sont concaténés à l'affichage dans un champ référence unique, séparés virtuellement par le contenu du champ Séparateur du groupe Formatage. Lorsque l'indice doit être saisi, un champ séparé de la référence et dédié à la saisie de l'indice est mis à disposition.
Pour information, lorsque l'indice est de type alphanumérique, c'est la fonction fstring Diva qui est utilisée pour formater l'indice; lorsqu'il est numérique, c'est la fonction format Diva qui est utilisée.
Dans le groupe Rubriques, on indique, dans le champ Questionnaire, le nom du questionnaire qui contient les rubriques associées aux articles indicés.
Zoom Articles indicés: présentation
Un zoom est dédié spécifiquement aux articles indicés
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés
Le principe est le suivant: ce zoom n’affiche que les articles gérés en indices. Ce zoom permet également la gestion des articles indicés.
Les articles indicés en cours sont visibles (ainsi que leur indice en cours) et consultables dans le zoom articles classique, mais leur gestion n’y est pas possible (les champs spécifiques y sont rendus immuables). Les indices “publiés” des articles indicés ne seront absolument pas consultables via le zoom articles classique. (Voir chapitres suivants pour les notions de “en cours” et “publié”).
Type d'article des articles indicés
A la création, tout article indicé doit obligatoirement être doté d'un type d'article dédié. Le type d'article est défini dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Type d'article. La coche Gérer le cycle de vie doit être obligatoirement positionnée pour le type d'article correspondant aux articles indicés.
Créer et gérer les articles indicés
L'entrée de menu Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles, utilisée nativement pour gérer les articles, permet de visualiser également les articles versionnés. Cette entrée de menu ne dispose cependant pas des fonctionnalités dédiées aux articles indicés. Pour cette raison, les articles indicés doivent être gérés dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles indicés. A la création, le type d'article est vérifié et si le type d'article saisi ne comporte pas la coche Gérer le cycle de vie, un message en informe l'utilisateur:
Articles indicés et référencements tiers (V10.8)
Lors de la saisie des fiches référencement Client et Fournisseur, il est possible de saisir un indice relatif à la référence externe.
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés, bouton “Référencement” et bouton “Fournisseur”
Précisément, deux champs sont accessibles à la saisie libre:
🧐 L’indice externe pouvant être stratégique dans la gestion de la référence externe, l’accès à cette donnée peut être soumis à une protection pour sa mise à jour. Une confidentialité peut être positionnée dans les paramètres Dossier (onglet Confidentialités). Attention: si aucune confidentialité n’est positionnée, seul l’utilisateur ayant la super-confidentialité pourra opérer des évolutions et mises à jour de l’article indicé.
Saisie de pièces à partir du référencement client
Ventes et achats: toutes pièces (devis, commandes, BL, factures): par un clic droit lors de la saisie de l’article, il est possible de le sélectionner par sa référence externe (client ou fournisseur):
Le zoom des référencements client (ou réapprovisionnement fournisseur) apparaît en listant toutes les références externes. Les références externes des articles indicés, l’indice externe, les informations de plan ainsi que l’indicateur du statut de l’article, sont visibles. Au renvoi de la référence externe sélectionnée (F12), l’article et l’indice sont initialisés dans la pièce.
Impression des références externes et leurs indices sur les pièces
Attention: si des références externes existent (avec leur indice), ce sont ces références (et non la référence Divalto) qui seront imprimées sur les pièces saisies.
Pièces clients concernées: devis, commande, BL, facture
Pièces fournisseurs concernées: demande d’achat, appel d’offre, devis, commande
Le statut d'un article indicé
Un article indicé est identifié par une référence et un indice. L'indice, non saisissable, est généré automatiquement et évolue au gré d'évènements induisant son incrémentation.
D'un point de vue technique, on trouve:
le sur champ FULLREF qui inclut les champs REF (référence) et ARTIND (indice article). Dans le cas d'un article non versionné , le champ ARTIND est vide.
3 champs sur ART : CVAFL indicateur si article versionné , CVAINITFL indicateur si version initiale , ARTMASTERNO numéro article commun à toutes les versions liées
le code enregistrement CEA : positionné à 1 si il s'agit d'un article indicé avec statut autre que en cours (permet d'accélérer les requêtes)
Le statut des articles indicés se paramètre dans la table Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Statuts d'articles. Un statut est défini par un code, un libellé et un type de statut appelé statut maître. Le statut maître peut prendre les valeurs Projet, En cours ou Publié.
Il faut définir au minimum un code statut par statut maître.
Les statuts ne sont visibles que sur les articles indicés. Les zooms Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles versionnés et Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles ne montrent que les articles indicés dont le statut est En cours.
Faire évoluer le statut d'un article indicé
Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles indicés, l'utilisateur peut faire évoluer le statut de l'article indicé grâce au menu Outils, choix Evolution article indicé. Cette action génère un nouvel indice de l'article par incrémentation de l'indice précédent. La nouvelle version de l'article générée reçoit l'indice i+1. L'article indicé i+1 devient En cours, et l'article indicé i (précédent) devient automatiquement Publié.
Lorsque l'on procède à la création d'un article indicé, le premier indice (que nous nommerons i) est généré, associé à un Code évènement cycle de vie article positionné à CREATION. Lorsque l'indice suivant est créé, il porte un Code évènement cycle de vie article positionné à EVOLUTION.
Dans la fiche Article indicé, c’est donc le nouvel indice qui apparaît. Quand l’indice précédent, automatiquement passé dans un statut “publié”, est passé dans l’historique de l’article indicé.
En saisie de pièce, par défaut, c'est toujours l'article de statut En cours qui est proposé.
Confidentialité sur la gestion de l'évolution (V10.8)
Une confidentialité peut être placée quant à la gestion de l'évolution d’un indice.
Dossier, onglet “Confidentialités”:
Les articles en statut de type “Publié”
Pour voir l'intégralité des indices d'un article, on utilise le zoom Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles/ Historique Article.
Il est également possible d’interagir sur les articles “publiés”. En cliquant sur le bouton “Article”, pour accéder à la fiche de l’article “publié”. Sur cette fiche, il est possible de modifier le statut en passant, comme pour un article au statut de type “en-cours”, par Outils / Mise à jour statut
NB: les articles “publiés” sont également utilisables en saisie de pièce: voir le chapitre suivant “Utiliser un article indicé en saisie de pièce”.
Consulter les indices des articles “publiés”: l’historique de l’article indicé
Rappel: dans le zoom des articles indicés, seul l’indice “en cours” est visible. Les indices passés (“publiés”) ainsi que la traçabilité des changements, actions et évolutions opérés, sont consultables dans l’Historique de l’article indicé:
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés, Bouton “Historique article”:
L’intégralité de l’historique indice par indice est affiché. Toutes les informations sont visibles dans les différentes colonnes, dont certaines sont sélectionnables via la roue crantée.
💡 Le bouton Article est l’unique chemin pour accéder à la fiche article d’un indice antérieur. Pour se faire: se positionner sur la ligne de l’indice au choix, et cliquer sur le bouton “Article”. Dans cette fiche article, les champs correspondant à des paramétrages et évolutions immuables, seront grisés, mais certaines fonctionnalités seront modifiables (bien que ça n’en soit pas le principe initial).
Dupliquer un article “publié” (V10.8)
A partir de la fiche article indicé de l’article “en cours”, puis du bouton “dupliquer”, il est possible de choisir l’indice de l’article à dupliquer:
Réactiver un indice publié (V10.8)
Le principe est de réactiver le statut maître "encours" sur un indice présentant le statut maître "publié", afin de pouvoir "revenir en arrière" lors d’erreurs de publication de version.
Se positionner sur un article indicé publié dans le zoom article indicé (🧐 via le bouton “Historique article” puis bouton “Article)
Choisir dans le menu Outils / Réactivation article indicé
Un contrôle sur les éventuelles sous-références est demandé sous forme d’alerte:
💡 Exemple : cas d'évolutions de l’article d’indice A à l’indice C
Réactiver l’indice A
un nouvel article d’indice D sera créé à l’image de l’article A ainsi que ses sous fiches
Sauf quelques exceptions :
Sous références :
Les sous références d'un article peuvent être changées en faisant des évolutions (création / suppression) :
Protections : Dans ce cas les protections de l'article en cours C ne seront pas utiles
Les protections dans les anciennes sous-références ne sont pas les protections originales
Le traitement de réactivation copie tous les données des sous-références de l'article publié A sauf les protections
Sur le nouvel indice D : mettre 'paramètre article'
Sur l'article en cours C :appliquer la règle de statut maitre 'publié'
Sur l'article :
copier les données de l'article publié A
Protection:
Sur le nouvel article: copier les protections de l'article en cours C et appliquer la règle de statut maitre 'en cours'
Article en cours C : Appliquer la règle de statut maitre “Publié”
le nouvel article D aura comme statut maitre “ En cours”
l’article e cours C aura comme statut maitre “Publié”
Les PDP :
Si dans la règle d'évolution d’article on a la valeur “basculer sur indice courant”, les PDP seront basculées de l’indice en cours C vers le nouvel indice D
Données techniques :
Les données technique seront copiées à partir de l’article d’indice A
Définir des règles sur les différentes sous-fiches et données de l’article indicé à l'évolution de l’article indicé (V10.8)
Une table spécifique accessible dans le menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Règles d'évolution article indicé permet de définir, lors de l'évolution d’un indice, l’impact sur:
L’emplacement de la sous-fiche Info Dépôt de l’article indicé
Les données techniques: mise en revue ou non (par rapport au paramétrage dossier)
La fiche Réappro de l’article indicé: la nouvelle méthode de réapprovisionnement à positionner, ou à ne pas changer
Que faire des prévisions PDP: les maintenir sur l’indice publié ou les transférer sur le nouvel indice
Pour créer une règle d'évolution, il faut cliquer sur + et choisir un code ainsi qu’un libellé, puis positionner les différentes options.
La règle d'évolution se positionne au niveau de la table “Type d’article” (pour rappel: dans Tables liées aux articles)
→ dans le champ “Règle pour évolution indice”
💡 Dans cette table, l’on va également définir une règle des indices quant au programme d’Analyse des consommations: est-elle lancée par indice, ou tous les indices sont-ils regroupés sur l’indice courant. Important pour utiliser (ou non) les indices antérieurs comme historique de consommation.
Changement de nature de produit par le changement de statut (V10.8)
Cas de changement de nature de produit à l’occasion du changement de statut, pour par exemple pouvoir changer de stratégie d’approvisionnement (passer de la fabrication à l’achat ou inversement) et historiser ce changement.
Lors du changement de statut de l’article, depuis le menu Outils/ “Mise à jour statut” de la fiche article indicé, la nature de produit peut être précisée et sera appliquée au nouveau statut.
🧐 Si aucune nature de produit n’est précisée, c’est celle du statut d’origine qui sera reprise et donc maintenue.
💡 Si une nature de produit est définie pour le statut-maître “En cours”, elle sera positionnée à la création de l’article.
Utiliser un article indicé en saisie de pièce
Pour qu'un article indicé soit utilisable en saisie de pièces, il faut que dans l'onglet Internet et Protection de la fiche article correspondante (groupe Protection), à la création de l'article, les coches correspondantes soient positionnées.
Mais le positionnement de ces coches n'ouvre pas à la saisie, les articles indicés quels que soient leur statuts. En effet, par défaut, seuls les articles indicés dont le statut est En cours peuvent être utilisés en saisie de pièce. Il est cependant possible de rendre utilisables des articles indicés dont le statut est Publié, en saisie de pièce.
Pour ce faire, lors de la définition du type de statut dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Type d'article, on a la possibilité d'activer ou de désactiver la saisie de pièce client, pièce fournisseur ou pièce interne lorsque l'article indicé entre dans le statut maître que l'on décrit. Ainsi, si la protection générale de l'article stipule que la saisie est autorisée sur une pièce client, et que l'on choisit Activation dans la liste déroulante correspondant au champ Saisie sur pièce client (groupe Indicateur changement), pour un statut Publié, on pourra utiliser en saisie de pièce client, les articles versionnés de statut maître Publié. De façon plus globale, il faut comprendre que le paramétrage de l'indicateur de changement vient se substituer à la protection générale de l'article, statut par statut. Le choix Aucun changement dans la liste déroulante laisse en place le paramétrage par défaut.
Articles indicés avec sous-références (V10.8)
Qu’advient-il des sous-références lorsqu’un article indicé en gère?
💡 La fiche sous-référence contient l’onglet “Protection” indiquant les différentes options d’autorisation sur pièces.
Comportement par défaut à l'évolution d’indice de l’article : le changement de statut article impacte les autorisations sur pièces de la fiche Article. Il impacte aussi les autorisations sur pièces des sous-références de ce dernier.
🧐 Néanmoins il faut avoir la possibilité de définir au niveau de chaque sous-référence, ses propres autorisations sur pièces.
→ Le principe est de pouvoir gérer le cas où une sous-référence est arrêtée et que le stock restant continue d'être proposé à la vente jusqu'à épuisement. (Exemple : Il s'agit de pouvoir continuer la vente tout en arrêtant le réapprovisionnement).
💡 Explication des impacts sur les sous-références lors de l'évolution d’indice:
A chaque fois et lors du changement de statut article sur chaque type de pièce (vente, achat et interne), les choix des sous-références changent aussi automatiquement avec le changement des cases à cocher de l’article comme suit:
Si le paramétrage statut (indicateur de changement) est positionné à “Aucun changement”, rien n’est à opérer. Au niveau des sous-réf, si les multi choix sont paramétrés à “Paramètre Article”, ils restent comme tels après la mise à jours de statut article.
Si les autorisations de pièces des sous-réf sont différentes de “Paramètre Article” alors, il faut / il est possible de positionner autoriser ou ne pas autoriser au niveau de la fiche sous-réf (rappel: onglet Protection) selon le changement de statut article.
Articles indicés et code EAN
La gestion des codes EAN est opérationnelle pour les articles indicés.
Il est à noter que chaque version de l'article possède son propre code EAN.
Utiliser les articles indicés dans le CBN
L'utilisation du programme Commerce & logistique / Stock / Réapprovisionnement / Calcul des besoins est compatible avec les articles indicés.
Dans l'écran d'accueil du programme de calcul des besoins, la sélection se porte sur l'article sans précision de l'indice. Ainsi, le programme va traiter tous les indices existants pour un article indicé donné.
Le programme de calcul des besoins prend en compte toutes les versions d'un article indicé donné, et génère les besoins correspondants, indice par indice.
Gestion de l’inventaire et article indicé
L’impression d’inventaire fait bien figurer le détail des indices des articles indicés sur les documents de comptage.
Pouvoir saisir le stock relevé d’un article indicé, indice par indice.
L’impression de l’inventaire ce jour par article fait bien figurer le détail des indices d’un article indicé afin de pouvoir analyser de façon détaillée (par indice) les articles indicés.
Evolution des données techniques d’un article indicé
Trois niveaux d'évolution des données techniques sont possibles:
Evolution d’une gamme
Evolution d’un indice de production
Evolution de l’article
Chemins d’accès:
Production / Données techniques / Nomenclatures et gammes / Outils / Evolution gamme ou Evolution indice de production
Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés / Outils / Evolution article indicé
Evolution d’une gamme
L’indice de gamme est positionné dans les champs de sous-références de gamme.
Une option de Dossier (Dossier / Production, onglet “Données techniques”) permet de paramétrer l’indice qui y sera indiqué:
C’est à la création ou duplication de gamme que le “premier” indice sera automatiquement indiqué.
Menu: Production / Données techniques / Nomenclatures et gammes / Outils / Evolution gamme
A partir d’une gamme, l’évolution a pour effets:
Même référence article
Même indice article
Même indice de production
Même référence gamme hors indice gamme
Indice de gamme suivant
Faire évoluer la gamme ne met pas à jour le statut “Nomenclature principale” ni “Gamme principale”. Pas d’action non plus sur la date de fermeture. Il conviendra de positionner manuellement ces statuts.
Evolution d’un indice de production
Menu: Production / Données techniques / Nomenclatures et gammes / Outils / Evolution indice de production
A partir d’une gamme ayant un indice de production en particulier, l'évolution de l’indice a pour effets:
Même référence article
Même référence de gamme hors indice gamme
Indice de production suivant
Faire évoluer l’indice de production ne met pas à jour le statut “Nomenclature principale”. Pas d’action non plus sur la date de fermeture. En revanche, la gamme principale reste principale pour le nouvel indice de production. Il conviendra de désigner manuellement le nouvel indice de production comme étant “nomenclature principale”.
Evolution de l’indice de l’article fabriqué: effets sur les données techniques
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés / Outils / Evolution article indicé
Effets sur les données techniques:
C’est le dernier indice de production reconnu comme “nomenclature principale” qui est dupliqué, ainsi que le dernier indice de production actif.
Même référence article
Indice article suivant
Indice de production suivant
Même référence gamme hors indice gamme
Indice gamme suivant
La nomenclature principale reste principale pour le nouvel indice article.
Pas d’action sur la date de fermeture.
Article indicé dans le Devis Technique
Voir chapitres dédiés dans Configurateur de devis technique: Article indicé dans le devis technique
Programme de gestion des modifications (change management) V10.8
Menu: Commerce & logistique / Demande de modification
Les programmes de modification contenus dans ce menu, vont être utiles pour gérer l’organisation et la gestion des demandes de modification. Ce sont des programmes de management des modifications, utilisés en amont de l’application opérationnelle des différentes possibilités existant pour changer un statut et faire évoluer l’indice d’un article.
🗒 demandes de modification = DDM
🗒 ordres de modification = ODM
Paramétrage: la famille et les étapes de demandes de modification
Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux Demandes de modification
👉 La famille de demandes de modification va permettre une catégorisation de la demande: code, libellé, délai de traitement indicatif en jours, et également inclusion de textes préenregistrés.
Elle est demandée dans les demandes de modification (DDM).
👉 Les étapes de DDM vont constituer les différentes phases d’une DDM: code, libellé, Type d'étape à définir (concerne DDM ou ODM?), Statut-maître à définir et éventuellement un code action pour pouvoir enclencher des actions de type envoi automatique de mail.
🧐 Chaque étape est libre et doit correspondre à une étape opérationnelle réelle, mais doit obligatoirement appartenir à un statut-maître, qui déf
Ces étapes sont utilisées dans les DDM et dans les ordres de modification (ODM).
Créer et administrer une demande de modification (V10.8) (WIP JUBU)
Menu: Commerce & logistique / Demande de modification / Saisie demande de modification
👉 Création d’une DDM
Pour saisir une nouvelle demande de modification, il faut cliquer sur “+” ou touche [Inser]. Un nouveau numéro de DDM est attribué automatiquement.
A la création, le champ Etape se garnit automatiquement avec l'étape en statut-maître “En cours”. S’il existe plusieurs étapes en statut-maître “En cours”, c’est l’ordre alphabétique qui s’applique. Cette étape est modifiable.
Le nom d’utilisateur se garnit automatiquement dans le champ “Déclenchée par” mais est modifiable. La date se positionne automatiquement à la date du jour (modifiable) et applique le délai de fin de traitement (non modifiable) de l’Etape positionnée.
Une DDM se réfère obligatoirement à l'article indicé concernant cette demande, via le champ “Référence”.
👉 Administration d’une DDM
Pour afficher une DDM existante, utiliser le bouton “jumelles” et saisir ou rechercher le n° de DDM existant.