Un article indicé a la particularité d'être identifié par une référence, au même titre qu'un article classique, accompagnée d'un indice évoluant au fil des différentes versions de l'article. L'article indicé, grâce à la présence de l'indice, va permettre de gérer le cycle de vie d'un article d'ingénierie, conçu par des équipes de design/engineering dont on veut suivre les évolutions techniques au travers des différentes étapes qu'il traverse. La référence est immuable, seul l'indice évolue, permettant à tout moment de reconstituer l'historique de l'article.

Activer la gestion des articles indicés dans le dossier

Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Article Cycle de vie, la coche Gestion du cycle de vie article permet d'autoriser, dans le dossier courant l'utilisation d'articles indicés.

Dans le groupe Options, le champ Type d'indice peut prendre les valeurs alphanumérique pour des indices de type A, B, C... ou numérique pour des indices de type 1,2,3... . Dans les écrans de consultation, la référence et l'indice associé sont concaténés à l'affichage dans un champ référence unique, séparés virtuellement par le contenu du champ Séparateur du groupe Formatage. Lorsque l'indice doit être saisi, un champ séparé de la référence et dédié à la saisie de l'indice est mis à disposition.

Pour information, lorsque l'indice est de type alphanumérique, c'est la fonction fstring Diva qui est utilisée pour formater l'indice; lorsqu'il est numérique, c'est la fonction format Diva qui est utilisée.

Dans le groupe Rubriques, on indique, dans le champ Questionnaire, le nom du questionnaire qui contient les rubriques associées aux articles indicés.

Zoom Articles indicés: présentation

Un zoom est dédié spécifiquement aux articles indicés

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés

Le principe est le suivant: ce zoom n’affiche que les articles gérés en indices. Ce zoom permet également la gestion des articles indicés.

Les articles indicés en cours sont visibles (ainsi que leur indice en cours) et consultables dans le zoom articles classique, mais leur gestion n’y est pas possible (les champs spécifiques y sont rendus immuables). Les indices “publiés” des articles indicés ne seront absolument pas consultables via le zoom articles classique. (Voir chapitres suivants pour les notions de “en cours” et “publié”).

Type d'article des articles indicés

A la création, tout article indicé doit obligatoirement être doté d'un type d'article dédié. Le type d'article est défini dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Type d'article. La coche Gérer le cycle de vie doit être obligatoirement positionnée pour le type d'article correspondant aux articles indicés.

Créer et gérer les articles indicés

L'entrée de menu Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles, utilisée nativement pour gérer les articles, permet de visualiser également les articles versionnés. Cette entrée de menu ne dispose cependant pas des fonctionnalités dédiées aux articles indicés. Pour cette raison, les articles indicés doivent être gérés dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles indicés. A la création, le type d'article est vérifié et si le type d'article saisi ne comporte pas la coche Gérer le cycle de vie, un message en informe l'utilisateur:

Articles indicés et utilitaires d’import-export

Depuis la V10.9, les pièces contenant des articles indicés sont importables (utilitaire d’import de pièce) et les articles indicés sont importables.

Voir paragraphes dédiés dans le chapitre d’import-export de données tel que: https://divalto.atlassian.net/wiki/spaces/UDI109/pages/10563721348/Import+Export+de+donn+es+dans+la+gestion+commerciale#Importer-des-articles-indic%C3%A9s-(V10.9)

Articles indicés et référencements tiers (V10.8)

Lors de la saisie des fiches référencement Client et Fournisseur, il est possible de saisir un indice relatif à la référence externe.

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés, bouton “Référencement” et bouton “Fournisseur”

Précisément, deux champs sont accessibles à la saisie libre:

🧐 L’indice externe pouvant être stratégique dans la gestion de la référence externe, l’accès à cette donnée peut être soumis à une protection pour sa mise à jour. Une confidentialité peut être positionnée dans les paramètres Dossier (onglet Confidentialités). Attention: si aucune confidentialité n’est positionnée, seul l’utilisateur ayant la super-confidentialité pourra opérer des évolutions et mises à jour de l’article indicé.

Saisie de pièces à partir du référencement client

Ventes et achats: toutes pièces (devis, commandes, BL, factures): par un clic droit lors de la saisie de l’article, il est possible de le sélectionner par sa référence externe (client ou fournisseur):

Le zoom des référencements client (ou réapprovisionnement fournisseur) apparaît en listant toutes les références externes. Les références externes des articles indicés, l’indice externe, les informations de plan ainsi que l’indicateur du statut de l’article, sont visibles. Au renvoi de la référence externe sélectionnée (F12), l’article et l’indice sont initialisés dans la pièce.

Impression des références externes et leurs indices sur les pièces

Attention: si des références externes existent (avec leur indice), ce sont ces références (et non la référence Divalto) qui seront imprimées sur les pièces saisies.

Pièces clients concernées: devis, commande, BL, facture

Pièces fournisseurs concernées: demande d’achat, appel d’offre, devis, commande

Le statut d'un article indicé

Un article indicé est identifié par une référence et un indice. L'indice, non saisissable, est généré automatiquement et évolue au gré d'évènements induisant son incrémentation.

D'un point de vue technique, on trouve:

le sur champ FULLREF qui inclut les champs REF (référence) et ARTIND (indice article). Dans le cas d'un article non versionné , le champ ARTIND est vide.
3 champs sur ART : CVAFL indicateur si article versionné , CVAINITFL indicateur si version initiale , ARTMASTERNO numéro article commun à toutes les versions liées
le code enregistrement CEA : positionné à 1 si il s'agit d'un article indicé avec statut autre que en cours (permet d'accélérer les requêtes)

Le statut des articles indicés se paramètre dans la table Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Statuts d'articles. Un statut est défini par un code, un libellé et un type de statut appelé statut maître. Le statut maître peut prendre les valeurs Projet, En cours ou Publié.

Il faut définir au minimum un code statut par statut maître.

Les statuts ne sont visibles que sur les articles indicés. Les zooms Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles versionnés et Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles ne montrent que les articles indicés dont le statut est En cours.

Faire évoluer le statut et/ou l’indice d'un article indicé

Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles indicés, l'utilisateur peut faire évoluer soit l’indice de l’article “en cours” (visible dans la table des articles indicés), soit le statut de l’article.

*Faire évoluer l’indice de l’article:

Fiche article indicé: Menu Outils, choix Evolution article indicé. Cette action génère un nouvel indice de l'article par incrémentation de l'indice précédent. La nouvelle version de l'article générée reçoit l'indice i+1. L'article indicé i+1 devient En cours, et l'article indicé i (précédent) devient automatiquement Publié.

*Faire évoluer le statut de l’article:

Fiche article indicé: Menu Outils, choix Mise à jour statut. Le principe est de faire passer l’article dans un autre statut (paramétré dans la table des statuts). Il faut sélectionner manuellement un statut issu de la Table des statuts, pour que l’article prenne ce nouveau statut.

Rappels / Généralités:

Lorsque l'on procède à la création d'un article indicé, le premier indice (que nous nommerons i) est généré, associé à un Code évènement cycle de vie article positionné à CREATION. Lorsque l'indice suivant est créé, il porte un Code évènement cycle de vie article positionné à EVOLUTION.

Dans la fiche Article indicé, c’est donc le nouvel indice qui apparaît. Quand l’indice précédent, automatiquement passé dans un statut “publié”, est passé dans l’historique de l’article indicé.

En saisie de pièce, par défaut, c'est toujours l'article de statut En cours qui est proposé.

Confidentialité sur la gestion de l'évolution (V10.8)

Une confidentialité peut être placée quant à la gestion de l'évolution d’un indice.

Dossier, onglet “Confidentialités”:

Saisir un motif au changement de statut (V10.9)

Lors de l'évolution d’un article indicé ou lors du changement de statut d’un article, il y a la possibilité saisir un motif et également un texte.

Commerce & Logistique / Fichiers / Articles indicés / Outils / Evolution article indicé ou Mise à jour statut

Lorsque l'évolution de l’article (ou la mise à jour du statut) est demandée, une fenêtre de sélection s’affiche pour la saisie d’un éventuel motif et également la saisie d’une note.

Les motifs sont paramétrables dans la table (Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables de paramétrage générales / Motif cycle de vie article) et doivent être cochés de type “Cycle de vie article”:

Le motif et la note saisis seront alors consultables à partir de l’historique article.

Définir un code action au changement de statut (V10.8)

Pour pouvoir déclencher l’action il faut tout d’abord créer le code action “SUIV_ART_STATUT_CHG”

Un script est disponible afin de créer ce code action : gt_23447.sql

Puis créer un code flash “DAV_SUIVI_STATUT_ART” et ses paramètres nécessaires (libellé du flash, objet, texte du message) et l’associer au code action déjà créé

Associer le code action au statut d’article

Précisions techniques:

Les fonctions de contrôle sont déclarées dans le module gttmaction.dhop

Cette fonction de contrôle va exploiter une fonction métier de ce module “ A5_Action_Generer_Action”

Les articles en statut de type “Publié”

Pour voir l'intégralité des indices d'un article, on utilise le zoom Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles/ Historique Article.

Il est également possible d’interagir sur les articles “publiés”. En cliquant sur le bouton “Article”, pour accéder à la fiche de l’article “publié”. Sur cette fiche, il est possible de modifier le statut en passant, comme pour un article au statut de type “en-cours”, par Outils / Mise à jour statut

NB: les articles “publiés” sont également utilisables en saisie de pièce: voir le chapitre suivant “Utiliser un article indicé en saisie de pièce”.

Consulter les indices des articles “publiés”: l’historique de l’article indicé

Rappel: dans le zoom des articles indicés, seul l’indice “en cours” est visible. Les indices passés (“publiés”) ainsi que la traçabilité des changements, actions et évolutions opérés, sont consultables dans l’Historique de l’article indicé:

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés, Bouton “Historique article”:

L’intégralité de l’historique indice par indice est affiché. Toutes les informations sont visibles dans les différentes colonnes, dont certaines sont sélectionnables via la roue crantée.

💡 Le bouton Article est l’unique chemin pour accéder à la fiche article d’un indice antérieur. Pour se faire: se positionner sur la ligne de l’indice au choix, et cliquer sur le bouton “Article”. Dans cette fiche article, les champs correspondant à des paramétrages et évolutions immuables, seront grisés, mais certaines fonctionnalités seront modifiables (bien que ça n’en soit pas le principe initial).

La fiche état de l’article indicé (export excel) (V10.9)

Accès à la fiche état: menu outil de la fiche article indicé

La fiche état est un export sur fichier excel permettant d’avoir un récapitulatif de l'état de l’article indicé en cours:

Précisions: la fiche état inclut les cas d’articles indicés sans données techniques et les cas où l’indice de gamme est paramétré comme SGAM2.

Dupliquer un article “publié” (V10.8)

A partir de la fiche article indicé de l’article “en cours”, puis du bouton “dupliquer”, il est possible de choisir l’indice de l’article à dupliquer:

Réactiver un indice publié (V10.8)

Le principe est de réactiver le statut maître "encours" sur un indice présentant le statut maître "publié", afin de pouvoir "revenir en arrière" lors d’erreurs de publication de version.

Se positionner sur un article indicé publié dans le zoom article indicé (🧐 via le bouton “Historique article” puis bouton “Article)
Choisir dans le menu Outils / Réactivation article indicé

Un contrôle sur les éventuelles sous-références est demandé sous forme d’alerte:

💡 Exemple : cas d'évolutions de l’article d’indice A à l’indice C

Réactiver l’indice A

un nouvel article d’indice D sera créé à l’image de l’article A ainsi que ses sous fiches

Sauf quelques exceptions :

Sous références :

Les sous références d'un article peuvent être changées en faisant des évolutions (création / suppression) :

Protections : Dans ce cas les protections de l'article en cours C ne seront pas utiles

Les protections dans les anciennes sous-références ne sont pas les protections originales

Le traitement de réactivation copie tous les données des sous-références de l'article publié A sauf les protections

Sur le nouvel indice D : mettre 'paramètre article'
Sur l'article en cours C :appliquer la règle de statut maitre 'publié'

Sur l'article :

copier les données de l'article publié A
Protection:

Sur le nouvel article: copier les protections de l'article en cours C et appliquer la règle de statut maitre 'en cours'
Article en cours C : Appliquer la règle de statut maitre “Publié”
le nouvel article D aura comme statut maitre “ En cours”
l’article e cours C aura comme statut maitre “Publié”

Les PDP :

Si dans la règle d'évolution d’article on a la valeur “basculer sur indice courant”, les PDP seront basculées de l’indice en cours C vers le nouvel indice D

Données techniques :

Les données technique seront copiées à partir de l’article d’indice A

Définir des règles sur les différentes sous-fiches et données de l’article indicé à l'évolution de l’article indicé (V10.8)

Une table spécifique accessible dans le menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Règles d'évolution article indicé permet de définir, lors de l'évolution d’un indice, l’impact sur:

L’emplacement de la sous-fiche Info Dépôt de l’article indicé
Les données techniques: mise en revue ou non (par rapport au paramétrage dossier)
La fiche Réappro de l’article indicé: la nouvelle méthode de réapprovisionnement à positionner, ou à ne pas changer
Que faire des prévisions PDP: les maintenir sur l’indice publié ou les transférer sur le nouvel indice

Pour créer une règle d'évolution, il faut cliquer sur + et choisir un code ainsi qu’un libellé, puis positionner les différentes options.

La règle d'évolution se positionne au niveau de la table “Type d’article” (pour rappel: dans Tables liées aux articles)

→ dans le champ “Règle pour évolution indice”

💡 Dans cette table, l’on va également définir une règle des indices quant au programme d’Analyse des consommations: est-elle lancée par indice, ou tous les indices sont-ils regroupés sur l’indice courant. Important pour utiliser (ou non) les indices antérieurs comme historique de consommation.

Changement de nature de produit par le changement de statut (V10.8)

Cas de changement de nature de produit à l’occasion du changement de statut, pour par exemple pouvoir changer de stratégie d’approvisionnement (passer de la fabrication à l’achat ou inversement) et historiser ce changement.

Lors du changement de statut de l’article, depuis le menu Outils/ “Mise à jour statut” de la fiche article indicé, la nature de produit peut être précisée et sera appliquée au nouveau statut.

🧐 Si aucune nature de produit n’est précisée, c’est celle du statut d’origine qui sera reprise et donc maintenue.

💡 Si une nature de produit est définie pour le statut-maître “En cours”, elle sera positionnée à la création de l’article.

Utiliser un article indicé en saisie de pièce

Pour qu'un article indicé soit utilisable en saisie de pièces, il faut que dans l'onglet Internet et Protection de la fiche article correspondante (groupe Protection), à la création de l'article, les coches correspondantes soient positionnées.

Mais le positionnement de ces coches n'ouvre pas à la saisie, les articles indicés quels que soient leur statuts. En effet, par défaut, seuls les articles indicés dont le statut est En cours peuvent être utilisés en saisie de pièce. Il est cependant possible de rendre utilisables des articles indicés dont le statut est Publié, en saisie de pièce.

Pour ce faire, lors de la définition du type de statut dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux articles/ Type d'article, on a la possibilité d'activer ou de désactiver la saisie de pièce client, pièce fournisseur ou pièce interne lorsque l'article indicé entre dans le statut maître que l'on décrit. Ainsi, si la protection générale de l'article stipule que la saisie est autorisée sur une pièce client, et que l'on choisit Activation dans la liste déroulante correspondant au champ Saisie sur pièce client (groupe Indicateur changement), pour un statut Publié, on pourra utiliser en saisie de pièce client, les articles versionnés de statut maître Publié. De façon plus globale, il faut comprendre que le paramétrage de l'indicateur de changement vient se substituer à la protection générale de l'article, statut par statut. Le choix Aucun changement dans la liste déroulante laisse en place le paramétrage par défaut.

Articles indicés avec sous-références (V10.8)

Qu’advient-il des sous-références lorsqu’un article indicé en gère?

💡 La fiche sous-référence contient l’onglet “Protection” indiquant les différentes options d’autorisation sur pièces.

Comportement par défaut à l'évolution d’indice de l’article : le changement de statut article impacte les autorisations sur pièces de la fiche Article. Il impacte aussi les autorisations sur pièces des sous-références de ce dernier.

🧐 Néanmoins il faut avoir la possibilité de définir au niveau de chaque sous-référence, ses propres autorisations sur pièces.

→ Le principe est de pouvoir gérer le cas où une sous-référence est arrêtée et que le stock restant continue d'être proposé à la vente jusqu'à épuisement. (Exemple : Il s'agit de pouvoir continuer la vente tout en arrêtant le réapprovisionnement).

💡 Explication des impacts sur les sous-références lors de l'évolution d’indice:

A chaque fois et lors du changement de statut article sur chaque type de pièce (vente, achat et interne), les choix des sous-références changent aussi automatiquement avec le changement des cases à cocher de l’article comme suit:

Si le paramétrage statut (indicateur de changement) est positionné à “Aucun changement”, rien n’est à opérer. Au niveau des sous-réf, si les multi choix sont paramétrés à “Paramètre Article”, ils restent comme tels après la mise à jours de statut article.

Si les autorisations de pièces des sous-réf sont différentes de “Paramètre Article” alors, il faut / il est possible de positionner autoriser ou ne pas autoriser au niveau de la fiche sous-réf (rappel: onglet Protection) selon le changement de statut article.

Articles indicés et code EAN

La gestion des codes EAN est opérationnelle pour les articles indicés.

Il est à noter que chaque version de l'article possède son propre code EAN.

Utiliser les articles indicés dans le CBN

L'utilisation du programme Commerce & logistique / Stock / Réapprovisionnement / Calcul des besoins est compatible avec les articles indicés.

Dans l'écran d'accueil du programme de calcul des besoins, la sélection se porte sur l'article sans précision de l'indice. Ainsi, le programme va traiter tous les indices existants pour un article indicé donné.

Le programme de calcul des besoins prend en compte toutes les versions d'un article indicé donné, et génère les besoins correspondants, indice par indice.

Gestion de l’inventaire et article indicé

L’impression d’inventaire fait bien figurer le détail des indices des articles indicés sur les documents de comptage.

Pouvoir saisir le stock relevé d’un article indicé, indice par indice.

L’impression de l’inventaire ce jour par article fait bien figurer le détail des indices d’un article indicé afin de pouvoir analyser de façon détaillée (par indice) les articles indicés.

Evolution des données techniques d’un article indicé (Production)

Trois niveaux d'évolution des données techniques sont possibles:

Evolution d’une gamme
Evolution d’un indice de production
Evolution de l’article

Chemins d’accès:

Production / Données techniques / Nomenclatures et gammes / Outils / Evolution gamme ou Evolution indice de production

Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés / Outils / Evolution article indicé

Evolution d’une gamme d’un article indicé

L’indice de gamme est positionné dans les champs de sous-références de gamme.

Une option de Dossier (Dossier / Production, onglet “Données techniques”) permet de paramétrer l’indice qui y sera indiqué:

C’est à la création ou duplication de gamme que le “premier” indice sera automatiquement indiqué.

Menu: Production / Données techniques / Nomenclatures et gammes / Outils / Evolution gamme

A partir d’une gamme, l’évolution a pour effets:

Même référence article
Même indice article
Même indice de production
Même référence gamme hors indice gamme
Indice de gamme suivant

Faire évoluer la gamme ne met pas à jour le statut “Nomenclature principale” ni “Gamme principale”. Pas d’action non plus sur la date de fermeture. Il conviendra de positionner manuellement ces statuts.

Si une évolution article à partir du zoom article est opérée, ou une évolution d’indice de production ou gamme depuis le programme Nomenclatures et gammes, et que les paramètres Dossier ne sont pas renseignés,

un message d’alerte s’affiche, bloquant la modification:

Evolution d’un indice de production

Menu: Production / Données techniques / Nomenclatures et gammes / Outils / Evolution indice de production

A partir d’une gamme ayant un indice de production en particulier, l'évolution de l’indice a pour effets:

Même référence article
Même référence de gamme hors indice gamme
Indice de production suivant

Faire évoluer l’indice de production ne met pas à jour le statut “Nomenclature principale”. Pas d’action non plus sur la date de fermeture. En revanche, la gamme principale reste principale pour le nouvel indice de production. Il conviendra de désigner manuellement le nouvel indice de production comme étant “nomenclature principale”.

Evolution de l’indice de l’article fabriqué: effets sur les données techniques

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Articles indicés / Outils / Evolution article indicé

Effets sur les données techniques:

C’est le dernier indice de production reconnu comme “nomenclature principale” qui est dupliqué, ainsi que le dernier indice de production actif.

Même référence article
Indice article suivant
Indice de production suivant
Même référence gamme hors indice gamme
Indice gamme suivant

La nomenclature principale reste principale pour le nouvel indice article.

Pas d’action sur la date de fermeture.

Article indicé dans le Devis Technique

Voir chapitres dédiés dans Configurateur de devis technique: Article indicé dans le devis technique

Programme de gestion des modifications (management du changement) V10.8

Menu: Commerce & logistique / Demande de modification

Les programmes de modification contenus dans ce menu, sont utiles pour gérer l’organisation et la gestion des demandes de modification sur un article indicé. Ce sont des programmes de management des modifications, utilisés en amont de l’application opérationnelle des différentes possibilités existant pour changer un statut et faire évoluer l’indice d’un article.

🗒 demandes de modification = DDM

🗒 ordres de modification = ODM

Paramétrages: la Famille DDM et les Etapes de DDM et ODM

Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux Demandes de modification

👉 La famille de demande de modification permet de catégoriser la demande: code, libellé, délai de traitement indicatif en jours, et également inclusion de textes préenregistrés.

Elle est demandée dans les demandes de modification (DDM).

👉 Les étapes de DDM et d’ODM vont constituer les différentes phases d’une DDM: code, libellé, Type d'étape à définir (concerne DDM ou ODM?), Statut-maître à définir et éventuellement un code action pour pouvoir enclencher des actions de type envoi automatique de mail.

🧐 Chaque étape est libre en création et doit correspondre à une étape opérationnelle réelle, mais doit obligatoirement appartenir à un statut-maître.

Ces étapes sont utilisées dans les DDM et dans les ordres de modification (ODM).

Créer et administrer une DDM (demande de modification)

Menu: Commerce & logistique / Demande de modification / Saisie demande de modification

La DDM est composée de données d’en-tête (partie du haut avec champs en rouge obligatoires) et de détails (tableau du bas) contenant des informations sur l’origine de la DDM et les tiers notamment.

👉 Création d’une DDM

Pour saisir une nouvelle demande de modification, il faut cliquer sur “+” ou touche [Inser]. Un nouveau numéro de DDM est attribué automatiquement.

A la création, le champ Etape DDM se garnit automatiquement avec l'étape en statut-maître “En cours”. S’il existe plusieurs étapes en statut-maître “En cours”, c’est l’ordre alphabétique qui s’applique. Les étapes sont modifiables, constituant le pilotage des statuts d’une DDM.

La Famille DDM saisie charge ces informations: un texte préenregistré (qui pourra être modifié) ainsi qu’un nombre de jours qui permet de calculer un délai de traitement de la DDM (lui aussi modifiable).

Le nom d’utilisateur se garnit automatiquement dans le champ “Déclenchée par” mais est modifiable. La date se positionne automatiquement à la date du jour (modifiable) et applique le délai de fin de traitement (non modifiable) de l’Etape positionnée.

Une DDM se réfère obligatoirement à l'article indicé concernant cette demande, via le champ “Référence”.

⚠ Une DDM concerne un article indicé à la fois (pas de possibilité d’en créer sur plusieurs articles différents) et toujours sur un article en statut de type “en cours”, jamais sur un article “publié”.

Dans le tableau du bas, cliquer sur “+” pour ajouter une ligne contenant les informations de la DDM. Une Fiche origine s’ouvre automatiquement.

👉 Fiche origine de la DDM

La fiche origine permet de saisir le détail des origines de la demande de modification.

Notamment le type origine (voir plus bas) mais également les éventuels référence interne du Tiers ainsi que son n° de plan. Ces deux informations peuvent être indicées (voir mise à jour de ces informations lors de l’exécution de l’ODM dans le chapitre suivant). Dans ce cas, il conviendra d’indiquer la/les cible(s) à atteindre lors de l’exécution de la modification de l’article.

Le “Type origine DDM”:

Lors de la saisie de la DDM, il est possible de saisir différentes origines, de différents types:

Constat qualité : sélection du numéro
Evénement qualité : sélection du numéro
Evénement CRM : sélection du numéro
Demande Client : saisie du tiers et du référencement client
Annonce fournisseur : saisie du tiers et du référencement fournisseur
Autres : saisie d’un libellé

💡 Selon la sélection du type d’origine, les champs concernés s’activent (les autres sont grisés).

En-dehors de la DDM elle-même, il est également possible de créer une DDM à partir d’une origine : à partir d’un Constat qualité, Evénement qualité, ou Evénement CRM.

Depuis l’un ou l’autre de ces trois éléments, un bouton “Nouvelle DDM” permet de créer la DDM directement.

👉 Administration d’une DDM

Pour afficher une DDM existante, utiliser le bouton “jumelles” et saisir ou rechercher le n° de DDM existant.

En mode modification, il est possible de modifier la description, l’Etape (c’est même le principe, de modifier l'étape au fur et à mesure de l’avancement de la DDM dans son process de validation).

Une DDM passée dans un statut ayant comme statut-maître “accepté”, ouvre le droit à validation en ODM (ordre de modification), qui est l'étape suivante une fois que le processus de demande de modification est lancé puis accepté.

L’ ODM (ordre de modification)

L’ordre de modification est véritablement l’ordre de mise en œuvre de la modification.

💡 Un ODM peut rassembler (contenir) plusieurs DDM !

Création d’un ODM

L’ODM est l'étape suivant la validation d’une DDM.

En effet, une DDM passée en statut “accepté”, ouvre la validation de celui-ci en ODM, à partir du menu “Outils” de la DDM, bouton “Validation en ODM”.

Plusieurs situations existent:

👉 Si la DDM est faite sur un article déjà concerné par un ODM, alors à la validation, une alerte demande si l’on souhaite ajouter cette demande à l'ODM existant (et ayant un statut-maître “en cours”).

Cliquer sur “Oui” ajoutera une ligne dans l’ODM cité; sur “Non” n’engendrera rien (et il faudra recommencer la validation).

👉 Si la DDM est faite sur un article pas encore concerné par un ODM, alors à la validation, cette fenêtre s’ouvre automatiquement et demande de choisir:

*soit on indique un ODM existant;

*soit on laisse le champ libre et un nouveau numéro d’ODM est automatiquement créé.

Chaque ODM est créé avec un nouveau numéro qui lui est propre.

💡 Dans le zoom des “Articles indicés”, ceux sur lesquels un ODM existe, ont un picto “horloge” (image ci-dessous à mettre à jour / picto “?” à la place, NDLR), ainsi que les précisions s’y afférant, sous l’onglet “Cycle de vie”. L’ODM en cours est accessible par le menu “Interrogation”:

Saisie et administration d’un ODM

L’article concerné (issu de la DDM) et les en-têtes de données techniques sont chargés.

L’ODM se compose de deux parties: *partie haute: liste des références article concernées et *partie basse: informations, dans plusieurs onglets sur l’article (ou sa gamme) sur lequel on est positionné (se positionner sur une ligne pour visualiser les informations dans la partie basse).

Pour chaque couple article-gamme , il faut indiquer la décision, au niveau du tableau du haut, en mode modification, concernant :

Type impact
Type changement
Type évolution

Dans le tableau du bas, pour chaque ligne de composant, on pourra indiquer :

type de changement

Les données principales seront modifiables en mode tableau.

La liste des Demandes de Modification de l’article concerné est visible sous l’onglet ci-dessous:

💡 Un ODM peut donc être multi-articles.

⚠ Il ne peut pas y avoir deux ordres de modification simultanément en cours sur le même article.

Fonctionnement des types d'évolution

Sur une ligne article , le type d'évolution peut être :

Aucune
Evolution article
Evolution indice production

⚠ Si plusieurs indices de production sont valides, l’ODM ne peut en impacter qu’un à la fois.

Sur un entête de données technique (Gamme), le type d'évolution peut être :

Aucune
Evolution gamme

Sur une ligne de composant , le type de changement possible est :

Modification
Suppression
Création

Les données techniques en cours de modification sont stockées dans une structure ‘Projet’ :

indice de production ‘PROJ’
indice de gamme ‘PROJ’

Exécution de l’ODM

⚠ Pour exécuter un ODM, ce dernier doit être à une étape de type ‘en cours’.

Principe: à partir de l’ODM, le menu Outils, Exécuter, exécute la modification: l’article concerné passe à l’indice suivant.

Les informations de référencement Tiers (référence article du Tiers - client ou fournisseur - et n° de plan) évoluent également, si elles ont été saisies dans la Fiche origine de la DDM.

Exemple:

Récapitulatif des principes d’exécution d’un ODM:

Lit les en-têtes de nomenclature de l’ODM et ne traite que celles dont le type de changement est ‘Mise à jour’.
Si le type de l'évolution est ‘indice de gamme’, alors la nomenclature projet est recopiée sur un nouvel indice de gamme pour la nomenclature courante.
Si le type de l'évolution est ‘indice de production’ alors la nomenclature projet est recopiée sur un nouvel indice de production, nouvel indice de gamme. S'il existe des indices de production supérieurs au courant, alors on les fait évoluer (même principe que l'évolution d’indice production dans l’administration des nomenclatures).
Si le type de l'évolution est ‘indice article’, alors on fait évoluer l’indice article et la nomenclature projet est copiée sur la nomenclature du nouvel article (même principe que l'évolution d’indice article mais en prenant la nomenclature projet comme origine).
L’exécution d’un ordre se fait par niveau : les modifications sur les articles de niveau le plus bas seront d’abord exécutées afin de pouvoir prendre en compte les éventuels changements d’indice qui devront être reportés dans les nomenclatures des composés qui l’utilisent et ainsi de suite.
Lors de l’exécution, si un article change d’indice, le programme va rechercher si il existe des changements de référencements client (fournisseurs) sur les DDM qui sont liées. Si c’est le cas, les référencements clients (fournisseurs) alors rattachés au nouvel article en cours prendront en compte le changement demandé (modification du référencement client, modification de l’indice client).
Une fois l’exécution terminée, toutes les nomenclatures projets liées sont supprimées et l’ODM passe en statut ‘Terminé’ (étape de statut-maître de type ‘terminé’) Attention, actuellement le statut qui est affecté à l’ODM est le premier trouvé qui a le statut-maître “terminé” (premier par ordre alphabétique du code).

Tracer l’exécution d’un ODM

Pouvoir identifier l’ODM à l’origine d’un indiçage d’article, ou d’une modification de Données techniques et pouvoir le consulter.

Toute exécution d'ordre de modification sur l'article est tracée dans l'historique de l'article, avec le code événement ‘ODM’ si il ne s’agit pas d’une évolution article.

Toujours dans l’historique article, en se positionnant sur la ligne d’indice concerné, le bouton “Odm” est activé et permet de consulter l’ODM de cet indice.

Les codes événements du cycle de vie article tracés dans l’historique sont :

Code événement	Libellé

Code événement	Libellé
CREATION	Création article indicé
EVOLUTION	Evolution majeure avec changement indice article
MODIFICATION	Modification mineure
ODM	Execution ordre de modification

Script sql GT_24146.sql : crée les codes événements du cycle de vie article dans table T148

ODM et cas d’emploi (composants de nomenclature)

Le principe est de pouvoir alimenter une liste d’articles issus des cas d’emploi d’un article concerné, dans un ODM. Ceci dans l’optique de décider des impacts sur ces articles.

Fonctionnement

Lors de la génération de l’ODM à partir de la DDM, les nomenclatures chargées à partir de la référence de la DDM sont des lignes de niveau 0. Les composants des nomenclatures sont également chargés dans l’ODM.

Lorsque sur un article, le choix d’une mise à jour est de type “évolution article”, les composés de niveau -1 utilisant cet article comme composant, sont alors chargés automatiquement avec leur nomenclature et les composants impactés.

L’article d'origine est alors un composant des cas d’emploi chargés.

Le tri sur l’arbre sera fait sur le niveau puis sur la référence de l’article (les articles issus des DDM seront en premier suivi des articles issus des cas d’emploi).

Pour améliorer la visibilité sur un ODM avec de nombreux articles, il est possible de filtrer sur la DDM → c’est alors l’article lié à la DDM qui s’affiche, ainsi que ses éventuels cas d’emploi.

Sur la ligne composant correspondant à l’article d'origine qui doit changer d’indice, il est possible de programmer la mise à jour du composant dans la nomenclature du cas d’emploi, en indiquant qu’il faut prendre le nouvel indice du composant lors de l’exécution de l’ordre sur le composé.

→ clic droit sur le composant:

Trouver les liens entre DDM et ODM

Accès à l’ODM ou à la DDM:

*à partir de l’ODM: bouton “Détail”

*à partir de la DDM : Menu “Interrogation”, “Ordre de modification”

Fonctionnement:

Une fois la DDM acceptée (le statut-maître de l'étape est de type ‘Accepté’), la génération de l’ordre (ODM) peut être lancée.

Avertissement : il ne peut y avoir qu’un seul ordre en cours pour un article donné

Plusieurs cas peuvent alors se présenter :

Aucun ordre en cours concerne l’article de la DDM
- L’utilisateur a le choix de créer un nouvel ordre (ODM) ou d’ajouter la DDM sur un ordre en cours existant (dans ce cas, l’article concerné sera ajouté dans l’ordre)
Un ordre en cours existe déjà sur l’article de la DDM → Ajout de la DDM sur cet ordre

Une fois la génération de l’ordre effectuée, il est possible d’y accéder directement.

Dans la saisie de la DDM, l’utilisateur pourra accéder à l’ODM généré.

Dans l’ODM, toutes les DDM liées seront chargées et il est possible d’accéder à la demande à partir de la ligne correspondante (bouton Détail).

Protection des articles ayant un ODM en cours

(Chapitre indiquant des informations supplémentaires et des rappels)

Pour un article qui existe dans un ordre de modification « Encours », différents contrôles s’exécutent dans certains flux et programmes tels que :

*Ne pas pouvoir faire évoluer l’indice de l'article;

*Ne pas pouvoir faire évoluer les données techniques de l’article.

Rappel: lorsqu’un article existe sur un ODM en cours, le picto horloge est visible devant la référence:

Au niveau du programme de DDM :

Dans le programme de DDM, lors de la validation en ODM, une alerte s'affiche informant que l'article existe déjà dans un ODM encours et qu’il n’est pas possible de générer un autre ODM par cet article, mais qu’il est ajoutable à l’ordre existant (Voir figure numéro 2)

Au niveau du programme « Nomenclatures et Gamme »

Certains contrôles sont appliqués sur le programme du nomenclatures et gamme pour un article en cours de modification tel que :

Interdire les suppressions et les modifications

Interdire l’accès à l’explorateur de données techniques et au contrôle des données techniques

o A partir de menu « Interrogation »

o A partir de la clique droite de la souris

Interdire l’évolution de gamme et de l’indice production

Interdire la génération d’OFs

Au niveau de la fiche article

Le bouton « Evoluer article indicé » est grisé si l’article existe dans un ordre de modification en cours

Visualisation des articles ayant un ODM en cours, sur différents programmes

Une icône en forme d’horloge identifie les articles sur lesquels il existe des ODM en cours. Cette icône est visualisable dans les programmes suivants :

Fiche article indicé
Administration Nomenclature et gamme
Administration d'un OF
CBN
Pièces
Affaire

1 - Fiche article et fiche article indicé

Sur une fiche article classique ou article indicé, si ce dernier est présent sur un ODM en cours, l’icône placée à gauche de la référence s’affiche ainsi:

2 - Nomenclatures et gammes

L’icône est visible également sur les composants de la nomenclature. En effet, certains composants peuvent exister dans des ODM en cours:

3 - Administration des OF et Explorateur des données techniques

L’icône est visible sur les composants de l'OF. En effet, certains composants peuvent exister dans des ODM en cours:

4 - CBN

L’icône est visible sur les références traitées.

5 - Pièces

L’icône est visible sur les références de lignes.

6 - Affaire

L’icône est visible sur les références de besoins

L’icône est visible sur les références des couvertures:

Programmer des modifications sur des liens de nomenclature (aussi dans une gamme)

Le principe est de pouvoir programmer un changement dans la nomenclature d’une référence présente dans un ODM.

Lorsque le type de changement sur une en-tête d’ODM est de type “Mise à jour”, il est possible de modifier les composants, séquences, outillages, ressources liés à cette nomenclature impactée par l’ODM.

Lors de la validation de l’ODM, toutes les modifications seront sauvegardées sur la gamme projet (indice de production et indice gamme = ‘PROJ’).

Accéder à la nomenclature ou gamme projet: ‘clic droit’ sur la ligne d'en-tête concernée.

Des modifications peuvent être apportées directement dans la nomenclature par le programme “Nomenclatures & gammes” et une synchronisation peut être faite au retour (une synchronisation peut également être demandée par le menu ‘outils’).

Dans l’ODM, les modifications peuvent être programmées ainsi :

Séquences

Sur la ligne de séquence, l’utilisateur modifie les différentes données importantes comme le centre de charge, le postes, les temps, les quantités … (voir séquences du programme d’administration des nomenclatures)

Il est possible également de créer de nouvelles séquences et d’en supprimer.

Composants

Sur la ligne de composant, l’utilisateur modifie les différentes données importantes comme la quantité, la répétition, l’unité, le pourcentage de rebut … (voir tableau nomenclature du programme d’administration des nomenclatures).

Il est possible également de créer de nouveaux composants, d’en supprimer, de changer la référence de certaines lignes.

Il est également possible de rattacher de nouveaux composants sur les nouvelles séquences qui ont été créées dans l’ODM

Si l’utilisateur a programmé un changement d’indice sur un article origine, il sera possible sur la nomenclature de ses cas d’emploi, de spécifier l’indice “PROJ” sur l’article origine alors composant du cas d’emploi → cela signifiera que dans cette nomenclature, le composant sera mis à jour à la nouvelle version de l’article origine. Pour affecter l’indice à ‘PROJ’, on peut passer par un clic droit sur le composant.

Outillages

Sur la ligne d’outillages , l’utilisateur pourra modifier le nombre d’outils sur l’outillage

Il est possible également de créer de nouveaux outillages, d’en supprimer.

Il est également possible de rattacher de nouveaux outillages sur les nouvelles séquences qui ont été créées dans l’ODM

Ressources

Sur la ligne de ressources , l’utilisateur pourra modifier le nombre de ressources, le coefficient, le taux de rendement, le code salarié.

Il est possible également de créer de nouvelles ressources, d’en supprimer.

Il est également possible de rattacher de nouvelles ressources sur les nouvelles séquences qui ont été créées dans l’ODM.

Supprimer un ODM

La suppression d’un ODM est confidentialisée.

👉 Paramètres dossier: onglet “Confidentialités”, “Gestion ODM : pouvoir supprimer un ODM”

👉 Supprimer l’ODM: Saisie Ordre De Modification : bouton “Suppression”

Il est possible de supprimer un ODM tant que ce dernier est en cours (non exécuté, non annulé).

Pour pouvoir supprimer l’ODM, il faut soit avoir la super confidentialité liée au module, soit avoir la confidentialité définie dans le paramètre dossier.

La suppression de l’ODM implique la suppression de tous les projets liés aux nomenclatures présentes dans l’ODM, ainsi que le détachement de l’ODM sur les DDM liées → on pourra de nouveau regénérer l’ODM à partir de la DDM détachée.

Il est possible de conserver l’ODM sans pour autant vouloir l’exécuter. Pour cela, il faudra saisir une étape dont le statut-maître est de type annulé. Le fait d’annuler l’ODM va alors supprimer tous les projets liés tout en conservant le lien avec les DDM.

Widgets DDM et ODM

Pour afficher le widget sur l’écran d’accueil, il faut créer l’entrée dans le zoom des widgets et la paramétrer comme indiqué ci-dessous:

Nom du fichier : DAV_Indicateur.drpt

Indicateurs :

CVA_DDMencours => pour les DDM

CVA_ODMencours =>pour les ODM

Les listes des DDM et ODM sont filtrées par statut (le statut par défaut est en cours).

Il est possible d'ajouter un paramètre “<@STATUTODM>1” dans le zoom des widgets pour filtrer par statut:

1 = En attente
2 = En cours
3 =Suspendu
4 =Refusé/annulé
5 =Accepté
6=Terminé

Les couleur sont déterminées en fonction de la date prévisionnelle de fin traitement:

Date dépassée = rouge
Date atteinte = orange
Date future = vert

Powersearch et DDM / ODM

Ajout des documents search DDM et ODM afin de pouvoir rechercher et ouvrir des DDM (Demandes de modification) et ODM (Ordres de modification) par l’outil PowerSearch.

La recherche d’une DDM peut se faire sur :

Numéro DDM
Famille DDM (Code ou libellé)
Date demande de modification
Nom du demandeur
Article (Référence ou désignation)
Contenus pièces jointes et notes et texte
Tiers origine (Code ou Nom)

La recherche d’un ODM peut se faire sur :

Numéro ODM
Dates de modification
Nom du responsable
Article modifié (Référence ou désignation)
Contenus pièces jointes et notes et texte

L’ouverture de la DDM ou de l’ODM se fait par un accès tunnel.

Traçabilité avancée et gestion de lots externes (V10.9)

Le principe de la “fiche de lot externe” est de pouvoir assurer la gestion et la traçabilité des numéros de lot (et/ou de série) de manière plus avancée que la gestion des n° lot et série en gestion commerciale. La fiche de lot externe s’appuie néanmoins sur les articles (indicés ou non) gérés en n° de lot ou série, mais avec des possibilités supplémentaires.

Principalement, la caractéristique de cette fonctionnalité est de gérer un n° de lot externe, c’est-à-dire fourni par le fournisseur et/ou la production, et d’administrer la traçabilité permettant:

de centraliser les informations liées à un n° de lot fournisseur
- notamment d’y associer des fichiers joints
- d’y stocker des informations-clé (dates, fabricant, commentaires)
d’automatiser l’affectation du n° de lot interne

C’est la “Fiche de lot externe” qui est l’outil d’administration de la traçabilité et centralise toutes les informations permettant de consulter les mouvements liés à un n° de lot externe, à partir de celui-ci directement (recherche sur le n° de lot).

👉 Définitions:

N° de lot externe:

Généralise la notion de lot fournisseur en prévision des lots utilisés en fabrication
Sert de point d’entrée pour la recherche des informations et est diffusé aux tiers externes
Est (par définition) unique pour un tiers et une référence article

N° de lot interne:

Sert à la gestion interne du stock
Est associé ou non à un n° de lot externe unique

👉 Saisie du n° de lot externe:

En saisie de réception fournisseur
En saisie de BL fournisseur

👉 Utilisation de la Fiche de lot externe:

Outil central d’administration pour consulter les mouvements et stocks sur un n° de lot externe

Traçabilité avancée des lots: paramétrage Article

Concerne: les articles indicés ou non, de nature 1 (achetés) ou 2 (fabriqués).

L’article (indicé ou non, pour rappel) doit être géré en n° de lot ou de série (rappel: onglet “Généralités de la fiche article”, Mode de suivi “Par no lot” ou “Par no série”)
Il doit avoir la case “Traçabilité avancée des lots” cochée, pour déclencher toutes les fonctionnalités présentées dans ce chapitre.

Définition de règles pour l’attribution automatique de numéros de lot internes

Il est possible de mettre en place un système automatique de numérotation des lots internes. Pour ce faire, il faut définir des règles de traçabilité, qui s’appliqueront lors de l’entrée en stock .

La règle pourra notamment préciser le format souhaité pour la constitution d’un numéro de lot interne.

La recherche d’une règle de traçabilité applicable ne se fait que pour les articles paramétrés en traçabilité avancée.

Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Règles de traçabilité article

Une règle peut être très générale ou propre à un article.

Le type de tiers permet de distinguer les règles applicables en :

Réception achat pour tiers fournisseur
Fin de cycle fabrication pour tiers interne (voir chapitre dédié)

Le type tiers Client n’est pas exploité actuellement

La recherche se fait dans l’ordre de cascade du plus spécifique au plus général :

Référence article → Type Article → Dossier

Construction du numéro lot interne

Le numéro de lot peut être constitué d’une partie fixe, puis d’une partie variable.

Le dernier numéro de lot calculé à partir de cette règle est stocké.

Préfixe constant

Partie fixe en alpha pour ne pas être confondue avec la partie numérique incrémentable.

Préfixe data pièce

Partie variable pouvant être constituée de données contextuelles à la pièce issues de ENT, MOUV ou MVTL.

La notation requise étant celle déjà en usage dans l’ERP ( Enreg.Champ entre crochets), si l’option Dossier de préfixe dans les numérotation de pièces est cochée.

(voir chapitre: Le préfixe de pièce )

Peut poser des problèmes car on ne maitrise pas la longueur des données

Préfixe temporel

Partie variable dépendant de la date d’entrée en stock.

Préfixe temporel	Résultat
Aucun	Pas de préfixe temporel
Année	Année courante AAAA
Mois	Mois courant AAAAMM
Semaine	Semaine de l’année courante AAAASS
Jour mois	Jour courant AAAAMMJJ
Jour année	Numéro jour dans l’année AAAAJJJ

Taille numérique

Définit la taille maximum de la partie numérique incrémentable.

👉 Exemple pour règle fournisseur :

👉 Exemple pour règle interne (articles fabriqués, voir chapitre dédié) :

Application de la règle

Règle tiers fournisseur

Dans les saisie de pièces BL fournisseur , à la création d’une ventilation ou au plus tard à la validation d’une ligne en cas d’absence de numéro de série/lot interne.

Règle tiers interne

Dans la fin de cycle pour attribution du numéro de lot externe.

Précisions techniques

Nouvelle table ARTTRAC dans dico GTFDD fichier GTFAT

Numéros de lot internes attribués aux produits fabriqués

Le n° de lot est créé en saisie de fabrication (saisie atelier) ou en fin de cycle. (Menu: Production / Atelier / Saisie atelier / Saisie de fabrication et Menu: Production / OF / Suivi de production / Fin de cycle)

Le paramétrage de cet automatisme se définit par des règles de traçabilité définies sur le PF/SF applicable en fin de cycle, afin que l’attribution d’un n° de lot se fasse automatiquement et ce, via la Table “Règle de traçabilité article”

Résultat: le n° de lot est créé en saisie de fabrication (saisie atelier) ou en fin de cycle. (Menu: Production / Atelier / Saisie atelier / Saisie de fabrication et Menu: Production / OF / Suivi de production / Fin de cycle)

Définition des règles de traçabilité article

Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Règle de traçabilité article

Créer une nouvelle règle avec le type de tiers: interne (Les OFs étant des pièces internes).

Deux choix:

Soit le flag “Copier numéro lot interne dans lot externe” est coché : le numéro de lot externe prend la valeur du numéro de lot interne.
Sinon : Le numéro de lot externe sera calculé automatiquement à partir des paramètres de préfixes et taille définis : préfixe constant, préfixe temporel, taille numérique.

Résultats:

Lors de la saisie de fin de cycle (programme ggpp220), le numéro de lot externe sera affecté automatiquement.

Lors de saisie des entrées des produit finis (programme ggppsui210), tout en activant le scrutateur, un fichier xml est généré et une balise “ serieext” est ajoutée avec le numéro de lot externe fourni.

Conservation de la traçabilité en cas de réouverture d’un OF clôturé

Le principe est de sécuriser le risque de doublon dans la base de données de traçabilité et ce, si un OF clôturé est réouvert (statut démarré) puis reclôturé après corrections ou modifications.

L'alerte suivante est affichée:

L’utilisateur décide soit de conserver les données de traçabilités induites par la première clôture de l’OF par le clic “Oui”, soit de générer de nouvelles lignes par le clic sur “Non “

Si l’OF est composé de plusieurs composants gérés par numéro de série, cette fenêtre sera affichée, contenant la liste des composants, sinon il n’y a pas d’affichage.

Cliquer sur le bouton “Pointer” avant de valider la fin de cycle pour les transférer vers le tableau des composants déjà pointés.

Si on clique sur le bouton valider, les données déjà existantes sont supprimées et remplacées par les nouvelles .

Cliquer sur le bouton “Consulter la traçabilité existante” pour accéder aux données de traçabilité existantes (Explorateur de lots).

Gestion du n° de lot externe: fonctionnement

Lors de la réception fournisseur (soit par le programme de saisie des réceptions, soit par la saisie d’un BL fournisseur), la saisie d’un n° de lot externe est proposée.

👉 C’est à ce moment qu’est créée automatiquement une Fiche de lot externe (existence de données de réception article-lot-fournisseur) consultable par la suite.

Le lot externe n’est pas obligatoire mais dans ce cas, la création de fiche de lot externe n’aura pas lieu.

A l’inverse, si le lot externe existe déjà, un message non bloquant le signalera.

Récapitulatif des pièces et chemins concernés par la saisie de lot externe:

Création de BL fournisseur
Validation d’une commande fournisseur en BL fournisseur
Saisie des réceptions fournisseur
Egalement directement à partir de la commande fournisseur (non obligatoire)

Saisie du n° de lot externe dans le programme de saisie des réceptions fournisseur

Menu: Commerce & logistique / Administration achats / BL Fournisseur / Préparation de réceptions / Saisie des réceptions

(Egalement accessible par le bouton “Livraison/Réception” de la pièce d’achat)

La saisie des lots se fait au niveau du colisage: le n° de lot externe est à saisir dans le champ “Lot externe global” pour être ventilé sur toutes les lignes de réception (tableau dessous) ou ligne par ligne, sous la colonne “Lot externe”.

Dans le cas d’un retour fournisseur, si les lots saisis sont différents selon les lignes, il faut saisir l'étoile “*” pour le signaler (de la même manière que pour le n° de lot interne). Si un lot externe était pré-rempli dans la commande d’achat, il sera proposé par défaut dans le programme de saisie des réceptions. Sur chaque ligne contenant un lot externe, il est possible d’ajouter des fichiers joints par le biais d’un pop-up (choix “joint lot”).

Saisie du n° de lot externe dans le BL fournisseur

La saisie des n° de lot se fait au niveau de la ventilation ou dans le tableau de saisie rapide. Si un lot externe était pré-rempli dans la commande d’achat, il sera proposé par défaut dans la validation de la commande en BL. Dans le tableau des ventilations, il est possible d’ajouter des fichiers joints sur un lot externe par le biais d’un pop-up (choix “joint lot”).

Accès à la Fiche lot externe

Menu: Commerce & logistique / Traçabilité article / Fiche lot externe

A partir des pièces fournisseur (Menu: Interrogations / Fiches) , accès à la fiche lot externe:

A partir d’autres programmes:

Accès direct aux fiches lot depuis l’Interrogation de stock , le Calcul des besoins des affaires (Onglet Stock) et l’Explorateur de lot.

👉 Interrogation de stock :

Menu: Commerce & Logistique / Interrogations / Interrogation de stock

Accès à la fiche lot externe par le menu Compléments.

👉 CBA (Calcul des besoins d’affaire):

Menu: Affaire / Affaires / Suivi des affaire / Calcul des besoins d’affaire

Accès par un clic droit sur la ligne de l’article concerné.

👉 Explorateur de lot

Menu: Production / OF / Suivi de production / Explorateur de lot

Accès par un clic droit sur la ligne de l’article concerné.

Fiche de lot externe

La fiche de lot externe est créée automatiquement à chaque réception, pour le fournisseur concerné. Elle se présente comme une fiche 360. Le bouton jumelles permet d’accéder à la fiche par la sélection du n° de lot, de la référence ou fournisseur.

Sur un même écran ,divers tableaux permettent de consulter la traçabilité des n° de lots, tant internes qu’externes.

Tableau des stock : liste des ventilations de stock
Tableau des sorties : liste des sorties réalisées sur ce lot et liste des sorties prévisionnelles (d’après les réservations affectées sur les pièces client, des consommations production et des consommations d’affaires). La bascule entre le réalisé et le prévisionnel se fait par le multichoix présent dans le titre
Tableau des entrées : liste des entrées réalisées sur ce lot et liste des entrées prévisionnelles (d’après les commandes fournisseur si le lot externe a été précisé). La bascule entre le réalisé et le prévisionnel se fait par le multichoix présent dans le titre
Tableau des préparations : liste des préparations de réception et de livraisons déjà saisies . La bascule entre les réceptions et les livraison se fait par le multichoix présent dans le titre
Tableau des BP: liste des Bp client et fournisseur déjà saisies . La bascule entre les BP client et les Bp fournisseur se fait par le multichoix présent dans le titre
Tableau des inventaires : si le lot externe a fait l’objet d’un inventaire
Entête : le cumul des quantités sera affiché.
note et fichiers joint : on peut accéder soit au fiche joint et à la note propre au lot externe , soit au fichier joint et à la note propre au lot interne

Lot externe et BP

La saisie du lot externe se fait en modification des quantités au moment de la saisie du BP. Une fenêtre s’ouvre, qui permet entre autres informations, la saisie du n° de lot externe.

Astuce: ne pas accepter les quantités proposées, mais passer en modification et laisser la quantité à 0.00, ce qui ouvrira une fenêtre permettant de saisir un n° de lot externe (et son pendant interne).

Lot externe et Powersearch

La recherche par Powersearch présente un résultat sur les fiches lots externes et ses fichiers joints et ouvre la Fiche Lot Externe

La recherche d’un Lot Externe se fait sur:

Article (Référence ou désignation)
Tiers (Code ou Nom)
Numéro de lot externe
Numéro de lot interne
Contenus pièces jointes et notes et texte

Lien entre lot interne et lot externe

Le numéro de lot externe doit suivre le numéro de lot interne au travers des différents flux de stock:

1 - saisie de consommation d'OF

2 - saisie de consommation d'affaire

3 - BL vente

4 - régularisation de stock

5- transfert de dépot/emplacement/nature

6- régularisation entrée forcée

Pour un article géré en lot/série avec traçabilité avancée, le choix d’une entrée en stock dans une pièce de sortie doit ramener le numéro de lot interne aussi bien que le numéro de lot externe.

Le numéro de lot externe est visualisable à côté du numéro de lot interne avec lequel il est solidaire.

Traçabilité avancée et fichiers joints

La fonctionnalité (coche “traçabilité avancée” de l’article) permet également une gestion avancée de la documentation liée à la traçabilité, via les fichiers joints.

Catégorie des fichiers joints

En vue de la constitution d’un dossier produit, il est possible de catégoriser les fichiers joints associés à certaines entités importantes pour la traçabilité.

Cas d'usage 1 :

Un certificat matière sur une fiche lot externe doit être un fichier joint reconnu comme étant un certificat matière.

Ajout d’un fichier joint sur lot externe

Ajout fichier joint sur le détail de lot interne

Dans la fenêtre de saisie des fichiers joints, la colonne “Type document” permet de renseigner une catégorie de document.

Le champ fait appel à Divalto Documentation.

👉 Les programmes concernés par les fichiers attachés à la fiche lot sont :

Saisie réception fournisseur
Saisie pièce
Saisie fiche lot

👉 Le programme concerné par les fichiers attachés au rapport de contrôle est:

Rapport de contrôle

Paramétrage du “Type document”

Tous types de documents éligibles définis comme des enregistrements.

Précisions techniques

Ajout champ TDOCCOD dans table MJOINT

Pour dire à la saisie des joints d’activer cette colonne, il faut dans le programme avoir invoqué la fonction de A5PMNOTEJOINT :

ForcageNature_Entite_Doc(autoriserForcage)

avec le paramètre positionné à true

Traitement de récolte des documents

Le principe est de pouvoir constituer un “dossier produit” contenant les fichiers sélectionnés.

Le dossier produit peut être constitué : à partir d’un OF

A partir de l’administration des OF (consultation OF), par le menu Interrogation
A partir de la fiche lot externe : UNIQUEMENT si le paramètre production sur la traçabilité d’un lot fabriqué est à ‘Facultatif’ ou 'Obligatoire”
A partir de l’administration d’affaire sur un élément par le menu Interrogation

La constitution du dossier produit se fait en temps réel (il n’est pas stocké)

Pour le constituer, il faut rechercher tous les fichiers joints stockés dans les fiches lots externes (ainsi que les joints stockés sur les lots internes liés ) et les éventuels rapports de contrôle qui ont été produits par les différents contrôles liés à la production ou à la réception.

Les lots peuvent être issus :

de la production des OF pères et fils
des consommations des composants pour les OF pères et fils
des consommations des composants pour les éléments d’affaire (père et fils)

Pour compléter le dossier, on recherchera également :

les rapports de contrôle final propre aux OF pères et fils
les rapports de contrôle réception pour les composants consommés lors de la production
les rapports de contrôle pour les composants consommés pour les éléments d’affaire (père et fils)

Une fois la récolte faite, la liste des fichiers joints sera visible dans un tableau et on pourra accéder au document à cliquant sur le bouton

Lorsque le dossier produit est demandé depuis la fiche lot externe, le traitement partira de la traçabilité du lot interne lié pour récupérer les différents lots utilisés pour sa production (lots issus de réception ou de production).

ATTENTION, la traçabilité du lot interne n’est fait qu'à la clôture de l’OF : c’est à ce moment qu’on signale quels sont les lots des composants qui ont servi à la production du lot composé

Exemple : pour une montre de luxe gérée en N° de série, on assemble un bracelet en cuir et un cadran en or avec chacun un N° de série . En clôture de l’OF d’assemblage de la montre, on va déclarer le lot Bracelet et le lot Cadran qui ont été utilisés → lors de l’appel du dossier produit sur le N° de série de la montre, on récupérera tous les fichiers joints liés aux numéros séries du bracelet et du cadran.

Génération d’un package de documents en PDF

L’accès à la constitution du Dossier produit se fait à partir des différents programmes de consultation d’OF (Consultation OF, Administration des OFs, Superviseur OF) dans le menu Interrogation > Dossier produit