Divalto Finances intègre deux modules :
Divalto Comptabilité
Comptabilité générale et analytique, gestion des devises, édition du bilan et du compte de résultat, balance âgée client, échéancier fournisseur, import-export des données, gestion des immobilisations, gestion des budgets, liasse fiscale (jusqu'à la télé déclaration).
Divalto Règlements
Gestion des encaissements et décaissements, relances, liaisons bancaires Ebics, calcul du prévisionnel.
Le Module de comptabilité dans l'ERP
La comptabilité est une activité réceptacle des activités d'une entreprise, par conséquent le module Comptabilité est un réceptacle des autres modules de Divalto comme la paie, la gestion des achats, la gestion des ventes ainsi que le module des règlements
Tout comme les autres modules de l'offre, Divalto Comptabilité est adaptable :
Ajout de données et de fichiers,
Paramétrage des masques,
Paramétrage des états ,
Surcharge des points de traitement ,
Mises à jour des données permanentes (ZOOM),
Menu normalisé et paramétrable.
Principe de brouillard
Dans Divalto, toutes les écritures sont passées dans un brouillard. Tant que les écritures sont dans le brouillard elles sont modifiables et supprimables.
Le traitement de « Validation Journaux » permet de transférer les écritures vers un journal réel. Une fois dans un journal réel, les écritures sont figées et donc plus modifiables.
Une comptabilité basée sur le principe du « Multi »
Multi utilisateur
De manière générale, Divalto infinity est multi-utilisateur. Chaque utilisateur possède des droits d'accès, des droits de consultation et des droits de modification pour les différents traitements de l'ERP.
Les opérations sont signées, c'est-à-dire que la trace de qui et quand est conservée.
Multi dossier
Divalto infinity est multi-dossier. Toutes les opérations sont réalisées dans un dossier. Un dossier correspond à une comptabilité. Les paramètres peuvent être propres au dossier (Les modes de règlement par exemple) ou communs à tous les dossiers (Les taux de devises).
La touche de fonction « F3 » au niveau du menu permet d'accéder au contexte de l'utilisateur et donc de changer de dossier. A un instant T l'utilisateur travaille sur un dossier.
Multi devises
La comptabilité générale et analytique dans Divalto Infinity est multi devises : vous pourrez gérer une devise principale et secondaire par dossier ainsi que saisir des écritures comptables en devises.
Gérer la comptabilité analytique
La comptabilité analytique s'appuie sur des axes d'analyse. Ils sont au nombre de quatre et sont propres à un dossier.
Le paramétrage des axes et surtout leur codification permet, si nécessaire, de mettre en évidence une structure type plan comptable.
La saisie en comptabilité analytique s'effectue de 3 manières :
Il est possible de paramétrer le compte comptable. Dans ce cas, à chaque saisie du compte comptable, le compte analytique est imputé, quelle que soit l'écriture.
Il est possible de définir des clés de répartition sur des comptes. Dans ce cas ce n'est plus un seul compte analytique qui est imputé mais autant que souhaité selon des coefficients.
Lors de la saisie d'écriture, il est possible de ventiler le montant dans les comptes analytiques.
De multiples vues sont disponibles pour exploiter les données :
Selon la codification de l'axe,
En croisant les axes,
Selon une arborescence de valeurs d'axe pour offrir une vision alternative et transversale à l'intérieur d'un axe.
Principe de période comptable
Les écritures sont stockées selon leurs dates comptables qui sert à tous les traitements.
La notion d'exercice ne se matérialise qu'au niveau d'une table à renseigner lors du premier exercice et mise à jour par le traitement de clôture.
Lors du traitement de clôture, une entrée est générée dans la table des clôtures du dossier. On accède à cette table via l'option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton Clôtures
Les périodes de saisie sont bornées :
Au niveau du dossier
Le groupe « Période de saisie » est accessible par le menu Comptabilité, Fichiers, Organisation, Dossier – Onglet « Généralités ».
Les périodes de la balance courante sont également définies au niveau du dossier et mises à jour par le traitement de clôture.
Il s'agit des champs « Date début » et « Période balance du au » se trouvant dans le groupe portant le même nom.
Au niveau de l'utilisateur
Les « dates Saisie autorisée du au » sont présentent dans le groupe « Paramètres généraux » accessible via le menu générale, puis touche de fonction « F3 ».
Les paramètres de l'utilisateur permettent également de définir la période de consultation par défaut.
Il s'agit des champs « Période de consultation du au ».
Les sous fiches du Dossier en comptabilité
Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :
Paramétrage de DIVALTO REGLEMENTS (voir partie règlements)
Dates des exercices clôturés et non clôturés
Numérotation
Paramétrage expert (non accessible par menu ; mais par Shift-F7)
Sous fiche dossier « Règlements » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Règlement
Ce module gère les règlements et la méthode de comptabilisation, les relances, les liaisons bancaires Ebics, les acomptes , bons à payer et les fonctions à confidentialisées.
Sous fiche dossier « Clôtures » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Exercices.
« Début et fin d'exercice » : Vous avez la possibilité de mémoriser les dates des exercices clôturés et non clôturés. Le programme de clôture d'exercice modifiera le paramètre « Exercice clôturé ».
« Exercice clôturé » : Il est impossible de saisir des écritures sur les exercices clôturés. En cas de mise en place d'une nouvelle société, il suffit de créer l'exercice en cours en précisant "non clôturé".
« Exercice épuré » : On signale si l'exercice est un exercice épuré ou non. Sur un exercice clôturé et épuré, il ne vous sera plus possible de consulter le détail des cumuls.
Le groupe « Paramètres de clôture » : Les différents champs présents dans ce groupe sont garnis par le traitement de la clôture et les champs seront renseignés en affichage uniquement.
Le groupe « Etablissements » signale par la case à cocher « Exercice avec gestion des établissements », si le dossier gère le multi établissements. Ceci permet de générer les écritures d'équilibrage multi établissements lors de la saisie d'écriture et l'import d'écriture.
Modifications (V10.11)
Le zoom des exercices (Clôtures) représente l'élément structurant de la finance et les modifications suivantes ont été réalisées :
renommer le bouton « Clôtures » par « Exercices » dans le dossier Comptable,
rendre la sélection par clic et l'utilisation des flèches Haut/bas, actives dans tous les cas,
En cas de création d'un exercice, la date de « Début exercice » doit être initialisé à J+1 de la date « Fin d'exercice » le plus récent (ne pas laisser de "trous" dans les exercices),
Empêcher la suppression d'un exercice ayant de écritures,
Autoriser la saisie d'écriture comptable que si la date d'écriture se trouve sur un exercice non-clôturé.
Sous fiche dossier « Numérotation » - Comptabilité générale
L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Numérotation
Affiche le dernier numéro d'écriture attribué en brouillard et en réel, ce numéro est géré par le système. Le numéro de pièce ne s'affiche que si la numérotation des pièces est automatique et par dossier pour au moins un journal.
Paramétrage Expert - Comptabilité générale
Des droits d'administrations sont requis pour accéder à cette fiche (le code administrateur comptabilité C*** est requis).
L'accès se fait via le menu : Comptabilité / Fichiers / Dossiers – touches shit + F7
dossier Expert - onglet « DIVALTO COMPTABILITE »
Définition des indes L M N P (interrogations analytiques croisées)
Lors des interrogations axes, deux types de croisement sont possibles en standard :
Axe 1, axe 2, axe 3, axe 4
Axe 2, axe 1
Deux autres définitions sont paramétrables en spécifique. Les axes présentés sont issus du dossier 999. Le paramétrage des index permet une interrogation analytique croisée entre les différents axes. Ces paramétrages ne doivent en aucun cas être modifiés.
Il est impératif que les croisements décrits dans l'enregistrement expert correspondent aux descriptions physiques des index des bases. Un contrôle de cohérence est réalisé en début d'interrogation analytique.
Les tables communes à tous les dossiers
Les tables sont déclarées communes aux dossiers ou non. Vous indiquez le mode de gestion de chaque table.
Vous précisez si la table est :
Commune à tous les dossiers en cochant la case
Gérée par dossier.
Dossier Expert - onglet « DIVALTO REGLEMENT »
Indiquez dans cet onglet, la liste des tables communes ou gérées par dossier dans le module des Règlements.
Contrôle du Siret
Il est possible de contrôler la saisie du numéro de SIRET pour les tiers français en s''assurant de l'unicité de ce numéro dans la base. La fiche dossier Commerce & Logistique permet de définir le niveau de contrôle sur le SIRET à réaliser dans les Zooms.
L'accès se fait via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « COMPTABILITE »
Contrôler l'unicité de Siret sur les tiers
Les différents choix disponibles sont :
Informatif. Message non bloquant,
Bloquant. Message bloquant avec positionnement sur la zone Siret,
Jamais. Pas de contrôle.
La fiche Pays comporte un indicateur à positionner uniquement sur le code pays France. On accède à la table des codes pays par l'option de menu : Commerce et logistique / Fichiers / Tables liées aux tiers / pays
Contrôle du SIRET (France)
Le contrôle en saisie du SIRET, conditionné par l'option dossier et la case à cocher « France » du pays est effectué en création et modification sur les zooms Prospect, Client, Fournisseur, Commercial, Autre Tiers.
Un contrôle dans l'Import de Tiers (sauf si option dossier positionnée sur 'Jamais'), bloquant, avec trace dans la colonne « erreur » est effectué.
Attention : seule la présence de l'information est contrôlée, pas la cohérence de forme du SIRET.
Les écritures en attente en comptabilité générale
Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.
Paramétrage - Ecritures en attente en comptabilité générale
La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.
Gestion des actions - écritures en attente en comptabilité générale
Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :
Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code COMPLETER_CAT
Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code COMPLETER_VENTIL_CAT
Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code DEMANDER_VISA
Le code action DEMANDER_VISA est soumis à un code de confidentialité : CEv
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :
COMPLETER_CAT déclenche le processus ecr_nc
COMPLETER_VENTIL_CAT déclenche le processus ecr_cc
DEMANDER_VISA déclenche le processus ecr_visa
Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale
Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ». Pour de plus amples informations veuillez consulter le support de cours consacré aux processus. L'accès est réalisée par l'option de menu : Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs – Onglet PROCESSUS
Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale
Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :
Le journal comptable
Le compte comptable
Le mode de règlement
Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.
Saisie des écritures en attente
Ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est supprimée.
Le programme utilise de nouvelles tables :
CAT : entête de l'écriture en attente
CATC8 : ligne de l'écriture en attente
CATCX : imputation analytique de l'écriture en attente
CATCP : ventilations pièces/échéances de l'écriture en attente
CATCTAX : ventilations tva de l'écriture en attente
Remarque :
Un contrôle est effectué empêchant de mettre en attente deux saisies identiques. (Par exemple deux utilisateurs saisissant la même facture fournisseur).
C'est dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs que ce programme a été écrit même s'il est complètement générique et peut servir à d'autres usages.
Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les écritures en attente sont alimentées par le DataSet qui suit ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
On accède à la saisie des écritures en attente par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente
La saisie des écritures en attente permet :
Saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un DataSet provenant du Data Hub
Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées
Effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables
D'appliquer ou débrayer un modèle de saisie
De consulter la facture au format PDF
Demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture
De mettre l'écriture en litige
De basculer le « DataSet » dans l'état « attente »
D'intégrer l'écriture en comptabilité
Entête de l'écriture en attente
Si l'écriture provient du DataHub, champ N° DataHub renseigné, il n'est pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.
Le champ « Modèle » indique le code modèle à appliquer à l'écriture. Pour rappel le code modèle provient soit :
Du journal comptable
Du compte comptable
Du mode de règlement
Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
Si un modèle est appliqué à l'écriture et que cette dernière provient du DataHub, on ne pourra pas modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Débrayer le modèle » : Permet de débrayer le modèle et donc de modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Appliquer le modèle » : Permet d'appliquer un modèle après avoir modifié le modèle par exemple. Dans ce cas l'ensemble des lignes et ventilations analytiques saisies seront supprimées et régénérées. Un message d'alerte préviendra l'utilisateur, lui demandant s'il souhaite poursuivre .
L'entête pourra être complétement cachée en cliquant le bouton 
, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.
Lignes de l'écriture en attente.
La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :
L'onglet des lignes d'écritures comptables
L'onglet des lignes de ventilations analytiques
L'onglet des ventilations par échéance.
Un clic droit sur une ligne permet d'accéder au menu contextuel permettant :
D'interroger le compte de charge ou de produit,
D'interroger le compte du tiers
Contrairement au programme de saisie classique, l'écriture comptable, les ventilations analytiques ainsi que les ventilations par échéance n'ont pas obligation d'être équilibrées pour être enregistrées.
Les options de menu « Info comptes » et « Info ventilations » permettent d'exécuter une demande d'information complémentaire à un utilisateur. Ces deux boutons exécutent également un test de conformité sur l'ensemble de l'écriture et signalent si cette dernière est conforme aux tests de base.
L'option de menu « Info comptes » fera seulement des vérifications basiques.
L'option de menu « Info ventilations » vérifie si l'écriture comptable est correcte et si les ventilations analytiques correspondantes sont conformes. Si des erreurs sont présentes au niveau de l'écriture purement comptable, il conviendra de corriger l'écriture comptable avant d'envoyer une demande d'information sur les ventilations analytiques.
La présentation des lignes est différentes par rapport à la saisie d'écritures classique. En effet quatre onglets sont présents :
Lignes d'écritures
Ventilations par axe
Ventilations de TVA
Ventilations par échéance
Exemple de traitement
L'option de menu « Info comptes » indique que l'écriture comptable est conforme aux tests de bases. L'utilisateur en sera averti mais pourra tout de même saisir une demande d'éléments complémentaires de renseignement en répondant « Oui ».
Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Transférer la demande à » : par exemple DEMO. C'est dans le champ « Demandes manquantes » que l'on pourra saisir en détail l'objet de la demande.
Puis cliquer sur le bouton « Envoyer la demande ». Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clic sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.
Widget Processus de l'utilisateur DEMO
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture »
Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande »
Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, bouton « Ecriture complète »
Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.
Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.
Présence des champs suivants dans les ventilations de TVA :
Taux de TVA Brut (Calculé et non modifiable)
Coefficient d'assujettissement (Modifiable)
Coefficient de taxation (Modifiable)
Coefficient d'admission (Modifiable)
Coefficient de déduction (Calculé et non modifiable)
Montant TVA Brut (Calculé et non modifiable)
TVA Brut - TVA Net (Calculé et non modifiable)
Génération automatique des lignes de TVA de l'écriture en attente.
L'option de menu « Générer ligne de TVA » permet de créer automatiquement les lignes de TVA et de charge non déductible associée (si le taux de déductibilité est inférieur à 1) en fonction des informations présentes dans les ventilations de TVA de l'écriture.
S'il existe plusieurs lignes de HT sur l'écriture, le calcul génère les lignes de TVA et de charge non déductible le cas échéant, pour toutes les lignes de HT de l'écriture.
Attention : les codes de tva de la ligne d'écriture générale sur le compte HT ne doivent pas être modifié. Il convient de les changer dans les lignes tva comme précisé précédemment.
Un message d'erreur (normal) vient bloquer la saisie pour que la tva soit cohérente.
Saisie des périodes de début et fin de contrat (V10.11)
Deux colonnes ont été ajoutées « Début période » et « Fin période » (concerne la gestion des contrats). Elles sont accessibles en saisie/modification.
Les champs étaient déjà existants en saisie d’écriture et cela correspond donc à une harmonisation avec cette dernière.
Homogénéisation des raccourcis clavier (V10.4)
Les raccourcis de la saisie d'écritures ont été reportés dans la saisie des écritures en attente :
« F2 » permet d'inverser les montants débit/crédit,
« CTRL+B » permet de se positionner sur les ventilations T.V.A.,
« CTRL+F4 » permet de se positionner sur les imputations axe,
« CTRL+SHIFT+F4 » permet de se positionner sur les ventilations pièces et échéances.
Option « Rester en création » pouvant être positionnée par défaut sur le journal.
Gestion des visas – Saisie des écritures en attente
Pour intégrer les écritures en comptabilité, il faut les viser. Pour cela vous disposez des options de menu :
« Viser l'écriture » qui permet de positionner le visa afin d'intégrer l'écriture en comptabilité. L'utilisateur doit posséder le droit « CEv » pour viser l'écriture.
« Demander le visa » qui permet de faire une demande de visa à un utilisateur. Dans ce cas un message d'alerte demande à l'utilisateur s'il souhaite réaliser une demande de visa pour ce numéro d'écriture.
Si « Oui » ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande de visa sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Collaborateur » : DEMO (dans notre exemple).
Puis cliquer sur le bouton « Demander le Visa » de la barre d'outils. Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus.
Notre utilisateur DEMO pourra ensuite en cliquant sur la ligne correspondante donner une suite à la demande.
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accorder le visa, bouton « Accorder le visa »
Réaliser une demande à son manager, bouton « Demander au manager »
Il sera également possible de réinjecter l'écriture concernée dans le DataHub via le choix ci-dessous :
Cette opération permettra par exemple de relancer l'ensemble des étapes composant le processus et d'intégrer l'écriture en comptabilité.
Remarque :
Pour les écritures saisies directement c'est-à-dire sans passage par le DataHub, la demande de visa n'est pas obligatoire. En effet l'option « Intégrer en comptabilité » est actif par défaut.
Intégration comptable de l'écriture en attente
Une fois que notre écriture a été visée, on pourra l'intégrer en comptabilité via l'option « Intégrer en comptabilité ».
Lors de l'intégration un test de cohérence est systématiquement réalisé sur la partie comptabilité et analytique. En cas d'incohérence l'utilisateur est alerté et l'intégration est rejetée.
Visa des écritures en attente – Traitement en masse
Divalto met également à disposition une option permettant de « viser » les écritures en masse à l'aide d'un traitement accessible à partir du menu. L'option de menu est la suivante : Comptabilité / Saisie / Visa des écritures en attente.
Pour le traitement en masse, il suffira de sélectionner un ensemble de lignes puis de cocher-décocher la sélection à l'aide des boutons « Cocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « F5 » 
et « Décocher la ligne ou la sélection » ou touche de fonction « Shift + F5 » 
ou manuellement en cliquant la case « Visa », pour chaque lignes concernées.
Pour appliquer votre choix, il conviendra de valider l'ensemble et de confirmer la mise à jour.
Attention : Les écritures provenant du DataHub seront automatiquement intégrées en comptabilité, après avoir été visées.
A partir du traitement, l'utilisateur pourra également :
Rechercher une chaîne de caractères, une Bouton
« Rechercher » ou touche de raccourci Ctrl F
Consulter, modifier l'écriture via le bouton
, « Détail » ou touche de raccourci « F6 »
Visualiser le fichier joint principal via le bouton
Consulter la note du DataSet et de l'écriture par les boutons
Consulter les pièces jointes via le bouton
Modifier le regroupement au niveau présentation des écritures par le bouton
qui indique le regroupement actuel. Cette option est également accessible par le menu Regroupement.
