Divalto Finances intègre deux modules :

• Divalto Comptabilité

Comptabilité générale et analytique, gestion des devises, édition du bilan et du compte de résultat, balance âgée client, échéancier fournisseur, import-export des données, gestion des immobilisations, gestion des budgets, liasse fiscale (jusqu'à la télé déclaration).

• Divalto Règlements

Gestion des encaissements et décaissements, relances, liaisons bancaires Ebics, calcul du prévisionnel.

Le Module de comptabilité dans l'ERP

La comptabilité est une activité réceptacle des activités d'une entreprise, par conséquent le module Comptabilité est un réceptacle des autres modules de Divalto comme la paie, la gestion des achats, la gestion des ventes ainsi que le module des règlements
Tout comme les autres modules de l'offre, Divalto Comptabilité est adaptable :

• Ajout de données et de fichiers,

• Paramétrage des masques,

• Paramétrage des états ,

• Surcharge des points de traitement ,

• Mises à jour des données permanentes (ZOOM),

• Menu normalisé et paramétrable.

Principe de brouillard

Dans Divalto, toutes les écritures sont passées dans un brouillard. Tant que les écritures sont dans le brouillard elles sont modifiables et supprimables.
Le traitement de « Validation Journaux » permet de transférer les écritures vers un journal réel. Une fois dans un journal réel, les écritures sont figées et donc plus modifiables.

Une comptabilité basée sur le principe du « Multi »

• Multi utilisateur

De manière générale, Divalto infinity est multi-utilisateur. Chaque utilisateur possède des droits d'accès, des droits de consultation et des droits de modification pour les différents traitements de l'ERP.
Les opérations sont signées, c'est-à-dire que la trace de qui et quand est conservée.

• Multi dossier

Divalto infinity est multi-dossier. Toutes les opérations sont réalisées dans un dossier. Un dossier correspond à une comptabilité. Les paramètres peuvent être propres au dossier (Les modes de règlement par exemple) ou communs à tous les dossiers (Les taux de devises).
La touche de fonction « F3 » au niveau du menu permet d'accéder au contexte de l'utilisateur et donc de changer de dossier. A un instant T l'utilisateur travaille sur un dossier.

• Multi devises

La comptabilité générale et analytique dans Divalto Infinity est multi devises : vous pourrez gérer une devise principale et secondaire par dossier ainsi que saisir des écritures comptables en devises.

Gérer la comptabilité analytique

La comptabilité analytique s'appuie sur des axes d'analyse. Ils sont au nombre de quatre et sont propres à un dossier.
Le paramétrage des axes et surtout leur codification permet, si nécessaire, de mettre en évidence une structure type plan comptable.
La saisie en comptabilité analytique s'effectue de 3 manières :

• Il est possible de paramétrer le compte comptable. Dans ce cas, à chaque saisie du compte comptable, le compte analytique est imputé, quelle que soit l'écriture.

• Il est possible de définir des clés de répartition sur des comptes. Dans ce cas ce n'est plus un seul compte analytique qui est imputé mais autant que souhaité selon des coefficients.

• Lors de la saisie d'écriture, il est possible de ventiler le montant dans les comptes analytiques.

De multiples vues sont disponibles pour exploiter les données :

• Selon la codification de l'axe,

• En croisant les axes,

• Selon une arborescence de valeurs d'axe pour offrir une vision alternative et transversale à l'intérieur d'un axe.

Principe de période comptable

Les écritures sont stockées selon leurs dates comptables qui sert à tous les traitements.
La notion d'exercice ne se matérialise qu'au niveau d'une table à renseigner lors du premier exercice et mise à jour par le traitement de clôture.
Lors du traitement de clôture, une entrée est générée dans la table des clôtures du dossier. On accède à cette table via l'option de menu Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton Clôtures
Les périodes de saisie sont bornées :

• Au niveau du dossier

Le groupe « Période de saisie » est accessible par le menu Comptabilité, Fichiers, Organisation, Dossier – Onglet « Généralités ».
Les périodes de la balance courante sont également définies au niveau du dossier et mises à jour par le traitement de clôture.
Il s'agit des champs « Date début » et « Période balance du au » se trouvant dans le groupe portant le même nom.

• Au niveau de l'utilisateur

Les « dates Saisie autorisée du au » sont présentent dans le groupe « Paramètres généraux » accessible via le menu générale, puis touche de fonction « F3 ».
Les paramètres de l'utilisateur permettent également de définir la période de consultation par défaut.
Il s'agit des champs « Période de consultation du au ».

Les sous fiches du Dossier en comptabilité

Plusieurs fiches annexes sont rattachées au dossier :

• Paramétrage de DIVALTO REGLEMENTS (voir partie règlements)

• Dates des exercices clôturés et non clôturés

• Numérotation

• Paramétrage expert (non accessible par menu ; mais par Shift-F7)

Sous fiche dossier « Règlements » - Comptabilité générale

L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Règlement
Ce module gère les règlements et la méthode de comptabilisation, les relances, les liaisons bancaires Ebics, les acomptes , bons à payer et les fonctions à confidentialisées.

Sous fiche dossier « Clôtures » - Comptabilité générale

L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Exercices.

« Début et fin d'exercice » : Vous avez la possibilité de mémoriser les dates des exercices clôturés et non clôturés. Le programme de clôture d'exercice modifiera le paramètre « Exercice clôturé ».

« Exercice clôturé » : Il est impossible de saisir des écritures sur les exercices clôturés. En cas de mise en place d'une nouvelle société, il suffit de créer l'exercice en cours en précisant "non clôturé".

« Exercice épuré » : On signale si l'exercice est un exercice épuré ou non. Sur un exercice clôturé et épuré, il ne vous sera plus possible de consulter le détail des cumuls.

Le groupe « Paramètres de clôture » : Les différents champs présents dans ce groupe sont garnis par le traitement de la clôture et les champs seront renseignés en affichage uniquement.

Le groupe « Etablissements » signale par la case à cocher « Exercice avec gestion des établissements », si le dossier gère le multi établissements. Ceci permet de générer les écritures d'équilibrage multi établissements lors de la saisie d'écriture et l'import d'écriture.

Modifications (V10.11)

Le zoom des exercices (Clôtures) représente l'élément structurant de la finance et les modifications suivantes ont été réalisées :

• renommer le bouton « Clôtures » par « Exercices » dans le dossier Comptable,

• rendre la sélection par clic et l'utilisation des flèches Haut/bas, actives dans tous les cas,

• En cas de création d'un exercice, la date de « Début exercice » doit être initialisé à J+1 de la date « Fin d'exercice » le plus récent (ne pas laisser de "trous" dans les exercices),

• Empêcher la suppression d'un exercice ayant de écritures,

• Autoriser la saisie d'écriture comptable que si la date d'écriture se trouve sur un exercice non-clôturé.

Sous fiche dossier « Numérotation » - Comptabilité générale

L'accès se fait via l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers – Bouton Numérotation
Affiche le dernier numéro d'écriture attribué en brouillard et en réel, ce numéro est géré par le système. Le numéro de pièce ne s'affiche que si la numérotation des pièces est automatique et par dossier pour au moins un journal.

Paramétrage Expert - Comptabilité générale

Des droits d'administrations sont requis pour accéder à cette fiche (le code administrateur comptabilité C*** est requis).
L'accès se fait via le menu : Comptabilité / Fichiers / Dossiers – touches shit + F7

dossier Expert - onglet « DIVALTO COMPTABILITE »

Définition des indes L M N P (interrogations analytiques croisées)
Lors des interrogations axes, deux types de croisement sont possibles en standard :

• Axe 1, axe 2, axe 3, axe 4

• Axe 2, axe 1

Deux autres définitions sont paramétrables en spécifique. Les axes présentés sont issus du dossier 999. Le paramétrage des index permet une interrogation analytique croisée entre les différents axes. Ces paramétrages ne doivent en aucun cas être modifiés.
Il est impératif que les croisements décrits dans l'enregistrement expert correspondent aux descriptions physiques des index des bases. Un contrôle de cohérence est réalisé en début d'interrogation analytique.
Les tables communes à tous les dossiers
Les tables sont déclarées communes aux dossiers ou non. Vous indiquez le mode de gestion de chaque table.
Vous précisez si la table est :

• Commune à tous les dossiers en cochant la case

• Gérée par dossier.

Dossier Expert - onglet « DIVALTO REGLEMENT »

Indiquez dans cet onglet, la liste des tables communes ou gérées par dossier dans le module des Règlements.

Contrôle du Siret

Il est possible de contrôler la saisie du numéro de SIRET pour les tiers français en s''assurant de l'unicité de ce numéro dans la base. La fiche dossier Commerce & Logistique permet de définir le niveau de contrôle sur le SIRET à réaliser dans les Zooms.
L'accès se fait via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet « COMPTABILITE »
Contrôler l'unicité de Siret sur les tiers 
Les différents choix disponibles sont :

• Informatif. Message non bloquant,

• Bloquant. Message bloquant avec positionnement sur la zone Siret,

• Jamais. Pas de contrôle.

La fiche Pays comporte un indicateur à positionner uniquement sur le code pays France. On accède à la table des codes pays par l'option de menu : Commerce et logistique / Fichiers / Tables liées aux tiers / pays
Contrôle du SIRET (France)
Le contrôle en saisie du SIRET, conditionné par l'option dossier et la case à cocher « France » du pays est effectué en création et modification sur les zooms Prospect, Client, Fournisseur, Commercial, Autre Tiers.
Un contrôle dans l'Import de Tiers (sauf si option dossier positionnée sur 'Jamais'), bloquant, avec trace dans la colonne « erreur » est effectué.
Attention : seule la présence de l'information est contrôlée, pas la cohérence de forme du SIRET.

Les écritures en attente en comptabilité générale

Les écritures en attentes sont alimentées par le Data Hub qui génère des DataSets empruntant ce circuit direct vers la comptabilité si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
Il s'agit en fait d'une nouvelle saisie d'écritures que l'on qualifiera de saisie pré-comptable. En effet les différentes pièces ne sont pas intégrées directement en comptabilité mais passent dans un état « en attente ».
Cela permettra aux utilisateurs d'effectuer des demandes complémentaires afin d'enrichir les écritures. Par exemple, d'effectuer une demande sur les comptes comptables à renseigner ainsi que les ventilations analytiques à réaliser. Une fois que les écritures auront été approuvées et auront obtenu le visa de conformité, elles pourront être injectées en comptabilité sous forme d'écritures en mode brouillard.
Cette saisie « pré-comptable » pourra également être utilisée hors circuit de dématérialisation.
En résumé ce programme permet de sauvegarder une écriture partielle non terminée ou non équilibrée. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité. Elle est alors transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est alors supprimée.

Paramétrage - Ecritures en attente en comptabilité générale

La première chose à faire est de mettre en place les paramétrages nécessaires pour l'utilisation des différents processus concernant notamment les demandes de renseignements complémentaires, ainsi que la gestion des modèles d'écritures.

Gestion des actions - écritures en attente en comptabilité générale

Divalto fourni en standard trois codes actions permettant d'envoyer des demandes via le module processus :

• Demande pour compléter une écriture comptable ayant le code COMPLETER_CAT

• Demande pour compléter les ventilations analytiques ayant le code COMPLETER_VENTIL_CAT

• Demande pour viser une écriture afin de la valider ayant le code DEMANDER_VISA

Le code action DEMANDER_VISA est soumis à un code de confidentialité : CEv
Ces trois codes actions sont accessibles via le module Administration par l'option de menu : Administration / Paramètres / Actions / Actions.
Les différents processus déclenchés par chacun de ces codes actions sont :

• COMPLETER_CAT déclenche le processus ecr_nc

• COMPLETER_VENTIL_CAT déclenche le processus ecr_cc

• DEMANDER_VISA déclenche le processus ecr_visa

Activation des processus - écritures en attente en comptabilité générale

Il convient de vérifier que ces différents processus sont activés. C'est le module processus qui permet de déclencher des taches en automatique ou semi-automatique. On y accède par l'option de menu : Processus / Définition des Processus / Processus (modèle)
Un processus peut être lancé lorsque ce dernier est actif. Pour cela le masque du processus doit être généré. Le masque correspond aux écrans des différentes tâches du processus.
Il faut donc pour les trois processus cliquer sur le bouton « Générer masque » de la barre d'outils afin d'activer les processus.
Remarque :
Nous utilisons par défaut l'utilisateur Démo tout au long de ce support. Cet utilisateur est paramétré entre autres comme utilisateur Administrateur de processus. Les différents droits sont positionnés dans la fiche utilisateur – Onglet « PROCESSUS ». Pour de plus amples informations veuillez consulter le support de cours consacré aux processus. L'accès est réalisée par l'option de menu : Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs – Onglet PROCESSUS

Gestion des modèles d'écriture - écritures en attente en comptabilité générale

Pour générer une écriture cohérente, on a la possibilité de positionner un modèle d'écriture sur :

• Le journal comptable

• Le compte comptable

• Le mode de règlement

Si un modèle est présent sur les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement. S'il n'y a pas de modèle sur le mode de règlement on applique celui du compte. Si le compte n'a pas de modèle, c'est celui du journal qui est utilisé.
L'utilisateur pourra également saisir directement un modèle dans l'entête de la saisie des écritures en attente.
Voir la partie consacrée aux modèles d'écritures.