Principe général
Ce programme permet d’enregistrer et de sauvegarder une écriture partielle non terminée, non équilibrée sur un journal d'achat ou de vente. Une fois que l'écriture est complète, on pourra l'intégrer en comptabilité.
Elle, alors, est transférée dans le brouillard des écritures et l'écriture en attente est supprimée.
Le programme utilise de nouvelles tables :
[CAT] : entête de l'écriture en attente
[CATC8] : ligne de l'écriture en attente
[CATCX] : imputation analytique de l'écriture en attente
[CATCP] : ventilations pièces/échéances de l'écriture en attente
[CATCTAX] : ventilations de TVA de l'écriture en attente
Remarque :
Un contrôle est effectué empêchant de mettre en attente deux saisies identiques. (Par exemple deux utilisateurs saisissant la même facture fournisseur).
C'est dans le cadre de la dématérialisation des factures fournisseurs que ce programme a été écrit même s'il est complètement générique et peut servir à d'autres usages.
Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, les écritures en attentes sont alimentées par le «DataSet » qui suit ce circuit direct vers la comptabilité. Si aucun rapprochement avec une commande fournisseur n'est possible coté Commerce et logistique.
On accède à la saisie des écritures en attente par l'option de menu : Comptabilité / Saisie / Saisie des écritures en attente
Cette saisie permet :
De saisir de nouvelles écritures directement sans rapport avec un « DataSet » provenant du « Data-Hub » ;
De Créer, modifier et enregistrer des écritures non équilibrées ;
D’effectuer des demandes de vérifications comptables ou analytiques à des responsables ;
D'appliquer ou de débrayer un modèle de saisie ;
De consulter la facture au format PDF ;
De demander un visa de validation ou de viser directement l'écriture ;
De mettre l'écriture en litige ;
De basculer le « DataSet » dans l'état « Attente » ;
D'intégrer l'écriture en comptabilité.
Entête de l'écriture en attente
Si l'écriture provient du « Data-Hub », le champ « N° DataHub » est renseigné et il ne sera pas possible de modifier le compte Tiers, ni la date d'échéance.
Le champ « Modèle » indique le code du modèle à appliquer à l'écriture. Pour rappel le code modèle provient soit :
Du journal comptable ;
Du compte comptable ;
Du mode de règlement.
Si un modèle est présent pour les trois tables, on appliquera celui du mode de règlement.
Si un modèle est appliqué à l'écriture et que cette dernière provient du « DataHub », on ne pourra pas modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Débrayer le modèle » permet de débrayer le modèle et donc de modifier les comptes comptables.
L'option de menu « Appliquer le modèle » permet d'appliquer un modèle après avoir modifié le modèle par exemple. Dans ce cas l'ensemble des lignes et ventilations analytiques saisies seront supprimées et régénérées. Un message d'alerte préviendra l'utilisateur, lui demandant s'il souhaite poursuivre .
L'entête pourra être complétement cachée en cliquant le bouton
, ceci afin de libérer de la place pour l'espace de saisie. Ce bouton est également disponible sur la saisie des lignes et en pied.
Lignes de l'écriture en attente.
La zone de saisie des ventilations est découpée en trois onglets :
L'onglet des lignes d'écritures comptables ;
L'onglet des lignes de ventilations analytiques ;
L'onglet des ventilations par échéance.
Un clic droit sur une ligne permet d'accéder au menu contextuel permettant :
D'interroger le compte de charge ou de produit ;
D'interroger le compte du tiers.
Contrairement au programme de saisie classique, l'écriture comptable, les ventilations analytiques ainsi que les ventilations par échéance n'ont pas obligation d'être équilibrées pour être enregistrées.
Les options de menu « Info comptes » et « Info ventilations » permettent d'exécuter une demande d'information complémentaire à un utilisateur. Ces deux boutons exécutent également un test de conformité sur l'ensemble de l'écriture et signalent si cette dernière est conforme aux tests de base.
L'option de menu « Info comptes » fera seulement des vérifications basiques.
L'option de menu « Info ventilations » vérifie si l'écriture comptable est correcte et si les ventilations analytiques correspondantes sont conformes.
Si des erreurs sont présentes au niveau de l'écriture purement comptable, il conviendra de corriger l'écriture comptable avant d'envoyer une demande d'information sur les ventilations analytiques.
La présentation des lignes est différente par rapport à la saisie d'écritures classique. En effet quatre onglets sont présents :
Lignes d'écritures ;
Ventilations par axe ;
Ventilations de TVA ;
Ventilations par échéance.
Exemple de traitement
L'option de menu « Info comptes » indique que l'écriture comptable est conforme aux tests de bases. L'utilisateur en sera averti mais pourra tout de même saisir une demande d'éléments complémentaires de renseignement en répondant « Oui ».
Si oui ci-dessous la saisie correspondante livrée en standard :
La demande sera faite à l'utilisateur saisi dans le champ « Transférer la demande à » : par exemple DEMO. C'est dans le champ « Demandes manquantes » que l'on pourra saisir en détail l'objet de la demande.
Puis cliquer sur le bouton « Envoyer la demande ». Le processus sera ensuite visible par l'utilisateur DEMO à partir du widget des processus. Notre utilisateur DEMO pourra ensuite, en cliquant sur la ligne correspondante, se positionner sur l'écriture en attente afin de réaliser les corrections éventuelles.
Lorsque l'utilisateur DEMO double clique sur la ligne, il accèdera à la demande et à partir de la demande, il pourra accéder à directement l'écriture comptable.
Widget Processus de l'utilisateur DEMO
A partir de la demande, l'utilisateur pourra :
Accéder à la modification de l'écriture, bouton « Modifier écriture » ;
Transférer la demande à son responsable, bouton « Transférer la demande » ;
Mettre fin à la demande, une fois que l'écriture aura été traitée, par le bouton « Ecriture complète ».
Pour les demandes concernant les ventilations analytiques, les traitements sont identiques.
Onglet « Ventilation de TVA » de l'écriture en attente.
Vous trouverez, ici, la présence des champs suivants concernant les ventilations de TVA :
Taux de TVA Brut (Calculé et non modifiable) ;
Coefficient d'assujettissement (Modifiable) ;
Coefficient de taxation (Modifiable) ;
Coefficient d'admission (Modifiable) ;
Coefficient de déduction (Calculé et non modifiable) ;
Montant TVA Brut (Calculé et non modifiable) ;
TVA Brut - TVA Net (Calculé et non modifiable).